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會(huì )展策劃包括什么
前期準備
■預算
展覽預算與會(huì )議預算有相同的地方，也有不同的地方——
相同的地方：住宿費、餐飲費、商務(wù)考察費用(如果有考察計劃的話(huà))。
不同的地方：展覽場(chǎng)地租賃、展覽布置、展品運輸與倉儲、小型新聞發(fā)布會(huì )或者酒會(huì )。
展覽場(chǎng)地租賃：如果展覽在固定的展覽場(chǎng)地進(jìn)行，那么展覽場(chǎng)地的租賃預算通常按展位計算。國際標準展位面積通常為3mX3m,隔斷高度在2.3m至2.5m之間。標配設施有射燈、椅子、資料桌、電源。展館業(yè)主通常有下列設備可供租賃：展布支架、視聽(tīng)設備、多媒體設備、裝飾用品、小型搬運工具等。
如果是在其他公共場(chǎng)所舉辦展覽(譬如市政廣場(chǎng)或者體育場(chǎng)所等)，那么場(chǎng)地租賃的預算就很難預測了——通常面議，按日計算，價(jià)格與場(chǎng)地人流集中度及展覽時(shí)間(是否重要假日等)有關(guān)。
■邀請
不管什么樣的會(huì )議或者展覽，主辦者當然希望適宜的對象(客戶(hù))參加。作為主辦者，邀請的方式非常重要。通常情況下，邀請包括信息發(fā)布、回執處理、確認通知等3個(gè)程序。
■簽到與入住安排
如果是小型商務(wù)會(huì )議，簽到相對簡(jiǎn)單，僅僅是名錄登記。但如果是大型會(huì )議或者展覽，那么簽到就是一項復雜的工作。
如果事先將回執的項目設計得很周全，對于簽到及入住安排有很大幫助。
■餐飲安排
一般而言，展覽不統一安排餐飲(特邀嘉賓或者重要客戶(hù)除外)，會(huì )議通常統一安排餐飲。餐飲安排通常有兩種形式——自助餐或者圍桌餐。類(lèi)別有中式、西式及清真系列。
■交際/酒會(huì )
交際/酒會(huì )一般需要細心策劃。酒會(huì )的目的是加強公共關(guān)系及客戶(hù)感情聯(lián)誼，所以氛圍十分重要。重點(diǎn)：場(chǎng)地、節目、司儀、安全保障、服務(wù)程序。由于酒會(huì )的規模及目的不同，沒(méi)有完整的標準酒會(huì )模式，只能借鑒一些已經(jīng)舉辦過(guò)的酒會(huì )實(shí)例。
■新聞發(fā)布會(huì )
新聞發(fā)布會(huì )議形式包括記者招待會(huì )、新聞發(fā)布會(huì )、酒會(huì )等。一般來(lái)說(shuō)，酒會(huì )更自由、隨意一些，非正式一些，氣氛也相對輕松一些，它可以單獨召開(kāi)，也可以附屬于其它形式，比如，有的在招待會(huì )后舉行酒會(huì )或茶會(huì )。記者招待會(huì )一般是專(zhuān)題性的，以“答記者問(wèn)”為主要特色。另外，新聞發(fā)布會(huì )由公關(guān)負責人執行即可，而記者招待會(huì )一般有更高層次官員出席。在這些形式中，最為常見(jiàn)的是新聞發(fā)布會(huì )。
活動(dòng)策劃、確定活動(dòng)主題。
活動(dòng)策劃主要包括如下內容：
1、會(huì )議議程策劃安排大多數發(fā)布會(huì )整個(gè)過(guò)程就是講話(huà)，念稿件，例行演示。實(shí)際上，盡管發(fā)布會(huì )是一個(gè)正式的會(huì )議，但可以做得更活躍一些，尤其是會(huì )議的開(kāi)幕。
2、主題策劃發(fā)布會(huì )的主題，可以有多種取法，常見(jiàn)的是在主題中直接出現“XXX發(fā)布會(huì )”字樣，也有的有一個(gè)大的主題，下面為正題，也有兩者的結合。
另外，按照國家新聞出版有關(guān)部門(mén)的規定，凡是主題中有“新聞”字樣的發(fā)布會(huì )，須經(jīng)國家新聞出版部門(mén)的審批。一般來(lái)說(shuō)，實(shí)踐中，很多企業(yè)略去“新聞”字樣，采用其它稱(chēng)法。
參會(huì )人員的選擇上，服務(wù)發(fā)布內容需要的原則，選擇相關(guān)性強的人員參加。一般來(lái)說(shuō)，官員都選擇講話(huà)較有份量的人物，而專(zhuān)家則是在該領(lǐng)域有建樹(shù)或名氣大的人。
