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零售企業(yè)的信息管理架構
零售企業(yè)管理層對于外在環(huán)境應該有一個(gè)清晰的認識和判斷，動(dòng)態(tài)環(huán)境中的統一認識將有助于企業(yè)獲取更大的企業(yè)效益。企業(yè)不同階段經(jīng)營(yíng)戰略的制定與外在環(huán)境的匹配程度將直接影響到企業(yè)效益，動(dòng)態(tài)戰略匹配外在環(huán)境有利于企業(yè)優(yōu)化資源配置，減輕外在惡劣環(huán)境對原先制定目標實(shí)現可能性的沖擊。因此，零售企業(yè)信息管理架構內外適應度與績(jì)效是直接掛鉤的，并呈現正相關(guān)關(guān)系。
一、零售企業(yè)信息管理的構架組成
對現在的零售企業(yè)而言，信息化管理系統已經(jīng)逐步取代了傳統零售企業(yè)中以紙質(zhì)為主的交易結算方式。零售企業(yè)的信息管理框架主要包括五個(gè)方面內容，即電子定貨系統(Electronic Ordering System， EOS)、銷(xiāo)售點(diǎn)管理系統(Point Of Sales System， POS)、商業(yè)增值網(wǎng)絡(luò )(Value Added Network VAN)、電子數據交換(Electronic Data Inter-change， EDI)和自動(dòng)化配送中心(Distribution Center， DC)，下面將分別對其進(jìn)行詳細描述。
1.電子定貨系統(Eos)。電子訂貨系統就是指實(shí)地銷(xiāo)售時(shí)對已買(mǎi)產(chǎn)品進(jìn)行訂單記錄，并及時(shí)通過(guò)網(wǎng)絡(luò )傳至所對應的總部匯總，匯總后把客戶(hù)所拍的訂單數據傳輸到實(shí)際配送地，然后配送地負責人一對一核實(shí)進(jìn)行派發(fā)，零售店經(jīng)過(guò)驗收后制定進(jìn)貨單的系統。從應用領(lǐng)域來(lái)講，EOS除了可用于零售業(yè)企業(yè)內部補充訂貨系統外，在批發(fā)業(yè)、制造商企業(yè)也得到廣泛應用。
采用EOS定貨系統可產(chǎn)生如下四點(diǎn)效益：
(1)大大縮短了訂單發(fā)貨時(shí)間，節約了生產(chǎn)和物流成本，降低了由于人為因素產(chǎn)生額外錯誤率。
(2)加速了零售企業(yè)信息系統的運轉效率，方便了各子系統之間數據共享和傳送，細化了企業(yè)物流和經(jīng)營(yíng)效益信息。
(3)可有效減少零售企業(yè)出現的庫存積壓?jiǎn)?wèn)題，防止商品(特別是暢銷(xiāo)商品)缺貨現象的發(fā)生，同時(shí)也能提高庫存管理效率。
(4)有利于經(jīng)銷(xiāo)商或分銷(xiāo)商對產(chǎn)品所受的歡迎程度做出合理評估，不斷調整自身生產(chǎn)戰略，實(shí)時(shí)觀(guān)察滯銷(xiāo)和暢銷(xiāo)產(chǎn)品。
2.售點(diǎn)管理系統(Pos)。銷(xiāo)售點(diǎn)的管理系統主要是指通過(guò)利用網(wǎng)絡(luò )技術(shù)，把售點(diǎn)實(shí)際銷(xiāo)售情況以數據形式傳送到企業(yè)總部，幫助廠(chǎng)家和經(jīng)銷(xiāo)商進(jìn)行產(chǎn)品生產(chǎn)或進(jìn)購工作的系統。其基本構成包括POS系統、條形碼系統、分析系統，前兩者相互結合以采納第一線(xiàn)實(shí)時(shí)銷(xiāo)售數據為主要任務(wù)，后臺分析系統則主要對數據進(jìn)行模式化處理，為企業(yè)決策者提供相關(guān)數據分析圖。
