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論文：《淺談我園在創(chuàng )等級中如何發(fā)揮檔案的重要作用》
淺談我園在創(chuàng )等級中如何發(fā)揮檔案的重要作用
[內容摘要]幼兒園檔案是幼兒園教育教學(xué)及其他工作在一定時(shí)間內形成的具有參考價(jià)值及保存價(jià)值的材料,它是反映幼兒園貫徹黨的教育方針、培養全面發(fā)展的社會(huì )主義建設人才和開(kāi)發(fā)早期幼兒智力的真實(shí)記錄，是進(jìn)行幼兒保教、科研和交流總結、探索幼教規律的必要條件和可靠依據。建立健全的幼兒園檔案，將對幼兒園的發(fā)展以及各項工作起到重要的促進(jìn)作用。2010年1月，我園順利通過(guò)了廣東省一級幼兒園的評估驗收。取得這一可喜成績(jì)，除了硬件方面的投入，軟件方面的完善也是非常關(guān)鍵的，尤其是在文書(shū)檔案的建立健全方面，更是發(fā)揮
了不可忽視的作用�，F就結合我園在創(chuàng )省級園過(guò)程中是如何建立健全文書(shū)檔案的經(jīng)驗與反思，談?wù)動(dòng)變簣@在創(chuàng )等級過(guò)程中如何發(fā)揮檔案的重要作用。
[關(guān)鍵詞] 檔案資料、檔案管理、建立、評估、創(chuàng )等級、指標、作用
一、 幼兒園在檔案資料準備過(guò)程中容易出現的問(wèn)題
1、檔案資料散亂無(wú)章，整理無(wú)頭緒;
2、檔案資料的收集不足，臨時(shí)惡補，或體現不出評估方案的內容要求;
3、檔案編號零亂，與評估方案序號不符，查找困難;
4、歸檔盒內檔案內容較雜，不利于查找;
5、檔案盒封面序號字體過(guò)小，文字過(guò)多，不利于查找;
6、檔案盒擺放零亂，不便查閱;
7、檔案管理不夠規范。
2010年1月，我園順利通過(guò)了廣東省一級幼兒園的評估驗收。取得這一可
喜成績(jì)，文書(shū)檔案的建立健全發(fā)揮了不可忽視的巨大作用�，F就結合我園在創(chuàng )省級園是如何建立健全文書(shū)檔案的經(jīng)驗與點(diǎn)滴體會(huì )，談?wù)勗趧?chuàng )等級中如何發(fā)揮檔案的重要作用，供同行們借鑒與指正。
二、 幼兒園檔案的分類(lèi)與內容
幼兒園檔案可根據幼兒園的實(shí)際情況可設有文書(shū)檔案，保教檔案、保健檔案、聲像檔案、基建檔案、科研檔案、會(huì )計檔案、教師業(yè)務(wù)檔案、設備檔案、實(shí)物檔案等。
幼兒園檔案可以按其職權任務(wù)、特性形成的文件材料進(jìn)行收集整理，包括有：
1)?上級行政部門(mén)和教育主管部門(mén)頒發(fā)有關(guān)幼教的方針，政策、指示、決定等方面的文件材料。
2)?行政管理中形成的計劃、總結、考核、人員、工資等文件材料。
3)?黨群工作形成的會(huì )議記錄，黨建、共青團、工會(huì )等文件材料。
4)?教職工代表大會(huì )形成的文件材料。
5)?園務(wù)委員會(huì )產(chǎn)生的會(huì )議記錄等文件。
6)?家長(cháng)委員會(huì )形成的家長(cháng)工作、會(huì )議記錄、問(wèn)卷調查等文件材料。
7)?保教組形成的教學(xué)工作，保育管理、科研課題，招生、師資管理等文件材料。
8)?保健組形成的幼兒健康，環(huán)境衛生，膳食等文件材料。
9) 后勤組形成的設備、儀器，固定資產(chǎn)管理等材料。
10) 財務(wù)室形成的會(huì )計檔案。
三、 如何根據評估方案要求建立健全檔案
幼兒園要謀求發(fā)展，必需要按教育教改的要求不斷提高辦園的質(zhì)量，完善各項工作。創(chuàng )等級園所評估，以及每一年的幼兒園年審工作，都是對一所幼兒園工作的肯定，也是對園所發(fā)展的促進(jìn)。如何使幼兒園的檔案資料在創(chuàng )等級以及年審工作中發(fā)揮重要的作用，根據評估方案要求建立健全檔案資料是關(guān)鍵。
