論如何做好電子檔案的管理工作
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【摘要】就電子檔案管理的工作如何改善，如何提升，本文進(jìn)行了簡(jiǎn)單的論述，希望能夠通過(guò)這些倡議和策略來(lái)改善電子檔案管理工作目前的低迷局面。
【關(guān)鍵詞】電子文件；檔案管理；策略。
計算機技術(shù)以及信息技術(shù)是現代社會(huì )發(fā)展的主要技術(shù)，因為企業(yè)、單位之間的往來(lái)電子文件數量不斷的增加，這些電子文件既有圖標又有文字，而且還有計算機軟件和影音等資料，這些都是電子文檔。電子文件經(jīng)過(guò)歸檔整理后，就成為了電子文檔，這些電子文檔的應用、存儲和傳輸都應該要保證期安全性和準確性，這樣才能夠讓電子檔案具有公信力，才具有利用價(jià)值。因此如何做好電子檔案管理工作是目前的檔案管理工作重要突破點(diǎn)，其對于今后的檔案事業(yè)發(fā)展以及社會(huì )公信力都會(huì )產(chǎn)生極大的影響。
1、檔案管理使用電子文檔所產(chǎn)生的影響
1.1電子文檔成為了過(guò)去的紙質(zhì)文檔代替品
計算機技術(shù)的出現，無(wú)疑是電子文檔興趣的開(kāi)始，電子文檔是借助計算機終端來(lái)將資料進(jìn)行磁盤(pán)的記錄，因此其內容都是存儲在磁盤(pán)、光盤(pán)等等電子移動(dòng)介質(zhì)中。電子文檔最大的特點(diǎn)就是共享性，其所有的資料一旦生成就能夠進(jìn)行大量的復制和傳閱，這樣就將文件和檔案的界限給模糊了。其次，紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過(guò)長(cháng)期實(shí)踐，已總結出一套工作流程及策略、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書(shū)工作和檔案工作的結合點(diǎn)，文件形成后，由文書(shū)部門(mén)收集立卷后。交檔案部門(mén)管理，一般一年歸檔一次。但是電子檔案具有即時(shí)性，在修改的同時(shí)就產(chǎn)生了，存儲于計算機等電子介質(zhì)中。所以計算機是電子檔案的基礎，如果歸檔，必須以磁盤(pán)或光盤(pán)的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價(jià)值”的文件，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統。
1.2電子文檔的應用可以對文檔進(jìn)行自由組合
利用辦公自動(dòng)化系統對電子文檔進(jìn)行自由組合，可以實(shí)現電子文檔信息與載體的可分離，檔案實(shí)體分類(lèi)也可能將被概念分類(lèi)整理所取代，因為實(shí)體分類(lèi)的結果只能體現一種屬性聯(lián)系，這種單線(xiàn)排列的方式是手工操作管理檔案的需要，而電子文檔可以通過(guò)計算機系統進(jìn)行迅速.有效、多角度的整序，不再需要對它進(jìn)行如紙質(zhì)文件的分類(lèi)整理。
1.3電子文檔的應用對檔案本質(zhì)屬性的影響
原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄性一方面表現在檔案的內容上，另一方面表現在檔案的形式上.如當事人的親筆手稿、領(lǐng)導者的親筆簽署等，都表現出真實(shí)的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區別于圖書(shū)、情報、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動(dòng)化系統中，電子文檔從起草。修改到印發(fā)都在汁算機上進(jìn)行，它便于修改.便于復制的特性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在，電子文檔是計算機文字處理系統中的最后一個(gè)文本，沒(méi)有草稿與印稿的區別，也沒(méi)有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。
1.4電子文檔的應用對檔案來(lái)源原則的影響
