大學(xué)生畢業(yè)怎樣管理個(gè)人檔案
大學(xué)生畢業(yè)應該怎樣管理個(gè)人檔案?私自拆封檔案、長(cháng)期個(gè)人保存檔案、把檔案遺失、自己因故將檔案變死檔怎么辦呢?
遇到這些問(wèn)題該怎么辦?
1、私自拆封檔案
案例
“我就是對檔案好奇，所以拆開(kāi)看了看�！睆奈靼惨凰髮W(xué)畢業(yè)后，常嬌沒(méi)有及時(shí)把檔案存放在人才市場(chǎng)，也沒(méi)有嚴加保管，卻私自拆了封。
“我同學(xué)告訴我這是違法的，而且檔案瞬間就失效了，變死檔了�！背烧f(shuō)，為了讓檔案看起來(lái)像沒(méi)動(dòng)過(guò)一樣，她用了多種辦法恢復原樣，但只能是“越涂越黑”，騎縫章怎么也不吻合。
常嬌也曾打電話(huà)咨詢(xún)人才市場(chǎng)，檔案開(kāi)封了怎么辦?對方的答復是，只接受沒(méi)有開(kāi)封過(guò)的檔案。她擔心，這樣的檔案會(huì )給她就業(yè)帶來(lái)障礙，怎么才能“激活”?
對策
聯(lián)系畢業(yè)院校重新審核封簽
太原人才市場(chǎng)人事代理部部長(cháng)郝并壽提醒，按照國家、省、市人事檔案管理的相關(guān)規定，任何人不得私自保管他人或本人檔案，也不能私自拆閱。即便是自己的檔案，自己也不能拆封查看。因為一旦拆封，就可能意味著(zhù)，檔案內材料被隨意更改。一旦被隨意更改，檔案的真實(shí)性便存疑了。
對于私自拆封的檔案，郝并壽表示，根據國家規定，人才市場(chǎng)不予接受。應當及時(shí)聯(lián)系原畢業(yè)院校審查檔案，確認未經(jīng)涂改變更后，重新封簽加蓋騎縫章，方為有效。
2.檔案“攥”在手里6年
案例
“我的檔案一直在我自己手里拿著(zhù)�！笔〕且患曳慨a(chǎn)銷(xiāo)售公司銷(xiāo)售經(jīng)理張文虎表示，6年前，他大專(zhuān)畢業(yè)后，沒(méi)有將檔案存放在人才市場(chǎng)，而是選擇了自己保管�！皣易罱湃∠藱n案管理費，之前一直是收費的�！彼f(shuō)，剛畢業(yè)時(shí)，在太原要租房子，本著(zhù)節省的原則，就沒(méi)有存放檔案。
張文虎工作后，也想過(guò)就把檔案存放在人才市場(chǎng)�！暗�，我工作過(guò)的公司，都不看，也不問(wèn)檔案�！彼f(shuō)，他先是去一家乳品公司當會(huì )計，后來(lái)在超市干過(guò)，之后到房產(chǎn)銷(xiāo)售公司工作。公司領(lǐng)導都只是問(wèn)問(wèn)什么學(xué)歷，有沒(méi)有工作經(jīng)驗等�！奥�，我也就不管檔案這回事了�！�
最近，張文虎咨詢(xún)出國事項時(shí)，被問(wèn)及檔案�！拔艺f(shuō)我有檔案，一直在自己手里，對方說(shuō)我的檔案沒(méi)用，已經(jīng)成死檔了�！�
對策
盡快辦理改派手續
針對自己長(cháng)期保管檔案造成的檔案變死檔問(wèn)題，郝并壽提醒，個(gè)人應盡快到教育部門(mén)下屬的大中專(zhuān)畢業(yè)生就業(yè)指導中心咨詢(xún)，通過(guò)辦理改派手續，將檔案存放在當地人社部門(mén)下屬的人才交流中心(人才市場(chǎng))來(lái)激活。辦理改派手續時(shí)，在私企工作的，應當提供本人在私企工作的勞動(dòng)合同，并在一式三份就業(yè)協(xié)議蓋上單位章，再到人才市場(chǎng)蓋章，最后到大中專(zhuān)畢業(yè)生就業(yè)指導中心蓋章。辦完這些手續后，將檔案存放人才市場(chǎng)。
機關(guān)事業(yè)單位國有企業(yè)的工作人員，檔案由單位保管。若本人在這些單位工作的，一般不會(huì )出現個(gè)人長(cháng)期持有檔案的問(wèn)題，因為一旦正式到單位上班，單位辦理入職時(shí)，就會(huì )要求個(gè)人協(xié)助辦理轉移檔案手續。
3.搬家時(shí)把檔案弄丟了
案例
