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辦公自動(dòng)化論文
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辦公自動(dòng)化論文篇【一】
1系統需求與功能設計分析
高校辦公自動(dòng)化系統是利用網(wǎng)絡(luò )構建的微網(wǎng)辦公系統，它涉及了計算機網(wǎng)絡(luò )，計算機應用管理和網(wǎng)絡(luò )的組建等很多知識。一個(gè)網(wǎng)站的建設，首先應該從功能出發(fā)，功能是網(wǎng)站的目的所在。通常功能上的需求有：（1）能夠明確的表達一個(gè)網(wǎng)站的主題及這個(gè)網(wǎng)站主要是做什么用的，本課題設計的網(wǎng)絡(luò )主要用做辦公（2）能夠實(shí)現多種形式的功能（3）能夠有一個(gè)清晰的網(wǎng)站結構。本系統嚴格按照以下流程進(jìn)行，力求開(kāi)發(fā)一個(gè)實(shí)用的辦公系統。首先定義設計辦公系統的目的是設計一個(gè)能滿(mǎn)足一個(gè)學(xué)校隨時(shí)隨地進(jìn)行辦公的常用辦公系統；構思系統需要實(shí)現的功能有行政管理、公共信息、個(gè)人郵箱、個(gè)人助理、系統管理、交流中心、超級管理；按各功能模塊的功能編寫(xiě)代碼；接下來(lái)進(jìn)行后臺數據庫的設計；進(jìn)而對網(wǎng)站的外觀(guān)進(jìn)行設計；其次進(jìn)行實(shí)際頁(yè)面的制作；然后對所制作的網(wǎng)站進(jìn)行測試，以確保它符合最初設定的目標；最后將系統網(wǎng)站進(jìn)行發(fā)布。發(fā)布后還需要進(jìn)行維護工作，內容更新。另外，還要確定系統的用戶(hù)層次，本系統可以支持三種用戶(hù)：一是系統管理員；二是普通會(huì )員；三是超級會(huì )員（領(lǐng)導）。并設計各類(lèi)用戶(hù)的管理界面和使用權限。
2數據庫設計
本系統采用的是Access數據庫，來(lái)實(shí)現對數據庫的設計和查詢(xún)以及調用等功能。Access是一個(gè)數據庫管理系統，被集成在Office中，它比其他數據庫管理系統更加簡(jiǎn)單易學(xué)，而且它的`功能足夠強大完全可以滿(mǎn)足一般的數據管理及處理需要。在分析和設計階段需要進(jìn)一步的細化，將用例模型細化為更詳細的用例圖，以便得到更具體的目標。根據上一節需求分析得到的頂層用例模型，許多用例都可以細化為若干個(gè)小的更詳細的用例。下面只給出其中幾個(gè)用例的子用例圖，其它的用例圖不再列舉。在面向對象建模技術(shù)中，我們將客觀(guān)世界的實(shí)體映射為對象，并歸結成一個(gè)個(gè)的類(lèi)。類(lèi)、對象和它們之問(wèn)的關(guān)聯(lián)是面向對象技術(shù)中最基本的元素。類(lèi)和對象模型分別用類(lèi)圖和對象圖表示，類(lèi)圖顯示了系統從邏輯上看存在的類(lèi)及它們之間的關(guān)系，揭示系統的結構。類(lèi)圖是定義其它圖的基礎。對象是客觀(guān)世界的實(shí)體，而類(lèi)是對一類(lèi)具有相同特征的對象的描述。通過(guò)分析問(wèn)題域和用例圖，我們抽象出領(lǐng)域中的概念，定義其含義及相互關(guān)系，從而分析出系統類(lèi)，并盡量以應用領(lǐng)域的術(shù)語(yǔ)來(lái)命名類(lèi)，使模型更符合客觀(guān)事實(shí)，方便理解和交流，也便于修改。