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用友財務(wù)軟件輔助核算功能詳解
輔助核算：也叫輔助賬類(lèi)，用于說(shuō)明會(huì )計科目是否有其它核算要求。輔助核算功能在于當一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生后，在進(jìn)行記賬處理時(shí)，不但要記到總分類(lèi)賬、明細賬等正式賬簿，還要求記到相應的輔助核算賬簿。下面是yjbys小編為大家帶來(lái)的用友財務(wù)軟件輔助核算功能詳解的知識，歡迎閱讀。
一、為什么要用輔助核算
假定某企業(yè)有五個(gè)制造車(chē)間，制造費用項目包括工資、福利費、折舊費、修理費、水電費等10個(gè)項目。在傳統的手工會(huì )計環(huán)境下，該企業(yè)對各車(chē)間的各個(gè)制造費用項目進(jìn)行核算與管理，一般是在制造費用總分類(lèi)賬戶(hù)下按照各制造車(chē)間分別設置二級賬戶(hù)，然后在各二級賬戶(hù)下按制造費用項目設置多欄賬，以核算各制造費用項目。在用友財務(wù)軟件里面，記賬憑證是用友總賬系統的唯一數據來(lái)源，記賬過(guò)程只是對記賬憑證打上記賬標記并更新發(fā)生額余額表，所有的總賬、明細賬、日記賬和多欄賬的查詢(xún)打印只是根據記賬憑證表和發(fā)生額余額表按照賬頁(yè)格式臨時(shí)生成的，并不存在手工會(huì )計環(huán)境下總賬和明細賬、日記賬的平行登記過(guò)程，因此不能利用手工會(huì )計下的方式來(lái)進(jìn)行核算與管理，而只能按照明細賬核算方式的要求，設置相應的明細科目來(lái)進(jìn)行核算。又因為在軟件做賬時(shí)，記賬時(shí)只能填寫(xiě)末級科目，因此應按照表1設置科目體系，這樣才能達到既定的核算和管理要求。
雖然利用明細賬核算方式可以滿(mǎn)足核算和管理要求，但卻存在以下兩點(diǎn)不足。首先，科目體系會(huì )變得異常龐大和繁瑣，不利于提高核算效率。在本例中，為了完成核算要求，需要設置1個(gè)一級科目、5個(gè)二級科目、50個(gè)三級科目，共56個(gè)科目。其次，信息查詢(xún)存在障礙，不能滿(mǎn)足信息化方式下方便快速地進(jìn)行信息查詢(xún)的要求。當企業(yè)想查詢(xún)同一費用項目在不同車(chē)間的發(fā)生情況時(shí)，傳統的明細賬核算只能提供“縱向查詢(xún)”，而不能提供“橫向查詢(xún)”，因此只能由企業(yè)自己按照明細賬進(jìn)行加總和比較。而利用輔助核算則能較好地解決上述問(wèn)題。
二、輔助核算的類(lèi)型
目前，用友T3、用友T6輔助核算類(lèi)型基本一致、用友U8軟件除了基本的輔助核算類(lèi)型外，還提供按自定義項設置輔助核算，有16個(gè)自定義項可選擇，用友財務(wù)軟件中典型的輔助核算類(lèi)型包括以下幾種：
一是客戶(hù)核算。當某一賬戶(hù)需要核算和反映不同的客戶(hù)信息時(shí)，可以使用客戶(hù)核算。例如，企業(yè)可能需要按不同客戶(hù)核算和反映其應收賬款、應收票據、預收賬款、其他應收款等賬戶(hù)信息，因而可以將這些賬戶(hù)設置為客戶(hù)核算;再如，當企業(yè)需要按客戶(hù)對商品銷(xiāo)售進(jìn)行流向分析以反映各客戶(hù)購買(mǎi)排序及比重情況時(shí)，可以將主營(yíng)業(yè)務(wù)收入賬戶(hù)設置為客戶(hù)核算。
二是供應商核算。當某一賬戶(hù)需要核算和反映不同的供應商信息時(shí)，可以使用供應商核算。例如，企業(yè)可能需要按不同供應商核算和反映其應付賬款、應付票據、預付賬款、其他應付款等賬戶(hù)信息，因而可以將這些賬戶(hù)設置為供應商核算;再如，當企業(yè)需要對不同供應商所供應商品的銷(xiāo)售情況進(jìn)行反映和分析時(shí)，也可以將主營(yíng)業(yè)務(wù)收入賬戶(hù)設置為供應商核算。
