淺析人事檔案管理與利用
為了提高檔案管理水平，有效地保護和利用人事檔案，更好地為我校人事工作服務(wù)，以下是小編為大家收集的淺析人事檔案管理與利用，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。
一、人事檔案管理的重要性
人事檔案是黨政軍群機關(guān)、企事業(yè)單位在管理所屬人員時(shí)形成的以各個(gè)個(gè)人為單位集中保存的一種特殊的專(zhuān)門(mén)檔案，是全面地歷史地考察和了解一個(gè)人的依據，是黨的組織工作、人事工作不可缺少的重要參考依據。人事檔案管理又是人事管理的重要組成部分。因此，加強人事檔案管理，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢，更好地為我局選拔和使用人才提供更加真實(shí)可靠的材料，就顯得更為重要。
二、人事檔案管理與利用存在的問(wèn)題
(一)歷史遺留問(wèn)題多，升級達標工作任務(wù)繁重。
體制調整前，局直單位的人事檔案歸地方人事部門(mén)管理，由于隸屬關(guān)系、管理方式不同等歷史原因，導致出現檔案管理制度規范不一，質(zhì)量參差不齊等問(wèn)題。如人事檔案盒(袋)破損不堪;人事檔案材料殘缺不全;檔案材料沒(méi)有進(jìn)行規范整理，歸檔材料規格不一，有的甚至沒(méi)有進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)和裝訂。體制調整后，我局面臨1218份人事檔案的重新整理，升級達標工作，除“三齡一歷”需要審核準確外，僅技術(shù)加工，規范整理就有相當大的工作量。
(二)人事檔案管理硬件不足。
我局由于辦公條件限制，雖然管理1218份人事檔案，但沒(méi)有實(shí)現“三室”分開(kāi)，即檔案庫房、閱檔室、辦公室分開(kāi)，人事檔案庫房沒(méi)有配置防盜門(mén)窗、去濕機、加濕器、溫濕度表等硬件設備。
(三)專(zhuān)職檔案管理人員缺乏。
我局主要是由人事部門(mén)配備兼職人員兼管人事檔案管理工作，這樣勢必影響了組織人事部門(mén)其他工作的順利開(kāi)展，而且這種管理模式，缺乏對人事檔案管理人員政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、管理水平的培訓與提高，使我局人事檔案管理工作的理論探討與深化，自身改革與發(fā)展受到限制。
(四)局直單位人事部門(mén)檔案意識不強。
為規范我局人事檔案管理工作，我局印發(fā)了《省長(cháng)江河道管理局檔案材料收集歸檔制度》和《省長(cháng)江河道管理局檔案材料借(調)閱制度和傳遞制度》，可是有些單位仍不能認真對照制度，及時(shí)將需要歸檔的.人事檔案材料報送省局，借(調)閱人事檔案時(shí)也不能認真履行相關(guān)手續。這樣，不利于檔案資料的不斷更新，從而影響人事檔案材料的利用效果。
(五)信息開(kāi)發(fā)利用率差，發(fā)揮服務(wù)作用程度低。
人事檔案管理絕不僅僅是單純保管，而是有一系列服務(wù)內容，包括檔案信息的開(kāi)發(fā)利用等。目前，我局人事檔案信息管理還處于封閉或半封閉狀態(tài)和被動(dòng)服務(wù)局面，人事檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用程度不高，往往大多只限于干部考察、發(fā)展黨員等方面，未能真正起到應有的作用。
(六)檔案管理手段落后。
現代化的管理技術(shù)和手段尚未得到有效的應用。計算機在人事檔案管理中，只發(fā)揮了簡(jiǎn)單的檔案材料目錄的錄入作用，人事檔案管理信息化功能尚未開(kāi)發(fā)。
三、解決人事檔案的管理與利用問(wèn)題的措施
(一)領(lǐng)導重視，組織得力。
單位領(lǐng)導，尤其是分管組織人事工作的領(lǐng)導，應進(jìn)一步增強檔案意識，充分認識到人事檔案工作在我局人事管理工作中的重要地位和作用，重視人事檔案管理工作，要將人事檔案工作列入議事日程，定期聽(tīng)取工作匯報，切實(shí)解決人事檔案工作中的實(shí)際問(wèn)題;要對人事檔案工作定期研究、部署，制定人事檔案工作近期或遠期規劃和實(shí)施方案，做到有計劃，有部署，有檢查，有落實(shí);要主動(dòng)關(guān)心檔案工作者的工作、學(xué)習、生活，當他們在工作中取得了成績(jì)或圓滿(mǎn)完成了工作任務(wù)時(shí)，主管領(lǐng)導應及時(shí)給以表?yè)P和認可，同時(shí)還要讓他們享受同等的升遷機會(huì )，這些措施最終可以促進(jìn)人事檔案工作績(jì)效的提高。
(二)為人事檔案管理工作提供必要的物質(zhì)條件。
