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談傳播技巧在公文寫(xiě)作中的運用
談傳播技巧在公文寫(xiě)作中的運用
傳播學(xué)中的傳播技巧是指針對信息共享的傳播活動(dòng)，所采用的能夠迅速高效地達到傳播目的的對策方法。傳播技巧包括內容提示法、說(shuō)理法和訴求法等。在傳播信息時(shí)，需要考慮到不同情況下表達信息的效果。這實(shí)際上涉及傳播過(guò)程中三個(gè)方面的因素對于傳播效果的影響——傳播者（學(xué)識、品格等）、傳播內容（話(huà)題和證明方法）、傳播對象（主要指傳播者對于受眾心理和性格的了解、激發(fā)和控制）。這三個(gè)影響因素要求傳播者在主旨和論點(diǎn)被限定的時(shí)候，運用傳播技巧，將主要觀(guān)點(diǎn)的提出、論證方式的選擇、材料的安排巧妙地結合在一起，將信息的側重點(diǎn)鮮明地展現在讀者面前。 公文是黨政機關(guān)實(shí)施領(lǐng)導、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效用和規范體式的文書(shū)，是傳達貫徹黨和國家方針政策，公布法規和規章，指導、布置和商洽工作，請示和答復問(wèn)題，報告、通報和交流情況等的重要工具。公文中的傳播活動(dòng)實(shí)質(zhì)上是文字信息的傳播，成功的傳播方法和技巧的運用，有利于提高公文寫(xiě)作的科學(xué)性、有效性和公文的傳播效果。如果在公文撰寫(xiě)中針對特定的受眾和特定的信息內容采用適當的傳播策略、手段，不僅可以完整準確地表達公文需要傳遞的信息，而且可以增加公文的美感，進(jìn)而提高對受眾的影響力和吸引力。因此在公文寫(xiě)作中傳播方案的確定和傳播內容的選擇，從整體上來(lái)看是為發(fā)文目的服務(wù)的。本文著(zhù)重探討在公文寫(xiě)作中如何使用恰當的傳播技巧以提高公文的表達和傳播效果。
一、明示態(tài)度法
在傳播信息時(shí)，應該簡(jiǎn)潔明了地表明所要表達的結論，以方便讀者清楚地了解文章的主旨，領(lǐng)會(huì )傳播者所要表達的觀(guān)點(diǎn)。在公文寫(xiě)作中，突出結論可以迅速有效地使讀者清楚撰寫(xiě)者的目的和意圖。特別是在宣傳性、告知性公文傳播活動(dòng)中，為了使受眾接受傳播者所提供的信息與觀(guān)點(diǎn)，更需要直觀(guān)地擺出結論。古人論文章的寫(xiě)作時(shí)強調“立片言以居要” “開(kāi)門(mén)見(jiàn)山”等，都是要求在傳播活動(dòng)中首先將傳播目的和核心內容告知讀者。當然，要根據具體的公文內容、傳播對象、傳播時(shí)機等因素來(lái)判斷是否應直截了當地將發(fā)文目的表達出來(lái)。
比如， 《國務(wù)院關(guān)于深化改革嚴格土地管理的決定》（國發(fā) 28號）一開(kāi)頭就展示了重要結論： “實(shí)行最嚴格的土地管理制度……土地市場(chǎng)治理整頓取得了積極進(jìn)展，有力地促進(jìn)了宏觀(guān)調控政策的落實(shí)……必須正確處理保障經(jīng)濟社會(huì )發(fā)展與保護土地資源的關(guān)系，嚴格控制建設用地增量，努力盤(pán)活土地存量，強化節約利用土地，深化改革，健全法制，統籌兼顧，標本兼治，進(jìn)一步完善符合我國國情的最嚴格的土地管理制度�！