來(lái)源原則包括兩個(gè)方面：從外部來(lái)看是尊重全宗，從內部來(lái)看是尊重原始順序。目前，隨著(zhù)大量電子文檔的產(chǎn)生，后者愈益受到昔遍關(guān)注。傳統的觀(guān)點(diǎn)認為源于來(lái)源原則的檔案檢索系統必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機構及其文件的基礎上。只有根據其來(lái)源，從形成者的法律責任和行政管理的角度看理由，才能正確整理和理解檔案文件。而電子文檔在形成過(guò)程中，不再?lài)栏駥诂F存的機關(guān)、組織、機構這一現象而產(chǎn)生，人們可以根據需要隨時(shí)對文件信息復制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來(lái)順序。
1.5電子文檔的應用對檔案學(xué)理論研究?jì)热莸挠绊�，檔案學(xué)理淪研究的內容是山研究對象所決定的
以往的檔案學(xué)理論研究是以紙質(zhì)檔案為主要對象，電子文檔出現以后，檔案工作的對象發(fā)生了變化，其理論研究的對象自然也就發(fā)生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補充，原有的檔案學(xué)科體系也將得到充實(shí)和完善。所有這些研究課題都應圍繞電子文檔來(lái)開(kāi)展。如電子文檔的整理排序技術(shù)、信息安全保護技術(shù)、計算機病毒防治技術(shù)等等，都將成為檔案學(xué)理論研究必不可少的內容。
2、如何改善電子檔案管理工作
2.1電子文檔進(jìn)行歸檔時(shí)要求的技術(shù)工作一定要到位
電子文檔引用新的文件材料是很普遍的事情，但是這一過(guò)程就需要檔案管理人員能夠對改文件的工作領(lǐng)域有深入的了解，可以管理和引導這些電子文件的收集和管理工作，對這些電子文檔的原始性進(jìn)行保障，能夠清晰的知道電子文檔的真實(shí)性和準確性。而這些要求都是基于強大的技術(shù)識別處理上的。對于那些完成歸檔工作的電子檔案，可以修改為只讀屬性，這樣就可以防止電子文檔被隨意的修改，起到了對電子文檔原始性的保護和鑒別作用，提升電子文檔的可靠性，讓其能夠具備紙質(zhì)文檔的社會(huì )作用。
2.2加思考想認知性
首先我們在傳統的紙質(zhì)文檔工作模式下工作，以及形成了固有的思想，對于數字檔案存在諸多疑慮和顧慮，因此對電子檔案的認識非常的淺薄。即便后來(lái)我們開(kāi)展了檔案管理數字化和信息化建設，但是僅僅停留于形式和表面，將檔案數字化、信息化，卻沒(méi)有重視其管理，則無(wú)疑是只做了一半的工作。不能夠對電子檔案進(jìn)行管理，就是一種檔案資源的浪費，導致檔案管理工作混亂，加上信息化時(shí)代的信息增加速度過(guò)快，很容易陷入惡性循環(huán)的僵局中，因此我們除了要能夠引入電子檔案建設，還需要加強思想建設，加思考想認知性，對電子檔案管理進(jìn)行研究，去引導檔案管理管理工作科學(xué)化，進(jìn)入良性的循環(huán)軌跡。
2.3做好電子文檔的安全防護工作
信息技術(shù)需要我們對其安全性、原始性和真實(shí)性進(jìn)行深思，想辦法去保證這些基本條件。計算機管理系統以及數據庫的安全性是電子文檔安全性的重要內容，我們要能夠將電子檔案的收集、歸檔、整理和利用過(guò)程都規范化，使用身份驗證來(lái)獲取不同的檔案調用資格，同時(shí)加強網(wǎng)絡(luò )傳輸安全技術(shù)建設，能夠減少檔案失竊、丟失的情況，對現有數據進(jìn)行備份和保存，注意保管室的防火、防盜、防潮。
2.4提升電子文檔的準確性、完整性和真實(shí)性
電子文檔其不同于紙質(zhì)文檔，對于其原始性比較難以辨別，而且電子文檔的流動(dòng)比較頻繁，如果不能夠做好收集工作，就很可能會(huì )導致電子文檔的丟失。因此為了提升電子文檔的準確性、完整性和真實(shí)性，我們需要加強電子檔案制度建設，通過(guò)制度來(lái)保證這些電子穩定的法律效力，讓電子文檔能夠具有價(jià)值。電子文檔易于修改，因此在計算機中可能存在不同的版本，這個(gè)時(shí)候就應該對這些檔案進(jìn)行統一整理和管理，確定終稿。
3、結束語(yǔ)
電子檔案管理工作是現代檔案管理工作的基礎工作，為了能夠提升電子檔案管理工作的質(zhì)量，我們需要對目前的工作狀態(tài)進(jìn)行總結，對現有的理由進(jìn)行分析，積極的去改善，去提升工作效率和質(zhì)量。
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