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信息傳輸技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應用的
摘要:計算機技術(shù)的蓬勃發(fā)展,給辦公環(huán)境帶來(lái)了一場(chǎng)深刻的革命,現代計算機信息傳輸技術(shù)的發(fā)展,又使辦公環(huán)境向著(zhù)現代化辦公大樓的目標—智能大廈(大廈內有:辦公自動(dòng)化系統OA;通信自動(dòng)化系統CA;大樓自動(dòng)化管理系統BA。具有這三種功能的大樓,統稱(chēng)為3A智能大廈。)邁進(jìn)了一步,無(wú)紙化辦公時(shí)代已經(jīng)來(lái)臨。筆者在國內面向公眾服務(wù)的ISP(Internet Sverver Provider即互聯(lián)網(wǎng)絡(luò )服務(wù)商)出現前后,就信息傳輸在辦公自動(dòng)化中的應用作過(guò)一些償試,得到一些經(jīng)驗,在此拋磚引玉,以便與水利水電工程地質(zhì)計算機應用技術(shù)協(xié)作網(wǎng)的專(zhuān)家及本刊讀者進(jìn)行交流。
關(guān)鍵詞:計算機 信息傳輸 辦公自動(dòng)化 應用
計算機技術(shù)的蓬勃發(fā)展,給辦公環(huán)境帶來(lái)了一場(chǎng)深刻的革命,現代計算機信息傳輸技術(shù)的發(fā)展,又使辦公環(huán)境向著(zhù)現代化辦公大樓的目標—智能大廈(大廈內有:辦公自動(dòng)化系統OA;通信自動(dòng)化系統CA;大樓自動(dòng)化管理系統BA。具有這三種功能的大樓,統稱(chēng)為3A智能大廈。)邁進(jìn)了一步,無(wú)紙化辦公時(shí)代已經(jīng)來(lái)臨。筆者在國內面向公眾服務(wù)的ISP(Internet Sverver Provider即互聯(lián)網(wǎng)絡(luò )服務(wù)商)出現前后,就信息傳輸在辦公自動(dòng)化中的應用作過(guò)一些償試,得到一些經(jīng)驗,在此拋磚引玉,以便與水利水電工程地質(zhì)計算機應用技術(shù)協(xié)作網(wǎng)的專(zhuān)家及本刊讀者進(jìn)行交流。
1、享受ISP提供的Internet服務(wù)是信息傳輸的簡(jiǎn)單有效途經(jīng)
現代社會(huì )正在進(jìn)入信息時(shí)代,人們對信息的需求日益增強,特別是計算機技術(shù)和通訊技術(shù)的有機結合,促進(jìn)了現代信息技術(shù)的發(fā)展,從而對社會(huì )的信息需求又起到了支持和推動(dòng)作用。Internet 就是這種技術(shù)的典型代表,它從根本上解決了分散數據庫的集中檢索。在國外,利用計算機網(wǎng)絡(luò )提供信息服務(wù)的市場(chǎng)發(fā)展十分迅速,尤其近幾年,以HTML語(yǔ)言為基礎的WWW技術(shù)的廣泛應用,使信息服務(wù)進(jìn)入前所未有的發(fā)展熱潮,并朝著(zhù)多媒體方向發(fā)展。在我國,1987年9月22日,由北京計算機應用研究所建立的我國第一個(gè)Internet電子郵件節點(diǎn),向全世界發(fā)出了第一封自北京的電子郵件,1994年5月,我國實(shí)現了和Internet 的TCP/IP連接,從而開(kāi)通了Internet 的全功能服務(wù),多個(gè)全國范圍的計算機信息網(wǎng)絡(luò )項目相繼啟動(dòng),使Internet 在我國得以迅猛發(fā)展。目前,全國各大中城市都已有多家面向公眾服務(wù)的ISP,如北京的Chinanet、China Online、CERnet、InfoHighway Space,上海的公共信息網(wǎng)(又稱(chēng)“上海熱線(xiàn)”),廣州的“視聆通”等,向公眾提供了諸如信息查詢(xún)、電子郵件、綜合信息服務(wù)等多項業(yè)務(wù)。用戶(hù)只要有一臺電腦,配一內置或外置Modem(或Fax/Modem),并擁有一條市內電話(huà)線(xiàn),就可以到你認為合適的ISP處辦理入網(wǎng)手續,享受Internet服務(wù)。不同的ISP提供的查詢(xún)、瀏覽、E-mail等功能的使用方法,大同小異,可參看相應的ISP提供的用戶(hù)手冊,不再贅述。通過(guò)網(wǎng)上實(shí)踐,在選擇ISP 時(shí)注意以下問(wèn)題就可以了。