“我一開(kāi)始在南內環(huán)街住，后來(lái)搬到后北屯，再后來(lái)搬到和平北路�！贝髮W(xué)畢業(yè)不到兩年，劉靜宇已經(jīng)搬了好幾次家，“搬來(lái)搬去，把檔案丟了�！�
最初，為了節約開(kāi)支，結伴找工作，劉靜宇和3個(gè)同學(xué)一起租房子住。后來(lái)，同學(xué)陸續開(kāi)始談戀愛(ài)，一起租住多有不便。因此，他一度主動(dòng)搬出，另尋住處。再后來(lái)，他為了工作方便，再次搬家�！耙婚_(kāi)始行李非常簡(jiǎn)單，就一個(gè)箱子;后來(lái)搬家，東西一次比一次多�！彼f(shuō)，他請同學(xué)幫忙搬家時(shí)，不得已扔了一些不常用的東西，檔案正好夾在其中。
現在，劉靜宇好不容易有機會(huì )到一家國有企業(yè)上班。該國企人力資源部要求他配合辦理檔案手續，但他的檔案沒(méi)了�！皼](méi)了檔案，和死檔一樣，沒(méi)有辦法辦手續，這可怎么辦?”
對策
尋找原始檔案重新建檔
針對檔案遺失造成的死檔、無(wú)檔問(wèn)題，郝并壽提醒，首先應當聯(lián)系家人、同學(xué)、舍友等人員，盡一切可能找回檔案。因為人事檔案最為注重的就是它的原始性。比如，國家規定，辦理職工退休手續時(shí)，居民身份證與職工檔案所顯示的出生年月不一致，以本人檔案最先記載的出生時(shí)間為準。再比如，在證明某一事項時(shí)，檔案記錄的證明效力要高于現單位出具的證明效力。
經(jīng)過(guò)努力后，仍未找到檔案，就只能通過(guò)畢業(yè)院校、所在黨組織等單位，查詢(xún)補辦有關(guān)檔案材料，比如，入學(xué)登記表、大學(xué)成績(jì)單，黨團組織關(guān)系等，形成檔案。補辦檔案前，最好和檔案存放地(人才市場(chǎng)或者機關(guān)事業(yè)單位國有企業(yè)人事部門(mén))咨詢(xún)清楚，補辦檔案后，還要經(jīng)檔案存放地審核有效后，才算最終完成。
小資料
“打開(kāi)”檔案
高考試卷、學(xué)習成績(jì)表都在
個(gè)人檔案是記錄一個(gè)人的`主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個(gè)人情況的文件材料，起憑證、依據和參考作用。個(gè)人檔案里都有什么材料?郝并壽表示，一般有高校畢業(yè)生登記表、學(xué)習成績(jì)表、在校獎罰材料、入團入黨志愿書(shū)、體檢表、畢業(yè)生報到證(存檔聯(lián))、高考試卷等。
郝并壽介紹，目前，在現實(shí)生活中，大學(xué)畢業(yè)生的個(gè)人檔案仍然有多個(gè)方面的作用：可以建立人事關(guān)系，進(jìn)行連續工齡計算;辦理工作調動(dòng)時(shí)還需要個(gè)人檔案;專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)晉升要檔案記錄作依據;報考公務(wù)員政審、出國政審，公證時(shí)要查閱個(gè)人檔案;考研時(shí)需要檔案等。檔案一旦變死檔，將會(huì )在以上諸多方面造成不便，且補救起來(lái)時(shí)間長(cháng)、程序繁瑣。
管理檔案
個(gè)人進(jìn)步的同時(shí)要給檔案“升級”
還需要注意的是，檔案存放在人才市場(chǎng)后，個(gè)人不斷進(jìn)步的同時(shí)，也要給檔案“升級”。也就是說(shuō)，工作后，一定要持自己的進(jìn)步證明，及時(shí)到人才市場(chǎng)更新檔案。這些材料包括工作后取得的履歷、考核鑒定、培訓證書(shū)、資格證書(shū)等材料，或者招錄、聘用、競爭上崗、調動(dòng)等工作中形成的材料等。
另外，盡管目前繳納社會(huì )保險暫時(shí)與檔案托管沒(méi)有必然聯(lián)系，但是，如上所述，檔案在退休時(shí)將作為核算工齡的重要依據，
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