公文寫(xiě)作中的文章順序技巧

　　作為公職人員，會(huì )寫(xiě)文字材料是非常必要的一種技能，一些年輕人不愿意吃苦，認寫(xiě)作為公文寫(xiě)作很難，其實(shí)掌握基本技巧，就很簡(jiǎn)單。那么公文寫(xiě)作中的文章順序技巧是怎樣的？下面是小編收集整理的公文寫(xiě)作中的文章順序技巧，希望對大家有幫助！

　　一、請示的寫(xiě)作要求

　　(一)概念與分類(lèi)

　　請示“適用于向上級機關(guān)請求指示、批準的事項”。

　　請示正文一般分為三個(gè)部分:

　�、僬埵镜睦碛�。這部分十分重要，它是請示的依據和出發(fā)點(diǎn)，是能否得到滿(mǎn)意批復的關(guān)鍵，一定要充分說(shuō)明理由。

　�、谡埵镜木唧w事項及要求。這部分有什么就寫(xiě)什么，要明確、具體。

　�、劢Y語(yǔ)。一般用“妥否，請批示”等語(yǔ)。

　　(二)寫(xiě)作要求

　　1、請示的理由要充分有力，請示的事項和要求要明確。對請示事項的理由要實(shí)事求是，具有說(shuō)服力，不能虛報。注意行文語(yǔ)言，選用詞語(yǔ)要謙敬、分寸得當，一般不用請馬上、請立即等詞語(yǔ)。

　　2、請示要一文一事。切忌在一篇請示中同時(shí)請示若干個(gè)不同性質(zhì)、不同類(lèi)別的問(wèn)題，如在一個(gè)請示件中羅列了很多不相關(guān)的請示內容，請示的事項無(wú)法分清主次緩急，上級機關(guān)無(wú)從審批或因請示中某一件事不能解決，使得整個(gè)請示擱置下來(lái)，影響請示事項的及時(shí)批復。

　　3、切忌多頭主送。請示要根據機關(guān)隸屬關(guān)系向上級主管機關(guān)或主管部門(mén)行文，一般只報一個(gè)主送機關(guān)。如多頭主送，容易造成責任不明，互相推誘，或領(lǐng)導機關(guān)的批復不一致。如縣(市)婦聯(lián)向省婦聯(lián)寫(xiě)請示，同時(shí)也讓設區市婦聯(lián)知悉，則可用抄報的形式。請示不能送領(lǐng)導個(gè)人，不抄送下級機關(guān)。

　　4、請示和報告的內容不能混淆。請示與報告是兩個(gè)不同的文種，請示適用于向上級機關(guān)請求指示、批準;報告適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、答復上級機關(guān)的詢(xún)問(wèn)。

　　(三)請示與報告的區別請示與報告的相同之處在于它們都是上行文。其區別是：

　　(1)行文目的不同。請示需要上級對下級有明確的批復；報告則是下情上達，上級領(lǐng)導機關(guān)只作為閱知件，不作答復。

　　(2)行文時(shí)間不同。請示必須事前行文，不允許先斬后奏;報

　　告可根據實(shí)際情況隨時(shí)行文。

　　(3)行文內容不同。請示主要寫(xiě)帶有迫切需要上級批示的事項;報告只是匯報事項。請示中可以有報告事項，但報告中不可夾帶有請示事項。在行文過(guò)程中請示與報告這兩個(gè)文種混用和不分的情況經(jīng)常發(fā)生。有的該用請示用了報告，有的報告中夾帶請示事項，有的請示件標題用“關(guān)于xxx的請示報告”，這都是極不規范的。

　　二、報告的寫(xiě)作要求

　　(一)概念與分類(lèi)

　　報告“適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復上級機關(guān)的詢(xún)問(wèn)�！�

　　報告一般分為三部分:一是報告的原由，即為什么寫(xiě)報告;二是報告的事項，用“現將報告如下：”之類(lèi)的轉接語(yǔ)引出報告的事實(shí)和問(wèn)題，這部分要突出重點(diǎn)，做到點(diǎn)面結合;三是結束語(yǔ)，可根據報告內容的不同寫(xiě)明報告分為綜合報告、專(zhuān)題報告(情況報告)、隨文報告、答復報告和建議報告。

　　(1)綜合報告。是下級機關(guān)為了使上級機關(guān)全面了解下級機關(guān)各方面情況，便于上級機關(guān)掌握全局，指導工作而寫(xiě)的公文。綜合報告的主要特點(diǎn)是:匯報的情況和反映的問(wèn)題比較全面，一般和工作總結結合起來(lái)。綜合報告的正文，一般包括報告起因和報告內容兩部分。報告起因即說(shuō)明為什么要寫(xiě)報告，報告起因一定要集中、概括、簡(jiǎn)要直陳。有時(shí)就是幾句話(huà)，報告起因與報告內容之間的承上啟下用語(yǔ)，往往用“現將情況報告如下”。報告內容，是報告正文的主體，一般要寫(xiě)明完成任務(wù)、進(jìn)行工作、處理事情的依據、過(guò)程、措施以及結果、成效與存在的問(wèn)題，今后的打算與安排。報告正文的結尾用語(yǔ)一般用“特此報告”表述。

