檔案整理的概念

　　檔案管理系統是整個(gè)國家文獻信息系統的組成部分之一，在構成整個(gè)社會(huì )的科學(xué)能力中占有重要地位，下面是yjbys小編搜集整理的檔案整理的概念，歡迎閱讀。

　　一、檔案整理幾個(gè)概念

　　(一)檔案整理定義：是指將處于零亂的和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類(lèi)、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過(guò)程。

　　(二)檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機聯(lián)系;區分文件材料的價(jià)值，確定檔案的保管期限;便于保管和利用。

　　(三)檔案整理的文件范圍：凡是本機關(guān)工作活動(dòng)中形成的，具有查考保存價(jià)值的文件材料，包括收發(fā)文電、內部文件、會(huì )議文件、電話(huà)記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計算機盤(pán)片、實(shí)物以及本機關(guān)編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

　　(四)檔案整理的方法：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。

　　1、以“案卷”為單位整理。

　　1)以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過(guò)程中的聯(lián)系將其組合為案卷。

　　2)所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個(gè)分類(lèi)、組合、編目的過(guò)程。分類(lèi)即按照立檔單位的檔案分類(lèi)方案，對文件材料進(jìn)行實(shí)體分類(lèi);組合即將經(jīng)過(guò)分類(lèi)的文件材料，按一定形式組合起來(lái);編目即將經(jīng)過(guò)組合以后的文件材料，進(jìn)行系統排列和編目。 tob_id_2536 3)以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個(gè)規格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒。

　　4)以“案卷”為單位檔案整理的依據是1987年12月國家檔案發(fā)布的《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設規范》和《文書(shū)檔案案卷格式》

　　5)以“案卷”為單位檔案整理的適應范圍

　　(1)大部分單位短期保管(現10年)的文書(shū)檔案，鄉財政所、中心學(xué)校等二級機構文書(shū)檔案一般按“卷”整理

　　(2)各單位專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)檔案一般按“卷”或是“盒”整理。

　　(3)科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質(zhì)量技術(shù)監督局頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構成的一般要求》(GB/T 11822-2000)執行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規范》DA/T2-92執行�；�建工程檔案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發(fā)的《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》執行。

　　(4)會(huì )計檔案按“盒(卷)”整理，整理的依據是財政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關(guān)于《會(huì )計檔案管理辦法》(財會(huì )字〔1998〕32號)。

　　6)按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類(lèi)、鑒定保管期限、排列、編頁(yè)號、編制卷內文件目錄、裝訂案卷、填寫(xiě)備考表、填寫(xiě)案卷封面、編寫(xiě)立卷說(shuō)明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

　　2、以“件”為單位整理。

　　1)以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位即“件”來(lái)進(jìn)行整理。 2)一般來(lái)講，一份文書(shū)材料、一張圖紙或照片、一盤(pán)錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書(shū)、一面錦旗、一個(gè)獎杯等均為一件。文書(shū)材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件(處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導批示的簽批條等)，轉發(fā)件與被轉發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復制件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每?jì)詾橐患�，�?lái)文與復文及其他相關(guān)文件可為一件。

　　3)以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的文書(shū)檔案最后要裝入檔案盒內。

　　4)以“件”為單位文書(shū)檔案整理的依據是2006年12月國家檔案局發(fā)布的8號令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規則》。

　　5)以“件”為單位檔案整理的適應范圍：

　　(1)全縣副科級以上各級黨的機關(guān)、行政機關(guān)、社會(huì )團體和其他組織需歸檔的文書(shū)檔案按“件”整理。

　　(2)企事業(yè)單位有關(guān)黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類(lèi)歸檔文件材料按“件”整理，

　　(3)聲像、電子、實(shí)物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T 18894-2002)執行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規范》(GB/T 11821-2002)執行。 6)按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類(lèi)、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫(xiě)備考表、填。

　　檔案整理概述

　　檔案整理，就是按照一定原則對檔案實(shí)體進(jìn)行系統分類(lèi)、組 合、排列、編號和編目，使之有序化的過(guò)程。

　�。ㄒ唬�檔案整理的類(lèi)型 檔案整理可以分為三種類(lèi)型：系統排列和編目、局部調整和全 過(guò)程整理。

　�。ǘ�）檔案整理的內容和步驟

　　檔案整理的內容，包括系統化和編目?jì)刹糠帧?檔案整理工作的主要步驟有：區分全宗-全宗內檔案的分類(lèi)——立卷（組件）——案卷（件）的排列——檔號的編制——案卷目錄（歸檔文件目錄）的編制。