1、首先要熟悉幼兒園評估方案提出的各項指標，三級指標中提出的每一個(gè)逗號，都要收集準備相關(guān)的文字或相片等資料進(jìn)行說(shuō)明;如：在辦園條件—經(jīng)費—1的在級指標中第① 項提出：辦園經(jīng)費落實(shí)，幼兒園教育經(jīng)費*、生均教育經(jīng)費及生均公用經(jīng)費逐步增長(cháng)。就可以準備：近三年經(jīng)費收支情況、財務(wù)年度審計報表、年審報告與資料等檔案進(jìn)行說(shuō)明。
2、根據廣東省一級幼兒園評估方案中的各項指標，列出檔案目錄，檔案目錄的編號必需根據一、二、三級指標列出，并與評估方案編號一致，以便來(lái)評審的專(zhuān)家查閱。
一般可以按一級指標：辦園條件(用A表示)、幼兒園管理(用B表示;二級指標：經(jīng)費(用1表示)、場(chǎng)地園舍(用2表示)、教育玩具設施(用3表示)、規模(用4表示)、教職工配備(用5表示)……;三級指標編號可以和評估方案中三級指標的編號一樣。如：A1-1-1近三年經(jīng)費收支情況;(表示辦園條件中的經(jīng)費1里的內容)。
3、根據所列出的檔案目錄，整理出檔案盒，貼上與檔案目錄相應的名稱(chēng)與編號;
|
A1-1-1 |
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辦園條件 |
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經(jīng) 費 |
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近三年經(jīng) 費收支情 況表 |
4、按檔案目錄與檔案盒，將所有的資料歸類(lèi)，并整理成冊裝盒;
5、再次對照廣東省一級幼兒園評估方案中各項指標進(jìn)行檔案的完善;
6、打印文檔目錄與檔案盒內的歸檔目錄，制作檔案目錄。
7、最后，根據檔案目錄再次檢查全部檔案資料。
四、 在評估過(guò)程中如何發(fā)揮檔案的最大作用
(一)在創(chuàng )等級評估過(guò)程中檔案應注意的問(wèn)題：
1、檔案資料平時(shí)要勤積累，全園上下都要樹(shù)立檔案收集意識，我園的領(lǐng)導對檔案管理工作很重視，將檔案收集任務(wù)落實(shí)到各部門(mén)，由檔案管理人員定期進(jìn)行整理，全園的檔案都是靠全體員工共同努力日常積累所得，所以既具有說(shuō)服力，又不用臨時(shí)補缺。
2、對《幼兒園工作規程》、《綱要》、《指南》，以及《幼兒園評估方案》中的各項指標等都要深入理解與分析;
3、檔案資料除了文字資料外，最好能提供一兩張相片進(jìn)行有力的說(shuō)明，相片資料往往比文字資料更有說(shuō)服力;如關(guān)于主題教育的活動(dòng)研討，除了有研討的內容外，最好能提供活動(dòng)時(shí)的相片進(jìn)行說(shuō)明，相片可做成表格形式附上活動(dòng)內容;
4、檔案目錄要先根據評估方案訂出，然后再根據目錄立卷入冊;
5、檔案盒大小、規格要統一，最好用統一的塑料檔案盒，檔案裝訂也要統一，可以用活頁(yè)拉桿夾，以便每一年更換與重復使用;
6、財務(wù)檔案可以按年度進(jìn)行劃分;其它檔案立卷入冊要按學(xué)年度進(jìn)行劃分;
7、幼兒園除了有已過(guò)去三年的發(fā)展規劃，還要有新的三年發(fā)展規劃，計劃要體現在前;
8、一些總結性、表格式的檔案，最好能附有原始記錄與分析進(jìn)行說(shuō)明;如：衛生保健表格中的數據是如何計算出來(lái)，并根據什么原始材料計算出來(lái)的，都附在表格后;
9、衛生保健檔案非常重要，我園僅衛生保健一項的檔案就有68盒，有很多數據都必需要體現真實(shí)性，并要留有原始記錄，這方面我園校醫做得很細致，得到了專(zhuān)家小組的稱(chēng)贊;
