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論檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用
【論文關(guān)鍵詞】資源；開(kāi)發(fā)；利用
【論文摘要】本文分析了檔案信息資源開(kāi)發(fā)中存在的主要問(wèn)題，探討了利用檔案資源的方法和途徑；第一，豐富檔案資源的結構，建立起新的檔案信息資源體系；第二，加強檢索體系建設，建立檔案目錄中心；第三，推動(dòng)檔案資源開(kāi)發(fā)利用的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò )化建設；第四，拓寬檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用范圍。
檔案信息作為一種資源已成為共識,開(kāi)發(fā)檔案信息資源服務(wù)和諧已成為檔案工作的一個(gè)中心課題，這是信息時(shí)代的要求,也是檔案事業(yè)發(fā)展的必然結果。
一、檔案信息資源開(kāi)發(fā)的含義
開(kāi)發(fā)檔案信息資源就是要在維護黨和國家根本利益的前提下，將館藏檔案信息盡可能挖掘出來(lái)、傳遞出去，發(fā)揮其應有的作用。具體地講，檔案信息資源開(kāi)發(fā)是指對檔案信息進(jìn)行加工、整理，并將蘊藏于檔案中有價(jià)值的、適應社會(huì )發(fā)展需要的各種知識、信息挖掘出來(lái)，最大限度的為廣大利用者服務(wù)，以提高檔案信息利用效率的一種知識信息整序和傳遞過(guò)程。
1、檔案信息資源開(kāi)發(fā)對象是館藏檔案中隱含的信息。這里的館藏檔案是集中的，經(jīng)過(guò)加工整序的，處于日常保管狀態(tài)下的檔案。這需要實(shí)體提供相應的保障。當然，這也是檔案信息資源開(kāi)發(fā)區別于其他開(kāi)發(fā)的根本標志。
2、檔案信息資源開(kāi)發(fā)任務(wù)是對靜態(tài)的檔案信息進(jìn)行加工、處理和相應的信息輸出，直接滿(mǎn)足利用者的需要。
3、檔案信息資源開(kāi)發(fā)性質(zhì)表現為一種高層次的智力勞動(dòng)過(guò)程。
4、檔案信息資源開(kāi)發(fā)系統的整體功能是縮短檔案信息的傳遞時(shí)間，廣泛迅速、準確地將檔案信息傳遞給利用者，從而最大限度地發(fā)揮檔案信息的效益和社會(huì )效益。
二、檔案信息資源開(kāi)發(fā)存在的主要問(wèn)題
1、館藏結構單一。據有關(guān)資料介紹，現在很多檔案館的館藏文書(shū)檔案所占比例偏大，而科技檔案、聲像檔案所占比例偏小。這樣的館藏結構，范圍狹窄，檔案資源不夠豐富。因為社會(huì )對檔案信息的需求是多方面的，館藏單一不能滿(mǎn)足社會(huì )需要的多樣性。
2、案卷質(zhì)量較差。由于原因，過(guò)去的檔案案卷質(zhì)量不同程度地存在一些問(wèn)題，質(zhì)量不高的案卷自然會(huì )影響檔案信息開(kāi)發(fā)利用，道理是顯而易見(jiàn)的。
3、檔案意識薄弱。檔案部門(mén)一直被認為是冷門(mén)單位，一部分檔案工作人員安于現狀，故步自封，陳舊落后的思想意識和精神狀態(tài)，嚴重影響了檔案工作的有效開(kāi)展，阻礙了檔案信息的開(kāi)發(fā)和利用。
4、檔案人員素質(zhì)有待提高。檔案工作人員應隨著(zhù)社會(huì )的發(fā)展而不斷提高自身的素質(zhì)。但就目前情況來(lái)看，存在著(zhù)專(zhuān)業(yè)知識匱乏、水平較低，素質(zhì)較差，缺乏創(chuàng )新意識，觀(guān)念陳舊等問(wèn)題，嚴重影響檔案管理工作。
三、開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的方法和途徑
1、豐富并改善檔案信息資源的結構，建立檔案信息資源體系
