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如何提高秘書(shū)寫(xiě)作能力
寫(xiě)作能力是秘書(shū)的一項基本素質(zhì)，也是衡量秘書(shū)工作的重要標準。如何提高秘書(shū)寫(xiě)作能力，本文擬談一孔之見(jiàn)。
一、注重寫(xiě)作基本功訓練。
秘書(shū)寫(xiě)作能力的高低決定著(zhù)服務(wù)質(zhì)量的好壞，而寫(xiě)作能力的關(guān)鍵在于基本功。綜合起來(lái)講，基本功可用“聽(tīng)、讀、記、寫(xiě)”四個(gè)字來(lái)概括。
“聽(tīng)”，就是認真聽(tīng)取領(lǐng)導講話(huà)主要精神，把領(lǐng)導的工作思路、工作經(jīng)驗、具體要求記錄下來(lái)；認真聽(tīng)取各部門(mén)領(lǐng)導的匯報，把各部門(mén)的基本情況、工作進(jìn)展情況、存在的問(wèn)題和工作建議記錄下來(lái)；認真聽(tīng)取側重服務(wù)的領(lǐng)導、辦公室領(lǐng)導和分管領(lǐng)導關(guān)于起草文件、報告的要求、思路并記錄下來(lái)，必要時(shí)可征求一下其他秘書(shū)的意見(jiàn)。
“讀”，就是多閱讀報刊雜志，從中了解和掌握國家的方針政策、各地區落實(shí)方針政策的具體措施；多閱讀上級重要文件和領(lǐng)導講話(huà)，充分把握上級的有關(guān)要求；多閱讀本地區領(lǐng)導的重要講話(huà)，掌握本地區經(jīng)濟和社會(huì )各項工作的思路、重點(diǎn)及具體工作措施；多閱讀部門(mén)領(lǐng)導的調查報告、情況反映和有關(guān)信息，深入了解掌握各部門(mén)的實(shí)際情況、存在問(wèn)題、工作打算。
“記”，就是做好會(huì )議記錄、學(xué)習筆記，關(guān)鍵是要把主要工作的思路、措施和取得的成效牢記在心，把各項主要經(jīng)濟指標完成情況及原因熟記于心，為起草文件和講話(huà)打基礎。
“寫(xiě)”，就是起草文稿的過(guò)程。在寫(xiě)作基本功中，聽(tīng)、讀、記是基礎，都是為“寫(xiě)”服務(wù)的。
想寫(xiě)好，首先要學(xué)會(huì )定思路，也就是定提綱，這是寫(xiě)作的關(guān)鍵。公文寫(xiě)作同文學(xué)創(chuàng )作有很大區別，不同的文種都有固定格式，這適用于國家確定的15個(gè)文種，在起草領(lǐng)導講話(huà)、匯報材料、發(fā)言提綱時(shí)，雖然也有一定格式，但不是固定不變的，要根據會(huì )議要求，領(lǐng)導意圖和實(shí)際工作需要而定。其次要注重內容的選取�？偨Y時(shí)要客觀(guān)真實(shí)、全面詳細，多用數字和事實(shí)說(shuō)話(huà)；分析時(shí)要準確、有針對性和前瞻性；部署時(shí)要符合實(shí)際，有可操作性和科學(xué)性。再次要靈活運用語(yǔ)言文字�！肮牟皇菬o(wú)情物”，文稿的語(yǔ)言有別于文學(xué)創(chuàng )作，但同樣需要活潑生動(dòng)，形象鮮明，富有文彩。適當運用名人名句、成語(yǔ)典故、經(jīng)典論述、民間俗語(yǔ)和修辭手法，可以增強文章的表現力。同時(shí)，注重運用好“全面”、“部分”、“最好”、“一般”等程度用語(yǔ)，切忌以偏蓋全，失去準確性。
二、注重改進(jìn)提高寫(xiě)作能力的方法。