　�。ㄈ�）檔案整理的原則

　　按照檔案的形成規律和特點(diǎn)，保持文件之間的歷史聯(lián)系，充分利用原有的整理基礎，便于檔案的管理和利用。 所謂文件之間的歷史聯(lián)系，是指文件在產(chǎn)生和處理過(guò)程中所形成的內在聯(lián)系，主要表現在文件的來(lái)源、時(shí)間、內容和形式等方面。

　　全宗

　�。ㄒ唬┤�宗的概念

　　全宗是一個(gè)國家機構、社會(huì )組織或個(gè)人形成的具有有機聯(lián)系的檔案整體。 全宗的基本含義有三方面：全宗是一個(gè)有機整體；全宗是在一定的歷史活動(dòng)中形成的；全宗是以一定的社會(huì )單位為基礎而構成的。

　�。ǘ�）立檔單位及其構成條件

　　立檔單位，又稱(chēng)全宗構成者，是指形成全宗的單位或個(gè)人。 立檔單位的構成條件：可以獨立行使職權，并能以自己的名義單獨對外行文；是一個(gè)會(huì )計單位或經(jīng)濟核算單位，獨立編制預算；設有管理人事的機構或人員，有一定的人事任免權。

　�。ㄈ�）立檔單位變化對全宗劃分的影響

　　1、政權更迭的全宗處理；

　　2、立檔單位職能發(fā)生根本性變化的全宗處理；

　　3、 立檔單位其他變化情況的全宗處理。

　�。ㄋ模┤�宗的補充形式

　　全宗的補充形式。主要有：聯(lián)合全宗；匯集全宗；檔案匯集。

　�。ㄎ澹┡卸�檔案所屬全宗

　　判定檔案所屬全宗，關(guān)鍵是確定檔案的形成者，具體分發(fā)文、 收文和內部文件三種情況。

　　全宗內檔案的分類(lèi)

　�。ㄒ唬┓诸�(lèi)的基本要求 客觀(guān)性；邏輯性；可操作性。

　�。ǘ�）分類(lèi)方法

　　檔案分類(lèi)法，是具體劃分全宗內檔案異同點(diǎn)的標準和根據，歸納起來(lái)有按來(lái)源分類(lèi)、按時(shí)間分類(lèi)、按內容分類(lèi)和按形式分類(lèi)等類(lèi)型。

　�。ㄈ�）分類(lèi)方案的編制

　　1． 機關(guān)全宗分類(lèi)方案的編制機關(guān)檔案分類(lèi)方案中，第一層次的分類(lèi)一般采用門(mén)類(lèi)分類(lèi)法， 將全部檔案分為文書(shū)類(lèi)、業(yè)務(wù)（專(zhuān)門(mén)）類(lèi)、科技類(lèi)、會(huì )計類(lèi)、特殊載體類(lèi)等類(lèi)目，每個(gè)一級類(lèi)目再根據其檔案的特點(diǎn)，劃分二、三級類(lèi)目。

　　2． 企業(yè)全宗分類(lèi)方案的編制

　　工業(yè)企業(yè)檔案分類(lèi)一般設置十個(gè)一級類(lèi)目，即黨群工作類(lèi)、行政管理類(lèi)、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)、生產(chǎn)技術(shù)管理類(lèi)、產(chǎn)品類(lèi)、科學(xué)技術(shù)研究 類(lèi)、基本建設類(lèi)、設備儀器類(lèi)、會(huì )計檔案類(lèi)、干部職工檔案類(lèi)。

　　檔號和目錄的編制

　�。ㄒ唬�檔號編制原則

　　檔號是檔案館（室）在整理和管理檔案的過(guò)程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號是存取檔案的標記，并具有統計監督作用。檔號的編制應遵循以下原則：唯一性原則；合理性原則；穩定性原則；擴充性原則；簡(jiǎn)單性原則。

　�。ǘ�）檔號的結構

　　分為三種： 第一種結構為：全宗號-案卷目錄號-案卷號-件、頁(yè)（張）號。 第二種結構為：全宗號-類(lèi)別號-案卷號-件、頁(yè)（張）號。 第三種結構為：類(lèi)別號-項目號-案卷號-件、頁(yè)（張）號。

　�。ㄈ�）檔號的編制方法

　　全宗號、案卷目錄號、類(lèi)別號、項目號、案卷號、年度、保管期限、組織機構或問(wèn)題、件號、頁(yè)（張）號的編制方法。

　�。ㄋ模┠夸浀木幹凭幹颇夸浭钦�理工作的最后一步。立卷整理應編制案卷目錄，組件整理應編制歸檔文件目錄。

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