采購入庫操作流程和暫估入賬

　　目前財務(wù)軟件有物料模塊、應付模塊、成本模塊、總賬模塊等模塊，更易于操作，下面YJBYS小編為大家整理了關(guān)于采購入庫操作流程和暫估入賬的方法，希望對你有所幫助。

　　一、采購入庫操作流程

　　應付模塊中有一個(gè)采購訂單界面，采購部在簽訂采購合同后，在正式采購前須在系統的采購訂單界面錄入訂單內容，包括合同號、供應商、材料編碼、材料名稱(chēng)規格、價(jià)格、數量、到貨日期、運輸及付款條款等，然后將合同正本交財務(wù)部。財務(wù)部收到合同正本后對采購訂單進(jìn)行復核，并將合同存檔。復核后的采購訂單不能修改。系統中的采購訂單是用于向供應商訂貨的單據，其格式和內容是可以編輯的。

　　在材料到達前采購員在系統中根據采購訂單自動(dòng)生成入庫單，并打印出來(lái)。一個(gè)采購訂單可以分數次入庫，即可以多次生成入庫單，但當數量超過(guò)訂單限制時(shí)，系統將會(huì )報警，并將報警信息打印在入庫單上。采購員在入庫單上簽字后將入庫單交倉庫驗收。

　　倉庫驗收入庫后在入庫單上簽字，將財務(wù)聯(lián)和采購聯(lián)交采購員，并在系統中確認過(guò)賬，這時(shí)入庫材料就進(jìn)入了材料子系統了，公司就可以查詢(xún)到這筆材料的入庫及庫存情況。

　　發(fā)票到達后，采購員將發(fā)票單據、入庫單、申購單等單據整理并粘貼好交財務(wù)部入賬。財務(wù)部將這些單據核對準確無(wú)誤后，在系統中生成入庫憑證。

　　二、“暫估入賬”操作

　　至月末發(fā)票單據仍未到達的，財務(wù)部就需做“暫估入賬”操作了。

　　月末財務(wù)部將所有單據齊全的入庫單轉為入庫憑證，剩下未轉為入庫憑證的入庫單就是要“暫估入賬”的入庫單，為穩妥起見(jiàn)，將這些需暫估入庫的入庫單清單發(fā)一份給采購部備查。

　　通過(guò)程序支持，暫估操作是可以自動(dòng)化的，點(diǎn)擊系統中“暫估入賬”按扭，系統自動(dòng)進(jìn)行暫估入賬操作。系統在入庫單信息上加注暫估標記，在應付賬子系統登記一筆應付款記錄，并有暫估標記，同時(shí)產(chǎn)生暫估憑證：

　　借：原材料

　　其他應收款：暫估進(jìn)項稅

　　貸：應付賬款——暫估

　　下月初，將上月“暫估入賬”沖回，產(chǎn)生紅沖憑證，此時(shí)應付賬子系統記入一筆紅沖金額，將上月“暫估入賬”數據沖回，子系統中入庫單的“暫估”標記消失，處于未編制憑證狀態(tài)，材料子系統數量、金額不變。

　　采用這種材料“暫估入賬”法一方面保證了月末總賬和子系統賬的完全一致，同時(shí)材料子系統賬始終和倉庫實(shí)物數據一致，應付賬子系統明細賬能夠反映材料到貨和發(fā)票到達的實(shí)際情況，更重要的是暫估入賬材料的“暫估”價(jià)格其實(shí)就是采購實(shí)價(jià)，據此計算的生產(chǎn)成本是完全正確的。

　　值得注意的是，不管采取何種“暫估入賬”法，發(fā)票單據是必需及時(shí)交到財務(wù)部來(lái)辦理賬務(wù)手續的，在實(shí)踐最好采用考核機制來(lái)保證發(fā)票單據的及時(shí)性。

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