試論教學(xué)資料規范化管理

　　目前各高校教學(xué)資料基本都由各二級單位自行保管。由于教學(xué)資料沒(méi)有納入歸檔范圍，絕大多數檔案管理部門(mén)都不負責教學(xué)資料的管理，以致很多教學(xué)資料都閑散置于各二級單位甚至是各工作人員手中，資料管理不規范，亂堆亂放的現象嚴重。

　　摘要：高校教學(xué)資料是反映學(xué)校辦學(xué)水平和辦學(xué)能力的重要支撐材料，是各種教學(xué)評估和檢查的依據。加強高校教學(xué)資料的規范化管理有助于提高高校管理水平，也有助于高校各項檢查和考核工作的開(kāi)展，使檔案資料能夠更好地為高校的教學(xué)、管理等工作服務(wù)。文章通過(guò)分析當前高校教學(xué)資料管理存在的問(wèn)題，提出了規范高校教學(xué)資料管理的工作思路及兩級一體化的管理模式，并就如何開(kāi)展教學(xué)資料規范化管理工作指出了幾點(diǎn)踐行的策略。

　　關(guān)鍵詞：高校;教學(xué)資料;規范化

　　高校教學(xué)資料是指高校的各教學(xué)院、系、部在教育、教學(xué)、學(xué)生管理工作中形成的具體某一項工作的微觀(guān)資料，如學(xué)生考試試卷、成績(jì)登記表、普通本專(zhuān)科學(xué)生畢業(yè)論文、學(xué)生實(shí)驗報告、實(shí)習報告、教師聽(tīng)課記錄以及各教學(xué)院系層面的統計、報表、活動(dòng)材料等。這些微觀(guān)資料往往數量較多且雜，沒(méi)有納入檔案的管理范圍，但卻是學(xué)校迎接各種教學(xué)評估和檢查的依據，也是反映學(xué)校辦學(xué)水平和辦學(xué)能力的重要支撐材料，在一定時(shí)期內具有一定的參考和利用價(jià)值。

　　一、高校教學(xué)資料管理存在的問(wèn)題

　　目前，高校教學(xué)資料管理存在的問(wèn)題主要體現在以下三個(gè)方面：1.資料管理人員意識不高。資料管理人員一般是各部門(mén)的工作人員，這些人員從事的事項多且雜，資料的管理工作基本都沒(méi)有納入他們的崗位職責范圍，因此很多兼職人員對檔案資料都不重視，無(wú)心管理，這就導致了很多資料存放散亂，缺失嚴重。

　　2.教學(xué)資料管理不規范。資料的管理不規范主要體現在：一是沒(méi)有專(zhuān)人統一管理和存放。各個(gè)科室甚至每個(gè)職工都有各自的資料柜，都存放有一定量的資料，這種散亂的管理方式必然導致很多資料的遺失，尤其在人員變動(dòng)時(shí)，很多人在離崗時(shí)也同時(shí)帶走了在相應崗位上形成的資料。二是沒(méi)有統一的管理制度和標準。各單位自行整理和保管，以致各單位的管理都是五花八門(mén)，隨意堆放，隨意銷(xiāo)毀，甚至當廢紙賣(mài)掉，難以提供利用。三是沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的人員提供指導和培訓。各二級單位的資料管理人員通常是些兼職人員，這些兼職人員缺乏專(zhuān)門(mén)的檔案資料管理知識、經(jīng)驗與技能，需要有專(zhuān)業(yè)的人員對他們進(jìn)行指導和培訓。

　　3.疲于制作各種迎檢支撐資料。通常，學(xué)校和各二級單位每年都要應對各種不同的工作檢查和考核。各項工作的考核指標都不一樣，為迎接這些考核，通常每來(lái)一項考核就要單獨做對應的支撐資料，以致很多高校的二級單位到年終考核時(shí)就是在不斷地做支撐資料，費時(shí)費力，工作效率極其低下。并且，很多資料由于平時(shí)沒(méi)管理好，需要時(shí)找不到，待到評估或檢查時(shí)再應急，為檢查而做資料，這種為檢查而做的資料，很多已不是原始材料，失去了應有的價(jià)值，也使得各種評估和檢查失去了意義。

　　二、教學(xué)資料規范化管理的思路

　　教學(xué)資料規范化管理是指借用教學(xué)檔案管理中的科學(xué)分類(lèi)、編號、統一收集、整理、科學(xué)排架以及編制檢索目錄等的管理方法來(lái)科學(xué)管理教學(xué)資料，使教學(xué)資料能夠便于檢索、便于利用、便于管理。其中，教學(xué)資料的分類(lèi)可參考教學(xué)檔案的分類(lèi)法，首先按資料的領(lǐng)域范疇將形成于同一活動(dòng)領(lǐng)域的資料作為一個(gè)整體歸入相同的類(lèi)別，再按形成資料的特征以便于排架和管理分別不同的二級類(lèi)目。例如可先根據教學(xué)工作和學(xué)生工作分成教學(xué)(JX)和學(xué)生(XS)兩大類(lèi)，其中教學(xué)類(lèi)又可細分為三大類(lèi)，包括教學(xué)綜合類(lèi)(教學(xué)管理工作中形成的資料)、試卷和實(shí)踐材料(具體的教學(xué)過(guò)程中的資料)以及普通畢業(yè)論文(學(xué)位工作中形成的資料)。同樣，教學(xué)資料的編號也可采用案卷級檔案的編號方法，可由“全宗號+年度+分類(lèi)號+盒(袋)號”組成，每個(gè)二級單位分配一個(gè)全宗號。資料的排架可采用“一級類(lèi)目—年度縱向排列法”，依次按類(lèi)目和年度，從左至右、從上至下的順利依次排列。