類(lèi)一般為名詞。類(lèi)圖中允許出現的模型元素只有類(lèi)和它們之間的關(guān)系。類(lèi)與類(lèi)的關(guān)系可以用某種表示關(guān)系的連線(xiàn)，把它們連接起來(lái)。類(lèi)與類(lèi)之間的關(guān)系通常有關(guān)聯(lián)、通用化(繼承)、依賴(lài)和精化等四種關(guān)系。
3系統的實(shí)現
本界面需要設計四個(gè)控件：用戶(hù)賬號、用戶(hù)密碼、登錄、申請帳號。在客戶(hù)端，用戶(hù)輸入其賬號和密碼，然后建立與服務(wù)器的連接，告訴服務(wù)器我要登錄，服務(wù)器收到后開(kāi)始讀取數據庫，然后與用戶(hù)輸入的信息比較，如果客戶(hù)收到成功信息就打開(kāi)主窗口，否則提示出錯。修改資料，在該菜單中，用戶(hù)可以對自己以前的注冊登錄資料進(jìn)行修改。進(jìn)入主頁(yè)點(diǎn)擊“個(gè)人助理”中的“修改資料”。個(gè)人通訊錄，主要是為了便于學(xué)校中的每一名領(lǐng)導或者老師同學(xué)都可以快速準確的查找到自己想聯(lián)系的人的詳細信息。日程安排，主要是用來(lái)安排提醒今天以后任何一個(gè)時(shí)間段將要完成的工作任務(wù)，以便可以及時(shí)提醒使用者計劃安排的內容，從而可以按時(shí)完成。其次，可以讓工作人員每天記錄下今后的工作情況且寫(xiě)好明日的工作計劃，明日計劃是要求工作人員做好明天的工作計劃，培養他們按計劃行事的良好習慣，考慮到出差等因素，對于當天沒(méi)有能及時(shí)記日記的工作人員，可在補記中記錄，但補記只能補二天的記錄，以保證日程就是日記的特點(diǎn)，對于日程中有錯誤等情況，可以在修改中及時(shí)修改自己的日程安排。
4結論
辦公自動(dòng)化系統的建設和應用是提高高校行政管理工作的效率和質(zhì)量的重要舉措，對學(xué)校發(fā)展有著(zhù)非常重大的意義。高校辦公自動(dòng)化系統的設計與應用，應該在充分調研、縝密分析，結合自身實(shí)際，建設符合自身實(shí)際的系統，并在不斷發(fā)展中逐漸完善系統功能，以保證系統的最大效率的應用及其應有的作用。另外，系統的設計與建設還要實(shí)事求是，充分開(kāi)發(fā)利用現有資源，根據實(shí)際情況循序漸進(jìn)。高校辦公自動(dòng)化系統的應用可以大大提高高校辦公效率，也是適應未來(lái)辦公發(fā)展的必然趨勢，應充分認識到普及辦公自動(dòng)化系統的重要性和必要性，盡早推廣實(shí)施，使高校行政管理邁上一個(gè)嶄新的臺階。
辦公自動(dòng)化論文篇【二】
在數字商業(yè)時(shí)代的今天，管理意識和管理環(huán)境發(fā)生了巨大的變化。過(guò)去金字塔式的管理結構現已被打破，逐漸由多層次的管理時(shí)期進(jìn)入扁平化管理時(shí)期。管理、監督的精度要求不斷提高，用知識創(chuàng )造的工作越來(lái)越多。對信息量的要求也隨之增加，溝通數量和質(zhì)量要求都在提升。如果把管理工作比作一部車(chē)，那么管理工具應該就是車(chē)輪子，是它使得管理工作轉動(dòng)起來(lái)，而OA軟件(辦公自動(dòng)化軟件)就是使管理者從千頭萬(wàn)緒的辦公工作中解脫出來(lái)，幫助管理者在競爭中領(lǐng)先一步。OA軟件是結合先進(jìn)的管理思想，從廣泛的用戶(hù)需求中抽象出通用模型，并利用群件技術(shù)開(kāi)發(fā)的軟件產(chǎn)品。其主要作用是提高組織內部協(xié)作效率、信息效率，并幫助個(gè)人實(shí)現輕松辦公，提高管理效率。它是管理者借以實(shí)踐對群體管理的工具，是組織網(wǎng)絡(luò )辦公、協(xié)同辦公的軟件。