POS系統的突出特點(diǎn)主要有三個(gè)：(1)方便對售點(diǎn)銷(xiāo)售信息進(jìn)行及時(shí)回收，方便管理者協(xié)調商品架構和進(jìn)貨工作。(2)ABC分析處理法可方便商家更好的管理產(chǎn)品庫存。(3)定貨管理。POS系統的科學(xué)運用可以獲取精準、實(shí)用、便捷的信息資料，方面決策者做出行動(dòng)策略。
3.電子數據交換(EDI )。電子數據的交換是指企業(yè)把原來(lái)充當交易的紙質(zhì)數據資料換成電子表格的形式，彼此之間進(jìn)行交換傳送，讓企業(yè)間交易流程更加方便迅速。在零售企業(yè)里，傳送中心與一線(xiàn)銷(xiāo)售地點(diǎn)進(jìn)行各種統計數據的傳輸，紙質(zhì)單逐漸脫離人們的視野，市場(chǎng)運轉效率大幅度提升。
4.商業(yè)增值網(wǎng)絡(luò )(VAN)。商業(yè)增值網(wǎng)絡(luò )的主要特性就是服務(wù)。在零售企業(yè)中，EOS、POS、EDI等都有很大一部分數據需要進(jìn)行及時(shí)處理，資料之間的傳送也同樣需要投入大筆的人力、物力、財力，并非一般企業(yè)所能承受。所以，VAN應勢而生。VAN主要是通過(guò)運用電信公共網(wǎng)絡(luò )進(jìn)行數據傳送，在彼此實(shí)際交易過(guò)程中，不直接參與，只是提供確認交易界面。每次客戶(hù)發(fā)送EDI單證給零售商時(shí)，VAN網(wǎng)會(huì )主動(dòng)對EOS買(mǎi)賣(mài)雙方的關(guān)系進(jìn)行確認，只有交易關(guān)系被認定屬實(shí)后才能進(jìn)行下一步操作，否則交易取消。對交易關(guān)系審核后也需要檢查EDI的單證樣本，只有單證樣本也被彼此認定有效時(shí)，才能進(jìn)行后續數據傳送。交易核實(shí)過(guò)程會(huì )對每筆交易進(jìn)行定時(shí)保存，方便客戶(hù)后期進(jìn)行咨詢(xún)查閱。
5.自動(dòng)化配送中心(DC)。自動(dòng)化配送系統主要是針對部分客戶(hù)量少樣多的需求制定，運用最經(jīng)濟的方式去接通上下通路。自動(dòng)化配送包含自動(dòng)物流中心、運送貨車(chē)實(shí)時(shí)追蹤、貨箱自動(dòng)分類(lèi)等等。自動(dòng)化配送中心主要提供的服務(wù)包括對個(gè)體店消費形態(tài)進(jìn)行分析，對一線(xiàn)銷(xiāo)售數據的分析、對供應商和消費者供給購買(mǎi)傾向的分析，為廠(chǎng)家協(xié)調生產(chǎn)線(xiàn)、研發(fā)新產(chǎn)品提供了很好的借鑒。
二、零售企業(yè)信息管理構架的優(yōu)勢及現存問(wèn)題分析
1.零售企業(yè)信息管理系統建設存在的優(yōu)勢。零售企業(yè)信息管理系統存在著(zhù)決策靈活、自身結構扁平等特點(diǎn)，并且信息技術(shù)日趨成熟，這些因素為零售企業(yè)的信息管理系統建設提供了優(yōu)勢。具體總結如下：
(1) 規模和業(yè)務(wù)相對較小。目前國內零售企業(yè)規模相對較小，主要包含進(jìn)貨和銷(xiāo)售業(yè)務(wù)，主要任務(wù)是尋求市場(chǎng)，匹配合適的管理軟件，這些管理軟件需滿(mǎn)足簡(jiǎn)單，及時(shí)實(shí)現應用等特點(diǎn)，這樣的需求對零售企業(yè)資金要求較小，建設費用較低，不用涉及深層次的大企業(yè)財務(wù)流程管理。
(2) 扁平化組織結構。扁平化的組織結構在國內零售企業(yè)中占有重要位置，具有資金規模小、從業(yè)人員少、市場(chǎng)適應力快，方便管理等優(yōu)勢，管理深度較淺，范圍較大。因此，一旦企業(yè)管理者認識到信息化能夠在很大程度上降低生產(chǎn)成本，提高生產(chǎn)效率，提升企業(yè)管理水平，企業(yè)信息化建設的積極性便會(huì )增大。因此，企業(yè)信息化建設能被很好的執行和貫徹。
