人事檔案利用制度
1.目的
第一，建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過(guò)程中，應遵循一定的程度和手續，這是保證檔案管理秩序的重要手段。
第二，建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動(dòng)提供規章依據。工作人員必須按 照這些制度行事，這是對工作人員的基本要求。
2.人事檔案利用的方式
(1)設立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設在人事檔案庫房?jì)然蚩拷鼛旆康腵地方， 以便調卷和管理。這種方式具有許多優(yōu)點(diǎn)，如便于查閱指導，便于監督，利于防止泄密和丟失等。這是人事檔案利用的主要方式。
(2)借出使用。借出庫房須滿(mǎn)足一定的條件，比如：本機關(guān)領(lǐng)導需要查閱人事檔案; 公安、保衛部門(mén)因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時(shí)間不宜過(guò)長(cháng)，到期未還者應及時(shí)催還。
(3)出具證明材料。這也是人事檔案部門(mén)的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔案部門(mén)按有關(guān)文件規定寫(xiě)出的有關(guān)情況的證明材料，也可以是人事檔案材料的復制件。要求出具材料的原因一般是入黨、入團、提升、招工、出國等。
3.人事檔案利用的手續 在通過(guò)以上方式利用人事檔案時(shí)，必須符合一定的手續。這是維護人事檔案完整安全的重要保證。
(1)查閱手續。正規的查閱手續包括以下內容：首先，由申請查閱者寫(xiě)出查檔報告，在報告中寫(xiě)明查閱的對象，目的，理由，查閱人的概況等情況;其次，查閱單位(部門(mén))蓋章。負責人簽字;最后，由人事檔案部門(mén)審核批準。人事檔案部門(mén)對申請報告進(jìn)行審核，若理由充分，手續齊全，則給予批準。
(2)外借手續。借檔單位(部門(mén))寫(xiě)出借檔報告，內容與查檔報告相似。借檔單位(部門(mén))蓋章，負責人簽字。人事檔案部門(mén)對其進(jìn)行審核、批準。進(jìn)行借檔登記。把借檔的時(shí)間，材料名稱(chēng)、份數、理由等填清楚，并由借檔人員簽字。歸還時(shí)，及時(shí)在外借登記上注銷(xiāo)。
(3)出具證明材料的手續：?jiǎn)挝�、部門(mén)或個(gè)人需要由人事檔案部門(mén)出具證明材料時(shí)，需履行以下手續：首先，由有關(guān)單位(部門(mén))開(kāi)具介紹信，說(shuō)明要求出具證明材料的理由，并加蓋公章;其次，人事 檔案部門(mén)按照有關(guān)規定，結合利用者的要求，提供證明材料;最后，證明材料由人事檔案部門(mén)有關(guān)領(lǐng)導審閱，加蓋公章，然后登記、發(fā)出。
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