中層管理者之時(shí)間管理

　　現代管理大師彼德德魯克說(shuō):“不能管理時(shí)間,便什么都不能管理�！笨梢�(jiàn),良好的時(shí)間管理是正確的管理的基礎。作為高校運行最重要的工作承擔者之一的中層管理者,其工作通常涉及到學(xué)校各個(gè)不同機構,工作繁雜,而且每項工作都有一定的完成時(shí)限,使得他們在面對越來(lái)越大的工作壓力時(shí),往往會(huì )因為缺乏時(shí)間管理的概念或時(shí)間管理不善而影響工作效率和工作質(zhì)量。

　　時(shí)間管理的概念

　　愛(ài)因斯坦認為“時(shí)間實(shí)際上是鐘的讀數”,《辭�！穼�時(shí)間解釋為“有起點(diǎn)和終點(diǎn)的一段時(shí)間或它的某一點(diǎn)。以地球自轉一周24小時(shí)為根據”。從管理學(xué)的角度,時(shí)間具備以下四個(gè)特性:一、供給無(wú)彈性:時(shí)間與其他任何資源最大的不同在于時(shí)間的供給量是固定不變的,不會(huì )增加、也不會(huì )減少;二、無(wú)法蓄積:時(shí)間不可以被積蓄儲藏,不論主觀(guān)意愿為何,都必須消費時(shí)間;三、無(wú)法取代:時(shí)間是任何活動(dòng)所不可缺少的基本資源,是無(wú)法取代的;四、無(wú)法失而復得:時(shí)間一旦流逝,則永遠無(wú)法挽回。

　　時(shí)間雖然具備以上的特性,但是我們可以通過(guò)對時(shí)間的有效管理,來(lái)提高對時(shí)間的利用率,進(jìn)而提高工作效率。管理學(xué)者杰克弗納對時(shí)間管理的定義是:有效地應用時(shí)間這種資源,以便我們有效地達成個(gè)人的重要目標。在管理學(xué)領(lǐng)域,時(shí)間管理是個(gè)人管理理論的一部分,其涵義是如何面對時(shí)間的流動(dòng)而進(jìn)行自我管理,將過(guò)去作為改善現在的參考,把未來(lái)作為現在努力的方向,而好好把握現在。簡(jiǎn)而言之,時(shí)間管理的本質(zhì)是個(gè)人管理,是時(shí)間使用者自我的一種管理,指個(gè)體為了有效地利用時(shí)間資源所進(jìn)行的計劃和控制活動(dòng)。

　　高校中層管理者時(shí)間管理存在的誤區

　　所謂時(shí)間管理的誤區,是指導致時(shí)間浪費的各種因素。目前高校中層管理者對于時(shí)間管理存在以下誤區:

　　工作規劃缺乏。工作規劃是確保主動(dòng)、合理支配時(shí)間的基本要素,利用規劃可以有意識地支配工作行為,提高工作效率。相當一部分高校中層管理者沒(méi)有進(jìn)行制定和調整工作規劃的習慣,由于工作缺乏合理規劃,導致他們在工作中往往存在工作目標不明確,重點(diǎn)不突出的問(wèn)題。

　　組織管理不力。適當有序的組織管理可以調動(dòng)下級的積極性,整合資源,使工作發(fā)揮最大效益,使管理者自己的主要精力和時(shí)間放在更重要的事情上。而部分高校中層管理者存在著(zhù)工作職責不清,工作權限不明確,工作內容重復,與下級溝通不暢,不善于授權,花費大量時(shí)間于具體事務(wù),日常管理混亂等問(wèn)題。

　　時(shí)間觀(guān)念不強。高校中層管理者事務(wù)繁雜,工作頭緒多,通常由于不擅處理不速之客和無(wú)端電話(huà)的打擾,陷入“文山會(huì )�！�,突發(fā)事情出現等原因,處理工作時(shí)往往習慣拖延時(shí)間,不能在規定的時(shí)間內完成相應工作,造成工作效率低下。

　　紀律意識淡薄。由于個(gè)人缺乏紀律意識,工作缺乏責任感,部分高校的中層管理者表現出工作態(tài)度消極,工作主動(dòng)性不強,做事拖拖拉拉,遇事怨天尤人等問(wèn)題。

