檔案管理淺析

　　檔案調轉難呼喚管理轉型

　　近日有調查顯示，58.5%的受訪(fǎng)者表示畢業(yè)辦理戶(hù)口、檔案、組織關(guān)系時(shí)遇到麻煩。具體來(lái)說(shuō)，53.5%的受訪(fǎng)者指出檔案關(guān)系辦理流程煩瑣不清、33.3%的受訪(fǎng)者感到組織關(guān)系沒(méi)有地方遷移、32.8%的受訪(fǎng)者覺(jué)得處置時(shí)間過(guò)長(cháng)，耽誤事。(《中國青年報》9月22日)

　　人事檔案尤其是畢業(yè)生的人事檔案、組織關(guān)系等，對畢業(yè)生而言不是小事。從現實(shí)來(lái)看，前些年，未就業(yè)的畢業(yè)生檔案還可以在學(xué)校存放二三年，現在很多學(xué)校規定必須遷出去。高校對畢業(yè)生的檔案管理分類(lèi)非常細，不同分類(lèi)有不同的處理方式。例如，師范專(zhuān)業(yè)畢業(yè)生的檔案由畢業(yè)生所在地教育局保管，非師范專(zhuān)業(yè)畢業(yè)生的檔案由當地人才中心代為保管。

　　而人才中心又分為當地人才中心和代理公司兩種形式。筆者所在的省市還有一些特殊要求，如大連生源的未就業(yè)畢業(yè)生檔案要存放在指定的某代理公司。也就是說(shuō)，如果不花費一些時(shí)間和精力，詢(xún)問(wèn)熟悉內情的人士，一時(shí)還真的理不清檔案管理的復雜程序。而且，當下一些人才服務(wù)中心工作人員少，態(tài)度不好，效率偏低，管理費用不公開(kāi)透明，難怪檔案管理給人留下一個(gè)亂糟糟的印象。更有甚者，有的學(xué)生由于經(jīng)常調動(dòng)工作，需要頻繁調取檔案，到最后都不知道檔案身在何方。

　　細究檔案管理亂象的原因，除了檔案管理的基礎工作標準化、規范化仍需改進(jìn)之外，很大程度上是傳統的檔案管理方式與網(wǎng)絡(luò )時(shí)代的社會(huì )現實(shí)不相適應或缺乏統一性導致的。也就是說(shuō)，完全靠人力來(lái)處理的檔案處理方式，越來(lái)越不匹配頻繁的人口流動(dòng)、工作調動(dòng)等社會(huì )現實(shí)，由此帶來(lái)檔案流轉過(guò)程中障礙重重。

　　筆者并不反對檔案管理的公司化，如果付費能夠換來(lái)方便快捷、周到順暢的服務(wù)也不錯，但現狀顯然與理想狀態(tài)相去甚遠。因此，亟待解決的是減少多部門(mén)管理卻無(wú)部門(mén)負責的尷尬現狀，同時(shí)提高檔案信息管理人員的素質(zhì)。從目前看，許多檔案部門(mén)缺乏現代高技術(shù)人才，甚至有的工作人員缺少最基本的現代辦公能力。同時(shí)，紙質(zhì)化管理浪費大量的人力、物力、財力，將檔案管理電子化是值得探索的領(lǐng)域。相關(guān)部門(mén)倘若利用成熟的軟件，建立統一的調出與調入標準，加以有效管理，勢必會(huì )減少很多麻煩。

　　實(shí)際上，這些積極探索的行為背后，無(wú)不倒逼著(zhù)檔案管理制度的改革，歸根結底是精簡(jiǎn)檔案管理過(guò)程中的冗長(cháng)、拖沓的程序，凸顯服務(wù)意識。檔案管理也不應僅僅局限在檔案保存和管理上，還應突出為檔案者的服務(wù)，變管理者為服務(wù)者，為個(gè)人發(fā)展做出有效的幫助，如幫助建立誠信檔案、助人檔案等。也唯有如此，才能最大限度地減少檔案者的時(shí)間成本，讓檔案回歸它本來(lái)的意義。(汪洪斌 作者系渤海大學(xué)高職學(xué)院教師)

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