論做好文秘工作促進(jìn)檔案管理工作
[論文關(guān)鍵詞]文秘工作 檔案管理
[論文摘要]文秘工作是以為領(lǐng)導機關(guān)工作運轉和領(lǐng)導者決策服務(wù)為宗旨，在文件、會(huì )議、辦事等方面所從事的輔助性、參謀性、事務(wù)性工作。文秘工作既不同于領(lǐng)導工作，又不同于業(yè)務(wù)部門(mén)的工作，同社會(huì )改造活動(dòng)一樣，文秘工作具有自己質(zhì)的規定性，將對如何做好文秘工作促進(jìn)檔案管理工作展開(kāi)討論。
一、提高對文秘工作重要性的認識
文秘工作是以領(lǐng)導機關(guān)工作有效運轉和為領(lǐng)導者決策服務(wù)為宗旨的，輔助于文件、會(huì )議、辦事，為其做好參謀，處理好事務(wù)性工作。文秘工作既區別于領(lǐng)導工作，又不同于業(yè)務(wù)部門(mén)的工作，同社會(huì )改造活動(dòng)一樣，文秘工作具有特定的規范性，主要有以下幾方面：
一是文秘工作的從屬性。文秘工作歷來(lái)都是從屬于一個(gè)領(lǐng)導機構的。它的活動(dòng)內容主要是圍繞著(zhù)領(lǐng)導機關(guān)和決策者，為保證順利工作而提供方便條件的。在實(shí)際工作中，文秘及其他工作人員需要為領(lǐng)導思維、決策提供信息，提供方案，做好決策前準備工作等;需要及時(shí)抓住市場(chǎng)信息，如客戶(hù)來(lái)電話(huà)咨詢(xún)工程項目的設計或客戶(hù)前來(lái)咨詢(xún)工民建或城市規劃設計等相關(guān)問(wèn)題，及時(shí)與領(lǐng)導、工作人員聯(lián)系或直接給予解答;需要做出積極的反應，抓住商機，為領(lǐng)導機關(guān)的工作運轉和領(lǐng)導者的決策提供輔助性工作。
二是文秘工作的綜合性。文秘工作大多很被動(dòng)，很少能按照自己的意圖安排工作，常常是來(lái)了電話(huà)處理電話(huà)事務(wù)或收發(fā)傳真，有了文件取送處理文件，來(lái)了客戶(hù)接待客戶(hù)。協(xié)調上下級事務(wù)，這也是文秘工作從屬性所決定的。但只要動(dòng)腦筋，想辦法，凡事超前儲備經(jīng)驗，進(jìn)行預測，有多種準備和處理方案，就有望把被動(dòng)變?yōu)橹鲃?dòng)了。
三是文秘工作的服務(wù)性。文秘工作的服務(wù)性也是事務(wù)性，服務(wù)性是由從屬性決定的，這是文秘工作的重要特點(diǎn)
二、加強檔案管理勢在必行
文秘工作的性質(zhì)決定了文秘部門(mén)加強檔案管理勢在必行，極為關(guān)鍵。
首先，文檔工作離不開(kāi)檔案管理。文秘工作的性質(zhì)在實(shí)踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時(shí)遞呈領(lǐng)導批閱，然后催辦、歸檔，會(huì )直接影響整個(gè)企業(yè)的工作效率;能夠使企業(yè)更好地貫徹落實(shí)好上級領(lǐng)導部門(mén)的精神;為設計人員提供學(xué)習進(jìn)修的信息，使設計人員的技術(shù)水平不斷提高，有效地促進(jìn)經(jīng)濟效益�？梢哉f(shuō)，文秘工作的優(yōu)質(zhì)服務(wù)對墾區的經(jīng)濟和社會(huì )建設都在起著(zhù)不可估量的作用。因此，以基礎檔案管理為起點(diǎn)，規范運作方法才能夠有效地推動(dòng)文秘工作規范有序地健康發(fā)展。
其次，搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學(xué)性和全面性。重大活動(dòng)重要的信息來(lái)源和物質(zhì)基礎直接關(guān)系到文秘工作的科學(xué)性、全面性。檔案資料科學(xué)性、準確性增強，全面性、可選性擴增，是文秘工作科學(xué)、準確、全面開(kāi)展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢下對文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務(wù)。