　　(2)專(zhuān)題報告(情況報告)。是為了向上級著(zhù)重匯報某項工作和某個(gè)問(wèn)題，以使上級了解情況，做出指示而寫(xiě)的公文。專(zhuān)題報告的顯著(zhù)特點(diǎn)是，報告的內容專(zhuān)一。專(zhuān)題報告可分為:反映某項工作及其存在問(wèn)題，并提出解決問(wèn)題意見(jiàn)的專(zhuān)題報告;為總結某項工作而形成的經(jīng)驗性的專(zhuān)題報告;為研究和解決某一問(wèn)題或工作而召開(kāi)會(huì )議所形成的會(huì )議專(zhuān)題報告;工作中有了錯誤，需要向上級機關(guān)檢討所形成的檢討性專(zhuān)題報告;對某一事情或某種情況進(jìn)行周密的調查，在分析研究基礎上形成的調查，專(zhuān)題報告。

　　各種專(zhuān)題報告的格式大體一致。正文內容，由于專(zhuān)題報告種類(lèi)不同，在寫(xiě)法上有所差異。一般說(shuō)來(lái)，專(zhuān)題報告的正文大體包括三部分:一是工作開(kāi)展情況，二是存在問(wèn)題及其原因，三是解決問(wèn)題的意見(jiàn)和辦法。正文開(kāi)頭一般先詳細敘述新情況產(chǎn)生的緣由、情況和問(wèn)題等作為“依據”，然后用“為了”等句式點(diǎn)名主題，再用“現如下”句作為過(guò)渡語(yǔ)，轉入分旨部分，提出解決問(wèn)題的具體措施。

　　(3)隨文報告。是指報送文件或物件時(shí)隨件附文。它的范圍比較明確，寫(xiě)法也較簡(jiǎn)單，一般只對報送的文件、物件作簡(jiǎn)要說(shuō)明。

　　(4)答復報告。是被動(dòng)回答上級詢(xún)問(wèn)的一種隨機性呈報，正文開(kāi)頭一般先引用上級來(lái)文(或領(lǐng)導批示要求、函電)作為“依據”，然后用“現將報告如下�！币痪潼c(diǎn)明“意圖主旨”兼作過(guò)渡語(yǔ)，轉入分旨部分的詳細敘述。答復報告結尾處常用“以上報告如有不妥，請指示”做結語(yǔ)。

　　(5)建議報告。是主動(dòng)向上級提出建議要求批轉的一種祈使性上行文，一旦被批轉后，便可作為下行文下發(fā)。正文開(kāi)頭應先逐一說(shuō)明本建議的“事實(shí)依據”、“理論依據”、“目的主旨”和“意圖主旨”等，然后用“具體建議如下”一句過(guò)渡語(yǔ)轉入用“一、二、三”序號列項，或用小標題分列的分旨要素。建議報告的結束語(yǔ)常用“以上報告(建議)如無(wú)不妥，請批轉各地各部門(mén)執行”。

　　(二)寫(xiě)作要求

　　1、重點(diǎn)突出，中心明確，詳略得當，即使是綜合報告，也要重點(diǎn)突出幾個(gè)問(wèn)題，對其他問(wèn)題簡(jiǎn)略帶過(guò)。

　　2、要有分析，不能只羅列現象，要著(zhù)力揭示問(wèn)題的實(shí)質(zhì)，分析發(fā)展趨勢。

　　3、要注意反映新情況、新問(wèn)題即報告的內容要有新意，要注意時(shí)效性。

　　4、內容要真實(shí)可靠，實(shí)事求是，要一分為二，報喜也要報憂(yōu)，講成績(jì)也要找出差距和不足。

　　5、注意一文一事，不要夾帶請示事項，簡(jiǎn)明扼要，文字精煉。

　　三、通知的寫(xiě)作要求

　　通知“適用于批轉下級機關(guān)的公文，轉發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執行的事項，任免人員�！�

　　通知按內容性質(zhì)和寫(xiě)作方法不同可分為:

　�、儆糜陬C布行政法規的公布性通知。

　�、谟糜谂�轉下級機關(guān)來(lái)文的批轉性通知。

　�、塾糜谵D發(fā)上級機關(guān)、同級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)來(lái)文的轉發(fā)性通知。

