如何整理檔案

　　機關(guān)單位或者企業(yè)在長(cháng)期的運轉中都會(huì )產(chǎn)生大量文件，它們有些有重要價(jià)值，有些卻意義不大，但都無(wú)一例外地耗費著(zhù)我們的空間、時(shí)間和精力。對檔案文件的歸檔整理，是一定周期后必不可少的工作，以下是小編為大家整理的如何整理檔案，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

　　如何整理檔案 篇1

　　一、檔案整理的基本要求：

　　遵循文件材料的形成規律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機聯(lián)系；區分文件材料的價(jià)值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。

　　二、檔案整理的文件范圍是：

　　凡是本機關(guān)工作活動(dòng)中形成的，具有查考保存價(jià)值的文件材料，包括收發(fā)文電、內部文件、會(huì )議文件、電話(huà)記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計算機盤(pán)片、實(shí)物以及本機關(guān)編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

　　檔案整理的方法有兩種：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過(guò)程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個(gè)分類(lèi)、組合、編目的過(guò)程。分類(lèi)即按照立檔單位的檔案分類(lèi)方案，對文件材料進(jìn)行實(shí)體分類(lèi)；組合即將經(jīng)過(guò)分類(lèi)的文件材料，按一定形式組合起來(lái)；編目即將經(jīng)過(guò)組合以后的文件材料，進(jìn)行系統排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個(gè)規格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書(shū)材料時(shí)應當符合《文書(shū)檔案案卷格式》（GB/T9105-88）的規定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進(jìn)行整理。一般來(lái)講，一份文書(shū)材料、一張圖紙或照片、一盤(pán)錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書(shū)、一面錦旗、一個(gè)獎杯等均為一件。文書(shū)材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件（處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導批示的簽批條等），轉發(fā)件與被轉發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復制件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每?jì)詾橐患�，�?lái)文與復文及其他相關(guān)文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內。

　　全縣副科級以上各級黨的機關(guān)、行政機關(guān)、社會(huì )團體和其他組織需歸檔的文書(shū)檔案按“件”整理，企事業(yè)單位有關(guān)黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類(lèi)歸檔文件材料按“件”整理，整理的'依據是2006年12月國家檔案局發(fā)布的8號令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規則》。

　　各單位專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)檔案按照上級業(yè)務(wù)主管部門(mén)或者縣檔案局有關(guān)要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的（現10年）文書(shū)檔案，鄉財政所、中心學(xué)校等二級機構文書(shū)、業(yè)務(wù)檔案按“卷”整理。

　　聲像、電子、實(shí)物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）執行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規范》（GB/T11821-2002）執行。

　　科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質(zhì)量技術(shù)監督局頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-2000）執行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規范》DA／T2-92執行�；�建工程檔案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發(fā)的《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》執行。

　　會(huì )計檔案按“盒（卷）”整理，整理的依據是財政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關(guān)于《會(huì )計檔案管理辦法》（財會(huì )字〔1998〕32號）。

　　按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類(lèi)、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫(xiě)備考表、填寫(xiě)檔案盒封面、編寫(xiě)歸檔文件整理說(shuō)明、編制歸檔文件目錄冊、檔案排架。

　　按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類(lèi)、鑒定保管期限、排列、編頁(yè)號、編制卷內文件目錄、裝訂案卷、填寫(xiě)備考表、填寫(xiě)案卷封面、編寫(xiě)立卷說(shuō)明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

　　三、檔案的分類(lèi)原則：

　　以各單位全部檔案為對象，依據其基本職能，結合檔案內容、形成特點(diǎn)以及載體形式，保持檔案之間的有機聯(lián)系，實(shí)現檔案分類(lèi)、整理、排列、保管、檢索、編目的標準化和規范化，便于檔案的科學(xué)管理與開(kāi)發(fā)利用。