要將人事檔案工作所需經(jīng)費列入單位財務(wù)計劃，保證經(jīng)費落實(shí);要利用單位辦公樓即將拆遷的機會(huì )，改善人事檔案管理工作的基礎設施，實(shí)現“三室”分開(kāi)，即檔案庫房、閱檔室、辦公室分開(kāi);要為人事檔案庫房配置防盜門(mén)窗、去濕機、加濕器、溫濕度表、復印機等硬件設備。
(三)要配備專(zhuān)職檔案管理人員，提高檔案管理人員素質(zhì)。
為切實(shí)做好“三齡一歷”審核工作，順利實(shí)現人事檔案升級達標任務(wù)，應當按照政策規定選好配足檔案管理人員，這樣可以保證人事檔案工作的長(cháng)效性，促進(jìn)人事檔案管理上水平;要不斷提高人事檔案管理人員的自身素質(zhì)，對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓，系統地學(xué)習黨和政府制定組織人事工作的政策、法規和檔案專(zhuān)業(yè)理論知識，用檔案方面的新理論知識武裝頭腦，開(kāi)闊眼界，指導工作，以適應新時(shí)期長(cháng)江河道管理事業(yè)發(fā)展對人事檔案管理的新要求;同時(shí)，也要加強人事檔案管理人員的思想素質(zhì)教育，教育他們要堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密、嚴謹認真、要能吃苦、耐勞，甘于奉獻。
(四)完善、落實(shí)人事檔案管理制度。
在我局現有收集歸檔制度、借(查)閱制度的基礎上，根據單位人事檔案工作實(shí)際情況，繼續制定完善人事檔案管理鑒別歸檔制度、轉遞制度、保管保密制度、檢查核對制度等制度，努力形成一個(gè)完整的規章制度體系。
在制定制度的基礎上，更要關(guān)注制度的貫徹落實(shí)情況。要按照規章制度要求，定期檢查監督局直單位對檔案制度的落實(shí)執行情況，督促局直單位按照制度要求，及時(shí)將歸檔文件報送我局，對收集檔案材料，從手續是否完備，表述是否準確、精練，觀(guān)點(diǎn)是否明確等方面進(jìn)行認真細致的鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀(guān)真正地反映事實(shí)，保證人事檔案工作逐步制度化、規范化，真正發(fā)揮人事檔案“見(jiàn)證歷史”的作用。
(五)提高人事檔案管理的現代化水平。
要順應時(shí)代的發(fā)展要求，把現代先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段如：存貯技術(shù)：微機、縮微照相;防護技術(shù)：原子能處理、空調器、吸塵器;復制技術(shù)：復印機、掃描機;裝訂技術(shù);自動(dòng)打眼機等應用到人事檔案管理工作中，以提高檔案管理的工作效率，延長(cháng)人事檔案壽命。
拓展：人事檔案管理辦法
第一條員工檔案內容
�。ㄒ唬⿷溉藛T面試評價(jià)表、新員工聲明、試用合同。
�。ǘ﹩T工登記表、身份證、學(xué)歷證、學(xué)位證、外語(yǔ)等級證書(shū)、各種資料證以及其他相關(guān)證件的復印件。
�。ㄈ﹩T工檔案照片。
�。ㄋ模﹩T工轉正申請表、試用員工登記表、聲明、勞動(dòng)合同。
�。ㄎ澹﹩T工異動(dòng)申請表、異動(dòng)交接手續。
�。┢渌从硢T工信息的材料。
第二條存檔要求
�。ㄒ唬┕締T工內部檔案應及時(shí)、全面地收集到人力資源部統一保管；各部門(mén)應主動(dòng)將平時(shí)形成的應歸檔材料及時(shí)送交人力資源部保管；駐外機構在當地招聘的人員須建立詳細的人事資料存檔備查。并將所聘人員的主要個(gè)人資料整理匯總后（原件）交公司人力資源部存檔。
�。ǘ┤肆Y源部對收集的歸檔材料按規定進(jìn)行整理、裝訂并按員工順序號進(jìn)行存放保管。為確保檔案的準確，每半年對內部檔案進(jìn)行檢查、核對，同時(shí)不定期查看，做到防蛀、防潮。每年年底清理當年離職員工檔案，并將離職員工檔案移交公司檔案館保存。（具體保管要求按照公司《檔案管理制度》執行）
第三條檔案借閱
�。ㄒ唬┎殚�、借閱員工檔案的人員須是部門(mén)經(jīng)理及以上管理人員，且只能查、借其下屬的檔案。
�。ǘ┎殚�、借閱員工檔案的人員須填寫(xiě)《檔案查閱（借閱）登記薄》。
�。ㄈn案借出時(shí)間不超過(guò)5個(gè)工作日。查閱、借閱檔案者負有保密義務(wù)和保管責任。
第四條附則
�。ㄒ唬┍局贫扔晒疽幷轮贫染帉徫瘑T會(huì )起草并修訂，經(jīng)公司職代會(huì )討論并通過(guò)，自20xx年1月1日總經(jīng)理簽發(fā)公布之日起正式實(shí)施。
�。ǘ╉氈谱鬟\用的管理表單有《檔案查閱（借閱）登記薄》（執行部門(mén)可據實(shí)調配）。
�。ㄈ┍局贫扔扇肆Y源部負責執行，最終解釋權歸公司人力資源部。
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