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2016四級秘書(shū)資格考試考點(diǎn)整理：會(huì )議材料與用品
為了幫助大家更好地復習2016四級秘書(shū)資格考試，小編幫大家整理了會(huì )議材料與用品這個(gè)考點(diǎn)，歡迎大家閱讀參考。
會(huì )議材料與用品
準備會(huì )議資料、會(huì )議用品
(一)會(huì )議資料的類(lèi)型和準備
1、會(huì )議資料的類(lèi)型
(1)來(lái)賓資料：會(huì )議手冊、宣傳材料、會(huì )議管理性材料。
(2)會(huì )議資料：開(kāi)會(huì )的請示、提交會(huì )議審批的文件、會(huì )上用的文件、會(huì )議宣傳性文件。
(3)溝通資料：來(lái)賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、會(huì )務(wù)組成員通訊錄。
2、會(huì )議資料的準備
(1)來(lái)賓資料袋內容：會(huì )議手冊、會(huì )議文件資料、分組名單、筆記本、文具、代表證、房號、餐券等。
(2)會(huì )務(wù)資料內容：接站一覽表、來(lái)賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票登記表、會(huì )議討論分組表、會(huì )務(wù)組成員通訊錄。
(3)溝通資料內容：會(huì )議參考文件、會(huì )議宣傳文件資料、各種記錄、各種會(huì )議協(xié)議和合同以及相關(guān)資料。
(二)會(huì )議用品的類(lèi)型和準備
1、會(huì )議用品的類(lèi)型
(1)必備用品和設備是指各類(lèi)會(huì )議都需要的用品和設備。
1)會(huì )議內設備主要包括燈光設備、音響設備、空調設備、通風(fēng)設備、錄音、攝像等設備以及必要的安全設施等。
2)常用物資有電腦、打印機、復印機、傳真機、照相機、攝像機或小型DVD、膠卷、飲用水、一次性水杯、電池、裁紙刀、剪刀、膠帶紙、雙面膠、回形針、大頭針、膠水、白板筆、白粉筆等。
(2)特殊用品是指一些特殊類(lèi)型的會(huì )議所需用品和設備。例如，選舉會(huì )議、談判會(huì )議、慶典會(huì )議、展覽會(huì )經(jīng)常需要的特殊用品和設備，如伴奏帶、投票箱、旗幟、儀仗隊、鮮花等。
2、準備會(huì )議用品
(1)檢查空調設備，必要時(shí)做好開(kāi)機準備，一般要在會(huì )議前兩小時(shí)預熱或預冷。
(2)檢查好燈光、擴音設備。
(3)檢查黑板、白板，確保已擦干凈，準備好粉筆、指示棒、板擦等用具。
(4)如有陌生人或外來(lái)人參加會(huì )議，擺放好姓名牌，注意文字大小適當，清楚易認。
(5)在每人座位前擺放紙筆。
(6)多媒體電視需要安放投影機、屏幕、錄音設備等。
(7)如果有選舉、表決、表彰的議程，還需要準備好投票箱、計數設備和獎勵用品。
(8)會(huì )期較長(cháng)的會(huì )議，要安排好茶水飲料，并指定專(zhuān)人服務(wù)。
(9)如果是電話(huà)、廣播會(huì )議，須提前檢查線(xiàn)路，保證音響效果良好。
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