高校圖書(shū)館期刊閱覽室管理方式的調查研究

　　論文關(guān)鍵詞:期刊閱覽室;管理方式;問(wèn)題及對策;自動(dòng)化

    論文摘要:通過(guò)采訪(fǎng)調查天津各高校圖書(shū)館期刊闊覽室的管理現狀，分析了期刊閱覽室服務(wù)工作中普遙存在的問(wèn)題及對策，針對期刊閱覽室管理方式落后及書(shū)刊結構不合理的問(wèn)題，提出了研究和實(shí)現一套期刊閱覽室自動(dòng)化管理系統的必要性，為系統開(kāi)發(fā)做了需求分析。

    期刊是刊載科學(xué)技術(shù)文獻和反映科技情報的主要工具，它及時(shí)報導和反映國內外科學(xué)技術(shù)的研究成果與發(fā)展趨勢，由于期刊一般只供閱覽而不外借，各高校圖書(shū)館的期刊閱覽室成為科研活動(dòng)集中，活躍和重要的場(chǎng)所，因此需要充分發(fā)揮高校圖書(shū)館期刊閱覽室的作用，提高期刊閱覽室的管理水平，最大限度地滿(mǎn)足讀者對文獻資源的需求。

　　1、天津各高校圖書(shū)館期刊閱覽室的管理方式調查

    高校圖書(shū)館期刊管理一般包括兩個(gè)部分:期刊業(yè)務(wù)工作管理和期刊閱覽室管理。天津高校圖書(shū)館由于統一使用美國Sirsi公司的Unicorn Consortia自動(dòng)化聯(lián)合系統，因此天津高校圖書(shū)館期刊業(yè)務(wù)工作管理都在該系統上實(shí)現期刊的采購、登記(驗收)、過(guò)刊裝訂典藏及OPAC公共目錄統一檢索。

    天津高校圖書(shū)館期刊閱覽室管理大部分采用手工方式。據統計，其管理方式可分為以下幾個(gè)方面:

　　1.1閱覽用戶(hù)管理

    閱覽用戶(hù)管理采用手工登記方式，當讀者進(jìn)人期刊閱覽室時(shí)，向管理人員出示圖書(shū)借閱證，由讀者或者管理人員登記讀者姓名、院系等信息。天津各高校圖書(shū)館期刊閱覽室的管理大多采用這種方式，例如師范大學(xué)館、工業(yè)大學(xué)館、職業(yè)大學(xué)館、城建學(xué)院館、醫科大學(xué)館、中醫藥大學(xué)館等。

    手工登記方式需要專(zhuān)門(mén)的管理人員進(jìn)行監督。這種方式在實(shí)際應用中，管理人員一般不會(huì )或者無(wú)法做到認真查看讀者圖書(shū)借閱證上的信息，確認與其本人登記信息一致。在沒(méi)有工作人員值守時(shí)，讀者一般不會(huì )認真登記，字跡潦草不易辨認，而且紙質(zhì)的登記表，不方便對閱覽的讀者及其信息進(jìn)行統計。

　　1.2期刊防盜管理

    期刊防盜管理使用圖書(shū)檢測儀，期刊中裝有磁條，期刊閱覽室門(mén)口安裝有圖書(shū)檢測儀(防盜用的磁條檢測儀)，防止讀者將書(shū)刊帶出閱覽室，有的圖書(shū)檢測儀有簡(jiǎn)單的人次統計功能。大多數圖書(shū)館內部書(shū)庫門(mén)口都安裝有若干這樣的防盜用磁條檢測儀，包括圖書(shū)借閱處、現刊閱覽室、過(guò)刊閱覽室，古籍閱覽室等，在讀者試圖將期刊帶出閱覽室時(shí)，圖書(shū)檢測儀會(huì )發(fā)出燈光顯示和音響報警，提醒期刊閱覽室管理人員發(fā)現和解決問(wèn)題。

