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秘書(shū)公文處理的順序
公文傳收是秘書(shū)工作的日常事務(wù)性?xún)热葜�，如何提高公文傳收的效率和效果，是秘�?shū)工作中必須認真思考的問(wèn)題。秘書(shū)公文處理的順序是怎樣的？
一、先“急件”后“平件”
一般說(shuō)來(lái)，領(lǐng)導每天都會(huì )在相對集中的一段時(shí)間批閱文件，另外領(lǐng)導在批閱文件的過(guò)程中可能會(huì )被一些電話(huà)、會(huì )見(jiàn)、會(huì )議所打斷，把“急件”放置在最上方，可以較好地提示領(lǐng)導，使得“急件”及時(shí)得到領(lǐng)導處理�！凹奔庇泻芏喾N，與單位內部某階段重點(diǎn)工作有關(guān)的文件是“急件”，上級有關(guān)部門(mén)臨時(shí)召開(kāi)的緊急會(huì )議的通知是“急件”�；蛘唠m然本來(lái)是“平件”，但由于種種原因離文件所述活動(dòng)或工作的開(kāi)始時(shí)間臨近的也是“急件”。對于這一類(lèi)公文，秘書(shū)應當在第一時(shí)間送呈領(lǐng)導。
二、先“閱示件”后“閱知件”
文件按照呈送領(lǐng)導的目的不同可以分為“閱示件”和“閱知件”。相對而言，領(lǐng)導對于“閱示件”需要花費更多的時(shí)間或精力來(lái)了解事件的前因后果、來(lái)龍去脈。如《 部門(mén)關(guān)于申請增加編制和經(jīng)費的請示》一文，就需要領(lǐng)導掌握 部門(mén)現有編制和經(jīng)費情況、申請增加編制和經(jīng)費的原因、需要增加編制和經(jīng)費的數量等情況，以便作出批示，應讓領(lǐng)導首先批閱這類(lèi)“閱示件”。而對于“閱知件”，如《關(guān)于 擔任 大學(xué)校長(cháng)的函》，對于這類(lèi)公文，領(lǐng)導只是知曉這一情況即可，一般無(wú)需作出決策或指示。對這類(lèi)公文可以放在相對靠后的位置。
三、先“熱點(diǎn)件”后“一般件”
每個(gè)組織或單位在不同時(shí)期都有不同的工作重點(diǎn)，相關(guān)的領(lǐng)導也會(huì )在某一時(shí)期更多地關(guān)注有關(guān)文件。如本科教學(xué)工作水平評估，這是每個(gè)高校都高度重視的工作�！坝u”期間，與此有關(guān)的文件都應該是領(lǐng)導關(guān)注的“熱點(diǎn)件”，這類(lèi)文件的排序應當靠前。當然，所謂“熱點(diǎn)”都有一定的時(shí)效性，有些事件在某一時(shí)間段是“熱點(diǎn)”，在別的時(shí)間段就不一定是“熱點(diǎn)”了，這就要求秘書(shū)工作人員要關(guān)注國家的大政方針和時(shí)事熱點(diǎn)，關(guān)注本行業(yè)、本領(lǐng)域的改革發(fā)展，對本單位的工作特別是與自身工作密切相關(guān)的領(lǐng)域要了然于胸，努力提高把握“熱點(diǎn)”的能力。
四、先“分管件”后“相關(guān)件”
這一點(diǎn)對于服務(wù)副職領(lǐng)導的秘書(shū)尤其適用。一個(gè)組織或單位的副職領(lǐng)導都在明確分工的基礎上分管有關(guān)工作。一般說(shuō)來(lái)，他們更多地關(guān)注各自分管領(lǐng)域的工作，對于有關(guān)的文件也應當作出明確的指示，這就要求秘書(shū)把這類(lèi)文件排在相對靠前的位置。而對于并非分管工作而只是相關(guān)工作的文件，相對而言就不如前一類(lèi)“分管件”那么“重要”了。比方說(shuō)，《校團委關(guān)于舉辦 活動(dòng)的請示》，對于主管團委和學(xué)生會(huì )工作的校領(lǐng)導來(lái)說(shuō)，這是他分管的工作，該文件屬于“主管件”；而舉辦這個(gè)活動(dòng)涉及到場(chǎng)地使用問(wèn)題，對于主管資產(chǎn)或產(chǎn)業(yè)的校領(lǐng)導來(lái)說(shuō)，這是與其分管工作相關(guān)的領(lǐng)域，該文件屬于“相關(guān)件”。明白了這一點(diǎn)，文件如何排序也就一目了然了。
拓展知識：公文的處理包含哪幾個(gè)環(huán)節
公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。
公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、頁(yè)碼等組成。
公文使用的漢字、數字、外文字符、計量單位和標點(diǎn)符號等，按照有關(guān)國家標準和規定執行。民族自治地方的公文，可以并用漢字和當地通用的少數民族文字。公文用紙幅面采用國際標準A4型。特殊形式的公文用紙幅面，根據實(shí)際需要確定。
公文起草應當做到：
�。ㄒ唬┓宵h的理論路線(xiàn)方針政策和國家法律法規，完整準確體現發(fā)文機關(guān)意圖，并同現行有關(guān)公文相銜接。
�。ǘ┮磺袕膶�(shí)際出發(fā)，分析問(wèn)題實(shí)事求是，所提政策措施和辦法切實(shí)可行。
�。ㄈ﹥热莺�(jiǎn)潔，主題突出，觀(guān)點(diǎn)鮮明，結構嚴謹，表述準確，文字精練。
�。ㄋ模┪姆N正確，格式規范。
�。ㄎ澹┥钊胝{查研究，充分進(jìn)行論證，廣泛聽(tīng)取意見(jiàn)。
�。┕纳婕捌渌貐^或者部門(mén)職權范圍內的事項，起草單位必須征求相關(guān)地區或者部門(mén)意見(jiàn)，力求達成一致。
�。ㄆ撸C關(guān)負責人應當主持、指導重要公文起草工作。
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