人事檔案管理制度的創(chuàng )新

　　人事檔案的良好運行能夠促進(jìn)我國社會(huì )主義市場(chǎng)經(jīng)濟發(fā)展，人才和市場(chǎng)的重要紐帶就是人事檔案，那么，人事檔案管理制度要怎么創(chuàng )新呢?

　　【摘要】人才信息的重要載體與主要信息來(lái)源是人事檔案，知人善任、選賢舉能的重要工具也是人事檔案，人事檔案對人才資源開(kāi)發(fā)起著(zhù)非常重要的作用。但大多數人只有在需要用到檔案時(shí)才會(huì )意識到這一點(diǎn)，此外，我國對于人事檔案的研究時(shí)間還不長(cháng)，加之諸多因素的影響，人事檔案的管理上難以避免出現一些問(wèn)題，人事檔案制度的改革與創(chuàng )新正是解決這些問(wèn)題的關(guān)鍵。

　　【關(guān)鍵詞】人事檔案管理;改革與創(chuàng )新

　　一、人事檔案管理目前存在的問(wèn)題

　　(一)對人事檔案的重視不夠。干部人事檔案很少被外界所了解，在實(shí)際工作中很多內容被忽視，即使是單位領(lǐng)導也存在著(zhù)“說(shuō)起來(lái)重要，排起來(lái)次要，用起來(lái)需要、忙起來(lái)忘掉”的怪癖思維意識。在市場(chǎng)經(jīng)濟浪潮的沖擊下，人們開(kāi)始動(dòng)搖對干部人事檔案的重要性的認識。尤其是在偏遠的山區，人才流動(dòng)滯后，造成了干部人事檔案可要可不要的現象。

　　(二)檔案內容陳舊、片面、缺乏新材料。這樣的檔案突出表現在離退休干部、退休工人的檔案材料中政治歷史材料偏多，業(yè)績(jì)材料短缺的現象。在一些在職老職工的檔案材料中，五六十年代的簡(jiǎn)歷表、政審表、各次政治運動(dòng)的鑒定材料就占整個(gè)個(gè)人檔案的2/3。而對老職工的業(yè)績(jì)缺乏經(jīng)常性的記載，考德、考能、考勤、考績(jì)等各個(gè)階段的鑒定等反映老職工變化的材料相當短缺。另外，對新、老職工的評價(jià)沒(méi)有特點(diǎn)，政治套語(yǔ)頗多，不能準確地刻畫(huà)出每一位職工的個(gè)性，原則籠統、千篇一律。

　　(三)“棄檔”現象嚴重。人事檔案存在的最大問(wèn)題就是“棄檔”現象，這種現象嚴重阻礙了人事檔案管理工作的順利進(jìn)行，調查顯示，不包括遠離家鄉外出打工的學(xué)生族，全國有將近65萬(wàn)的人事檔案被棄檔。分析現狀，我們不難發(fā)現我國傳統人事檔案管理中所存在的缺陷：傳統檔案管理中，檔案會(huì )隨著(zhù)人事的調動(dòng)而調轉，在檔案調轉過(guò)程中就會(huì )存在丟檔，棄檔的情形;其次，檔案調轉期間產(chǎn)生的檔案材料很容易因保管不善而丟失，造成檔案材料缺乏連續性和完整性;此外，在傳統人事檔案中，學(xué)歷材料、政審材料內容較多，涉及工作能力的很少，形成了重視學(xué)歷，輕視能力;重視歷史背景，輕視現實(shí)情況的局面。隨著(zhù)社會(huì )經(jīng)濟的不斷向前發(fā)展，工作能力逐漸顯現的尤為重要，舊的檔案管理制度已經(jīng)嚴重阻礙了一個(gè)人自我價(jià)值的體現，因此想要適應新的形勢格局，就必須對舊的人事檔案管理制度做出改革和創(chuàng )新。