　�、苡糜趯ο录墮C關(guān)發(fā)布指示的批示性通知。

　�、莞嬷�一般事項的一般性通知。

　�、迺�(huì )議通知。其內容構成一般由“原由”和“具體事項”組成�！霸�由”要講清目的;“具體事項”的內容要直截了當明確具體，有的很簡(jiǎn)短，另起一段寫(xiě)明所要求的事項即可。

　　通知的適用范圍廣泛使用頻率高靈活及時(shí)不受單位級別限制，無(wú)論機關(guān)、學(xué)校、企業(yè)、部隊、群眾團體都可以使用。同時(shí)，它行文簡(jiǎn)便、寫(xiě)法靈活、種類(lèi)多樣，寫(xiě)作方式可以不拘一格，長(cháng)篇、短篇、大事、小事都可以根據需要制發(fā)通知。

　　四、總結的寫(xiě)作要求

　　總結是對前一階段社會(huì )實(shí)踐活動(dòng)進(jìn)行全面回顧、檢查、分析、評判，從理論認識的高度概括經(jīng)驗教訓，并從中歸納出某些規律性的東西，以明確努力方向，促進(jìn)和指導今后工作的一種公文。

　　(一)分類(lèi)和作用

　　1、總結的分類(lèi)。依據不同的劃分標準，總結可以分為若干類(lèi)。

　　(1)按內容可分為綜合性總結(全面總結)和專(zhuān)題性總結(經(jīng)驗總結)。

　　(2)按性質(zhì)可分為工作總結、教學(xué)總結、學(xué)習總結等。

　　(3)按時(shí)間可分為月份總結、季度總結、年度總結等。

　　2、總結的作用�？偨Y是工作中常用的一種公文，其作用具體

　　如下:

　　1、總結是推動(dòng)工作前進(jìn)的重要環(huán)節。任何一項工作，不論是個(gè)人或群體去進(jìn)行，都需要多次反復操作、辛勤勞動(dòng)才能完成。每一次具體實(shí)踐，都有成績(jì)與失誤、經(jīng)驗與教訓。及時(shí)總結，就會(huì )及時(shí)取得經(jīng)驗教訓，提高認識和工作技能。不斷總結，那么人們對客觀(guān)事物的認識也就越來(lái)越深刻，知識越來(lái)越廣，智慧越來(lái)越高，所進(jìn)行的事業(yè)通過(guò)總結才會(huì )不斷發(fā)展、前進(jìn)。

　　2、總結是尋找工作規律的重要手段。任何一種事物，都存在著(zhù)內在聯(lián)系、外部制約，都有它自身的發(fā)展、運動(dòng)規律。遵循這些規律辦事就能順利達到預期的目的，否則就會(huì )受到違背規律的懲罰而招致失敗。而要找尋、發(fā)現客觀(guān)規律，就需要總結。

　　3、總結是培養、提高工作能力的重要途徑。一個(gè)人的工作能力是指這個(gè)人能否承擔某項工作氣執行某項任務(wù)的能力。具體表現有兩個(gè)方面:一是專(zhuān)業(yè)知識水平，二是解決、處理實(shí)際工作中所遇問(wèn)題的能力。在實(shí)踐中，二者常常是揉合在一起的，相得益彰。運用所學(xué)到的知識，處理實(shí)際工作中的問(wèn)題，并不斷總結經(jīng)驗的過(guò)程，就是工作能力不斷提高的過(guò)程。因此，總結是提高工作能力的重要手段。

　　4、總結是團結群眾，爭取領(lǐng)導支持的好渠道。一項工作任務(wù)完成之后，必須進(jìn)行總結�？偨Y能全面深入地回顧、檢查，對成績(jì)與不足、成功與失敗、經(jīng)驗與教訓，實(shí)事求是地做出正確評價(jià)，使大家認識統一。這樣的總結群眾心服口服，把群眾最大限度地團結起來(lái)。同時(shí)，通過(guò)總結把成績(jì)、經(jīng)驗、問(wèn)題和今后的努力方向等向領(lǐng)導匯報，能引起領(lǐng)導重視，爭取領(lǐng)導的更大的支持和指導。

　　(二)格式與內容

　　總結包括標題、導語(yǔ)、正文和落款四部分。

　　1、標題。標題寫(xiě)法有兩種:一種是類(lèi)似公文式的標題，由“機關(guān)名稱(chēng)+時(shí)間+事由+文種”構成，例如(xx市婦聯(lián)2007年度巾帽英雄創(chuàng )建工作總結);或由“時(shí)間十事由+文種”構成，例如(2007年度春蕾行動(dòng)計劃情況工作總結);由“事由十文種”構成等。另一種是新聞式標題，這種標題側重在經(jīng)驗總結上，由引題、正題和副題構成，它要求切實(shí)有力地反映出總結的內容和特點(diǎn)。