檔案部門(mén)要加強檔案的接收和征集工作，擴大檔案的接收范圍和征集門(mén)類(lèi)，力爭建成檔案數量充足，內容豐富，結構合理，質(zhì)量?jì)?yōu)化并富有特色的檔案信息資源體系。第一，從檔案室來(lái)說(shuō)，要改變單位檔案信息資源的分散，設立綜合檔案室，集中統一管理本單位的全部檔案；第二，從檔案館來(lái)說(shuō)，要堅持館藏檔案數量與質(zhì)量并重的原則，一方面要合理擴大接收范圍，另一方面要對接收檔案的質(zhì)量進(jìn)行控制；第三，要完善檔案補充機制，廣泛開(kāi)展檔案征集工作，要想方設法收集散存在社會(huì )和手中的檔案資料；第四，要改變館藏結構中文書(shū)檔案占主體的單一局面，加大對保存在各單位的專(zhuān)門(mén)檔案的接收力度；還要加強與專(zhuān)業(yè)檔案館、、博物館的聯(lián)系，掌握館藏情況，協(xié)商征集接收其案卷目錄、檔案縮微品等，實(shí)現館際交流，資源共享。
2、改進(jìn)和更新檔案利用的方法與技術(shù)，加強檢索工具體系建設，建立檔案目錄中心
隨著(zhù)檔案數量的增加和現代社會(huì )對檔案的利用需求，傳統的檔案利用方式與方法已不適應檔案用戶(hù)的需要和檔案信息加工的需要，因此，檔案部門(mén)必須大力改變和更新檔案利用方法，并盡可能地使用現代科學(xué)技術(shù)，特別是技術(shù)和現代縮微技術(shù)等。目前，各級檔案部門(mén)的檔案檢索工具種類(lèi)單一、功能不全、檢索速度慢、效率低的現象普遍存在，加強檢索工具應力求符合規范標準，館藏性、查找性、性檢索工具應配套，并能把館藏檔案的內容特征、形式特點(diǎn)和儲存地點(diǎn)揭示出來(lái)。各級檔案部門(mén)應建立檔案目錄中心，將本地區、本系統保存的檔案資料，通過(guò)實(shí)體分散、目錄集中的方法，實(shí)現檔案資源的共享。
3、積極創(chuàng )造有利條件，推動(dòng)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò )化建設
第一，重視數據庫和數字檔案資源建設。開(kāi)展網(wǎng)絡(luò )檔案服務(wù)，同時(shí)，要把網(wǎng)上檔案信息資源的組織和整理放到重要位置，檔案數據庫和數字檔案資源建設越有成效，網(wǎng)絡(luò )檔案服務(wù)也就越有保證。第二，構建檔案網(wǎng)絡(luò )管理體系。創(chuàng )造條件加快文檔資源管理的網(wǎng)絡(luò )建設，完善一批內部局域網(wǎng)，加強館際合作，實(shí)現資源共享。第三，保證檔案數字化的質(zhì)量，確保其完整、準確、系統，是網(wǎng)絡(luò )檔案服務(wù)的重要保證。
4、轉變觀(guān)念，拓寬檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用范圍
首先必須樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)觀(guān)念、開(kāi)放觀(guān)念、競爭觀(guān)念、協(xié)作觀(guān)念和觀(guān)念五種全新的觀(guān)念；其次是做好以下四個(gè)方面的工作：第一，在繼續搞好檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作，為機關(guān)、團體和企事業(yè)單位服務(wù)的同時(shí)，切實(shí)關(guān)注普通公民的需要，使檔案信息更多的為普通公民所利用；第二，在檔案信息的手段上，要打破常規，充分利用檔案部門(mén)信息開(kāi)發(fā)的優(yōu)勢，通過(guò)各種有效的傳播手段，擴大檔案館（室）在社會(huì )公眾中的影響；第三，要注重檔案館（室）新的社會(huì )功能的開(kāi)拓，積極主動(dòng)地參與到愛(ài)國主義、國情等精神文明建設活動(dòng)中去，不斷放大檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作的社會(huì )影響。
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