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EXCEL數據錄入技巧
EXCEL大量數據快速錄入技巧
一、表頭的設計處理
首先要自己設計一張工作表。表頭上的表項設置，必須建立在對上級部門(mén)數據庫的認真剖析的基礎之上。如果是傳統的DBF數據庫，當然可以直接在EXCEL中進(jìn)行相關(guān)操作；如果是ACCESS數據庫，經(jīng)過(guò)適當處理，我們也可以在EXCEL2000中對它進(jìn)行操作。實(shí)在不行，那就逐項記錄下所要錄入的數據項，自己設計一個(gè)表頭也是可以的。表頭最好用漢字注明，這樣可以避免錄入時(shí)出現張冠李戴的情形，需要時(shí)再適當調整一下就行了。
二、“查找、替換”和“自動(dòng)更正”功能的巧用
再來(lái)分析一下這些數據：在“畢業(yè)學(xué)�！币粰�，有好多個(gè)學(xué)生畢業(yè)于同一所學(xué)校，重復輸入效率肯定不高。對，有了，先自己定義幾個(gè)字符來(lái)臨時(shí)替代一下各個(gè)學(xué)校的名稱(chēng)（如用“4Z”代表“棗陽(yáng)市第四中學(xué)”，等全部完成后再按“Ctrl+H”把所有的“4Z”全部替換為“棗陽(yáng)市第四中學(xué)”不就行了？
[提示：盡量用一些簡(jiǎn)單好記、易錄入、不會(huì )與其他內容發(fā)生混淆的字符來(lái)執行替換，不過(guò)不要光顧了簡(jiǎn)單好記，否則，你用“4”代替“棗陽(yáng)市第四中學(xué)”試試，做了“全部替換”后可別罵人喲！
如果你連Ctrl+H這一步也想省去，你可以試試EXCEL的“自動(dòng)更正”功能。使用自動(dòng)更正功能，可以簡(jiǎn)化用戶(hù)對大量重復數據的輸入操作，例如可以將上面的“4z”定義更正為“棗陽(yáng)市第四中學(xué)”，定義的方法是：
1.從工具菜單中選擇“自動(dòng)更正”，打開(kāi)自動(dòng)更正對話(huà)框。
2.在“替換”框中輸入數據， 如：“4z”，在“替換為”框中輸入數據，如：“棗陽(yáng)市第四中學(xué)”，單擊“添加”，再單擊 “確定”。
之后，只需在單元格中輸入“4z”兩字，即會(huì )自動(dòng)更正為“棗陽(yáng)市第四中學(xué)”。
三、輸入法的自動(dòng)切換
在輸入數據時(shí)，一張工作表中同時(shí)包含漢字、英文字母和數字，那么對于不同的單元格，輸入時(shí)不斷地切換輸入方式也是人為增加的錄入工作量。只要作一下預處理，便可以使Excel對不同類(lèi)型的單元格實(shí)現輸入法的自動(dòng)切換。
啟動(dòng)Excel 2000，新建一工作簿，取名為“2002.xls”，右鍵單擊工作表標簽“Sheet1”，選擇“重命名”，改名為“學(xué)籍登記表”。先將小張經(jīng)常使用的“智能陳橋輸入法”設為默認漢字輸入法：?jiǎn)螕粲蚁陆堑摹癊n”圖標，選擇“屬性”，在出現的對話(huà)框中選擇語(yǔ)言標簽下的“智能陳橋輸入平臺”，單擊[設為默認值]并確認。按上述設計輸入表頭內容，然后選中“姓名”、“性別”等需要輸入漢字的那些列，在菜單中依次選擇“數據→有效性→輸入法模式”選項卡，在“模式”下拉列表框中選擇“打開(kāi)”，單擊[確定]按鈕（如圖1）。再選擇其他各列，同上操作步驟，調出“輸入法模式”選項卡，在“模式”下拉列表框中選擇“關(guān)閉（英文模式）”，單擊[確定]按鈕即可。
經(jīng)過(guò)這樣簡(jiǎn)單的處理之后，在錄入過(guò)程中，當插入點(diǎn)處于不同的單元格時(shí)，Excel 2000能夠根據我們進(jìn)行的設置自動(dòng)在中英文輸入法間進(jìn)行切換，省去了來(lái)回進(jìn)行中英文切換的麻煩。
四、不定長(cháng)數據的預處理
對于學(xué)生家庭住址這一欄，列寬該如何設置呢？太寬了會(huì )造成表格過(guò)寬左右滾動(dòng)不方便，太窄又怕萬(wàn)一哪個(gè)學(xué)生的地址比較長(cháng)，豈不被它右邊的列給擋住了？不要緊，有兩招都是專(zhuān)門(mén)對付這種情況的：