　　三、高校教學(xué)資料兩級一體化管理模式

　　教學(xué)資料的規范管理可實(shí)行兩級一體化的管理模式，實(shí)現教學(xué)資料與檔案一體化管理。由學(xué)校檔案管理部門(mén)負責學(xué)校檔案的一級管理;各二級單位負責本單位教學(xué)資料的二級管理。學(xué)校設立檔案館，二級單位成立檔案資料室。檔案管理部門(mén)作為專(zhuān)業(yè)機構負責規范和指導二級單位教學(xué)資料的管理，制定統一的教學(xué)資料管理標準，對各二級單位進(jìn)行指導、培訓和檢查。各二級單位則要按照檔案管理部門(mén)的要求對形成的檔案資料進(jìn)行收集和整理，將其中具有重要價(jià)值的檔案資料移交給檔案管理部門(mén)集中保管，其余微觀(guān)教學(xué)資料由各單位按要求集中規范整理、保管、提供利用和到期銷(xiāo)毀。

　　四、教學(xué)資料規范化管理的策略

　　1.增強檔案資料意識。

　　教學(xué)資料是工作中的原始記錄，反映著(zhù)學(xué)校的教學(xué)管理水平，具有一定的查考價(jià)值。增強檔案資料意識就是要努力讓所有的師生都學(xué)會(huì )自覺(jué)為自己的工作和學(xué)習存檔、存資料，尤其要加強對檔案資料管理人員和相關(guān)領(lǐng)導的檔案意識宣傳，只有真正認識到檔案資料的重要性，才會(huì )真正地重視這項工作，做好這項工作。2.加強教學(xué)資料管理人員的指導和培訓，實(shí)現教學(xué)資料與教學(xué)檔案一體化管理。教學(xué)資料的管理主要由各二級單位的兼職檔案資料管理人員進(jìn)行管理，這些人員通常不是專(zhuān)業(yè)的檔案資料管理人員，往往對檔案資料認識不夠，管理經(jīng)驗缺乏，同時(shí)人員變動(dòng)也較頻繁，這就需要專(zhuān)業(yè)的檔案管理部門(mén)加強對這些兼職人員的指導和培訓，增強他們的檔案資料意識。通過(guò)組織集中培訓，再派專(zhuān)人進(jìn)行一對一指導，既可以指導教學(xué)資料的整理存檔，又可以同時(shí)完成重要教學(xué)檔案的歸檔指導，既加強了檔案的規范化管理，也使教學(xué)資料的管理規范化，在指導的同時(shí)即完成了教學(xué)資料及教學(xué)檔案的一體化管理及歸檔。

　　3.強化與創(chuàng )新教學(xué)資料工作考核機制。

　　將教學(xué)資料工作納入教學(xué)工作的目標考核，定期檢查教學(xué)資料工作情況并打分，對成績(jì)顯著(zhù)者給予表彰，對不合格的單位，取消該單位的評優(yōu)資格，扣減相應的目標管理考核項分值，同時(shí)責令限期整改。只有這樣才能讓各二級單位重視檔案資料工作，按時(shí)保質(zhì)地完成工作任務(wù)，確保檔案資料工作獲得健康、持續發(fā)展。

　　4.實(shí)行教學(xué)資料的科室收集整理制度。

　　高校的二級單位一般都設有內部科室，如教學(xué)科、學(xué)生科、辦公室等，每個(gè)科室都形成有大量的不同類(lèi)的檔案資料，參照高校檔案管理的部門(mén)立卷制度，同樣，高校的教學(xué)資料也可以實(shí)行由材料的形成科室來(lái)負責教學(xué)資料的收集整理，如二級單位的綜合辦公室可負責教學(xué)綜合資料的收集整理，教學(xué)科可負責形成的試卷等材料的收集整理，學(xué)生科負責學(xué)生類(lèi)資料的收集整理等�？剖沂占�整理制度是各二級單位的資料管理制度，將資料的收集整理職責具體落實(shí)到各科室的人員，既減輕了二級單位的檔案資料管理員的工作負擔，也使資料在形成后就可以直接進(jìn)入收集整理階段，減少了由于變換整理人員造成的材料交接不全、整理進(jìn)程被拖延等問(wèn)題的產(chǎn)生。

　　5.以迎檢工作為契機，簡(jiǎn)化迎檢支撐資料制作。

　　學(xué)校的大型迎檢工作通常是學(xué)校的重點(diǎn)和中心工作，而迎檢支撐資料的準備是迎檢工作中非常重要的一項，檔案資料管理部門(mén)要以學(xué)校的大型迎檢工作為契機，提高檔案資料工作地位，規范檔案資料的管理。迎檢支撐資料就是平時(shí)各種工作資料的積累，只要做好了平時(shí)資料的收集整理，迎檢時(shí)的支撐資料準備工作就變得簡(jiǎn)單得多。由于平時(shí)形成的各種教學(xué)資料都進(jìn)行了收集整理，每份資料都有相應的資料編號，因此，在迎接各種工作考核時(shí)，不再需要為迎檢而制作資料，只需要提供支撐材料目錄，標注上檔號或資料號，查閱每年收集的資料或檔案即可�？傊�，高校教學(xué)資料的管理水平體現著(zhù)高校的管理水平，高校教學(xué)資料的規范化管理有助于提高高校的教育教學(xué)和管理工作水平，有助于各種考核、檢查工作的開(kāi)展。

　　參考文獻：

　　[1]楊杰.建立高校歸檔單位文件材料進(jìn)行全宗式管理模式初探[J].蘭臺世界,2009,(14).

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