關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化軟件管理
一、辦公自動(dòng)化軟件的應用價(jià)值
�。ㄒ唬┻B接。通過(guò)OA軟件將分散在局域網(wǎng)和Internet上的各級組織與個(gè)人連接起來(lái)，形成一個(gè)依托于網(wǎng)絡(luò )而存在的虛擬集中式辦公場(chǎng)所。
�。ǘ贤�。及時(shí)進(jìn)行信息的交流與共享，例如消息提醒、郵件通訊、新聞公告、知識共享等等。溝通是協(xié)同工作的基礎。
�。ㄈ﹨f(xié)同。以工作流管理為線(xiàn)索，將人員、信息等各項資源按一定的規則組合起來(lái)，共同處理一組事件。同時(shí)，建立起各個(gè)異構系統之間的關(guān)聯(lián)系統，將各類(lèi)管理數據進(jìn)行抽取、轉換，參與流轉。
�。ㄋ模┍O控。工作過(guò)程的監督與控制、工作流程狀態(tài)、處理時(shí)限等都是監控的'內容之一。
二、辦公自動(dòng)化軟件的管理價(jià)值
增強管理執行力是辦公自動(dòng)化軟件的管理價(jià)值體現。從管理學(xué)的角度看，辦公自動(dòng)化軟件的價(jià)值主要是規范流程、加強溝通以增強管理執行力。在實(shí)際應用過(guò)程中，辦公自動(dòng)化軟件的管理價(jià)值體現在以下四個(gè)方面。
�。ㄒ唬┙炔客ㄓ嵠脚_。平臺上的員工通訊錄、在線(xiàn)交流功能使工作信息得以及時(shí)的傳遞，保障工作的順利進(jìn)行。
�。ǘ┙⑿畔l(fā)布平臺。公告、調查、討論的發(fā)布讓信息準確無(wú)誤地傳遞到各個(gè)用戶(hù)。
�。ㄈ⿲�(shí)現工作流轉的自動(dòng)化。協(xié)同流程的建立根據不同的工作對象靈活使用。
�。ㄋ模⿲�(shí)現文件管理的自動(dòng)化。通過(guò)OA辦公平臺進(jìn)行電子公文的發(fā)布，在協(xié)同工作中設置專(zhuān)門(mén)的流程，在文檔管理中建立相應的文件夾進(jìn)行存檔、歸檔操作。電子公文的實(shí)施取代了傳統的公文傳遞方式，不僅是傳遞方式的變革，還是管理意識的改變；除此之外，文檔管理還可以進(jìn)行文檔的共享和借閱，方便地實(shí)現了知識的共享。
三、辦公自動(dòng)化軟件在公司的應用
�。ㄒ唬┻B接。就廠(chǎng)區而言，公司下屬廠(chǎng)、機關(guān)處室地理位置較分散，不方便報告、文件等資料的遞送和傳閱。使用了辦公自動(dòng)化軟件后，將分散在局域網(wǎng)的各個(gè)分廠(chǎng)和機關(guān)處室的電腦連接起來(lái)，在廠(chǎng)區形成了一個(gè)依托網(wǎng)絡(luò )而存在的虛擬辦公場(chǎng)所。
�。ǘ贤�。通過(guò)辦公自動(dòng)化軟件辦公平臺的在線(xiàn)交流、信急提醒(收到新的協(xié)同、有新的公告發(fā)布均會(huì )有一個(gè)紅色的信息提示彈出)功能可以及時(shí)地將最新的信息告知該平臺的每位用戶(hù)。及時(shí)的信急溝通為辦公的順暢打下了堅實(shí)的基礎。
