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商務(wù)秘書(shū)常識輔導：事務(wù)文書(shū)的擬寫(xiě)
事務(wù)文書(shū)是機關(guān)、團體、企事業(yè)單位在處理日常事務(wù)時(shí)用來(lái)溝通信息、安排工作、總結得失、研究問(wèn)題的實(shí)用文體，是應用寫(xiě)作的重要組成部分。下面yjbys小編為大家準備了關(guān)于商務(wù)秘書(shū)的事務(wù)文書(shū)常識，歡迎閱讀。
1.公文用紙及印裝格式
(1)公文用紙采用A4型。 (2)公文印裝要規范。
2.公文眉首格式
(1)發(fā)文機關(guān)標識(公文版頭)。 (2)公文份數序號(印刷順序號)。
(3)發(fā)文字號。 (4)簽發(fā)(會(huì )簽)人。 (5)秘密等級和保密期限。
(6)緊急程度。 (7)紅色反線(xiàn)(間隔橫線(xiàn))。
3.公文主體格式
(1)公文標題。 (2)主送機關(guān)。 (3)公文的主體(正文)格式。 (4)附件及附件說(shuō)明。
(5)印章(發(fā)文機關(guān)名稱(chēng))。 (6)簽署。 (7)成文日期。 (8)附注。
4.版記(文尾)格式
(1)主題詞。 (2)抄送機關(guān)。 (3)印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期。 (4)版記中的反線(xiàn)和版記的位置。
5.公文的特定格式
(1)信函式格式。 (2)會(huì )議紀要格式。
6.通告與通知
(1)相同點(diǎn)：都是用來(lái)傳達上級機關(guān)的意圖與要求，并要求下級機關(guān)或有關(guān)人員遵守、了解并配合執行的文種。
(2)不同點(diǎn)：告知范圍不同;格式不同;行文渠道不同。
(3)通知的寫(xiě)作
1)通知的適用范圍：通知適用于批轉下級機關(guān)的公文;轉發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文;傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執行的事項，任免人員。
2)通知的分類(lèi)：指示型通知;發(fā)布型通知;批轉型通知;轉發(fā)型通知;任免型通知。
7.通知與通報
(1)相同點(diǎn)：都屬于告知性文種;都要求有關(guān)單位和人員了解公文內容或配合行動(dòng);都是下行文。
(2)不同點(diǎn)：發(fā)文目的不同;內容不同;發(fā)送對象不同。
(3)通報的寫(xiě)作
1)通報的適用范圍：適用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達重要精神或者情況。
2)通報的主要目的：傳播信息、溝通情況、交流經(jīng)驗，一般情況下，通報不具有指揮性。
3)通報的分類(lèi)：根據通報的內容，可分為三種，即表?yè)P性通報，用于表?yè)P好人好事;批評性通報，用于通報對違法亂紀人員的處理情況;情況通報，側重于告知，一般不涉及表?yè)P或批評。
4)通報的表述方法可分為兩種，即直述式和轉述式。
5)通報正文的擬寫(xiě)：通報正文的寫(xiě)作以表?yè)P和批評性通報為例，有四個(gè)要素，即傾向性導語(yǔ)、通報的事實(shí)(事件)、對事實(shí)(事件)的認定和分析、處理意見(jiàn)等。
8.請示與報告
(1)相同點(diǎn)：都是上行文種;行文對象一般都是直接上級機關(guān)。
(2)不同點(diǎn)：行文目的不同;寫(xiě)作結構不同;結束語(yǔ)不同;處理方式不同;內容寬窄不同;發(fā)文時(shí)機不同;報送制度不同;失誤后責任劃分不同。
(3)報告的寫(xiě)作
1)報告的適用范圍：適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、答復上級機關(guān)的詢(xún)問(wèn)。
2)報告的分類(lèi)：工作報告;情況報告;調查報告;報送報告。
3)報告的擬寫(xiě)：報告正文由報告導語(yǔ)、報告主體、報告結束語(yǔ)三部分構成。
(4)請示的寫(xiě)作
1)請示的適用范圍：請示是下級機關(guān)向上級機關(guān)請求指示或批準時(shí)使用的文件。