三、文檔工作要更好地為經(jīng)濟建設服務(wù)
文秘部門(mén)要加強檔案管理，更好地為經(jīng)濟建設服務(wù)，應從以下幾個(gè)方面入手：
一要建立健全檔案管理機構的職能建設，明確分管部門(mén)，為檔案管理提供有力的組織保障，并著(zhù)力開(kāi)展檔案管理標準、規范的研究制定工作，保證為領(lǐng)導決策提供信息的方向性和準確性。
二要加快檔案信息化建設步伐，提高檔案工作現代化水平，努力做好檔案“三網(wǎng)”(局域網(wǎng)、黨政網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng))“一庫”(數據庫)建設，保證為領(lǐng)導提供決策信息、決策方案的及時(shí)性和全面性。
三要及時(shí)做好電子歸檔及規范管理工作。主動(dòng)介入本單位辦公自動(dòng)化、電子政務(wù)建設，通過(guò)技術(shù)支持與制度建設，建立完善的電子文件歸檔機制，加快實(shí)現電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔和有效管理，從而保證為領(lǐng)導工作和決策服務(wù)的科學(xué)性和安全性。
四要建立健全檔案管理的保障制度。如檔案信息的專(zhuān)報專(zhuān)題研究制度，編輯、指導、篩選、送審以及追蹤反饋制度等。
五要嚴把工程檔案歸檔質(zhì)量關(guān)。這是做好竣工檔案管理的關(guān)鍵。高質(zhì)量的工程檔案來(lái)源于領(lǐng)導的重視，來(lái)源于工作人員的群體意識，來(lái)源于工作程序的合理和管理制度的健全。在領(lǐng)導重視的良好基礎上，檔案員參加工程竣工驗收，參加科研成果鑒定，參加新設備購進(jìn)開(kāi)箱是“三參加”的重要內容，也是加強重點(diǎn)工程檔案管理的關(guān)鍵。因為要做好重點(diǎn)工程檔案管理，首要的任務(wù)就是明確質(zhì)量標準，把住重點(diǎn)工程竣工檔案的歸檔質(zhì)量。黑龍江省農墾建筑設計院建筑設計具備國家甲級資質(zhì)、城市規劃具備省乙級資質(zhì)、公路行業(yè)具備省丙級資質(zhì)。該院領(lǐng)導十分重視設計工程竣工檔案歸檔工作，每項工程從初設到竣工驗收都層層嚴格把關(guān)。
其主要內容是按合同要求，在合同任務(wù)書(shū)、地質(zhì)報告、設計方案、報批圖、施工圖、效果圖、質(zhì)檢、檔案、設計資質(zhì)等方面，要求建筑設計師、結構設計師、水暖電氣設計師、城市規劃設計師都必須肩負起責任。
四、結束語(yǔ)
作為一名文檔工作人員必須嚴把設計竣工檔案的歸檔質(zhì)量，歸檔的設計竣工檔案必須達到完整、準確、系統的要求。完整的標志就是指按照要求，將形成的各種形式、種類(lèi)載體、各種內容的歸檔資料從建設項目的提出、立項審批、勘察設計、到竣工驗收全過(guò)程形成的應歸檔的文件都要收集齊全;準確的標志是指檔案的內容需真實(shí)地反映工程竣工時(shí)的實(shí)際情況和建設過(guò)程，歸檔的竣工資料與實(shí)物一致，圖物相符，賬圖相符，技術(shù)數據可靠，簽字手續完備，施工中的設計變更按有關(guān)規定進(jìn)行個(gè)性補充或重新繪制，不允許有任何差錯;系統的標志是指文件材料的整理要遵循其自然形成規律和成套性的特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)和系統排列以便于保管和利用。只有這樣，才能保證為領(lǐng)導和部門(mén)有效的服務(wù)，更好地優(yōu)化檔案管理，做好文秘工作。
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