　　2、導語(yǔ)。導語(yǔ)是總結的開(kāi)頭部分。一般是概述基本情況，包括交代總結所涉及的時(shí)間、地點(diǎn)、機關(guān)和背景;概述基本經(jīng)驗、點(diǎn)明中心思想、引用數據、主要成就或問(wèn)題等。導語(yǔ)要求緊扣中心，簡(jiǎn)潔精練，有吸引力。

　　3、正文。正文是總結的主要內容，這一部分一般要寫(xiě)明以下幾個(gè)問(wèn)題:

　　(1)工作情況。即進(jìn)行了哪些工作采取了哪些措施、方法和步驟，有哪些效果，取得了什么成績(jì)。

　　(2)經(jīng)驗和體會(huì )。即工作中哪些做法是成功的，取得成績(jì)的主客觀(guān)因素是什么。這部分是總結的重點(diǎn)，在全文中占主導地位，寫(xiě)時(shí)要注意主次和詳略，注意把感性認識上升到理性認識的高度。

　　(3)問(wèn)題和教訓。即工作中遇到哪些問(wèn)題，給工作帶來(lái)哪些損失和影響。這部分著(zhù)重分析問(wèn)題、教訓的存在以及產(chǎn)生的主客觀(guān)原因。如果是著(zhù)重反映問(wèn)題的總結，則應把問(wèn)題和教訓當作重點(diǎn)來(lái)寫(xiě)。

　　(4)今后的打算和努力方向。即針對工作中存在的問(wèn)題，提出切實(shí)有效的改進(jìn)措施，提出一些新的奮斗目標，以表示決心，展望前景，鼓舞斗志。

　　4、落款�？偨Y的落款包括署名和日期。機關(guān)總結的署名，一般不放在落款處，而寫(xiě)在標題中或標題下。有的總結隨文發(fā)送，所以總結上不署名。個(gè)人總結署名，一般寫(xiě)于正文后的右下方。

　　公文的基礎知識

　　一、什么是公文？

　　公文是法人之間為處理各種事務(wù)而形成的具有特定格式的書(shū)面文字材料。公文就是公務(wù)活動(dòng)中使用和形成的一切文字材料。

　　二、公文的種類(lèi)？

　　1《國家機關(guān)公文處理辦法》中規定的公文種類(lèi)有十三種，即：命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見(jiàn)、函、會(huì )議記要。

　　2《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》中規定的公文種類(lèi)有十四種，即：決議、決定、指示、意見(jiàn)、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規定、函、會(huì )議記要。3企業(yè)常用應用文

　　通知、通報、規定、請示、報告、批復、函、會(huì )議紀要、講話(huà)稿、簡(jiǎn)報、計劃、總結等

　　三、公文的作用

　　1、策令作用

　　2、規范作用

　　3、計劃作用

　　4、組織作用

　　5、協(xié)調作用

　　6、控制作用

　　7、協(xié)調作用

　　8、聯(lián)系作用

　　9、憑證作用

　　公文撰寫(xiě)方法

　　一、總結

　　1.怎樣撰寫(xiě)總結

　　總結――是對已經(jīng)完成的工作進(jìn)行全面回顧，它要對整個(gè)工作進(jìn)行分析、評定和綜合，找出經(jīng)驗、教訓，提煉出規律性的東西，以便指導今后工作。

　　2、總結的分類(lèi)

　　總結按照其工作范圍的不同，可分為：綜合性工作總結和專(zhuān)題性工作總結。

　　3、總結的文章結構

　�、贅祟}：由單位名稱(chēng)、時(shí)限、內容、文種四部分組成

　�、陂_(kāi)頭，即情況概述。

　�、壑黧w，即經(jīng)驗體會(huì )。

　�、芙Y尾，即存在的問(wèn)題及今后努力的方向。

　　4、撰寫(xiě)總結要注意以下四點(diǎn)：

　�、偈占�和占有材料

　�、趯�(shí)事求是，一分為二

　�、蹏�繞中心，突出重點(diǎn)

　�、軘⒆h結合，語(yǔ)言簡(jiǎn)樸

　　二、計劃

　　1、怎樣撰寫(xiě)計劃

　　計劃――為做好某項工作或完成某項任務(wù)，根據上級的要求，結合本單位實(shí)際情況，確定具體的目標、要求，提出相應的措施和辦法而預先作出安排時(shí)擬定的一種公文。

　　2、計劃分類(lèi)

　　按時(shí)間劃分年度計劃、季度計劃、月份計劃、一周計劃；按范圍劃分單位計劃、部門(mén)計劃、車(chē)間（處室）計劃、科室計劃.