　　如何整理檔案 篇2

　　實(shí)物檔案是指以物質(zhì)實(shí)體為載體，能夠反映本單位職能活動(dòng)和歷史真實(shí)面貌的具有保存價(jià)值的特定有型物品，是一個(gè)單位檔案全宗的重要組成部分。各單位應將實(shí)物檔案分類(lèi)、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列），納入綜合檔案室集中管理。由于實(shí)物檔案具有分散性、多樣性，整理、分類(lèi)的難度大。保管、開(kāi)發(fā)的任務(wù)重，從而使實(shí)物檔案整理與其他門(mén)類(lèi)檔案整理產(chǎn)生脫節。為此，加強單位實(shí)物檔案整理工作，鞏固和擴大檔案集中管理工作成果，是提高檔案工作管理水平的當務(wù)之急。

　　一、實(shí)物檔案的分類(lèi)

　　分類(lèi)是實(shí)物檔案整理的重要環(huán)節，將實(shí)物按其屬性?xún)热�、形式特征、制作材料、獲得時(shí)間、保存價(jià)值等劃分類(lèi)別和層次，既利于排列、貼簽、編目以及組織室藏和排架管理，也便于系統地提供利用。按照實(shí)物檔案管理的基本規律和要求，實(shí)物檔案的分類(lèi)可采取問(wèn)題、年度、保管期限等分類(lèi)方法，以實(shí)現對實(shí)物的有序管理和有效檢索。按問(wèn)題分類(lèi)就是將實(shí)物按其屬性?xún)热莺托问教卣鬟M(jìn)行分類(lèi)。采用問(wèn)題分類(lèi)法，可以避免和減少同類(lèi)實(shí)物分散的現象，便于按專(zhuān)題登找和利用。實(shí)物檔案問(wèn)題分類(lèi)一般分為獎品類(lèi)、贈品類(lèi)、產(chǎn)品類(lèi)四大類(lèi)。每類(lèi)的主要內容如下：獎品類(lèi)主要有以本單位或本單位內部機構名義在各項比賽、評比、檢查、考核等工作中獲得的獎狀、錦旗、獎?wù)�、獎牌、獎杯、榮譽(yù)證書(shū)等實(shí)物；信品類(lèi)主要有有本單位的證件（法人證書(shū)、組織機構編碼、營(yíng)業(yè)執照、國有土地位用權證、房屋所有權證等），本單位機構變更、撤消或合并而失效的印章、證書(shū)等實(shí)物；贈品類(lèi)主要有上級領(lǐng)導及社會(huì )知名人士為本單位的題字、作畫(huà)，本單位開(kāi)展的活動(dòng)中有紀念意義的物品，本單位對外交際交往戶(hù)收受的禮品等實(shí)物；產(chǎn)品類(lèi)主要有本單位在行使職能活動(dòng)時(shí)形成、制作或收存的模型樣品、戶(hù)試產(chǎn)品、終端成品等實(shí)物，如微標（章）、錢(qián)幣、票證、郵票、紀念幣、工裝、設備等。

　　二、實(shí)物檔案的排列

　　排列是指按照一定的原則和方法來(lái)定位實(shí)物先后次序的過(guò)程。通過(guò)排列，進(jìn)一步增強實(shí)物檔案的系統化程度，以方便檢索利用。

　　實(shí)物的排列一般遵循“載體原則”，即同一載體的實(shí)物應當排列在一起�！拜d體原則”有利于目錄檢索和實(shí)物存取工作，同一載體的實(shí)物存放盒、柜，可以節省空間；同一載體的實(shí)物上架、陳列，顯得整齊美觀(guān)。實(shí)物的排列，在遵循載體原則下，一般按照實(shí)物的制發(fā)時(shí)間進(jìn)行系統排列。同一類(lèi)目?jì)�，同一載體的實(shí)物，按照制發(fā)時(shí)間的先后順序排列，不同載體的實(shí)物可以按照制發(fā)時(shí)間的先后順序進(jìn)行排列，也可以按照載體形式進(jìn)行排列，比如獎品類(lèi)可按照獎狀、錦旗、獎?wù)�、榮譽(yù)證書(shū)、獎牌、獎杯等載體形式依次排列，信品類(lèi)可按照印章、證書(shū)、牌匣等載體形式依次排列，贈品類(lèi)可按照題詞、繪畫(huà)、禮品等載體形式依次排列，產(chǎn)品類(lèi)可按照模型樣品、中試產(chǎn)品、終端成品等載體形式依次排列。

