辦公司文員的工作內容

　　文員一般要求會(huì )基本的電腦操作，一些大的公司對語(yǔ)言也有所要求的，另外就是當事人本身所具備的一些綜合素質(zhì)。下面是小編整理的關(guān)于辦公司文員的工作內容，希望大家認真閱讀!

　　第一條 傳達事務(wù)

　　1、接待來(lái)訪(fǎng)：來(lái)訪(fǎng)者不同，事有大小，文員要區別對待。對應該會(huì )見(jiàn)的人，應直接轉達對方的意圖，并引其進(jìn)入會(huì )客室或告知各部門(mén)接洽人，不論對方要求見(jiàn)面還是預約。對不宜會(huì )見(jiàn)的人，在請示相關(guān)人員后以“不在”、“正在開(kāi)會(huì )”或“工作很忙”等為由，拒絕對方或是將個(gè)人意見(jiàn)報經(jīng)理后接受答復。

　　2、接聽(tīng)電話(huà)：接聽(tīng)電話(huà)時(shí)一定要先聲明“這里是××公司”，然后記下對方的姓名、工作單位等，根據對方情況，不妨礙時(shí)可明確回答，但一般不說(shuō)總經(jīng)理是否在。

　　3、轉達：需要轉達時(shí)要正確聽(tīng)取對方的身份和要轉達的內容，并準確、迅速地轉達。

　　4、文件的收發(fā)及分送：收到的郵件或送來(lái)的文件首先要區別是直接呈送辦公室主任的，還是需文員再進(jìn)行處置和整理的，或者是私用文書(shū)(這些區分的范圍需事先請示主任)。需主任辦理的要直接送主任，主任不在時(shí)如果有于之人直接有關(guān)的留言、電報、快遞，可用電話(huà)告知。

　　第二條 日常運轉工作

　　1、日程的設計及其安排：對所確定的應由主任處理的事項如會(huì )見(jiàn)、出席會(huì )議的日期和時(shí)間進(jìn)行記錄整理，并隨時(shí)進(jìn)行調查，協(xié)助主任制定出日程表。日程計劃應記入每月日程表，必要時(shí)在上面記下預定內容和變更情況。

　　2、準備及安排：有些工作需要特別的準備和安排，這些工作通常都有一定的時(shí)間限制，因此必須提前做好適當的準備。

　　第三條 用品的整理

　　文員應將主任工作中所需要的文件資料、各項用品及備用品事先準備齊全。

　　1、在辦公室內：平常經(jīng)常使用的物品及備用品，應在合適的地方放置合適的數量，為此，應設計一張用品及備用品的明細表，在上面記下品種和一月或一周所需數量以及補充的數量和補充日期。

　　2、主任外出時(shí)：主任外出時(shí)需使用的鋼筆、鉛筆等，每天都應該注意事先做好準備好一定數量，需要收入提包內的物品也要做同樣考慮。這些需要準備的物品應在詢(xún)問(wèn)過(guò)主任后制做一張明細表事先貼好以防遺漏。

　　3、文件、資料的準備：首先要弄清楚那些文件是重要的，如果不明白。要詳細詢(xún)問(wèn)，以便將可能會(huì )用的文件材料一并準備齊全，然后畫(huà)一張文件明細表以方便使用。

　　第四條 文件整理業(yè)務(wù)

　　1、為使主任處理完畢或正在使用的文件不丟失、散亂，并且隨時(shí)可以提用，需要對文件進(jìn)行整理。整理工作首先要根據主任的意見(jiàn)將文件分類(lèi)，并放入固定的裝具和內容器內，使用中還要經(jīng)常整理，做到很容易查到文件。

　　2、整理工作的關(guān)鍵是分類(lèi)項目的確定和保管及整理文件用品的選擇與整理、借閱手續的完善。

　　3、業(yè)務(wù)用的文件分為正在處理的文件、正在運行的現行文件和已處理完畢的文件，此外還有機密類(lèi)的文件。根據應用情況還可以分為每日必用、常用和不常用的三種。

　　4、經(jīng)過(guò)整理后，對文件進(jìn)行裝訂，并給每一個(gè)文件集合體以一定的戶(hù)頭名稱(chēng)。應在聽(tīng)取合租人意見(jiàn)后再制作一張文件分類(lèi)的明細表，將表貼在保管場(chǎng)所或保管人的桌子上以便于參照。

　　第五條 整理清掃工作

　　1、清理桌面：臺歷每天調整日期，桌子要擦抹干凈，常用品要準備好，并按要求備齊數量，將前一天取出的圖書(shū)、文件放回原處，有破損和污染的物品要清掃更換。

　　2、室內的物品要放在固定的地方。

　　第六條 代行業(yè)務(wù)

　　1、參加慶典、喪禮等儀式留心服裝和服飾品及行為以表達得體，同時(shí)還要十分講究寒暄、應酬的用語(yǔ)。

　　2、轉達主任意見(jiàn)或命令：表達主任意見(jiàn)要完整、準確，注意簡(jiǎn)潔迅速。有時(shí)根據情況還要將對方的答復向主任匯報。

　　第七條 會(huì )計實(shí)務(wù)