　　3、計劃的文章結構

　�、贅祟}：一般由單位名稱(chēng)、計劃時(shí)限、計劃內容和文種四部分組成

　�、谡�文：前言，相當于導語(yǔ)，說(shuō)明為什么這樣做和主要依據。 ③主體，計劃的主要內容，由目標、措施和步驟組成。

　�、芙Y束語(yǔ)

　　4、撰寫(xiě)計劃要注意以下三點(diǎn)：

　�、購膶�(shí)際出發(fā)，量力而行

　�、谟媱澲械哪繕�、任務(wù)、指標等要寫(xiě)明確

　�、凼褂帽砀袷奖磉_計劃內容，表格設計要簡(jiǎn)明，不要在一張表格上列過(guò)多的項目，必要時(shí)，可以把計劃內容分成幾張表格來(lái)體現。

　　三、請示

　　1、怎樣撰寫(xiě)請示

　　請示――下級單位在工作中發(fā)生的不能自行決定的重大問(wèn)題，或不屬于本單位權限審批范圍的事項，需要上級解決、批準或指示時(shí)使用的文種。

　　2、請示的分類(lèi)

　　請示大體上有五種，即審批事項請示、解決問(wèn)題請示、建議性請示、請求性請示、答復性請示。

　　3、請示的文章結構

　�、贅祟}：要準確點(diǎn)出請示事項。

　�、谥魉蜋C關(guān)：堅持“主送一個(gè)機關(guān)”的原則。

　�、壅�文：

　　請示緣由

　　請示事項

　　結束語(yǔ)

　　落款

　　4、撰寫(xiě)請示要注意以下三點(diǎn)：

　�、俨辉郊壵埵�

　�、诓欢囝^請示

　�、垡�一文一事

　　四、報告

　　1、怎樣撰寫(xiě)報告

　　報告――向上級匯報工作、反映情況、提出意見(jiàn)、報送材料、答復上級詢(xún)問(wèn)時(shí)使用的文種，可分為綜合報告和專(zhuān)題報告。

　　2、報告的文章結構

　�、贅祟}：要準確點(diǎn)出報告事項。

　�、趫蟾嬉龘�：用簡(jiǎn)明扼要的語(yǔ)句交待出全文的主要內容。

　�、蹐蟾媸马�

　�、芙Y尾

　　五、會(huì )議紀要

　　1、怎樣撰寫(xiě)會(huì )議紀要

　　會(huì )議紀要――傳達會(huì )議議定事項和主要精神，要求個(gè)與會(huì )單位共同遵守和執行的文種，它是將會(huì )議研討情況和成果摘要綜合而成。

　　2、會(huì )議紀要的分類(lèi)

　　會(huì )議紀要可以分為辦公會(huì )議紀要、專(zhuān)題會(huì )會(huì )議紀要、座談會(huì )議紀要。

　　3、會(huì )議紀要的文章結構

　�、贅祟}：?jiǎn)挝幻�稱(chēng)+會(huì )議名稱(chēng)+文種；會(huì )議名稱(chēng)+文種

　�、谡�文：

　�、劭偨Y部分

　�、芊质霾糠�

　�、萁Y尾

　　六、述職報告

　　1、怎樣撰寫(xiě)述職報告

　　述職報告――述職者在被考核過(guò)程中，向自己的任命部門(mén)和上級領(lǐng)導及職工群眾匯報自己在一個(gè)時(shí)期內守職、盡責和施政情況的書(shū)面報告，是干部考核過(guò)程中普遍使用的一種事務(wù)文書(shū)。

　　2、述職報告的文章架構

　�、贅祟}

　�、诜Q(chēng)謂

　�、壅�文：

　�、荛_(kāi)頭部分

　�、葜黧w部分

　�、藿Y尾

　�、呗淇�

　　3、撰寫(xiě)述職報告要注意以下兩點(diǎn)：

　�、賹�(shí)事求是

　�、谡Z(yǔ)言要恰當、得體

　　公文寫(xiě)作技巧

　　一、公文寫(xiě)作的基本套路

　　公文寫(xiě)作的基本套路三段式：

　　1、是什么

　　2、為什么

　　3、怎么辦

　　即：提出問(wèn)題――分析問(wèn)題――解決問(wèn)題

　　二、要養成打腹稿的習慣

　　打腹稿的過(guò)程就是謀篇和立意的過(guò)程：

　　1、正確領(lǐng)會(huì )領(lǐng)導意圖

　　2、擬定寫(xiě)作提綱

　　三、公文寫(xiě)作怎樣收集材料

　　公文材料是公文寫(xiě)作的物資基礎

　　1、以前的和最近的

　　2、正面的和反面的

　　3、點(diǎn)上的和面上的

　　4、直接的和間接的

　　四、熟記公文的結構

　　從公文結構的整體來(lái)分析，一般的結構為：

　　開(kāi)頭――主體――結尾

　　五、公文開(kāi)頭的幾種寫(xiě)法

　　公文開(kāi)頭要開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，起句立意、簡(jiǎn)潔精煉、富于概括力。