(1) 服務(wù)器中繼線(xiàn),中繼線(xiàn)少會(huì )使用戶(hù)在登錄時(shí)等的很不耐煩;
(2) 服務(wù)費,各ISP收取的服務(wù)費標準及計費方法都有不同,可擇優(yōu)選取;
(3) 繳費方便與否,繳費方式及繳費網(wǎng)點(diǎn)的遠近也是選擇ISP的重要因素。
2、沒(méi)有入網(wǎng)條件,如何實(shí)現遠距離信息傳輸
Internet 在中國的發(fā)展雖然迅速,但仍屬剛剛起步,與發(fā)達國家相比仍有較大差距。國內面向公眾服務(wù)的ISP多集中在大中城市,網(wǎng)絡(luò )覆蓋面受到限制,而水利行業(yè)的特點(diǎn)是廣大水利工作者都在中小城鎮,甚至窮鄉避壤,短期內根本不可能享受到Internet服務(wù)。另外,有的地方即使有ISP,面對其高昂的費用、繁瑣的入網(wǎng)和繳費手續、不良的服務(wù)質(zhì)量,全行業(yè)貧困的水利工作者,特別是處于基層的廣大地質(zhì)勘測人員,也只能是望而卻步。在這種情況下,能否實(shí)現遠距離信息傳輸呢? 筆者通過(guò)實(shí)踐回答是:在安裝了FAX/MODEM的計算機上應用必要的通訊軟件,可以進(jìn)行遠距離信息傳輸,而且可以做到傳輸速度快、操作方法簡(jiǎn)便。
2.1 遠距離信息傳輸的含義
筆者所介紹的信息傳輸的含義,主要是指一臺計算機向遠程的另一臺計算機或傳真機發(fā)送傳真、一臺計算機接收遠程計算機或傳真機發(fā)送的傳真、兩臺計算機之間屏幕對話(huà)及兩臺計算機之間實(shí)現文件傳輸即EDI(Electronic Data Interchange 電子數據交換)技術(shù)。
2.2 遠距離信息傳輸的必要硬件
信息傳輸雙方都必須有一臺計算機、一個(gè)內置或外置FAX/MODEM、一條電話(huà)線(xiàn),如要用傳真機收發(fā)傳真,還要有一部傳真機。
2.3 遠距離信息傳輸通訊軟件
目前市場(chǎng)上通訊軟件很多,當你購買(mǎi)FAX/MODEM時(shí),商家就會(huì )附一份通訊軟件。筆者曾試用過(guò)多種軟件,也淘汰了不少軟件,例如,為使用中文版通訊軟件,用了高級遠程通信軟件(Xcom version 4.12),由于其操作系統是基于DOS,結果顯然是被淘汰了。WINFAX、QuickLink等軟件,或因界面不友善、或因配置太繁雜、或因操作不簡(jiǎn)煉、或因功能不齊全,均棄之不用了。后安裝了BitWare for Windows Version 3.24 F/D ,經(jīng)使用雖為英文軟件,但綜合感覺(jué)良好�，F將該軟件介紹給讀者,以促使計算機在辦公自動(dòng)化中更廣泛的得以應用。
3、通訊軟件BitWare for Windows Version 3.24 F/D 簡(jiǎn)介
BitWare for Windows Version(簡(jiǎn)稱(chēng)BWV) 3.24 F/D 是美國CHEYENNE公司1995年推出的基于WINDOWS操作系統的遠程通訊軟件。經(jīng)筆者實(shí)踐,其最大特點(diǎn)是對計算機設備要求不高,遠程通信功能較全,使用方法簡(jiǎn)便,用戶(hù)界面友好。
3.1 BWV 3.24 F/D 的運行環(huán)境
筆者認為在能運行WINDOWS 操作系統的計算機上均可滿(mǎn)足該軟件的運行要求,經(jīng)在不同檔次的計算機上測試,在486/33 計算機上配傳輸速率為2400波特率的MODEM,已可滿(mǎn)足文件傳輸要求。該軟件可在中英文WINDOWS3.X、WINDOWS95系統下運行。
3.2 BWV 3.24 F/D的安裝
BWV 3.24 F/D的安裝非常簡(jiǎn)單,只需運行安裝盤(pán)上的SETUP.EXE程序,即可依據其提供的安裝向導進(jìn)行安裝。
3.3 BWV 3.24 F/D的主要功能
該軟件主要有三大功能:發(fā)送傳真、接收傳真和EDI功能。
3.3.1發(fā)送傳真功能
1)用WINDOWS應用程序(例如WORD、EXCEL)直接發(fā)送傳真,方法非常簡(jiǎn)單,就象打印文本一樣。
2)BITWARE 直接發(fā)送傳真,將傳真文件直接由BITWARE發(fā)送。
3)發(fā)送簡(jiǎn)短信息,例如傳真封面。