　　高校中層管理者如何進(jìn)行時(shí)間管理

　　對高校中層管理者如何進(jìn)行時(shí)間管理的研究分析必須是在對時(shí)間管理的基本原則的認識和學(xué)習的基礎之上進(jìn)行。時(shí)間管理的基本原則可以概括為以下六項:設立明確目標、制定有效計劃、分清輕重緩急、有序組織工作、合理分配時(shí)間、進(jìn)行充分授權以及遵守規則紀律。高校中層管理者大多是學(xué)校的教學(xué)科研骨干,同時(shí)承擔著(zhù)繁重的管理工作,有效的時(shí)間管理對他們尤其重要。

　　設立明確目標,制定有效計劃。在制定目標前,首先要了解自己的時(shí)間使用習慣,做好時(shí)間日志,詳細記錄自己每天的時(shí)間是怎樣花掉的,這也是時(shí)間管理的開(kāi)始。通過(guò)時(shí)間記錄,找到浪費時(shí)間的根源,有針對性地進(jìn)行調整改變,形成良好的時(shí)間使用習慣,這是制定和實(shí)現目標的先決條件。

　　在了解了自己的時(shí)間使用狀況后,才能制定工作目標。而一個(gè)完整的目標必須是具體的,可達到的,這樣目標才能發(fā)揮它的指導性作用;目標必須是可衡量的,任何一個(gè)目標都應有可以用來(lái)衡量目標完成情況的標準;目標的制定一定要與自己的工作和時(shí)間使用狀態(tài)具有相關(guān)性;任何一個(gè)目標的設定都應該考慮時(shí)間的限定,因此目標一定要是基于時(shí)間的。

　　在確定了目標之后,就可以根據目標制定合理有效的計劃,這是進(jìn)行時(shí)間管理的第一步。而制定一項合理的計劃大致分為以下幾個(gè)步驟:探尋完成目標的各種途徑,確定最佳的完成方式;將最佳完成方式細化為每月、每周、每日的行程表,并加以執行; 定期檢查細化目標的完成情況;調整行程表,保證最終目標實(shí)現的可行性;制定應急措施,幫助應對意外情況。

　　分清輕重緩急,有序組織工作。高校中層管理者的工作往往比較繁雜,涉及到學(xué)校發(fā)展的方方面面,要在繁雜的工作中抓住重點(diǎn),就必須按照工作的“輕重緩急”來(lái)組織安排工作。需要強調的是,在考慮工作的優(yōu)先順序時(shí),應先考慮事情的“輕重”,再考慮事情的“緩急”。 “時(shí)間的四象限法”是個(gè)很好的工具。

　　“時(shí)間的四象限法”是美國管理學(xué)家科維提出的,這一理論把工作按照重要和緊急兩個(gè)不同的程度進(jìn)行了劃分,基本上可以分為四個(gè)“象限”:既緊急又重要、重要但不緊急、緊急但不重要、既不緊急也不重要。一般人認為第一象限重要且緊急的事要馬上做,其次是做第二象限重要但不緊急的事。但科維提出的時(shí)間管理理論的重點(diǎn)是把主要的精力和時(shí)間集中地放在第二象限重要但不緊急的工作上,此類(lèi)工作往往影響深遠,如不及時(shí)處理,就會(huì )變?yōu)榈谝幌笙薰ぷ�。管理者如果過(guò)于關(guān)注第一象限的工作,會(huì )使人長(cháng)期處于高壓力的工作狀態(tài)下,經(jīng)常忙于收拾殘局和處理危機,很容易使人精疲力竭,不利于提高工作效率。所以,管理者平時(shí)應多投入一些時(shí)間在第二象限工作,縮小第一象限范圍。一個(gè)人的時(shí)間和精力都是有限的,對于不重要的事情,能不做就先不做。第三象限是緊急但不重要的事,這類(lèi)事情看似緊急,需要馬上處理,但屬于不重要的事,對此類(lèi)事情要學(xué)會(huì )拒絕。對于第四象限不重要也不緊急的事,要學(xué)會(huì )舍棄,盡量不去做。