　　1、根據式

　　2、原因式

　　3、目的式

　　4、引文式

　　5、時(shí)間式

　　6、事實(shí)式

　　六、公文結尾的幾種寫(xiě)法

　　結尾是對全文的總結，應簡(jiǎn)明概括，意盡言止。

　　1、總結式

　　2、展望式

　　3、號召式

　　4、要求式

　　5、特定式

　　公司行政公文處理常識

　　一、行政公文管理和制發(fā)的責任單位

　　公司總經(jīng)理辦公室是本公司公文處理的管理部門(mén)，對各職能管理處室起草的以公司名義制發(fā)的上行、下行和平行公文進(jìn)行審核和管理，從政策、格式、行文規則上把關(guān)。未經(jīng)總經(jīng)理辦公室審核登記，任何車(chē)間和處室均無(wú)資格以公司名義制發(fā)公文，沒(méi)有法定效力。

　　二、公文格式

　　1、公文標題中除法規、規章制度類(lèi)名稱(chēng)加書(shū)名號外，一般不用標點(diǎn)符號。

　　2、公文如有附件，應當注明附件順序和名稱(chēng)。寫(xiě)在正文之下，成文日期之上。

　　3、公文除“會(huì )議紀要”以外，都應加蓋印章。

　　4、成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準。

　　三、發(fā)文辦理

　　發(fā)文辦理是指公司名義制度公文的全過(guò)程，即：

　　草擬→本處室負責人簽字→會(huì )簽→審核→簽發(fā)→登記、批發(fā)文字號→打字→校對→繕印→用印→登記、分發(fā)

　　※必須明確的幾個(gè)問(wèn)題：

　　1.引用公文應先引標題，后引發(fā)文字號

　　2.公文結構層次序數

　　3.應當適用國家法定計量單位

　　4、公文中的數字

　　5、擬制公文

　　6、裝訂要求

　　7、公文的版面要求

　　數字格式批量轉換

　　在完成一篇報告后，才發(fā)現其中最有說(shuō)服力的數字顯得很不清楚，這樣就大大削弱了文章的說(shuō)服力。為了讓這些數字達到醒目的效果，可以為它們設置一些特殊格 式。按下“Ctrl+H”組合鍵調出查找和替換對話(huà)框，將光標定位在“查找內容”框中，然后單擊“高級”展開(kāi)對話(huà)框，再單擊“特殊字符”并選擇“任意數 字”，這時(shí)“查找內容”中會(huì )自動(dòng)顯示為“^#”。將光標定位在“替換為”框中，然后在“特殊字符”中選擇“查找內容”，將顯示“^&”。接著(zhù)單擊 “格式”為數字設置一些特殊格式，比如字體加大、文字加粗以及特殊顏色等。最后單擊“全部替換”就可以了。不過(guò)要注意，它會(huì )讓文檔中的所有數字都改變的。

　　查找對話(huà)框中的快捷鍵

　　執行“編輯-查找”命令，或者按“Ctrl+F”鍵調出查找對話(huà)框，會(huì )發(fā)現對話(huà)框中的許多項目之后都有一個(gè)帶下劃線(xiàn)的字母，這就是此項的快捷鍵了，不過(guò)一 定要先按Alt鍵才能讓它們起作用，比如按“Alt+F”，是查找下一處，按“Alt+M”是打開(kāi)高級選項，按Alt+D/P/G，是在查找、替換、定位 這三個(gè)選項卡中切換等(本技巧同樣適合其它的對話(huà)框)。

　　另外，在office20xx中進(jìn)行查找/替換時(shí)，我們經(jīng)常會(huì )在不關(guān)閉查找/替換對話(huà)框的情況下，切換到正文中進(jìn)行修改，然后再回到查找/替換對話(huà)框中繼續操作，一般都是通過(guò)鼠標點(diǎn)擊進(jìn)行切換，其實(shí)直接按Ctrl+Tab鍵就可以了，非常方便。

　　在最后一次搜索結果中快速瀏覽

　　當你搜索完畢，退出查找對話(huà)框后，如果想回過(guò)頭看看剛才的搜索結果，這時(shí)不用再打開(kāi)查找對話(huà)框，直接按Ctrl+PageUp鍵或Ctrl+PageDown鍵，就可以在上一次的搜索結果中快速瀏覽了。

　　高亮顯示所有搜索出來(lái)的結果

　　為了讓搜索出來(lái)的結果更醒目，可以讓搜索的結果內容高亮顯示出來(lái)。操作很簡(jiǎn)單：在查找對話(huà)框中選中“突出顯示所有在該范圍找出的項目”就可以了。