　　1.3期刊架位管理

    一些高校圖書(shū)館使用代書(shū)板防止亂架，如天津職業(yè)大學(xué)圖書(shū)館，即在讀者進(jìn)人期刊閱覽室時(shí)，手工登記姓名、院系等信息后，使用圖書(shū)借閱證換取代書(shū)板。

　　2、期刊閱覽室服務(wù)工作中存在的問(wèn)題及對策

　　2.1管理中存在的一些傳統問(wèn)題

    (1)亂架。

    期刊是按照一定的順序擺放，位置都是固定的，由于期刊閱覽室面積很大，并且實(shí)行開(kāi)架管理，有些讀者在閱覽完期刊后，并沒(méi)有把期刊放回原來(lái)的位置，期刊擺放混亂，影響其他讀者的查找。針對這一現象，可以采取以下措施來(lái)有效地改善:在期刊擺放位置上明確標明該位置期刊的名稱(chēng)，這樣可以方便讀者在閱覽完期刊后，根據期刊上的標題找到期刊所在位置;有的圖書(shū)館期刊閱覽室采用代書(shū)板減少亂架。

    代書(shū)板是傳統圖書(shū)館在實(shí)行開(kāi)架借閱后，為減少書(shū)刊錯架亂架現象所采取的一種有效措施，然而，隨著(zhù)圖書(shū)館逐漸走向自動(dòng)化，網(wǎng)絡(luò )化，數字化，代書(shū)板的使用呈現出諸多弊端，例如限制了人庫讀者人數；讀者忘記代書(shū)板上的號碼，使得讀者要在整個(gè)書(shū)庫中尋找自己的代書(shū)板，甚至誤取了另外讀者的代書(shū)板而造成圖書(shū)亂架，這種方式還容易導致圖書(shū)借閱證錯拿或遺失，給讀者帶來(lái)不必要的損失，本著(zhù)方便讀者，一切從讀者出發(fā)，以人為本的理念，很多圖書(shū)館采取取消代書(shū)板，加強讀者教育的方式，熟悉館藏分布及排架方法的讀者可以在瀏覽圖書(shū)后將其自行歸位，而另外一些讀者可以將瀏覽不準備借閱的圖書(shū)放在書(shū)車(chē)中，由工作人員來(lái)歸架。但是對于期刊閱覽室，使用代書(shū)板卻是切實(shí)可行的，因為期刊閱覽室的座位有限，我們可以準備同樣數量的代書(shū)板，讀者在取閱期刊后使用代書(shū)板放在期刊所在位置，這樣可以有效防止亂架，也可以限制讀者一次只能取閱一本期刊，因為期刊、代書(shū)板、讀者是一一對應的，能有效降低期刊丟失率，方便管理人員巡庫時(shí)及時(shí)發(fā)現問(wèn)題。
   天津師范大學(xué)圖書(shū)館期刊閱覽室采用第一種方法，在期刊擺放的位置下方標明期刊的名稱(chēng)，而且將期刊閱覽室中書(shū)刊的排架方式說(shuō)明張貼在期刊閱覽室內，這種方式可以和代書(shū)板結合使用來(lái)達到更好的效果。

    (2)期刊損壞，丟失。

    有些期刊遭到損壞，原因一般是讀者對期刊的部分內容感興趣，但是復印不方便，才直接撕下帶走，針對這一問(wèn)題，可以在期刊閱覽室內設置復印機，方便讀者復印;有些圖書(shū)館在閱覽室內安裝攝像頭，閱覽室管理人員在計算機終端上直觀(guān)地進(jìn)行監督;在閱覽室門(mén)口安裝圖書(shū)檢測儀，也可以防止書(shū)刊被帶出閱覽室。其次，期刊閱覽室采用開(kāi)放式的閱覽風(fēng)便于管理人員巡庫和公眾監督，也可以降低期刊的損壞率和丟失率。