三是個(gè)人核算。當某一賬戶(hù)需要核算和反映不同的個(gè)人信息時(shí)，可以使用個(gè)人核算。例如，當企業(yè)需要按不同職員反映其差旅費等借款情況時(shí)，可將其他應收款設置為個(gè)人核算;當企業(yè)需要反映不同業(yè)務(wù)員的銷(xiāo)售業(yè)績(jì)時(shí)，可以將主營(yíng)業(yè)務(wù)賬戶(hù)設置為個(gè)人核算。
四是部門(mén)核算。當某一賬戶(hù)需要核算和反映不同的部門(mén)信息時(shí)，可以使用部門(mén)核算。例如，當企業(yè)需要按不同部門(mén)反映其制造費用、管理費用等情況時(shí)，可以將制造費用、管理費用等賬戶(hù)設置為部門(mén)核算;當企業(yè)需要反映不同部門(mén)的銷(xiāo)售業(yè)績(jì)時(shí)，可以將主營(yíng)業(yè)務(wù)賬戶(hù)設置為部門(mén)核算。
五是項目核算。項目核算是一個(gè)廣義的概念，由于可以將不同的客戶(hù)、供應商、個(gè)人和部門(mén)看作不同的項目，因而可以采用項目核算。如果企業(yè)需要反映不同在建工程項目的建造成本時(shí)，可以將在建工程賬戶(hù)設置為項目核算，而將各項在建工程項目作為不同的項目;如果企業(yè)需要反映不同產(chǎn)品的生產(chǎn)成本時(shí)，可以將生產(chǎn)成本賬戶(hù)設置為項目核算，而將各種產(chǎn)品看作不同的項目;如果企業(yè)需要反映在不同地區的銷(xiāo)售情況，以統計產(chǎn)品在哪些地區更受用戶(hù)歡迎時(shí)，可以將主營(yíng)業(yè)務(wù)收入賬戶(hù)設置為項目核算，而將各地區看作不同的項目。
三、輔助核算的步驟
第一，明確核算和管理要求。核算和管理要求完全由企業(yè)根據自己的核算和管理水平?jīng)Q定，與軟件無(wú)關(guān)。用友財務(wù)軟件軟件提供了輔助核算功能，但企業(yè)是否使用以及軟件是否適用企業(yè)完全取決于企業(yè)自身的狀況和要求。企業(yè)在實(shí)施用友財務(wù)軟件過(guò)程中，應該對自身的管理模式和業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組和再造。
第二，設置會(huì )計科目體系及相應的輔助核算類(lèi)型。一旦決定了核算和管理要求，就要正確地建立相應的會(huì )計科目體系以及科目的輔助核算類(lèi)型。例如，為了對企業(yè)各車(chē)間的制造費用項目進(jìn)行精確核算和管理，可以只設置制造費用一級科目，然后將該科目同時(shí)設置為部門(mén)核算和項目核算。
第三，設置相關(guān)的輔助檔案。決定了輔助核算類(lèi)型后，接下來(lái)便要正確地設置相關(guān)的輔助檔案，如在前例中，應該設置企業(yè)的部門(mén)檔案和制造費用項目檔案，以便系統進(jìn)行相關(guān)的核算。
第四，填制記賬憑證時(shí)選擇相應的輔助核算信息。如果用到了具有輔助核算要求的會(huì )計科目，用戶(hù)必須要選擇相關(guān)的輔助核算信息。如在前例中，當填制有關(guān)制造費用的憑證時(shí)，必須要同時(shí)選擇部門(mén)信息和制造費用項目信息，以便系統地對制造費用的部門(mén)信息和費用項目信息進(jìn)行記錄、歸集、統計和分析。
