采購管理的主要程序

　　建立和實(shí)施制度化的采購管理程序， 這是采購管理工作有效進(jìn)行的根本保證。 有法必依， 違法必究， 這是制度能切實(shí)貫徹執行的保證。只有制度化了， 才能在公司中用法治， 而不是人治。下面小編準備了關(guān)于采購管理的主要程序，提供給大家參考!

　�、� 規定采購條件。

　　明確采購人員對供應商的選擇、采購物品的質(zhì)量、需求的滿(mǎn)足保證等負完全責任， 并明確采購主管人對下屬的工作過(guò)程和結果的監控負責、采購物品必須是必需的不可或缺的， 而且經(jīng)查對無(wú)庫存或庫存不足以滿(mǎn)足需要者。 采購物品必須適量， 不得超標積壓或不可用或根本不需用、采購物品的單價(jià)須為掌握內的合適單價(jià)， 而且力求是最低的單價(jià)。 執行價(jià)格不得高于公司核定價(jià)格或掌握的現行市場(chǎng)價(jià)格。大數量或高單價(jià)的物品采購必須有三家以上供應商報價(jià)選擇， 并在采購事項未確定前傳送財務(wù)部、采購物品在條件相同的前提下應在正在發(fā)生業(yè)務(wù)或已確認之供應商處購買(mǎi)， 即不適宜隨意變更供應商。 已有之供應商處沒(méi)有所需采購之物品， 或因單價(jià)及質(zhì)量或因其他原因等因素， 可變更或選擇新的供應商， 但應將變更理由及有關(guān)事項告知財務(wù)部并征得財務(wù)部認可， 同時(shí)向財務(wù)部提供[新增供應商資料卡片]、采購物品必須保證物有所值且物有所用， 即相同質(zhì)量下的價(jià)格最優(yōu)化是采購的前提。

　�、� 明確分工。

　　公司下轄生產(chǎn)性原村料消耗的裝配部和塑膠部等生產(chǎn)部門(mén)、工模材料消耗的工模部、總務(wù)維修及工程材料消耗的總務(wù)部、機械設備維修材料消耗的設備維修部、辦公文具用品消耗的信息部、員工伙食消耗的人事部等諸多采購部門(mén)， 為明確采購員的權利和責任， 使各采購活動(dòng)有條不紊并將責任歸落到人， 必須對公司的所有采購活動(dòng)按類(lèi)別進(jìn)行明確分工并落實(shí)到相應采購人員。 采購人員必須是該種采購的內行者， 如原材料及輔助材料由生產(chǎn)采購部負責， 工程物資由總務(wù)部負責， 設備維修材料由設備維修部負責， 工模材料由工模部負責， 電腦、精密儀器、電子設備、機器設備等由使用部門(mén)或專(zhuān)業(yè)人員負責。

　�、� 采購審批權限。

　　所有采購報價(jià)、采購合同、采購辦理必須先批準后實(shí)行， 有效批準者是總經(jīng)理。禁止未經(jīng)批準的采購事宜， 但突發(fā)性或臨時(shí)性急需物品(如工作中的機械突損部件、臨時(shí)特采等)可以由財務(wù)部確認后即由采購負責部門(mén)采購， 但請購單上須注明急購字樣并說(shuō)明理由， 請購單由總經(jīng)理補批。

　�、� 驗收職能。

　　任何物品購入后須經(jīng)非采購者本人驗收并在送貨單、**上簽名作實(shí)。 驗收人員由財務(wù)部指定或確認。 驗收者必須核實(shí)進(jìn)貨的物品與訂貨單是否相符， 對經(jīng)手驗收物品的品種、規格、數量和質(zhì)量等與采購**或采購約定所載之要求的相符性負責。 只有完全合格或經(jīng)相關(guān)職能部門(mén)批準特殊放行的物品才準驗收入庫。 驗收無(wú)誤后， 填制材料入庫單， 連同供應商送貨單分送財務(wù)部作為結算貨款的憑據。為明確責任， 結算憑據必須由采購員簽名作實(shí)。

　�、� 退貨與索賠。

　　為避免損失，采購回廠(chǎng)的物品由于質(zhì)量、規格不符， 采購部門(mén)須立即辦理退貨， 無(wú)論貨品是否退還給了供應商， 均須立即書(shū)面通知財務(wù)部及時(shí)扣回相應款項。 凡檢驗結果為不良品的來(lái)料檢驗報告， 品管部應分發(fā)至采購部門(mén)和財務(wù)部， 以有效追蹤， 不致有遺漏退貨扣款事項的發(fā)生。 采購約定中必須明確索賠條款， 對因供應商供貨期間、數量、質(zhì)量或相關(guān)原因未達到約定條件而產(chǎn)生的直接損失和因此面導致產(chǎn)生的其他損失， 應由采購部門(mén)根據實(shí)際應由供應商負責的損失以正式公函向供應商索賠，并由財務(wù)部在貨款中扣回相應款項或收取現款。 采購部門(mén)不能解決的， 公司可以采用不排除以法律形式解決的措施， 以及時(shí)保護公司的利益。

　�、� 貨款結付政策。

　　所有采購除零散性或不常用無(wú)法采用月結付款和特別情況需用現金支付的外， 均為月結付款方式。 不能使用月結的， 除小金額或零散性的因供應商不能來(lái)公司收款而由采購人員購買(mǎi)時(shí)直接付款外， 均由供應商直接到公司財務(wù)部收款。 禁止采購人員直接辦理現金支付事宜。 月結供應商必須在規定期間內(每月5日前)提供對帳單至財務(wù)部對帳， 此政策采購部門(mén)須明確知會(huì )供應商。 貨款由財務(wù)部根據采購結算條件和資金流轉情況安排結付。 為防止貨款已結付但事后出現質(zhì)量或數量等原因而給公司造成經(jīng)濟損失， 采購部門(mén)應盡量避免即時(shí)結付現金， 即對非月結的大金額的采購保留一周或半月等一定的付款期間。 在不影響公司商譽(yù)的前提下， 適度延長(cháng)付款時(shí)間是公司進(jìn)行信用融資的財務(wù)政策。

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