    另外還有讀者同時(shí)拿多本期刊的問(wèn)題，對于這種浪費資源的情況，管理人員可以時(shí)常巡庫，對違反規定的讀者，耐心解釋?zhuān)瑒裾f(shuō)其遵守期刊閱覽室一次只能取閱一本的規定，相信只要我們不斷健全管理制度和加強宣傳教育，并隨著(zhù)讀者素質(zhì)越來(lái)越高，很多問(wèn)題是可以避免發(fā)生的，期刊閱覽室不和諧的現象也會(huì )越來(lái)越少。

　　2.2期刊結構不合理

    館藏書(shū)刊資源的種類(lèi)和質(zhì)量是期刊部門(mén)能否有效服務(wù)于教學(xué)、科研的關(guān)鍵所在，長(cháng)期以來(lái)，期刊閱覽室沒(méi)有提供一個(gè)暢通有效的渠道接受讀者的反饋，工作人員并不知道讀者對期刊使用的滿(mǎn)意程度。很多圖書(shū)館在采購期刊時(shí)，兼顧了期刊連續性、系統性的基礎上，沒(méi)有了解重點(diǎn)刊物內容和注意掌握讀者的閱讀傾向，沒(méi)有根據時(shí)代的變化和學(xué)校專(zhuān)業(yè)設置的變化進(jìn)行及時(shí)地調整，從而導致期刊結構不合理，利用率不高。針對這一問(wèn)題，應該采取先進(jìn)的技術(shù)手段，加強讀者信息調查及反饋工作力度，深人研究讀者需求層次，閱讀類(lèi)型和心理效應等。

　　3、期刊閱覽室自動(dòng)化管理系統的需求分析

    期刊閱覽室管理中出現的傳統問(wèn)題都可以通過(guò)對讀者的宣傳教育以及管理人員耐心細致的服務(wù)來(lái)得到很好的解決，然而，天津大多數高校圖書(shū)館期刊閱覽室的管理還采取手工登記方式，對于讀者的統計是基于文本、表格等紙介質(zhì)的，不便于對讀者數量，分類(lèi)及期刊利用率等進(jìn)行統計，而且數據處理手工操作，工作量大，出錯率高。為此，需要利用先進(jìn)的計算機和數據庫技術(shù)開(kāi)發(fā)圖書(shū)館期刊閱覽室管理系統，在期刊閱覽室的管理中實(shí)現系統化、自動(dòng)化，減少工作量，提高效率及可靠性。

    通過(guò)對期刊閱覽室管理工作的內容進(jìn)行分析，期刊閱覽室自動(dòng)化管理系統應包括以下功能:

    (1)讀者管理。

    讀者只需掃描圖書(shū)借閱證的條碼就可以完成讀者身份驗證，讀者詳細信息的記錄，使期刊閱覽室的管理告別手工登記方式。

    (2)期刊閱覽統計。

    能夠對讀者及其取閱期刊進(jìn)行記錄，了解不同讀者群的閱讀興趣，不同種類(lèi)期刊的利用率，以指導期刊的訂閱和采購，優(yōu)化資源配置，更好地根據讀者的期望提供各類(lèi)資料。

    (3)期刊復印管理。

    期刊閱覽室一般會(huì )為讀者提供復印服務(wù)，此功能幫助工作人員管理和記錄讀者復印期刊的情況。

    (4)統計分析。

    此功能模塊可以對各種統計數據進(jìn)行分析，及時(shí)發(fā)現問(wèn)題，有針對性地對讀者開(kāi)展宣傳、輔助和引導工作，把期刊中特定領(lǐng)域有參考價(jià)值的文獻主動(dòng)介紹給相關(guān)的讀者，進(jìn)一步提高服務(wù)質(zhì)量和管理水平。

    期刊閱覽室自動(dòng)化管理系統可以集存儲、分析、統計、打印于一身，節省人力物力而且調用方便，統計快捷，準確性高。

　　4、總結

    本文通過(guò)采訪(fǎng)調查天津各高校期刊閱覽室的管理方式，分析了期刊閱覽室的管理現狀，探討了完善期刊閱覽室管理的方法，為構建期刊閱覽室自動(dòng)化管理系統做好了需求分析。

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