拓展研發(fā)管理軟件淺說(shuō)實(shí)現物資管理規范化信息化
摘要：利用管理軟件來(lái)實(shí)現企業(yè)的各項管理已經(jīng)成為一種必然趨勢，該文主要對物資及倉庫方面的管理做出了細致的論述，可供從事物資及倉庫管理工作的人員推廣使用。
關(guān)鍵詞：物資管理;四碼六位定位;倉庫管理
隨著(zhù)我國市場(chǎng)經(jīng)濟的發(fā)展，成本核算、價(jià)格確定、利潤分配、資源利用等市場(chǎng)因素開(kāi)始越來(lái)越為各企業(yè)所關(guān)注。隨著(zhù)現代物流管理理念及其物資管理技術(shù)的應用，有效利用信息化手段來(lái)管理企業(yè)，必定成為企業(yè)的最終選擇。
1、傳統物資管理工作存在的問(wèn)題
物資管理是企業(yè)管理的重要組成部分，也是產(chǎn)品生產(chǎn)成本核算、經(jīng)營(yíng)考核、經(jīng)營(yíng)決策的重要基礎工作。由于物資的供應渠道較多，物資的品種規格復雜，有的企業(yè)不同品種及規格的各類(lèi)物資達上萬(wàn)種，這給物資的供應及管理帶來(lái)很大的困難。傳統的物資管理工作采用人工填寫(xiě)各種表格、憑證、帳冊、卡片、文件等。由于信息是隨著(zhù)時(shí)間的變化而變化，各業(yè)務(wù)部門(mén)對信息的使用要求也各不相同，所以要經(jīng)常按照不同的需用進(jìn)行不斷的匯總、統計，其結果是要做許多重復的轉抄工作，不僅浪費人力，而且處理速度慢，效率低下。
(1)物資使用部門(mén)上報物資需用計劃，物資名稱(chēng)、規格型號、物資編碼等數據不準確，有庫存的物資重復上報，導致部分物資無(wú)法直接根據需用計劃單采購，影響了到貨時(shí)間，有時(shí)還會(huì )出現重復采購，增加了庫存。
(2)物資采購到貨后，驗收員需要給供貨商出具手工填制到貨收條、登記到貨登記本，并在月底根據發(fā)票開(kāi)具情況手工填制各種物資收料單、暫估價(jià)收料單、沖暫估價(jià)收料單，估價(jià)調整出庫單等，只能每一類(lèi)物資制作一張收料單，相同的數據多次重復抄寫(xiě)，容易出錯。
(3)物資入庫后，倉庫保管員負責物資上架擺放、保管、發(fā)放、填寫(xiě)物資卡片等工作，物資發(fā)放時(shí)只能憑記憶和工作熟練程度去查找，工作效率很低。
(4)物資需用單位領(lǐng)用物資需手工填制領(lǐng)料單，根據移動(dòng)加權平均法人工劃價(jià)，每份領(lǐng)料單據上一般只能填寫(xiě)一種物資，倉庫保管員每月底根據各種收料單據及車(chē)間的領(lǐng)料單據分類(lèi)記賬，手工分類(lèi)填寫(xiě)一本本的物資帳簿，每年年底都要重新抄寫(xiě)新帳簿，工作強度很大，出錯率高，而且不便于查詢(xún)。
(5)財務(wù)部門(mén)每個(gè)月要根據物資管理部門(mén)出具的各種單據及手工帳簿簽收物資帳并制作各種財務(wù)報表與憑證，工作極其繁瑣，并且容易出錯。
(6)倉庫盤(pán)查物資明細及庫存情況，所需時(shí)間長(cháng)，其準確性低，工作量很大。
2、物資管理軟件技術(shù)的應用
為了實(shí)現物資及倉庫的規范化、精細化、信息化管理，新巨豐公司把改進(jìn)后的物資管理軟件技術(shù)整合到實(shí)際工作當中，并把先進(jìn)的倉庫管理理念融入到該軟件內，利用計算機把需要的數據錄入到軟件內、打印規范化的單據來(lái)替代手工填制物資管理方面的各種單據，實(shí)現所有物資數據電子存檔，在物資上報計劃時(shí)一次性的錄入物資數據即可實(shí)現物資計劃、采購、驗收、出入庫及記賬等物資管理工作方面的數據，供有關(guān)部門(mén)、有關(guān)人員共享，避免了重復的工作，降低了工作人員的勞動(dòng)強度，提高了工作效率，保證數據的準確無(wú)誤并便于查詢(xún)。
軟件內融入的先進(jìn)的倉庫管理理念是物資的擺放實(shí)行四碼六位定位法，所謂四碼六位定位法是指根據單位實(shí)際情況，把存放物資的倉庫號(1位數)、貨架號 (2位數)、層號(1位數)、位號(2位數)固定下來(lái)，四者統一編號，使物資、物資軟件帳、物資帳簿、物資材料卡片四相符，這樣只要看到編號就可以迅速的知道物資的具體存放位置。例如：貨位號325241，即表示3號庫，25號架，第2層，第41位。以下根據改進(jìn)后的物資管理軟件及倉庫管理新理念具體介紹一下由此產(chǎn)生的新的工作方法與工作模式：