　　合理分配時(shí)間,進(jìn)行充分授權。高校中層管理者的工作往往具有“承上啟下”的性質(zhì),因此,增強其時(shí)間管理能力往往要體現在明確工作職責和范圍、安排不被干擾時(shí)間、充分合理授權等幾個(gè)方面。

　　首先,明確工作職責和范圍。對于高校中層管理者來(lái)說(shuō),所面臨的工作可以分為三類(lèi):一類(lèi)是職責所在而責無(wú)旁貸的;另一類(lèi)雖然也是職責所在,但要求本身是不合理的;還有一類(lèi)是職責范圍以外的。因此在接受工作任務(wù)之前首先要對工作的性質(zhì)進(jìn)行分析,明確其是否屬于自己的職責范圍,接受這一工作對實(shí)現目標是否有益等因素后再做出是否接受的選擇。如果勉強接受了本該由其他部門(mén)承擔的工作,一方面犧牲了自己的時(shí)間,打亂了自己的計劃,另一方面也不利于學(xué)校整體目標的實(shí)現。其次,安排不被干擾時(shí)間。不被干擾時(shí)間就是針對某項具體的工作而安排的一段相對完整的不間斷時(shí)間。由于高校中層管理者在工作時(shí)經(jīng)常會(huì )受到上級或下級的打擾,在進(jìn)行某項具體工作時(shí),該工作經(jīng)常處于不斷的啟動(dòng)、停止、再啟動(dòng)、再停止的循環(huán)。這就使得工作的有效時(shí)間難以保證。安排不被干擾時(shí)間對此很有幫助。安排不被干擾時(shí)間要遵守以下基本規則:不接聽(tīng)或打出電話(huà);不見(jiàn)訪(fǎng)客也不拜訪(fǎng)他人;不做不需要的談話(huà)及轉移;不做與計劃內工作無(wú)關(guān)的其他工作。第三,充分合理授權。授權是“將特定的工作任務(wù)和職責由一個(gè)人轉交給另一個(gè)人,特別是由上級轉交給下級的過(guò)程�！比魏我晃桓咝Ｖ袑庸芾碚叨疾豢赡塥氉酝瓿杀静块T(mén)的所有工作,需要將一些事情指派或授權給下級,這本質(zhì)上是一種整體和部分的劃分,管理者的職責是保證各個(gè)部分目標的執行和實(shí)現,來(lái)實(shí)現整體目標。在這個(gè)過(guò)程中,高校中層管理者一方面要對被授權者信任,調動(dòng)其主動(dòng)性,充分授權;另一方面,必須重視監督和檢驗,保證被授權者的工作符合制定的目標。以實(shí)際工作中,工作任務(wù)往往會(huì )因為意外因素導致完成時(shí)間超出預期,而授權部分的工作延誤會(huì )被擴大影響到最終目標的完成。 因此,對每一項工作規定嚴格的完成期限,并要求被授權者在限定時(shí)間內報告工作處理結果,管理者據此和被授權者及時(shí)溝通,分析原因,調整計劃,授權效果會(huì )更為有效。

　　遵守規則紀律,加強結果監督。因為有紀律,才有秩序,才會(huì )有效率。工作缺乏責任感,工作態(tài)度不認真,做事拖拖拉拉通常都是缺乏紀律意識導致的。因此,在高校中層管理者的時(shí)間管理中,同樣需要強調規則與紀律。遵守規則紀律的核心體現在三個(gè)方面: 一、目標,在進(jìn)行具體工作的時(shí)候,不管外界因素的干擾和計劃的調整,一定要明確工作的目標是什么; 二、時(shí)間,計劃執行要有嚴格的時(shí)間限制,即使外部沒(méi)有規定截止的日期,自己也要樹(shù)立一個(gè)何時(shí)完成的目標; 三、調整,實(shí)時(shí)跟蹤工作的時(shí)間進(jìn)度,及時(shí)發(fā)現存在的問(wèn)題,及時(shí)修改計劃,將影響縮小在最小范圍內。四、激勵,對工作的完成情況進(jìn)行必要的檢查,獎懲分明,用紀律對行為進(jìn)行規范約束

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