(3) 政府政策的支持。相關(guān)政府文件顯示，國家財政部門(mén)最近幾年將加大對各地零售企業(yè)建設的投入，著(zhù)力營(yíng)造良好的零售企業(yè)市場(chǎng)競爭環(huán)境。國家對于企業(yè)信息化建設的支持主要是通過(guò)法律文件來(lái)保護，包括對零售企業(yè)產(chǎn)品知識產(chǎn)品的保護，對計算機網(wǎng)絡(luò )信息技術(shù)的保護，對軟件應用市場(chǎng)的約束等等 ，著(zhù)重去解決網(wǎng)上資金支付安全問(wèn)題，加強對于電子合同的審核制度，提供給零售企業(yè)一個(gè)不錯的信息化發(fā)展環(huán)境。
2.零售企業(yè)信息管理構架現存的問(wèn)題分析。(1) 信息系統建設資金約束。零售企業(yè)對于內部信息化建設的投入資金一般是在百分之零點(diǎn)三到百分之零點(diǎn)五左右，資金的缺乏使其投入比例仍不夠高，很難達到預計效果。另外，以抵押擔保貸款為主的零售企業(yè)生存率較低，信譽(yù)值小，融資渠道少，難度大，自身技術(shù)實(shí)力的約束也導致其信息化建設資金投入力度匱乏，與西方國家零售企業(yè)相比，國內在這方面還存有一定差距。也正因為資金的約束，企業(yè)往往會(huì )考慮更為重要的投資渠道，一般很少拿出足夠的資金用于信息化建設，即使對此有投入，投入的資金量也不會(huì )太多。 (2) 零售企業(yè)管理較落后，變動(dòng)大。在巨大的市場(chǎng)競爭壓力面前，諸多零售企業(yè)仍然停留在原先的營(yíng)銷(xiāo)管理模式中，并沒(méi)有意識到信息技術(shù)的重要性，決策層對于企業(yè)信息化建設能提高企業(yè)市場(chǎng)競爭力、規范企業(yè)內部管理化水平、使企業(yè)降低成本等認識仍不足，對企業(yè)進(jìn)行信息化建設的積極性不高。
(3) 缺乏專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人才。目前國內諸多零售企業(yè)很大程度上缺乏熱愛(ài)信息化工作，并且熟悉網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的領(lǐng)導人才，缺乏對于項目的整體規劃，宏觀(guān)制定和管理人才缺乏，既懂技術(shù)又懂應用的復合型人才不多，這些零售企業(yè)很難找到合適的IT行業(yè)高級技術(shù)人才，對一個(gè)成功的企業(yè)來(lái)說(shuō)，人才是關(guān)鍵，因此，會(huì )很大程度上制約企業(yè)的發(fā)展。
(4) 缺乏合適的個(gè)性化信息系統方案。由于每個(gè)零售企業(yè)歷史背景不同，因此，具體的信息化建設需求也多有不同，所以不能完全照搬其他企業(yè)的信息管理系統建設，而是需要量身定制，根據企業(yè)實(shí)際情況建立一套屬于本企業(yè)的個(gè)性化方案，。但是，由于國內零售企業(yè)資金實(shí)力的約束，對于信息化建設投入力度尚存很大差距，在尋求符合自身信息化方案上過(guò)程中常常出現失誤。
三、對零售企業(yè)信息管理構架現存問(wèn)題的建議
嚴峻的市場(chǎng)環(huán)境使得國內零售企業(yè)開(kāi)始走向粗放式和惡性循環(huán)的怪圈，盈利也隨之越減越少。零售企業(yè)決策者應正確認識此行業(yè)在國內的發(fā)展趨勢，從而正確制定所在企業(yè)未來(lái)的發(fā)展策略，根據企業(yè)自身實(shí)際情況不斷加大對于IT層面的投資，認識到信息化應用水平對于提升企業(yè)核心競爭力的重要作用。應盡快考慮后臺信息處理階段發(fā)展的重要性，將企業(yè)信息化管理建設重點(diǎn)從目前的POS系統延伸到供應鏈智能系統應用建設，爭取盡快建設出高效率，高收益的信息系統。除此之外，還應充分重視信息安全方面的問(wèn)題，確保零售信息系統安全平穩的發(fā)展運行應從以下幾個(gè)方面入手，具體建議如下：
