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秘書(shū)日志怎么寫(xiě)
日志是根據周計劃表寫(xiě)出的一天時(shí)間內組織領(lǐng)導活動(dòng)計劃，一般分為縱橫兩種方式。所謂縱，是以時(shí)間為線(xiàn)索，上班開(kāi)始到下班為止，整個(gè)過(guò)程中什么時(shí)間應做什么事，按照順序排列，屬于領(lǐng)導必做的作為主線(xiàn)，安排的時(shí)間應在領(lǐng)導精力很好時(shí)。所謂橫，是指事務(wù)。那么秘書(shū)日志應該怎么寫(xiě)呢？一起來(lái)學(xué)習學(xué)習！
(一)、日志的相關(guān)知識
秘書(shū)的一項重要責任就是節省上司的時(shí)間，保證上司高效率的工作。工作日志就是秘書(shū)協(xié)助上司通過(guò)與各方協(xié)商，對自己和上司的一天活動(dòng)作出合理安排，并予以實(shí)施的輔助工具。
1、工作日志填寫(xiě)的信息內容
無(wú)論手工填寫(xiě)還是電子工作日志，填寫(xiě)的信息內容應相同，上司的日志內容通常包括：
(1)、上司在單位內部參加的會(huì )議、活動(dòng)情況，要記錄清楚時(shí)間、地點(diǎn)、內容;
(2)、上司在單位內部接待的來(lái)訪(fǎng)者，要記錄清楚來(lái)訪(fǎng)者的姓名、單位詳情、約會(huì )時(shí)間;
(3)、上司在單位外部參加的會(huì )議、活動(dòng)、約會(huì )等情況，要記錄清楚時(shí)間、地點(diǎn)的確切細節、對方的聯(lián)絡(luò )方法等;
(4)、上司個(gè)人的安排，如去醫院看病等，以保證秘書(shū)不會(huì )在這段時(shí)間安排其他事宜;
(5)、上司私人的信息，如親屬的生日，以提醒上司購買(mǎi)生日卡或禮物。
秘書(shū)的日志內容除了包含上司的日志內容外，還需要包括：
(1)、上司的各項活動(dòng)需要秘書(shū)協(xié)助準備的事宜，例如為上司某某會(huì )議準備發(fā)言稿、會(huì )議議程、訂機票;為上司的某某會(huì )談草擬合同和定餐等。
(2)、上司交辦自己的工作，例如為簽字儀式聯(lián)系地點(diǎn)、媒體等準備工作。
(3)、自己職責中應做的工作、活動(dòng)，例如撰寫(xiě)工作總結，參加值班等。
2、處理工作日志的變化與調整
有時(shí)會(huì )因預想不到的事和對方的原因而必須改變日程安排，如果是我方的原因變更安排，會(huì )造成一些有形無(wú)形的影響，甚至會(huì )影響企業(yè)的信譽(yù)和雙方的信賴(lài)關(guān)系。因此，應盡量想辦法將日程安排的變更限制在最小的范圍內。
一般的變更包括：
(1)、原定結束時(shí)間延長(cháng)超時(shí);
(2)、追加緊急的或新添的項目;
(3)、項目的時(shí)間調整、變更;
(4)、項目中止或取消。
針對上述情況，秘書(shū)應注意：
�、侔才诺幕顒�(dòng)之間要留有十分鐘左右的間隔和適當的空隙，以備活動(dòng)時(shí)間的拖延或新添臨時(shí)的、緊急的情況。
�、谶M(jìn)行項目的時(shí)間調整、變更，仍然遵循先重急后輕緩的原則，并將變更的情況報告上司，慎重處理。
�、鄞_定變更后，應立即做好有關(guān)善后工作，例如通知對方，說(shuō)明理由，防止誤解等。
�、茉俅螜z查工作日志是否已經(jīng)將變更后的信息記錄上，不要漏記或不作修改。
(二)、日志填寫(xiě)的工作方法
1、手工填寫(xiě)的工作日志
對于手工填寫(xiě)的工作日志同時(shí)還要準備兩本，一本為上司使用，一本為自己使用。使用時(shí)的工作方法是：
(1)、提前了解上司工作和活動(dòng)的信息，并在2份日志上填入，并于當日一早再次確定和補充;
(2)、提前在自己的日志上也清楚標出自己當日應完成的工作;
(3)、輸入或填寫(xiě)的信息要清楚、方便閱讀，保持日志整潔，最好先用鉛筆填寫(xiě)，確認后，再用水筆正式標明，還可以使用不同色彩;
(4)、輸入或填寫(xiě)的信息要完整，標明各項活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)、姓名、聯(lián)絡(luò )的必要信息;
(5)、輸入或填寫(xiě)的信息要準確，當日出現情況變化，應立即更新日志，并告知上司出現的變化;
(6)、在上司日志變化的同時(shí)，應更改自己的日志，并做好變更的善后工作;
(7)、在自己的日志上要清楚標出為上司的有關(guān)活動(dòng)所做的準備，并逐項予以落實(shí);
(8)、協(xié)助和提醒上司執行日志計劃，在需要時(shí)能幫助上司排除干擾。
案例分析
劉艷是市場(chǎng)部秘書(shū)，一直填寫(xiě)自己和上司的工作日志，打開(kāi)2003年3月25日她的那頁(yè)日志，可以看到如下信息：
工作日志 2003年3月25日 星期二
時(shí)間 工 作 內 容
9：00 部門(mén)會(huì )議，7層705室，帶相關(guān)文件夾和下發(fā)的會(huì )議日程表
10：00
11：00 確認上司與新客戶(hù)的午餐
12:00 午餐前，將應聘人的資料送經(jīng)理、副經(jīng)理、人事經(jīng)理閱
13:00 確認面試房間305室，擺桌椅，準備面試評估表
14:00 安排應聘人趙衛面試四十分鐘，14：50安排應聘任靜面試
15:00 15：40安排應聘者李克面試
16:00 16：30面試小組討論
17:00 檢查、準備上司二十六日報告的資料和電腦投影幻燈片
通過(guò)秘書(shū)劉艷的日志可以反映出其上司3月25日一天的工作。
2、電子工作日志
計算機程序現在可以提供日歷、日志和計劃的功能，并應用于聯(lián)網(wǎng)的計算機中。有條件的可以使用計算機電子日志來(lái)管理時(shí)間，通過(guò)電腦程序中的MicrosoftOutlook可以打開(kāi)個(gè)人文件夾，上面有今日的時(shí)間、本月和下月日歷，只要輸入工作任務(wù)即可。輸入的方法和內容與手工填寫(xiě)日志基本相同。電子工作日志比手工填寫(xiě)日志用起來(lái)更方便，可以迅速修改和更新日志內容，且不留痕跡。
(三)、注意事項
1、秘書(shū)應確保上司日志信息的保密，只對上司授權的人查閱。
2、要確保2本工作日志信息一致和準確，如果上司有了新安排，應立即補充，并且每天要進(jìn)行檢查和更新。
3、秘書(shū)要熟悉上司工作習慣和約會(huì )時(shí)間的長(cháng)短，每天最早和最晚可安排約會(huì )的時(shí)間，以便安排的約會(huì )符合要求。
4、秘書(shū)應熟悉上司用餐和休息的時(shí)間，以便安排約會(huì )避開(kāi)上司的休息。
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