　　替換時(shí)巧妙保留書(shū)簽

　　假設在word中有這么一段文本：This agreement between [John Doel] and [Mary Smith] is entered into freely andwithout compulsion. 其中括號括起來(lái)的部分表示定義了書(shū)簽，括號是為了讓大家看的清楚，真實(shí)文本中并沒(méi)有出現。如果在進(jìn)行替換操作時(shí)，將兩個(gè)人物名稱(chēng)換成了其它人名，那么書(shū)簽 也會(huì )隨之丟失。大家在定義書(shū)簽時(shí)，將人名前后的空格都包括進(jìn)來(lái)，如下所示：This agreement between[ John Doel ]and[ Mary Smith ]is entered into freely andwithout compulsion.

　　使用圖片替換文本

　　有時(shí)我們可能想用圖片來(lái)替換某些文本，比如，你可能想用公司的Logo圖片來(lái)替換文檔中的所有公司名稱(chēng)，可通過(guò)下面的步驟來(lái)實(shí)現：

　　第一步：圖片插入到文檔中，選取它，再按Ctrl+X鍵剪切把它放到系統的剪貼板中。

　　第二步：按“Ctrl+H”鍵調出替換對話(huà)框，在“查找內容”中輸入要替換的文本，在“替換為”中輸入“^c”(不含引號，下同)。

　　第三步：可以單擊“查找下一處”、“替換”一個(gè)一個(gè)替換，也可以單擊“全部替換”一次性全部替換。這時(shí)文檔中的被替換的文字，就都會(huì )成圖片了。

　　快速找出word中的域

　　為了增加互動(dòng)性，有些人會(huì )在word中插入大量的域，數量一多，可能連作者自己都記不清了�？梢酝ㄟ^(guò)查找功能，快速瀏覽這些域代碼。

　　第一步：確定域代碼為打開(kāi)狀態(tài)，否則按“Alt+F9”鍵讓它們顯示。

　　第二步：按“Ctrl+F”鍵調出查找對話(huà)框，在“查找內容”中輸入“^d”或者“^19”，然后連續按“Alt+F”鍵，就可以快速瀏覽文檔中的域了。

　　巧用替換批量設置文檔格式

　　在一些文章中，尤其是一些學(xué)術(shù)論文，會(huì )大量出現一些同樣的術(shù)語(yǔ)或關(guān)鍵詞，如果想讓這些術(shù)語(yǔ)或關(guān)鍵詞有一個(gè)統一的格式，不用一個(gè)一個(gè)設置，用替換功能很快就能完成。

　　第一步：找到要設置格式的第一個(gè)術(shù)語(yǔ)或關(guān)鍵詞(如：“虛擬現實(shí)”)，設置它的大小、字體、顏色等格式。選中設置好的術(shù)語(yǔ)，按“Ctrl+C”鍵將它復制到剪切板上。

　　第二步：按“Ctrl+H”鍵調出替換對話(huà)框，在“查找內容”中輸入“虛擬現實(shí)”，在“替換為”中輸入“^c”，然后單擊“全部替換”按鈕。文檔中所有的“虛擬現實(shí)”一詞，就被設置成統一的格式了。

　　中英文秘寫(xiě)作條件

　　第一：作文中英文秘寫(xiě)，要有一定的寫(xiě)作水平，也就是要有筆桿子。平時(shí)要多積累知識，如果沒(méi)有豐富的知識，那么，把一篇文章寫(xiě)好，那是做不到的。當然，作為中英文秘寫(xiě)作，必須懂一或兩門(mén)外語(yǔ)，就有能力寫(xiě)外語(yǔ)文章。

　　第二：要想在國家，符合黨和國家的路線(xiàn)、方針、政策。各部門(mén)、單位的工作，都順利貫徹、執行黨和國家的路線(xiàn)、方針、政策，為中心展開(kāi)的。黨和國家的路線(xiàn)、方針、政策，體現了全國人民的根本利益。那么，作為中英文秘人員，也須符合黨的一切政策、方針、路線(xiàn)，這也使中英文秘寫(xiě)作最重要的一條，這也能適應現在的社會(huì )。有的同志說(shuō)得好："筆下有財產(chǎn)萬(wàn)千，筆下有人命關(guān)天，筆下有是非曲直，筆下有毀譽(yù)忠奸。"我覺(jué)得這也說(shuō)明了文秘寫(xiě)作的政策性和嚴肅性。