第一招、在“家庭住址”列上方單擊，選中整列，依次選擇菜單“格式→單元格→對齊”，在“文本控制”下選中“縮小字體填充”復選框（如圖2），單擊[確定]按鈕，調整該列到合適的列寬。這樣如果某個(gè)同學(xué)的地址超過(guò)了單元格的`寬度，Excel能夠自動(dòng)縮小字符的大小把數據調整到與所設列寬一致，以使數據全部顯示在單元格中。即使以后對這些單元格的列寬進(jìn)行了更改，其中的字符也可乖乖地自動(dòng)增大或縮小字號，以適應新的單元格列寬。
第二招、選中“家庭住址”列后，勾選圖2中的“自動(dòng)換行”復選框后，Excel能根據列的寬度和文本內容的長(cháng)度自動(dòng)換行，這樣就不必瞇起眼睛去忍受那些小字了！
五、讓EXCEL也“自動(dòng)編號”
我們都知道，EXCEL的自動(dòng)填充是它的一大特色功能。利用它來(lái)進(jìn)行序號的“自動(dòng)編制”，簡(jiǎn)直就像是量體裁衣一樣方便。一般自動(dòng)填充的方法都是用鼠標左鍵指向填充柄，按住鼠標向下拖動(dòng)完成的（填充柄是位于選定區域角上的小黑塊，將鼠標指向填充柄時(shí)，鼠標的形狀變?yōu)楹谑�。拖�?dòng)填充柄可以將內容復制到相鄰單元格中，或填充日期系列）。如果表格有太多的行，這種方法不便掌握拖動(dòng)的距離。這里介紹一種本人摸索的更簡(jiǎn)單的操作方法：用鼠標左鍵雙擊填充柄。一切OK！注意：這樣做有時(shí)候不能達到預期的填充效果。還必須滿(mǎn)足下列條件：
1、只能縱向填充不能橫向填充。
2、欲填充的列的左(右)相鄰列非空，且中間無(wú)間斷，否則以上填充將在間斷處停止。
3、該方法對文本形式的序列也起作用。
六、自動(dòng)定位小數位
因為有一大批諸如123.5之類(lèi)的學(xué)生成績(jì)需要錄入，如果錄入前先進(jìn)行下面的設置，將會(huì )使你的輸入速度成倍提高（可以不需要輸入小數點(diǎn)）。
單擊“工具”→“選項”→“編輯”選項卡，選中“自動(dòng)設置小數點(diǎn)”復選框，在“位數”微調編輯框中鍵入需要顯示在小數點(diǎn)右面的位數。在此，我們鍵入“1”（如圖3）。單擊“確定”按鈕。
現在，在工作表的某單元格中鍵入“1235”，則在你按了回車(chē)鍵之后，該單元格的數字自動(dòng)變?yōu)椤?23.5”。方便多了吧！此時(shí)如果你在單元格中鍵入的是“89”，則在你結束輸入之后，該單元格中的數字自動(dòng)變?yōu)椤?9.0”。
另外，如果你在“位數”框中輸入一個(gè)負數，比如“-1”，則Excel將在輸入的數字后自動(dòng)添上兩個(gè)“0”。如果要暫時(shí)取消在“自動(dòng)設置小數點(diǎn)”功能中設置的選項，可以在輸入的數據中自帶小數點(diǎn)。利用Excel的“自動(dòng)設置小數點(diǎn)”的功能，對于大量帶有固定小數位的數字，或帶有固定位數的以“0”字符串結尾的數字的輸入，將大大提高編輯速度。
七、讓表格個(gè)性化
為了提高工作效率，越干越起勁，同時(shí)好為了避免錄入時(shí)間過(guò)長(cháng)后出現差錯。選中整個(gè)工作表，單擊格式菜單下的“自動(dòng)套用格式……”，出現“自動(dòng)套用格式”對話(huà)框，選擇一種比較你所喜歡的方案，單擊[選項]按鈕，展開(kāi)對話(huà)框下部的“應用格式種類(lèi)”選項框，為了保持前面的諸多設置，必須去掉“數字”、“對齊”、“邊框”等復選項前的選擇，只復選“字體”和“圖案”兩項，[確定]后完成設置。
[提示：在表格中，給單元格加上不同的顏色和底紋可以增強數據輸入時(shí)的直觀(guān)感覺(jué)，但在黑白打印時(shí)如果連顏色和底紋都打出來(lái)，表格的可視性就大打折扣了
，因此用戶(hù)希望在數據處理時(shí)色彩繽紛，打印時(shí)仍舊是普通的白紙黑字�？梢栽凇拔募辈藛沃羞x擇“頁(yè)面設置→工作表→打印→單元格單色打印”，這樣打印的表格就是普通的黑白表格了。
一切準備就緒，下面就可以開(kāi)始錄入了。
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