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商務(wù)秘書(shū)知識輔導：檔案的保管
檔案毫無(wú)疑問(wèn)是我們秘書(shū)在工作當中接觸得最多的東西，下面小編為大家整理了關(guān)于檔案保管的知識點(diǎn)，一起來(lái)看看吧：
檔案的保管工作
檔案的保管工作有防止檔案的損壞、延長(cháng)檔案的壽命和維護檔案的安全3項任務(wù)。
檔案保管工作包括以下幾方面。
1.檔案庫房管理
即庫房?jì)葯n案科學(xué)管理的日常工作，主要包括檔案庫房的使用和安排，檔案裝具的選擇，檔案及其柜具的有序化擺放。為了有條不紊地管理庫房，應將各個(gè)庫房及檔案架(柜)加以統一編號。為了切實(shí)掌握檔案的存放情況和迅速的取放檔案，應編制存放位置索引。
2.檔案流動(dòng)中的保護
即檔案在各個(gè)流動(dòng)環(huán)節中的安全防護。為了便于庫房管理人員掌握檔案流動(dòng)情況和安全檢查，應填制檔案代理卡。
3.檔案保護的專(zhuān)門(mén)措施
即為延長(cháng)檔案的壽命而采取的復制和修補等各種專(zhuān)門(mén)的技術(shù)處理。同時(shí)對一切可能損毀檔案的因素采取必要的措施，檔案管理場(chǎng)所的管理要做到八防：防火、防水、防潮、防霉、防蟲(chóng)、防光、防塵、防盜。
檔案工作錯誤案例
1.案例情景
某公司實(shí)習秘書(shū)肖揚在整理公司文書(shū)準備歸檔，她把文書(shū)按照不同文種加以分類(lèi)，在每類(lèi)中按時(shí)間排列。還把文件后的附件一一分離出來(lái)，單獨裝訂。
在每份文件上標上頁(yè)號，文件左側統一用訂書(shū)機裝訂。最后把這些文件按照時(shí)間順序依次裝入檔案盒中，填好檔案，然后移交給檔案室。結果檔案室管理員陸言看了后直搖頭。
2.任務(wù)要求
根據上述案例，請判斷實(shí)習秘書(shū)肖揚在文書(shū)歸檔整理過(guò)程中有哪些不妥之處。
3.案例分析
(1)無(wú)需對文書(shū)進(jìn)行文種的區分，因為文件在排列時(shí)只考慮事由、時(shí)間和重要程度等因素。
(2)文書(shū)整理中公文附件一般不單獨成件，而是和公文正文一起成一件。
(3)取消立卷以后，文件歸檔不需要再編頁(yè)號。
(4)文件采用何種方式裝訂要考慮是否會(huì )破壞檔案的原貌或能否長(cháng)期保存，訂書(shū)針對永久或長(cháng)期保存的檔案不太合適，因為容易銹蝕。
(5)文件排列時(shí)，首先要考慮事由因素，同一事由的應排在一起，同一事由內部按時(shí)間順序或重要程度排列，不同事由間按時(shí)間順序或重要程度排列。
(6)文件排列好后要加蓋歸檔章。
(7)文件裝盒前要考慮檔案的分類(lèi)方案，不同保管期限的檔案不能裝入同一盒中。
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