　　該項事務(wù)是指由經(jīng)理直接使用的幾種賬目的管理，包括各項物品的購入及發(fā)放、次產(chǎn)的調配及運用、現金收入及支出等方面的賬目記錄及管理。

　　1、關(guān)于次產(chǎn)狀態(tài)及收支情況要制作明細表，至少一個(gè)月要制作一張月報表。在特殊情況下，要隨時(shí)根據經(jīng)理及副經(jīng)理發(fā)要求拿出報表。

　　2、處理資產(chǎn)狀況還應注意以下幾點(diǎn)：

　　(1)支持及收入可以根據原始憑證將其發(fā)生額記下現金出納賬中�，F金出納賬中與先進(jìn)余額的數額應保持一致。票據上要有經(jīng)手人和秘書(shū)的印章以明確責任。將這些收據匯總后讓經(jīng)理過(guò)目。

　　(2)日常的現金支出應限定一定的數量，若有特殊項目，應申請特別支出的資金或開(kāi)出支票。

　　(3)開(kāi)具支票需有收據或其他憑證，并在支票上記下用途，由經(jīng)理蓋章。

　　(4)資產(chǎn)分為土地、建筑物、有價(jià)證券備用品及各種家具雜物的押金等。應設立各種資產(chǎn)的臺賬及有價(jià)證券薄，詳細記錄各種資產(chǎn)的內容、單價(jià)、數量及現有額及出入額等。

　　(5)銀行存款及郵政儲蓄要設存款底帳，接受款項者應按名稱(chēng)分別立帳并明示賬額。

　　3、各種物品的購入和發(fā)放應注意有無(wú)使用申請、手續是否齊全，并及時(shí)入帳，以免遺忘和推遲記賬。

　　第八條 協(xié)助調查

　　公司的調查通常分為任命調查和一般性調查兩類(lèi)。公司在開(kāi)展各種調查調查時(shí)辦公室秘書(shū)需做好協(xié)助工作。

　　1、進(jìn)行調查工作時(shí)，秘書(shū)應選擇合適的專(zhuān)家、顧問(wèn)進(jìn)行委托或將他們列為調查委員，并與之保持聯(lián)系，需要時(shí)提出調查課題請他們完成。

　　2、有些專(zhuān)家事項的調查，秘書(shū)也可以親自聽(tīng)取專(zhuān)家和當事人的意見(jiàn)，或在調查各方面情況后，將意見(jiàn)和調查情況匯總后報告給經(jīng)理。

　　第九條 文書(shū)工作

　　文書(shū)工作有包括寫(xiě)作信涵、起草文件，以及卷清和印刷文件三個(gè)方面。

　　1、信涵的完成：對經(jīng)理會(huì )經(jīng)常使用的信件種類(lèi)可事先匯集為“標準通信范圍例”，需要時(shí)選擇一種，略加增刪便可使用，較為方便。

　　2、文件的卷清及印刷：主要包括將草案以筆記形式卷清、用打字機打印、直接打印以及輯錄圖書(shū)雜志上的有關(guān)內容等工作。

　　第十條 聯(lián)系業(yè)務(wù)

　　聯(lián)系工作就是要向經(jīng)理或副經(jīng)理轉達某項事情并向對方轉告經(jīng)理或副經(jīng)理的意圖，聽(tīng)取對方的答復，并將答復再反饋給經(jīng)理。

　　第十一條 招待事務(wù)

　　招待是指在經(jīng)理外出、返回或有客人來(lái)訪(fǎng)時(shí)的禮儀性款待，多指派事務(wù)員或勤雜工來(lái)完成�？畲�包括向導、收存攜帶物品、奉送茶點(diǎn)、迎來(lái)送往等。

　　1、為經(jīng)理服務(wù)

　　(1)經(jīng)理外出時(shí)應準備好車(chē)輛。

　　(2)回到公司時(shí)，要接過(guò)脫下的外套、帽子等，然后放到一定的地方，并隨時(shí)用刷子清潔衣物。

　　(3)從外面回到辦公室的時(shí)候，夏天要遞上濕毛巾、冰水、咖啡或蘇打水，冬天要遞上熱毛巾或咖啡。

　　(4)要視空氣情況調好空調。

　　2、為客人服務(wù)：秘書(shū)還須對客人進(jìn)行服務(wù)，比如出入公司時(shí)參照對經(jīng)理的服務(wù)進(jìn)行接待。若需要來(lái)訪(fǎng)者等候時(shí)，應遞上報紙或畫(huà)報等。

【辦公司文員的工作內容】相關(guān)文章：

技術(shù)文員的工作內容08-30

文員的工作內容有哪些06-16

人事文員的工作職責內容06-20

辦公室文員的工作內容07-20

企業(yè)行政文員的工作內容10-28

辦公文員的工作內容（精選16篇）07-15

企業(yè)行政文員工作內容07-27

辦公文員的工作內容和職責06-24

行政文員的主要工作內容（精選15篇）04-13

行政文員的工作職責內容（精選11篇）10-20