　　第三：寫(xiě)任何文章，除小說(shuō)外，要堅持實(shí)事求是，真實(shí)地反映客觀(guān)情況。求實(shí)是一切工作的準則。秘書(shū)工作是為領(lǐng)導決策提供依據的，尤其應該實(shí)事求是。文秘寫(xiě)作的內容必須從實(shí)際出發(fā)，真實(shí)地反映事情的本來(lái)面貌。在使用材料時(shí)，要老老實(shí)實(shí)，實(shí)實(shí)在在，成績(jì)就是成績(jì)，缺點(diǎn)就是缺點(diǎn)，不能弄虛作假，張冠李戴，隨意編排組合，也不允許搞什么"合理想象。"

　　第四：要多進(jìn)行調查研究。我們在寫(xiě)文章時(shí)，不進(jìn)行調查研究那是不行的。比如，要一個(gè)文職人員寫(xiě)一份產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)，如果不去調查的產(chǎn)品，不去研究這個(gè)產(chǎn)品，那么，光憑想象也是寫(xiě)不出的。要合理地進(jìn)行調查，把情況落實(shí)到底。作為中英文秘人員，會(huì )有的機會(huì )去深入了解，深入調查一些相關(guān)事情，寫(xiě)文章才有材料。

　　第五：掌握文秘寫(xiě)作的范圍。作為文秘人員，連文秘寫(xiě)作的范圍都不清楚，那就夠不上資格當文秘人員，更夠不上資格當文秘寫(xiě)，此點(diǎn)在不久走向工作崗位后要多加注意，中英文秘寫(xiě)作大致包括以下一些類(lèi)別：

　　(一)行政公文，即命令、議案、決定、指示、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批復、函、會(huì )議紀要等。

　　(二)日常應用文。具體分八大類(lèi)：調據類(lèi)、告啟類(lèi)、書(shū)信類(lèi)、電文類(lèi)、公約類(lèi)、公關(guān)禮儀類(lèi)、記錄類(lèi)、民俗類(lèi)。

　　(三)專(zhuān)用文書(shū)：包括計劃、總結、調查報告、經(jīng)濟、經(jīng)濟活動(dòng)分析報告、簡(jiǎn)報等。

　　(四)新聞宣傳文件。包括消息、通評論和廣告等。

　　(五)法律文書(shū)：包括起訴狀、申訴狀、答辯狀等。

　　(六)學(xué)術(shù)論文。合同

　　第六：懂得涉外秘書(shū)工作的性質(zhì)。作為一個(gè)合格的中英文秘工作人員，要懂得秘書(shū)工作的性質(zhì)，這也是中英文秘寫(xiě)作的一個(gè)方面。作為一種具有廣泛性的職業(yè)，秘書(shū)的工作因得所在部門(mén)而異，其工作內容十分復雜，因此要對秘書(shū)工作的性質(zhì)給予十分明確是相當困難的，我們要和外國人打交道，常要接國際電話(huà)、收發(fā)文件、辦理文書(shū)、檔案等。因此，文秘寫(xiě)作也要具有一定的秘書(shū)工作性質(zhì)。

　　第七：作為文秘寫(xiě)，要有很高的素質(zhì)。如果一個(gè)中英文秘職員，沒(méi)有一點(diǎn)素質(zhì)，寫(xiě)出來(lái)的文章從思想上來(lái)看，也是低沉的，或思想內容不健康的，文章的質(zhì)量也不高。一個(gè)中英文秘寫(xiě)，據我分析，要具有以下四個(gè)方面的素質(zhì)：

　　1、政治修養，2、工作作風(fēng)，3、智能結構，4、業(yè)務(wù)水平。

　　第八：寫(xiě)作前要精心構思，擬制寫(xiě)作提綱。我們知道，寫(xiě)任何一篇文章，都要進(jìn)行構思，打草稿，擬制寫(xiě)作提綱。構思是文章整個(gè)寫(xiě)作過(guò)程中的重要的一個(gè)環(huán)節，也是決定文章優(yōu)劣的前提前。文秘寫(xiě)作的構思有一個(gè)主體被動(dòng)接受到發(fā)揮主體創(chuàng )造性思維的轉化過(guò)程。構思也就是通常所說(shuō)的打底稿。這個(gè)底稿往往是一個(gè)或詳或簡(jiǎn)的綱目，將這個(gè)綱目寫(xiě)到紙上，反復修改，就是我們常說(shuō)的擬制提綱。列提綱是文秘寫(xiě)作構思最常見(jiàn)的基本方法。

　　第九：懂得怎樣寫(xiě)文章。如果一個(gè)中英文秘寫(xiě)不懂文章的具體寫(xiě)法，那么會(huì )出現不分段，或格式不對，或語(yǔ)句不通，或根本就沒(méi)有把文章中心意思寫(xiě)清楚。

　　第十：懂得文秘寫(xiě)作基礎知識。文秘寫(xiě)作基礎知識

　　(一)主旨。

　　(二)材料。

　　(三)結構。

　　(四)語(yǔ)言。

　　(五)表達。

　　(六)文風(fēng)。

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