4)發(fā)送一組傳真。例如要將傳真發(fā)給不同的接收者,可在電話(huà)薄中將接收者定義為一組,用此功能可依次給每一接收者自動(dòng)發(fā)送傳真。
5)以傳真文件格式存儲文件,以便將來(lái)轉發(fā)、重發(fā)或瀏覽、打印等。
6)其它如傳真預覽、打印功能等。
3.3.2接收傳真功能
1)自動(dòng)接收傳真:將BITWARE置于接收傳真狀態(tài)后,繼續你在其它WINDOWS應用程序的工作,當有傳真來(lái)時(shí),可自動(dòng)接收傳真。
2)拔出電話(huà)來(lái)接收傳真:如果有一電話(huà)接在FAX/MODEM上,就可自己拔出電話(huà)并用手動(dòng)接收功能來(lái)接收傳真。這種功能貌似多余,但在以下幾種情況下還不得不用此功能。
1.接收傳真前需要與發(fā)送者交談;
2.對方電話(huà)是由接線(xiàn)生接轉的分機;
3.接收來(lái)自“后臺傳真”服務(wù)的傳真。
3)自動(dòng)向前傳真功能:例如你在A(yíng)處辦公,因事到B處,當有傳真至A處時(shí),A處的BITWARE接到傳真,可在設定的等待時(shí)間過(guò)后,自動(dòng)將傳真發(fā)往設定的B處。
4)自動(dòng)接收和分頁(yè)打印功能:BITWARE有兩種方式提醒你已收到一封傳真,一種是懸卦式文字框,另一種是聲音提示,并自動(dòng)將收到的傳真按A4紙分頁(yè)打印出來(lái)。
3.3.3 EDI功能
EDI技術(shù)是BWV 3.24 F/D 最實(shí)用的功能,也是在未入網(wǎng)的情況下實(shí)現遠程文件交換的一種有效而簡(jiǎn)單的方法,它傳輸的文件可以是電子數據表格、WOERD或其它格式文本,甚至是應用程序。利用BWV 3.24 F/D 實(shí)現遠程文件傳輸主要有以下幾種方法:
方法1.兩臺計算機之間實(shí)現遠距離文件傳輸
1)與遠程計算機建立連接。單擊“TELEPHONE BOOK”,選擇想呼叫的遠程計算機的號碼后,單擊“DIAL”即開(kāi)始呼叫遠程計算機,自動(dòng)應答后,即建立連接,此后雙方可用鍵盤(pán)“對話(huà)”,當在屏幕上看到對方輸入的信息后,說(shuō)明已建立連接。
2)接收方準備接收文件。單擊“RECEIVE FILE”后出現傳輸協(xié)議選擇X-Modem、Y-Modem、Z-Modem等,建議選擇Z-Modem。
3)發(fā)送方準備發(fā)送文件。單擊“SEND FILE”后出現傳輸協(xié)議選擇X-Modem、Y-Modem、Z-Modem等,建議選擇Z-Modem后單擊“OK”,出現傳送文件選擇,選擇傳送文件所在的驅動(dòng)器、目錄、文件(可選擇多個(gè)文件)后單擊“SEND”,即出現文件傳輸狀態(tài)對話(huà)框,顯示傳輸一個(gè)或多個(gè)文件的過(guò)程,選擇“CANCEL”可終止傳輸。
方法2、以主機模式實(shí)現遠距離文件傳輸
用BWV 3.24 F/D 設置為主機模式后,在離開(kāi)計算機后,如果有遠程計算機呼叫時(shí),機器可自動(dòng)建立連接,遠程計算機可以顯示“歡迎信息”并要求輸入口令(如果在主機模式上設置了要求輸入口令的話(huà)),此后,遠程計算機可以對主機進(jìn)行UPLOAD(發(fā)送文件)或DAWNLOAD(接收文件),發(fā)送或接收的文件只能在 BFPRO\XFER目錄下。
注意:如果BWV 3.24 F/D 的接收管理器的應答設置為數據傳輸模式,當有呼叫時(shí),你不必設為主機模式,接收管理器會(huì )自動(dòng)以主機模式應答,不過(guò)此時(shí),接收管理器不能接收傳真和語(yǔ)音信息。
設置為主機模式的方法非常簡(jiǎn)單,只需單擊“HOST”,出現自動(dòng)應答對話(huà)框。此后可以使用其它WINDOWS應用程序(通訊程序除外)。
BWV 3.24 F/D在電子數據交換方面還有其它一些功能,例如:兩臺用電纜線(xiàn)直接連接而不是用電話(huà)線(xiàn)連接的計算機,用BWV 3.24 F/D 可進(jìn)行數據交換,具有傳輸速度快、抗“燥音”干擾強兩大優(yōu)點(diǎn)。它還可以與不同的在線(xiàn)服務(wù)網(wǎng)絡(luò )建立連接進(jìn)行文件信息交換、設置為屏幕對話(huà)模式進(jìn)行信息交流等等。
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