　　三、實(shí)物檔案的貼簽

　　貼簽是指將實(shí)物在全宗中的位置進(jìn)行標著(zhù)，并以標簽的形式在實(shí)物上進(jìn)行粘貼。貼簽是實(shí)物編目工作的起點(diǎn)和基礎，其目的是反映分類(lèi)、排列這些系統化工作的成果。通過(guò)貼簽使實(shí)物在全宗中的位置得以確定，并為后續的編目工作及將來(lái)查找和利用時(shí)的實(shí)體存取提供了條件。

　　標簽如何編制。標簽是指在紙張上以表格形式來(lái)記錄和反映歸檔實(shí)物在全宗中的'位置，表格的項目主要有名稱(chēng)、制發(fā)單位、獲得時(shí)間、檔號、獲得單位、載體等，這是根據實(shí)物檔案管理工作的基本需要設置。

　　四、實(shí)物檔案的編目

　　編目是指編制實(shí)物檔案目錄。編制實(shí)物檔案目錄，可為實(shí)物檔案的保管、鑒定、檢索、統計和編研等工作的開(kāi)展提供基本條件。

　　實(shí)物的編目以“件”為單位進(jìn)行，每一件實(shí)物在實(shí)物檔案目錄中只體現為一個(gè)條目。實(shí)物按照分類(lèi)、排列、貼簽的結果，逐類(lèi)逐件編制目錄，以系統、全面地揭示實(shí)物的全貌。實(shí)物沒(méi)有明確標明主題名稱(chēng)和制發(fā)時(shí)間的，編目時(shí)，要擬出名稱(chēng)并考證制發(fā)時(shí)間。同時(shí)，要在備注欄中進(jìn)行說(shuō)明。

　　實(shí)物檔案目錄設置檔早、名稱(chēng)、制發(fā)單位、獲得單位、獲得時(shí)間、載體、存放地點(diǎn)、參見(jiàn)號、備注等項目，概括了實(shí)物的屬性?xún)热�、形式特征、制作材料、獲得時(shí)間、保存價(jià)值等方面的主要特征，是利用者檢索的主要渠道。

　　五、實(shí)物檔案的裝盒

　　裝盒（入柜、上架、陳列）是指將實(shí)物按件號順序裝入檔案盒，購置檔案柜、密集架、陳列櫥的過(guò)程，這是實(shí)物系統化整理的結果。裝入檔案盒的實(shí)物主要是可折疊的或形體能夠裝入的，比如：獎品類(lèi)的獎狀（可卷成簡(jiǎn)狀）、獎旗（可折疊平裝）、獎?wù)�、榮譽(yù)證書(shū)；信品類(lèi)的

　　印章、證書(shū)等。檔案盒可使用6厘米厚的文書(shū)檔案盒。盒內設置實(shí)物檔案目錄和備考表，以方便盒內實(shí)物的保管、利用、進(jìn)出核查和填寫(xiě)盒內實(shí)物的情況說(shuō)明。對于獎品類(lèi)的獎?wù)�，證品類(lèi)的印章，產(chǎn)品類(lèi)的徽標、錢(qián)幣、紀念幣等.可平放在檔案盒里用防酸紙板隔成的“井”字格內，用紙團塞緊空隙以固定實(shí)物位置，檔案盒蓋內側可貼一張擺放示意圖，注明檔號，以方便利用。

　　六、結論

　　實(shí)物檔案如何整理，檔案行政管理部門(mén)還沒(méi)有統一的標牌和要求，但是，各級檔案部門(mén)有關(guān)實(shí)物的收集、整理、利用等工作卻做得有聲有色、不亦樂(lè )乎，相關(guān)的報道頻頻見(jiàn)諸報刊。本文所述實(shí)物檔案的分類(lèi)、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列）的整理流程是通常的整理方法，各單位可根據實(shí)際情況來(lái)確立合理的整理方法。比如：有些條件好的單位，除按照上述方法整理實(shí)物檔案外，還可以給每件歸檔實(shí)物拍照，既可以用來(lái)展覽展示，也可以做為聲像資料歸檔；制作標簽的紙張可以是白色的，也可以用彩色紙張，以增加美感。

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