(1)加強決策者對信息化管理的重視，建立健全規章制度。首先，必須讓各零售企業(yè)的決策者對信息化管理系統建設引起充分重視，加大對信息技術(shù)方面的投入。除此之外，還應加強安全教育培訓，提升員工職業(yè)素養，確保安全措施，強化法制觀(guān)念和安全意識，責任明確，完善安全技術(shù)，逐步培養出一支有戰斗力和嚴明紀律的職工團隊，這應成為我國零售企業(yè)的一項重要工作。另外，企業(yè)應該定期開(kāi)設員工培訓課，不斷完善員工對于自身崗位的認識，增強安全責任意識，在員工思想上做大量的細致工作，達到由被動(dòng)轉化為主動(dòng)的目標。尤其是對于信息系統維護的知識培訓，防止一些不安全因素侵入企業(yè)系統造成損失，最大限度的避免人和財的不必要損失。
(2)設立標準配置的計算機機房。企業(yè)網(wǎng)絡(luò )核心物件基本都存放于計算機機房中，在機房設置之初就要考慮到后續的安全問(wèn)題，包括斷電后的雙路供電系統，預防雷火的滅火措施，方便快捷的物件擺放等，并且針對企業(yè)核心文件，一定要存有備份，以免發(fā)生不可抗拒因素引起損失。
(3)服務(wù)器配置要精良。服務(wù)器是信息管理系統中最重要的部件，掌握著(zhù)數據庫的“生殺大權”，肩負著(zhù)對企業(yè)數據的存貯和處理職能。因此，要想保證企業(yè)網(wǎng)絡(luò )處于安全位置，就首先要保證服務(wù)器不受侵害，甚至可設置雙臺服務(wù)器，防止一臺損壞時(shí)，系統停止運轉。
(4)對網(wǎng)絡(luò )的合理規劃。當下，接收終端的多樣化發(fā)展致使零售企業(yè)信息系統面臨安全隱患，員工素質(zhì)不一，接收方式多種多樣。因此，信息負責人必須重點(diǎn)關(guān)注局域網(wǎng)的管理與安全監控問(wèn)題。通過(guò)杜絕內網(wǎng)電腦通過(guò)雙網(wǎng)卡、撥號等方式非法外聯(lián)，限制移動(dòng)存儲設備和移動(dòng)電腦隨意接入內網(wǎng)，制定統一有效的安全策略，可以有效保證外網(wǎng)與內網(wǎng)的隔離度�？梢圆捎昧髁靠刂葡到y，一旦發(fā)現企業(yè)內部出現數據交換異�，F象，及時(shí)進(jìn)行調查或執行切斷措施，定期更新系統中的殺毒軟件，定期檢測系統出現的可漏洞，根據實(shí)際情況對系統軟件進(jìn)行升級。另外，企業(yè)內部各個(gè)管理層之間所擁有的網(wǎng)絡(luò )權限要設置約束，達到相輔相成而互不干涉的目的。
(5)做好思想和技術(shù)準備工作。企業(yè)里面主要決策層領(lǐng)導要有大局意識，應充分認識到信息系統的實(shí)施是一項宏大的工程，對企業(yè)整條產(chǎn)業(yè)鏈的產(chǎn)入產(chǎn)出、施工周期、投資成本、遠近目標等都要有一個(gè)清醒的認識，注重信息系統測試階段與實(shí)際應用階段的不同，以及新舊系統過(guò)渡過(guò)程所帶來(lái)的麻煩。系統維護和安全工作要注重崗位人員經(jīng)驗的寶貴，對于不可抗拒的非技術(shù)因素要盡量避免。因此，信息系統的正式實(shí)施不僅要有快很準的干勁，也要做好系統轉化工作所帶來(lái)的思想變化。除此之外，不僅要對全體員工進(jìn)行全方位素質(zhì)培訓，也要成立專(zhuān)家小組對企業(yè)下達的任務(wù)進(jìn)行及時(shí)指定完成，以完成對各項信息的重新組合。對于網(wǎng)絡(luò )規劃等基礎性工作，要及時(shí)處理，也應考慮成立屬于企業(yè)自己的網(wǎng)管中心，進(jìn)一步增強系統安全和企業(yè)管理。
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