2)請示的分類(lèi)：請求指示的請示;請求批準的請示;請求審批的請示。
3)請示正文的擬寫(xiě)：請示正文由請示原因、請求事項、結束語(yǔ)三部分組成。
9.函
(1)函的適用范圍：函是平行文，適用于不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復問(wèn)題、請求批準和答復審批事項。
(2)函的分類(lèi)。
(3)函的擬寫(xiě)：?jiǎn)?wèn)復函要做到問(wèn)得清楚，答得明白;請準(審批)函的結構安排有點(diǎn)類(lèi)似于請示(批復)。
10.文章要素
公文與其他文體一樣，也是由一定要素構成的，這就是人們常說(shuō)的文章“四要素”，即材料、主題(主旨、發(fā)文意圖)、結構、公務(wù)文書(shū)專(zhuān)用詞語(yǔ)。
11.公文的表達方式
(1)敘述：完整的敘述有六要素，即時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件、原因、結果。
(2)議論
1)議論有三要素：論點(diǎn)、論據、論證。
2)議論的分類(lèi)：可以分為兩大類(lèi)，即立論與駁論。
3)論證的方法：例證法、分析法、引證法、對比法、因果法等。
(3)說(shuō)明：說(shuō)明的方法主要有定義說(shuō)明、分類(lèi)說(shuō)明、比較說(shuō)明、數字說(shuō)明和圖表說(shuō)明等。
12.簡(jiǎn)報
(1)概念：簡(jiǎn)報是國家機關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì )團體為匯報工作、交流經(jīng)驗、反映情況、溝通信息、報道動(dòng)態(tài)而編發(fā)的內部常用事務(wù)文書(shū)，也叫“動(dòng)態(tài)”“簡(jiǎn)訊”“摘報”“工作通訊”“情況反映”“情況交流”“內部參考”等。
(2)特點(diǎn)：簡(jiǎn)，即簡(jiǎn)明扼要;快，即報道迅速快捷;新，即內容新鮮;實(shí)，即真實(shí)準確。
(3)簡(jiǎn)報的結構：報頭+報核+報尾。
(4)簡(jiǎn)報的報頭有以下內容：簡(jiǎn)報名稱(chēng)、期號、編印單位、印發(fā)日期。
(5)簡(jiǎn)報報核主要結構：(按語(yǔ))+標題+導語(yǔ)+主體+結尾。
(6)簡(jiǎn)報報尾：寫(xiě)明發(fā)送范圍、印制份數。
13.會(huì )議記錄
(1)概念：會(huì )議記錄是開(kāi)會(huì )時(shí)當場(chǎng)將會(huì )議基本情況和會(huì )議報告、發(fā)言、討論、決議等內容如實(shí)記錄下來(lái)的文書(shū)。
(2)特點(diǎn)：真實(shí)性、資料性。
(3)會(huì )議記錄的結構：標題+正文+尾部。
(4)會(huì )議記錄正文構成是：首部+主體+結尾。
14.意向書(shū)
(1)概念：意向書(shū)是當事人雙方或多方之間，在對某項事務(wù)正式簽訂條約、達成協(xié)議之前，表達初步設想的經(jīng)濟意圖和目的的意向性文書(shū)。
(2)特點(diǎn)：協(xié)商性、靈活性、簡(jiǎn)略性。
(3)意向書(shū)的類(lèi)型。
(4)意向書(shū)的結構：標題+正文+尾部。
15.訂貨單
(1)概念：訂貨單是訂購產(chǎn)品和貨物的單據。
(2)特點(diǎn)：協(xié)約性、嚴肅性。
(3)訂貨單的結構與寫(xiě)法：標題+
16.產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)
(1)概念：產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)是生產(chǎn)商或者銷(xiāo)售商向消費者介紹其生產(chǎn)、銷(xiāo)售的產(chǎn)品性能、特點(diǎn)、規格、型號、技術(shù)參數、維修方法、使用方法的說(shuō)明性文書(shū)。
(2)特點(diǎn)：指導性、科學(xué)性、通俗性。
(3)產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)的結構：標題+正文+尾部。
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