�。ㄈ﹨f(xié)同。協(xié)同是網(wǎng)絡(luò )辦公的有力體現。協(xié)同工作的要素:流程、事件名稱(chēng)、事件內容。以定義工作流程的方式將事件傳送給接受者。在編輯事件內容時(shí)，使用者進(jìn)行文檔格式編輯。若文檔內容需要修改，辦公自動(dòng)化軟件辦公系統會(huì )自動(dòng)顯示修改痕跡(如修改的內容、時(shí)間、修改者的姓名)。
�。ㄋ模┍O控。監控是協(xié)同工作的有力保證。辦公自動(dòng)化軟件辦公是通過(guò)定義工作流程進(jìn)行流轉的，協(xié)同的發(fā)起人可以通過(guò)查看流程的節點(diǎn)流轉情況來(lái)監控事件的處理過(guò)程。在協(xié)同事件建立時(shí)可以進(jìn)行事項跟蹤的設置。
四、辦公自動(dòng)化軟件的應用體會(huì )
首先，使用該軟件后使管理工作變得輕松。原因有三:(1)信息流通快，以前兩三天處理的一個(gè)報告，在平臺上可以壓縮在1h內完成(2)文件和工作都被自動(dòng)、有序的流轉，在辦工作、待辦工作清晰明了，相當于給使用者安排了一個(gè)虛擬秘書(shū)，大大減少了工作量;(3)信息發(fā)布平臺使無(wú)效會(huì )議減少。
其次，協(xié)作性、靈活性顯著(zhù)提高。20世紀福特汽車(chē)創(chuàng )始人首先倡導的專(zhuān)業(yè)化分工的產(chǎn)業(yè)模式是一個(gè)偉大的創(chuàng )新。但在專(zhuān)業(yè)化效率日漸提高的今天，部門(mén)和部門(mén)、環(huán)節和環(huán)節之間協(xié)作效率高低就成為組織提升整體競爭能力新的驅動(dòng)因素。辦公自動(dòng)化軟件不僅能夠幫助企業(yè)建設無(wú)邊界組織，消除企業(yè)的信息死角，成為企業(yè)上下左右溝通潤滑劑，而且提高了企業(yè)部門(mén)間的協(xié)作能力，增強了團隊精神。
第三，提高了管理效率。在辦公自動(dòng)化軟件平臺上，可以了解每項業(yè)務(wù)、每個(gè)職員的進(jìn)度和狀態(tài)，了解哪些地方、哪個(gè)環(huán)節有改善的余地、挖掘的潛力，借此提高組織的工作效率和管理效率。:
第四，規范性增強。在辦公自動(dòng)化平臺上，人的意志無(wú)法改變程序運行，一切都得按照既定規則、公司制度進(jìn)行。同時(shí)，杜絕了越權操作，防范了經(jīng)營(yíng)風(fēng)險，增加了監督性。最重要的一點(diǎn)是實(shí)現了知識管理。文檔管理自動(dòng)化可以使優(yōu)秀員工的思想技能不斷積累；能即時(shí)管理、更新每個(gè)部門(mén)的各種資料(如客戶(hù)資料)，使企業(yè)最大限度地降低人員離職時(shí)所帶來(lái)的人事成本。
五、結束語(yǔ)
第二次浪潮的到來(lái)使得對效率的追求正在演變成整體競爭能力的衡量標準�？萍嫉倪M(jìn)步使得企業(yè)可以借助計算機技術(shù)提升效益。ERP實(shí)現企業(yè)的資源效率，則務(wù)軟件實(shí)現企業(yè)的資金效率，辦公自動(dòng)化軟件則提升企業(yè)的信急效率、協(xié)作效率、辦公效率和管理效率，成為組織提升整體競爭能力的必需品。
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