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文秘基礎之會(huì )議紀要格式與例文
文秘的主要工作之一是寫(xiě)作，本文為大家提供寫(xiě)作基礎指導，歡迎大家閱讀借鑒。
(一)含義和功用
“會(huì )議紀要”，是“適用于記載、傳達會(huì )議情況和議定事項”的公文文體。
(二)性質(zhì)和用法
“會(huì )議紀要”是把會(huì )議整個(gè)情況和結果簡(jiǎn)要地記下整理成文以發(fā)布出去的一種會(huì )議性公文。紀要的性質(zhì)由會(huì )議性質(zhì)決定：一種是決定性紀要，實(shí)際是決策，要求下級貫徹;一種是協(xié)議性紀要，要求協(xié)議或有關(guān)方面共同遵守，或者交流經(jīng)驗、討論工作，或者是立此存照的。
有些重要會(huì )議，可以用決議、決定等公文鄭重發(fā)布議決的問(wèn)題;有些較為一般的會(huì )議，則可以采用會(huì )議紀要的形式上呈下達或公諸報端。
會(huì )議紀要，可以由會(huì )議直接上呈下達還可以由會(huì )議的主持機關(guān)加按語(yǔ)下達。也可以上呈后經(jīng)上級領(lǐng)導機關(guān)或主管部門(mén)加“通知”批轉下達。
(三)主要類(lèi)型及其一般格式和寫(xiě)法
會(huì )議紀要因會(huì )議的性質(zhì)、任務(wù)和具體情況的不同而不同。主要有兩種，從寫(xiě)作的角度看，恰是需要區分的兩種類(lèi)型。
1.一種是例會(huì )、辦公會(huì )議的紀要
這是機關(guān)研究日常工作和日常事務(wù)的會(huì )議。一般有固定時(shí)間，如每周一、二次或半月、一月一次。有相對固定的出席者。如部長(cháng)辦公會(huì )，市長(cháng)辦公會(huì )，校委辦公會(huì )，局務(wù)辦公會(huì )等等。這類(lèi)會(huì )議的紀要，往往辦成長(cháng)期的，類(lèi)似簡(jiǎn)報。大體格式如下頁(yè)：
下述各項也可以用連貫的文字寫(xiě)出，寫(xiě)法大致同于下面專(zhuān)題性會(huì )議紀要，只是簡(jiǎn)單一些。有時(shí)可在機關(guān)版頭下以正式公文形式發(fā)布。
××××局辦公會(huì )紀要
第×期×辦公廳編
二0××年×月×日
時(shí)間：
地點(diǎn)：
主持人：
出席人：
列席人：
會(huì )議議決事項：
(只解決一項問(wèn)題的，寫(xiě)出其結論性決定即可，解決一系列問(wèn)題的，按議題討論順序逐項寫(xiě)下。)
有的較小的機關(guān)單位，只有一個(gè)長(cháng)期性的“文件集”，如《××市委黨校文件》，會(huì )議紀要可以加標題副標題(如，《我校落實(shí)知識分子政策的幾項新措施——第×次校長(cháng)辦公會(huì )議紀要》)在上面刊載以上呈下達。
2.另一種是專(zhuān)題性、大型會(huì )議的紀要
這是主要的會(huì )議紀要，其寫(xiě)法有一個(gè)大體的規格。通常是由標題、正文、文尾構成，其中正文由開(kāi)頭、主體、結語(yǔ)構成。
(1)標題
一種是簡(jiǎn)括標明議決的問(wèn)題，這種也還可加副題寫(xiě)明什么單位什么性質(zhì)的會(huì )議紀要。參看下面簡(jiǎn)析的例文。另一種是嚴肅樸實(shí)地寫(xiě)下何種會(huì )議紀要，讓人一目了然，如《西藏工作座談會(huì )紀要》，《XX、XX兩省座談會(huì )紀要》等。標題下面注明日期。
(2)正文
正文寫(xiě)什么、何先何后、語(yǔ)氣口吻，既有一般的格局，又有變化的余地。
開(kāi)頭，寫(xiě)基本情況。即開(kāi)會(huì )的動(dòng)因，依據什么指示或實(shí)際情況，目的是解決什么問(wèn)題;時(shí)間、地點(diǎn)，會(huì )議全稱(chēng)，與會(huì )范圍及主要負責人，來(lái)了什么領(lǐng)導人有什么指示、講話(huà);會(huì )議的基本議程和主要活動(dòng)，會(huì )議結果及對它的評價(jià)。
主體，寫(xiě)會(huì )議的主要精神。對過(guò)去工作的評述和會(huì )議討論的工作的意義;今后工作的指導思想和原則精神;工作要求和具體措施。
結語(yǔ)，一般是發(fā)出號召，鼓舞人心、展望未來(lái)的。有的可以不寫(xiě)。
整個(gè)紀要的口吻，用“會(huì )議”作主語(yǔ)，即“會(huì )議認為”，“會(huì )議強調”，“會(huì )議聽(tīng)取了”，“會(huì )議討論了”，“會(huì )議決定”，“會(huì )議指出”……’
(3)文尾
除公開(kāi)發(fā)布外，作為文件發(fā)布或上送下達，要按公文要求或前加發(fā)布件如“通知”，注明主送、抄送、發(fā)送的范圍。會(huì )議紀要不用印章。
上述格局，我們姑且叫做“常格”吧�！度珖y戰工作會(huì )議紀要》(見(jiàn)《三中全會(huì )以來(lái)重要文獻選編》下冊第1148頁(yè))就是這樣。
會(huì )議紀要的格式也不是僵死不變得，完全可以根據內容和情況變化，就是說(shuō)，允許有各種“變格”。像《全國農村工作會(huì )議紀要》(見(jiàn)《三中全會(huì )以來(lái)重要文獻選編》第1002頁(yè))就是一種。它并沒(méi)有寫(xiě)會(huì )議概況，一上來(lái)就簡(jiǎn)括地寫(xiě)了黨的農村政策貫徹以后農村形勢發(fā)展很快，提出了一些新問(wèn)題，必須及時(shí)有效地加以解決。接著(zhù)轉入正題，從五個(gè)方面用二十五條把會(huì )議關(guān)于解決這些新問(wèn)題的決定記下。這樣加二級標題又統一分條款的辦法，便于領(lǐng)會(huì )、記憶，適于內容廣泛、涉及農村的紀要。當然，也還可以只分部分不用小標題，甚或一直寫(xiě)下來(lái)。
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