第五，查詢(xún)輔助核算信息。一旦在填制記賬憑證時(shí)正確地選擇了相關(guān)的輔助核算信息，便可以利用系統提供的輔助賬表查詢(xún)功能，方便地對輔助核算信息進(jìn)行查詢(xún)、統計和分析了。如在前例中，不但可以查詢(xún)制造費用賬戶(hù)的總賬、明細賬，也可以查詢(xún)各部門(mén)各制造費用的發(fā)生情況，還可以查詢(xún)同一費用項目在不同部門(mén)間的發(fā)生情況。當然，也可以按部門(mén)、費用項目進(jìn)行制造費用的統計、對比和分析。
四、輔助核算的作用
(一)簡(jiǎn)化會(huì )計科目體系由于進(jìn)行輔助核算時(shí)，可以用相關(guān)的輔助檔案代替明細科目，從而達到簡(jiǎn)化會(huì )計科目體系的作用。如在前例中，如果采用傳統的明細科目核算，需要設置56個(gè)科目，而使用輔助核算時(shí)，只需要設置1個(gè)制造費用一級科目即可，原先的5個(gè)部門(mén)二級科目和50個(gè)費用項目三級科目可以省略，代之以5個(gè)部門(mén)檔案和10個(gè)費用項目檔案，從而使得會(huì )計科目由56個(gè)變?yōu)榱?個(gè)。再如，某企業(yè)要按客戶(hù)核算其應收賬款和預收賬款，假設該企業(yè)共有100個(gè)客戶(hù)，因此除了需要設置應收賬款和預收賬款2個(gè)一級科目外，還需要在這兩個(gè)一級科目下分別按客戶(hù)設置100個(gè)二級科目，因而總共需要設置202個(gè)會(huì )計科目。如果將應收賬款和預收賬款分別設置為客戶(hù)輔助核算的話(huà)，只需要設置應收賬款和預收賬款2個(gè)一級科目，原先的200個(gè)二級科目完全可以省略，而代之以100個(gè)客戶(hù)檔案即可。
(二)使會(huì )計科目體系變得相對穩定使用傳統明細科目核算時(shí)，如果相關(guān)信息發(fā)生變動(dòng)，會(huì )造成到會(huì )計科目的變動(dòng)，而使用輔助核算時(shí)，由于不必建立相應的明細科目，當相關(guān)信息發(fā)生變動(dòng)時(shí)不會(huì )影響到會(huì )計科目，因而使得會(huì )計科目體系變得相對穩定。如在前例中，如果車(chē)間數量或費用項目數量發(fā)生變動(dòng)，在使用明細科目核算時(shí)必須要對相關(guān)會(huì )計科目進(jìn)行變更，而使用輔助核算時(shí)會(huì )計科目體系不必變更，只需對部門(mén)檔案和費用項目檔案進(jìn)行變更即可。
(三)便于信息的查詢(xún)和統計分析使用傳統明細核算時(shí)，只能進(jìn)行“縱向查詢(xún)”，而使用輔助核算時(shí)，不僅可以進(jìn)行“縱向查詢(xún)”，還可以進(jìn)行“橫向查詢(xún)”和相關(guān)的統計、分析，因而豐富了信息查詢(xún)手段，使得用戶(hù)可以及時(shí)方便地獲取必要的決策和管理信息。
五、用友財務(wù)軟件輔助核算功能使用及注意事項
(一)一個(gè)科目可同時(shí)設置兩種專(zhuān)項核算(用友U8可以更多)，如：管理費用既想核算各部門(mén)的使用情況也想了解各項目的使用情況，那么，可以同時(shí)設置部門(mén)核算和項目核算。
(二)個(gè)人往來(lái)核算不能與其他專(zhuān)項一同設置，客戶(hù)與供應商核算不能一同設置。輔助賬類(lèi)必須設在末級科目上，但為了查詢(xún)或出賬方便，有些科目也可以在末級和上級設賬類(lèi)。但若只在上級科目設賬類(lèi)，其末級科目沒(méi)有設該賬類(lèi)，系統將不承認，也就是說(shuō)當上級科目設有 某賬類(lèi)時(shí)，其末級科目中必設有該賬類(lèi)，否則只在上級設賬類(lèi)系統將不處理。
(三)在設置輔助核算時(shí)請盡量慎重，因為，如果您的科目已有數據，而您又對科目的輔助核算進(jìn)行修改，那么，很可能會(huì )造成總賬與輔助賬對賬不平。
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