辦公室工作指南之公文流轉

　　公文流轉工作是我們項目辦公室人員最基礎的一項業(yè)務(wù)，也是占用我們時(shí)間和精力較多的一項工作。今天，小編給大家整理了6條辦公室人員在公文流轉過(guò)程中的注意事項，希望可以對辦公室的各位小伙伴有所幫助和借鑒。

　　1、公文流轉是指項目部外部收文處理和內部發(fā)文擬稿、辦理、管理等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。

　　2、綜合辦公室為公文流轉的主管部門(mén)，負責建立網(wǎng)上公文流轉系統。

　　3、項目部網(wǎng)上公文流轉系統實(shí)現對項目部管理人員和各工區綜合辦公室的全覆蓋，各工區網(wǎng)上公文流轉系統實(shí)現對本工區管理人員的全覆蓋。

　　4、發(fā)文按照擬稿、會(huì )簽、核稿、簽發(fā)、登記編號、用印、發(fā)送、歸檔等流程及時(shí)辦理。辦理完成后凡是能通過(guò)即時(shí)通、電子郵件等方式發(fā)送的不再印發(fā)紙質(zhì)文件。

　　5、收文按照登記、批辦、承辦、歸檔等程序辦理，確保信息及時(shí)傳遞到位。所有正式文件由綜合辦公室按程序處理，日常專(zhuān)業(yè)類(lèi)文件由各部門(mén)按程序自行處理，并報綜合辦公室備案，確保文件可追溯。

　　6、公文流轉過(guò)程中，每個(gè)節點(diǎn)處理時(shí)限為4小時(shí)，因公耽誤暫時(shí)不能處理的，最晚當天24點(diǎn)前必須處理完結。堅決做到文件“不過(guò)夜”，當天文件當天處理完結。緊急公文要即來(lái)即辦。文件發(fā)起人要對流程的所有節點(diǎn)進(jìn)行督辦、催辦，通過(guò)電話(huà)、短信等方式提醒各節點(diǎn)上的處理人及時(shí)處理相關(guān)文件；當超過(guò)節點(diǎn)時(shí)限要求時(shí)，發(fā)起人要再次提醒處理人，并詳細記錄處理過(guò)程、統計延誤情況，由綜合辦公室備案作為考核依據。

　　7、身份驗證技術(shù)

　　由于政府機關(guān)公文處理工作具有保密性、嚴肅性的特點(diǎn)，因而公文流轉系統必須使用與之相適應的身份驗證技術(shù)，并基于此形成完備的用戶(hù)權限體系。目前的公文流轉系統多采用直接的用戶(hù)名和密碼的身份控制機制，少量系統也使用智能卡的身份驗證體系。目前的身份驗證技術(shù)主要有簡(jiǎn)單用戶(hù)密碼匹配、物理地址識別、智能卡等硬件識別、生物識別等，它們的安全程度不同，開(kāi)發(fā)和應用成本也有很大差別。

　　8、數字簽名與傳輸加密技術(shù)

　　政府公文流轉過(guò)程中嚴格的保密性是公文流轉系統基本的要求之一，也是政務(wù)類(lèi)應用軟件驗收的硬性指標，所以一個(gè)成熟的公文流轉系統必須使用數字簽名技術(shù)，并在其基礎上對數據傳輸進(jìn)行加密，數字簽名技術(shù)也是識別用戶(hù)身份，確定公文責任的主要技術(shù)。在一些公文流轉系統中以應用了小型的CA數字簽名認證系統。

　　9、公文流定義技術(shù)

　　政府機關(guān)公文流轉的一個(gè)重要特征就是流程復雜，難以用標準的程序化語(yǔ)言解釋?zhuān)�因而公文流轉系統必須有與之相適應的工作流程定義系統，使操作人員能夠自主地設定公文流轉流程。目前一些基于LotusNotes的公文流轉系統借助于Notes系統強大的工作流設置引擎實(shí)現了一般的流程設定，但整體效果與實(shí)際工作仍存在一定的差距。有無(wú)靈活的工作流定義體系成為了影響公文流轉系統成功與否的關(guān)鍵要素。

　　10、審批應用技術(shù)

　　在公文處理過(guò)程中，發(fā)生著(zhù)大量的審批修改行為，而且大部分操作者是政府機關(guān)中的領(lǐng)導人員，所以在公文流轉系統中的審批技術(shù)是否適合領(lǐng)導的辦公習慣就顯得尤為重要。目前流行的審批技術(shù)是利用手寫(xiě)板對公文進(jìn)行全文批注，再以矢量圖形的形式保存，接下來(lái)由具體的文書(shū)人員對審批后的公文進(jìn)行處理。根據目前的發(fā)展趨勢，這一類(lèi)型的審批技術(shù)將仍在公文流轉系統中占主導地位，但具體的應用形式可能產(chǎn)生變化，如引入手寫(xiě)識別、采用新型的硬件設備等。

　　11、電子簽章技術(shù)

　　傳統的公文是否有效與其是否具有公章直接相關(guān)，這種紅頭+公章的公文處理模式仍會(huì )延續到公文處理系統中，由于沒(méi)有具體規定的出臺，因而對于電子簽章的合法性問(wèn)題還存在很大的爭議。在一些公文系統中，使用模擬化的電子簽章，在公文上直接加蓋，再由高精度打印設備打印，或作為二次加蓋傳統公章的憑據。在政府機關(guān)未形成大范圍的無(wú)紙化辦公的前提下，電子簽章技術(shù)的發(fā)展趨勢呈現以數字化的虛擬簽章使公文在系統中生效，一旦需要出現紙介質(zhì)公文時(shí)，在輸出后對公文的合法性進(jìn)行數字與人工的混合驗證，并加蓋傳統的公章。

　　12、痕跡跟蹤技術(shù)

　　公文在處理的過(guò)程往往經(jīng)過(guò)多個(gè)部門(mén)的多個(gè)工作人員，可能存在大量的修改行為，為了保證公文的原始信息，確定公文責任，需要對各種修改行為進(jìn)行跟蹤，并形成附屬公文的流程跟蹤報表。目前的公文流轉系統大多實(shí)現了這一功能，或在數據庫中、或在文檔上保留公文處理的痕跡，以備審核。

【辦公室工作指南之公文流轉】相關(guān)文章：

辦公室公文寫(xiě)作規律10-08

公文寫(xiě)作：公文的作用及格式11-21

公文寫(xiě)作的內容03-24

公文的修改方法02-03

公文寫(xiě)作用語(yǔ)08-19

高效處理公文的訣竅03-31

公文格式及行文規則05-23

決定的公文寫(xiě)作格式06-16

秘書(shū)公文處理的順序08-23