(1)從物資使用部門(mén)上報物資需用計劃開(kāi)始使用改進(jìn)后的物資管理軟件查詢(xún)物資有無(wú)庫存，在物資管理軟件貨品模塊內錄入相關(guān)數據，統一物資名稱(chēng)、規格型號、物資編碼等數據，用入庫單模塊提報計劃并打印找相關(guān)責任人審批確認后交采購部門(mén)存檔。采購部門(mén)根據入庫單模塊內上報的物資計劃復制、分類(lèi)、整理、匯總、打印出采購計劃單找相關(guān)領(lǐng)導審批后，再根據入庫單模塊內的采購計劃單復制、分類(lèi)制作詢(xún)價(jià)單、訂貨單報供貨商詢(xún)價(jià)與訂貨。
(2)采購物資到貨驗收合格后，根據入庫單模塊內的采購訂貨單復制相關(guān)信息數據制作物資到貨收條并打印，給供貨商出具電子版打印收條，每月底根據軟件內物資到貨收條數據整理、匯總出電子版到貨登記簿，打印、裝訂成冊保存。物資在倉庫內分類(lèi)分架擺放完畢后，統一根據四碼六位定位法為每一種物資定上貨位號，并在物資管理軟件內物資貨品明細項上予以標注，依據軟件內的到貨收條數據可以快速打印出所需要的帶有貨位號的物資材料卡片。物資入庫、領(lǐng)用或銷(xiāo)售出庫、物資出入庫明細查詢(xún)、制作出庫單據時(shí)，在倉庫物資管理軟件內按貨位號來(lái)查找物資，快捷準確。
(3)物資驗收單、暫估價(jià)驗收單、沖暫估價(jià)驗收單、估價(jià)調整出庫單等單據都是根據入庫單或出庫單模塊內的相關(guān)數據一一復制制作的，并由以往的手工填制改為打印，在物資管理軟件內設計出專(zhuān)用表格模板，然后在軟件內制作并打印出所需單據，每張單據內的數據也不用再按物資的種類(lèi)分別一一制作，最后再把當月的暫估價(jià)收料單數據全部匯總整理并打印裝訂成冊存檔保存，以備查閱、對帳。
(4)物資領(lǐng)用或銷(xiāo)售出庫時(shí)也不用再按物資的種類(lèi)分別一一制作單據，一張出庫單上可同時(shí)填制多類(lèi)物資，物資管理軟件可自動(dòng)根據工作需求劃價(jià)，在軟件內設計出庫單模板打印出庫單據，軟件自動(dòng)根據出、入庫數據分類(lèi)記帳，取代人工記帳。
(5)財務(wù)部門(mén)根據物資管理軟件內的數據及物資管理部門(mén)提供的利用軟件設計打印出的各種單據，用很短的時(shí)間就可以完成記帳、審核、簽收并制作各種所需憑證與財務(wù)報表。
(6)在物資管理軟件內設計出物資帳簿專(zhuān)用模板，每月底根據需要分項打印、裝訂成冊，相關(guān)責任人簽字蓋章后由專(zhuān)人保存，取代傳統的物資帳簿。
(7)物資管理部門(mén)每月底根據物資管理軟件內的物資材料數據可以精確、快速的分類(lèi)、匯總制作出經(jīng)營(yíng)分析報表以供經(jīng)營(yíng)決策使用。
3、物資管理軟件的優(yōu)點(diǎn)
新巨豐公司拓展研發(fā)的物資管理軟件、倉庫管理模式及其由此而產(chǎn)生的工作方法在多個(gè)大小型企業(yè)已經(jīng)應用了近兩年時(shí)間，使用者普遍反映該軟件及工作方法具有簡(jiǎn)便可操作性，其優(yōu)越性：
(1)先進(jìn)的物資倉庫管理理念與物資管理軟件技術(shù)整合到實(shí)際工作當中，變被動(dòng)式經(jīng)驗管理為主動(dòng)式科學(xué)管理，既具有可行性，又具有簡(jiǎn)便的操作性，只要進(jìn)行簡(jiǎn)單的輸入物資出、入庫數據就可以完成后續全部的相關(guān)工作，可減少物資管理人員“抄、寫(xiě)、算”的繁重工作量，把從事物資管理工作的人員從繁瑣的勞動(dòng)中解放出來(lái)，并把物資方面的各種工作進(jìn)行了全面的規范、優(yōu)化、改進(jìn)，工作效率和精度大為提高，從整體上提高了物資材料方面的控制管理水平，節約了大量的人力、物力、財力，極大的降低了工作人員的勞動(dòng)強度，降低了管理成本，實(shí)現了物資管理、倉庫管理的規范化、精細化、信息化。
(2)徹底摒棄了手工填制物資方面的各種單據及物資材料帳簿，從而改變了傳統的工作方法與工作模式，在原工作基礎上可以減少從事該項工作的人員，降低企業(yè)的運行成本，增加企業(yè)效益。
(3)此種工作方法與工作模式具有普遍的指導作用和應用價(jià)值，有著(zhù)顯著(zhù)的經(jīng)濟效益，大型企業(yè)每年可獲經(jīng)濟效益百萬(wàn)元以上，還可以定量分析過(guò)去，預測未來(lái)，為企業(yè)今后的發(fā)展提供可靠的決策依據，具有很大的推廣價(jià)值。
4、結束語(yǔ)
推行這種工作方法與工作模式，符合國家提出的創(chuàng )新型社會(huì )、創(chuàng )新型企業(yè)的理念，對加強企業(yè)現代化管理基礎工作，提高管理水平，推動(dòng)整體優(yōu)化，調動(dòng)從事該項工作員工的積極性，促進(jìn)生產(chǎn)的發(fā)展和經(jīng)濟效益的提高，都具有十分重要的現實(shí)和長(cháng)遠意義。
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