從“小”法，剛從事秘書(shū)工作的同志，由于對工作不熟悉，必須從小的文章寫(xiě)起，先寫(xiě)信息、消息、情況反映、內容摘要等小文章，然后由簡(jiǎn)到繁，由粗到細，由少到多，每天堅持寫(xiě)。綜合法，秘書(shū)的主要職責是搞綜合，學(xué)會(huì )綜合各部門(mén)的基本情況，綜合領(lǐng)導的工作思路，從一個(gè)部門(mén)、一個(gè)產(chǎn)業(yè)、一項工作開(kāi)始綜合，先撰寫(xiě)調查報告，了解情況，在此基礎上學(xué)會(huì )分析問(wèn)題，重點(diǎn)是提出合理化建議，然后是起草各種講話(huà)、匯報、署名文章、情況分析等綜合性文稿。
冷“處”法，也稱(chēng)冷靜處理法。文稿初成后，由于思維已成定勢，馬上修改肯定沒(méi)有效果，如果時(shí)間允許，可以先放一放，讓初成后的喜悅冷卻下來(lái)，再拿出來(lái)修改，以第三人的角度和清醒的頭腦重新審定思路、內容和語(yǔ)言，會(huì )有意想不到的效果。
討論法，三人行必有我師，集體的智慧是無(wú)窮的。再好的材料也有缺點(diǎn)和不足，都有需要不斷修改和完善的地方。通過(guò)集體討論，找出存在的問(wèn)題，提出修改意見(jiàn)。實(shí)踐證明，這種方法是通用的，也是最有效的方法。珍藏法，珍藏精品，將寫(xiě)得好的文章保存起來(lái)，主要是珍藏領(lǐng)導的修改稿和各種文種的精品。
壓減法，文章貴于精，公文亦如此。作為秘書(shū)人員要多在“文字精練”、“篇幅短小”上狠下功夫，起草公文時(shí)，要開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，直陳其事，不斷錘煉語(yǔ)言文字的表達能力。
三、注重良好寫(xiě)作習慣的養成。
習慣成自然，良好的習慣決定能力提高的快慢，寫(xiě)作能力的提高與良好的寫(xiě)作習慣是分不開(kāi)的。概括地講，良好的寫(xiě)作習慣主要有：
一是多寫(xiě)。俗話(huà)說(shuō)，勤能補拙，許多秘書(shū)都有這樣的體會(huì )，“�？葱刂杏斜�、常寫(xiě)筆下生花”，寫(xiě)作能力來(lái)源于日積月累，筆耕不輟。
二是勤思。就是所謂的“悟”。秘書(shū)人員作為協(xié)助領(lǐng)導工作的參謀助手，是貫徹執行黨的路線(xiàn)、方針、政策的一支骨干力量，寫(xiě)東西時(shí)必須對工作進(jìn)行戰略的、全局的思考。多思才能“思風(fēng)發(fā)于胸臆、言泉流于筆端”。所以在日常工作中，發(fā)現問(wèn)題，就要認真思考，找出問(wèn)題的癥結，提出解決的辦法，養成勤于思考、善于思考的好習慣。
三是善“易”。就是善于更換角度和位置。一份好的文稿必須體現領(lǐng)導意圖，這就要求秘書(shū)人員要善于更換位置，給誰(shuí)寫(xiě)講話(huà)，就站在誰(shuí)的角度去寫(xiě)，切實(shí)養成善易的好習慣。
四是樂(lè )創(chuàng )。就是喜歡創(chuàng )新�！皬牟牧现衼�(lái)，到材料中去”，是秘書(shū)人員的通“病”，也是影響寫(xiě)作能力提高的最大障礙。要解決這一問(wèn)題，就要求秘書(shū)人員有較強的創(chuàng )新意識，養成創(chuàng )新的習慣，大到長(cháng)篇的工作報告，小到片語(yǔ)只言的會(huì )議通知，都要加強文章的思想創(chuàng )新、體裁創(chuàng )新和內容創(chuàng )新，做到“筆”到文成，耳目一新，發(fā)人深思。
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