　　二、筆者認為人事檔案管理制度進(jìn)行改革和創(chuàng )新有以下幾個(gè)途徑：

　　(一)簡(jiǎn)化人事檔案內容。目前我國人事檔案內容分十大類(lèi)，即：履歷;自傳;考察考核鑒定;學(xué)歷和專(zhuān)業(yè)評聘職務(wù)材料(學(xué)生登記表、考生登記表、學(xué)習成績(jì)表、畢業(yè)生登記表、鑒定表、授予學(xué)位的材料、學(xué)歷證明書(shū)、培訓結業(yè)成績(jì)登記表、學(xué)習鑒定、學(xué)員思想小結(結業(yè))、博士后研究人員工作期滿(mǎn)登記表等材料。);政審材料;黨團材料;表彰獎勵活動(dòng);處分材料;工資職務(wù)任免材料;內容最多的是第三類(lèi)，第四類(lèi)和第九類(lèi)，當然這三類(lèi)也是涉及員工本人切身利益的最重要的三類(lèi)材料，對于第四大類(lèi)中的第一類(lèi)學(xué)籍材料，就有簡(jiǎn)化的必要，小學(xué)、初中的學(xué)籍材料對員工的工作能力及其發(fā)展幾乎沒(méi)有什么作用和體現，完全可以放在第十類(lèi)作為參考即可，其次高中以上的學(xué)籍材料，只需保留學(xué)籍表、成績(jì)單以及學(xué)歷證明材料即可，一些在學(xué)校的考核和評價(jià)表雖然在一定程度上反映了員工本身在學(xué)校期間的表現，但還是應當放眼于員工工作以后的表現，也就是說(shuō)第四大類(lèi)中的第二類(lèi)技術(shù)職稱(chēng)材料，第三類(lèi)科研成果，技術(shù)發(fā)明材料，第四類(lèi)培訓材料顯得更為有價(jià)值。所以在校期間的一些考核或者評價(jià)表放散材料中也未嘗不可。

　　(二)建立既“統一”又“分離”查詢(xún)便捷的管理系統。所謂“統一”就是要求人事部門(mén)和檔案管理機構一定要相互配合，緊密聯(lián)系在一起，這在很大程度上有利于人事的調動(dòng)和流動(dòng)。所謂“分離”就是將在職人員與離退休人員的檔案進(jìn)行分開(kāi)管理，在職人員的檔案由在職單位和有關(guān)部門(mén)進(jìn)行保管，離退休人員的檔案則由另立的其他部門(mén)進(jìn)行統一的管理。一方面這在很大程度上減輕了檔案管理人員的工作壓力，另一方面檔案管理工作會(huì )相對更條理清晰，方便管理;這種專(zhuān)門(mén)管理離退休人員檔案的方法，可以防止離退休人員的檔案因得不到重視而毀損或丟失，從而喪失了部分檔案材料的重要價(jià)值。

　　(三)建立一個(gè)權威的社會(huì )公立性質(zhì)的檔案管理機構。關(guān)于人事檔案管理，還可以建立一個(gè)權威的社會(huì )公立性質(zhì)的檔案管理機構，雖然我國現存的人力資源機構和人力資源市場(chǎng)中心在一段期間內解決了一些人的檔案保管問(wèn)題，但檔案取走或調轉后出現退檔情形，它們將不會(huì )再次接受，這就意味著(zhù)一些人員的檔案仍然無(wú)法得到有效保管，而且很多企業(yè)和機構都是保管自身單位人員的檔案，這就造成其他一些待業(yè)者和退休人員的檔案無(wú)人保管，因此，建立一個(gè)權威的社會(huì )公立性質(zhì)的檔案管理機構是有必要的，其次，這個(gè)機構不僅僅起到保管檔案的作用，很多時(shí)候方便了對一個(gè)人信息和背景的了解，比如說(shuō)一個(gè)人的保險信息是否有違法、違紀行為都可以從這個(gè)機構中得到權威的證實(shí)。

　　(四)建立現代化、開(kāi)放式的人事檔案管理的新模式。這是一個(gè)信息技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)拉近了人與人、地區與地區甚至國與國之間的距離，信息共享更是促進(jìn)了社會(huì )的快速發(fā)展，采用現代化管理手段與方式管理人事檔案是大勢所趨，電子信息記錄有效解決了無(wú)法通過(guò)紙質(zhì)保存檔案信息的弊端，利用計算機進(jìn)行歸檔材料的記錄和統計，提供各類(lèi)統計材料、數據，辦理綜合查詢(xún)、辦理檔案的借閱和歸還手續;另外，在保障安全的情況下，實(shí)現人事檔案的網(wǎng)絡(luò )化共享，使檔案管理變得更加便捷，有效解決了檔案在流轉過(guò)程中產(chǎn)生的信息不連續的問(wèn)題，人事檔案共享還能對公司或者單位的招聘提供極大幫助，從傳統單一的人事檔案管理手段到開(kāi)放式的管理模式顯然利大于弊。

　　三、結語(yǔ)

　　綜上所述，人事檔案的良好運行能夠促進(jìn)我國社會(huì )主義市場(chǎng)經(jīng)濟發(fā)展，人才和市場(chǎng)的重要紐帶就是人事檔案，人事檔案管理工作不能一成不變，不能守舊，要從實(shí)際出發(fā)，打破傳統管理模式，敢于改革和創(chuàng )新，以適應科學(xué)技術(shù)和社會(huì )的不斷向前發(fā)展，從而真正達到使人事檔案服務(wù)于人事管理，促進(jìn)人事管理。只有這樣，才能使人事檔案更好地服務(wù)于社會(huì )，更好地適應社會(huì )主義市場(chǎng)經(jīng)濟發(fā)展需要。

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