10、在辦學(xué)方向與依法治教的第12項 第①條全面貫徹教育方針，全面實(shí)施素質(zhì)教育，有正確的辦園指導思想、辦園宗旨和培養目標。這里要有全園的素質(zhì)教育規劃進(jìn)行說(shuō)明，這點(diǎn)容易忽視;
11、拼音教學(xué)在幼兒園中是不允許的，所以注意在檔案中不要出現這方面的內容;
12、政治學(xué)習記錄是幼兒園容易忽視的部份，尤其是民辦幼兒園，因此這方面要注意豐富;
13、教師業(yè)務(wù)檔案中只需要放入教師的業(yè)務(wù)資料，個(gè)人資料不必放入;
14、辦園經(jīng)費、幼兒伙食經(jīng)費、教工工資社保、校舍的規劃與安全、幼兒園近期遠期發(fā)展規劃、教研計劃、素質(zhì)教育方案、師資培訓、教師個(gè)人成長(cháng)檔案、園本課程、政治學(xué)習記錄、家長(cháng)工作、社區服務(wù)等都是檢查的重點(diǎn);
15、幼兒園自評說(shuō)明等一切申報資料都必需要裝訂入冊，包括評省級當日各班的教學(xué)活動(dòng)安排也要打印并裝訂成冊，并按評估成員數分成相應的份數。
總之，所有的檔案資料都要準備充分與詳細。
(二)如何在評估檢查當天充分發(fā)揮檔案的作用：
1、業(yè)務(wù)園長(cháng)、保健醫生、財務(wù)會(huì )計、檔案管理人員要對自己所分管的檔案非常熟悉與了解，以便隨時(shí)解答專(zhuān)家組提出的問(wèn)題;
2、所有的檔案盒都要放在評估組成員們便于查閱的地方，讓人一目了然，快速找到所需要的檔案資料;
3、要提供多份檔案目錄，便于查找相關(guān)檔案;
4、除文書(shū)檔案之外，還要提供音像、相冊等檔案資料，要盡可能地讓評估組成員們在有限的時(shí)間里了解更多的園內教育、管理與發(fā)展情況。
五、 我園檔案管理的今后展望
檔案管理工作是一件長(cháng)期而細致的工作，我們的檔案工作雖然已有了一個(gè)良好的基礎，但隨著(zhù)教育改革的深化，對檔案管理工作也提出了更高的要求。在現今信息飛速發(fā)展的時(shí)代，我園的檔案管理也將向科學(xué)化、規范化、現代化方向邁進(jìn)，我園對檔案管理有以下幾方面的設想：
1、實(shí)行電腦管理檔案，采用電子版的管理方式，在每學(xué)期初，檔案管理人員把各類(lèi)的表格以及要收集的檔案內容羅列成表，放在校園的共享文檔中，讓各工作人員根據要求將一學(xué)期所需的資料收集齊放入指定的分類(lèi)文件夾中，這樣一學(xué)期下來(lái)，檔案管理人員就可以很方便地立檔建檔和查檔，并進(jìn)行科學(xué)化的管理。
2、進(jìn)一步完善各類(lèi)檔案，樹(shù)立人人參與檔案收集與管理的意識，設立業(yè)務(wù)檔案資源庫，收集所有先進(jìn)的經(jīng)驗與資料，存入共享資源庫，供教師們相互參考、共同提高。
3、時(shí)刻與外界緊密聯(lián)系，吸收好的檔案管理方法與信息，加強與幼教同行們的聯(lián)系與經(jīng)驗交流，更高效地提高檔案的實(shí)效性，以發(fā)揮巨大的作用，
今后，我們將會(huì )在如何更好地利用檔案資源促進(jìn)幼兒園的發(fā)展方面繼續努力，使檔案管理為幼兒園進(jìn)一步深化教育教學(xué)改革提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
參考文獻：
1、《廣東省幼兒園督導評估方案》
2、《健全制度人人有責開(kāi)發(fā)利用——實(shí)現幼兒園檔案管理的規范化》—幼教報
3、《幼兒園檔案整理的原則與方法》---幼兒園手冊之園所制度
注：此論文榮獲2010年珠海市教育教學(xué)論文評選二等獎
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