新聞?dòng)浾邉t是發(fā)布會(huì )的重頭，一般來(lái)說(shuō)，先造一份擬邀請的名單，提前一周時(shí)間發(fā)出邀請函，然后電話(huà)落實(shí)。時(shí)間較突然的新聞事件可以采用電話(huà)和傳真的方式。落實(shí)好后做好分類(lèi)的統計工作。
擬定活動(dòng)策劃案和具體操作方案。
活動(dòng)策劃案是指導整個(gè)活動(dòng)的戰略、戰術(shù)文本，供策劃活動(dòng)用。一般來(lái)說(shuō)，會(huì )議核心成員才提供。具體操作方案則是用于企業(yè)內部或者協(xié)助代理公關(guān)公司，指導整個(gè)活動(dòng)的具體操作，一般比較詳細，具體到每一個(gè)人每一步，甚至具體到胸卡的內容，時(shí)間上具體到分鐘。一般會(huì )議人員人手一份。新聞通稿及相關(guān)資料準備提供給媒體的資料，一般以廣告手提袋或文件袋的形式，整理妥當，按順序擺放，再在新聞發(fā)布會(huì )前發(fā)放給新聞媒體。
時(shí)間選擇與場(chǎng)地落實(shí)、現場(chǎng)布置。
時(shí)間選擇在新聞策劃中是一種藝術(shù)，發(fā)布時(shí)機選擇不同，效果迥異。
企業(yè)發(fā)布會(huì )有時(shí)要避開(kāi)重大的事件、會(huì )議，比如“兩會(huì )期間”版面較緊張，記者也大多有安排，時(shí)間上不能保證。有時(shí)則要趨近于某些時(shí)機，比如相關(guān)性大的時(shí)候，起到借勢的效果。
另外，在時(shí)間上，一般選擇人們容易記起的日子，如節日，一月之月初、月末，也要避開(kāi)一些禁忌日。如果是星期六、星期天或其他節假日，可以考慮在下午進(jìn)行。
場(chǎng)地的選擇上，一般綜合考慮以下幾點(diǎn)：
一、是品位與風(fēng)格。
場(chǎng)地可以選擇戶(hù)外，也可以選擇在室內，但以室內為常見(jiàn)。因為各方面的配套好一些。
酒店有不同的星級，從此次發(fā)布會(huì )來(lái)看，選擇五星級或四星級是可以的。
另外，非正式的會(huì )議，或離自然、健康較近的產(chǎn)品屬性，可以選擇在避暑山莊等地召開(kāi)。
酒店也有不同的風(fēng)格，不同的定位，選擇酒店的風(fēng)格要注意與發(fā)布會(huì )的內容相統一。
二、是實(shí)用性與經(jīng)濟性。
會(huì )議廳容納人數?主席臺的大小?投影設備、電源?布景、胸部麥克風(fēng)、遠程麥克風(fēng)?相關(guān)服務(wù)如何?住宿、酒品、食物、飲料的提供?價(jià)錢(qián)是否合理?有沒(méi)有空間的浪費?等等，這些都要考慮。
三、是方便性。
離主要媒體、重要人物的遠近，交通是否便利，泊車(chē)是否方便?
現場(chǎng)布置包括：
1、背景布置。主題背景板，內容含主題、會(huì )議日期，有的會(huì )寫(xiě)上召開(kāi)城市，顏色、字體注意美觀(guān)大方，顏色可以企業(yè)VI為基準。
2、酒店外圍布置，如酒店外橫幅、豎幅、飄空汽球、拱形門(mén)等，各個(gè)酒店有所不同，有的允許，有的不允許。
3、席位擺放。擺放原則：“職位高者靠前靠中，自己人靠邊靠后”。
注意席位的預留，一般在后面會(huì )準備一些無(wú)桌子的坐席。
4、相關(guān)設備在發(fā)布會(huì )前要反復調試，保證不出故障。
5、簽到與迎接：一般在大堂、電梯口、轉彎處有導引指示歡迎牌，一般酒店有這項服務(wù)。事先可請好禮儀小姐迎賓。一般會(huì )議會(huì )要求與會(huì )者留下名片，準備好“請賜名片”盒。
現場(chǎng)控制。
現場(chǎng)控制是體現總協(xié)調人應變能力的一環(huán)，現場(chǎng)的突變往往是因為溝通不暢，考慮不周，以及禮節上的疏忽。應該重點(diǎn)重視這些方面;其次，要在事前準備好備選方案;再次，注意積累現場(chǎng)的靈活應變的處理技巧。
在氣氛的控制上，總協(xié)調人處于一個(gè)平衡的“重心”上，氣氛輕松活潑，與會(huì )者的心情也會(huì )舒暢。另外一個(gè)重要因素是主持人，如果是自己主持則會(huì )好一些，但往往是分身乏術(shù)，因此在發(fā)布會(huì )中，需要提前安排好一些事情，事先要與主持充分溝通，讓他(她)對整個(gè)會(huì )議的風(fēng)格有個(gè)大致的了解與把握。
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