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商務(wù)秘書(shū)接待前的準備
在整個(gè)工作系統中，接待是最為基礎也是最重要的工作。接待前的準備工作很重要，是整個(gè)接待工作的基礎，會(huì )直接影響接待的效果。秘書(shū)要做好相關(guān)接待準備，可以說(shuō)做好準備工作，接待任務(wù)就完成了一半。
一、 思想上的準備
1、誠懇的心。對于預約還是未預約的、易于溝通的還是難溝通的，秘書(shū)人員要以誠心、耐心、熱心去對待每位來(lái)賓。秘書(shū)的行為要讓來(lái)賓感到自己是受歡迎的、是得到重視的。當碰到難以對付的客人時(shí)，我們要心平氣和，不要急躁，要善于控制自己的情緒。同時(shí)，我們要穩定對方的情緒，不要和其發(fā)生正面沖突，并盡盡自己所能及尋求相關(guān)人員幫助解決其問(wèn)題。與別人交談貴在真誠，只有帶著(zhù)真誠的情感去談話(huà)，才能獲得事半功倍的效果。
2、合作精神。接待工作是整個(gè)單位的事情，秘書(shū)人員不能抱著(zhù)“事不關(guān)己”的態(tài)度，應該要有主動(dòng)協(xié)助的精神。當我們比較空閑時(shí)，看見(jiàn)同事正在忙碌地接待來(lái)賓或同事不在時(shí)，秘書(shū)人員應該主動(dòng)向前接待，不能坐視不管。團結合作精神是一個(gè)企業(yè)良好工作氛圍營(yíng)造的重要因素，更有利于樹(shù)立良好的企業(yè)形象。
二、業(yè)務(wù)知識及相關(guān)能力的準備
秘書(shū)作為領(lǐng)導的助手，要能熟練的使用辦公軟件及相關(guān)設備，要有會(huì )議記錄等專(zhuān)業(yè)知識。與此同時(shí)，秘書(shū)要全面了解企業(yè)各方面的情況，比如企業(yè)的發(fā)展歷史、產(chǎn)品規格、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、各部門(mén)設置及職員情況。平時(shí)，秘書(shū)要養成及時(shí)收集信息、掌握重要資料的習慣。這些專(zhuān)業(yè)技能的具備會(huì )大大提高接待的效果。
三、物質(zhì)準備
對于秘書(shū)來(lái)說(shuō)，這方面的準備包括接待環(huán)境和接待物品的準備。
1、環(huán)境準備首先從自然環(huán)境入手。接待室應該舒適、美觀(guān)、整潔，秘書(shū)人員可以的會(huì )客室拜訪(fǎng)一些花卉和一些綠色植物，特別需要注意的是不宜擺放香味刺鼻及易讓人過(guò)敏的植物。其次是人文環(huán)境的準備。根據接待目的的不同，需要從不同的方面彰顯組織的文化，可以張貼介紹組織的紙框，懸掛體現組織文化的口號等，這都會(huì )給來(lái)賓留下深刻的印象。
2、接待物品的準備。接待室設置要協(xié)調，座椅、茶具、煙灰缸等等要齊全。當著(zhù)客人的面手忙腳亂的收拾凌亂的會(huì )客室是非常失禮的，會(huì )讓客人覺(jué)得受到輕慢、不受尊重。因此。秘書(shū)人員要勤換洗相關(guān)設施，定時(shí)清掃接待室，以整潔的環(huán)境迎接每位來(lái)訪(fǎng)者的到來(lái)。
四、了解來(lái)賓的情況
秘書(shū)人員必須要有較完備的資料，了解客人的基本情況。來(lái)訪(fǎng)者的人數、姓名與職務(wù);來(lái)訪(fǎng)人員的背景;來(lái)訪(fǎng)者的國民族和宗教情況;來(lái)訪(fǎng)者的興趣、愛(ài)好、性格特點(diǎn);來(lái)訪(fǎng)者的私人禁忌情況等等。
五、制定接待計劃
不論做什么事，事先要有準備，“凡事預則立”。來(lái)訪(fǎng)者到之前，秘書(shū)人員要做好接待計劃。合理安排各項接待工作;提前安排有關(guān)人員到崗;安排客人的飲食、住宿等等。
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