惫牡牡谝痪湓�(huà)“實(shí)行最嚴格的土地管理制度”作為本文的主旨，簡(jiǎn)潔明了地表達了中國要深化土地管理制度的決心。接下來(lái)“土地市場(chǎng)治理整頓取得了積極進(jìn)展”一句敘述了土地整改的效果，讓讀者看到了實(shí)行土地管理制度各地區取得的進(jìn)步。當然還要點(diǎn)明在這個(gè)制度下的成效是階段性的，有些地區存在的問(wèn)題仍需要解決。這份公文的主題與人民的生活息息相關(guān)，與受眾原有態(tài)度和利益相吻合，所以可以使用明示態(tài)度法。
二、敲警鐘法
傳播學(xué)中的“敲警鐘”法是指用能夠使人們產(chǎn)生恐懼意識的語(yǔ)句喚醒人們焦急、緊張的心理活動(dòng)，這種方法也稱(chēng)為“恐懼訴求法”。這種傳播方法在公文寫(xiě)作里也能發(fā)揮很大作用。一方面，運用這種方法所產(chǎn)生的緊迫感可以督促人們盡快行動(dòng)以防發(fā)生突發(fā)情況。古人早就言明要防患于未然，所以人們在閱讀用敲警鐘法寫(xiě)作的公文時(shí)就會(huì )無(wú)意識地采取行動(dòng)了。另一方面，采用這種方法，會(huì )在第一時(shí)間吸引讀者的全部注意力，為滿(mǎn)足好奇心，讀者會(huì )繼續閱讀下去。雖然借助恐懼訴求能收到較好的傳播效果，但我們需要清楚地知道一點(diǎn)，那就是過(guò)度地喚醒人們的危機意識以求達到目的，很有可能使讀者產(chǎn)生不適感。只有把握好一定的度且切合實(shí)際，才會(huì )最大限度地發(fā)揮警鐘的作用。
譬如《國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)國家綜合防災減災規劃（2011-2015年）的通知》（國辦發(fā)（2011） 55號）中寫(xiě)道： “‘十二五’時(shí)期，在全球氣候變化背景下，自然災害風(fēng)險進(jìn)一步加大，防災減災工作形勢嚴峻。干旱、洪澇、臺風(fēng)、低溫、冰雪、高溫熱浪、沙塵暴、病蟲(chóng)害等災害風(fēng)險增加，崩塌、滑坡、泥石流、山洪等災害仍呈高發(fā)態(tài)勢……設防水平偏低，農村居民抵御災害的能力較弱。自然災害引發(fā)次生、衍生災害的風(fēng)險仍然很大�！痹诠膶�(xiě)作中，運用敲警鐘法可以快速有效地傳遞信息給收文對象，并使之警醒。首先，對問(wèn)題的現狀加以描述，像這份通知里的“干旱、洪澇、臺風(fēng)、低溫、冰雪、高溫熱浪、沙塵暴、病蟲(chóng)害等災害風(fēng)險增加……設防水平偏低，農村居民抵御災害的能力較弱。自然災害引發(fā)次生、衍生災害的風(fēng)險仍然很大”，就寫(xiě)出了自然災害的發(fā)生越來(lái)越頻繁，對人類(lèi)的危害越來(lái)越大的現實(shí)，這自然會(huì )造成讀者對象的心理緊張，產(chǎn)生態(tài)度和行動(dòng)上的變化。其次，提出解決問(wèn)題的方法， “加強自然災害監測預警能力建設、加強防災減災信息管理與服務(wù)能力建設”，從心理上催促讀者采取相應行動(dòng)。通過(guò)給傳播對象施加壓力，調動(dòng)他們的緊張、恐懼心理，引導他們把握公文的主題，符合傳播者的意愿。這份通知很好地運用恐懼訴求法即敲警鐘的技巧來(lái)撰寫(xiě)公文，收到了很好的傳播效果。
三、感情交流法
感性語(yǔ)言最容易打動(dòng)人。傳播學(xué)中的“訴諸感情”主要是指通過(guò)營(yíng)造某種氣氛或使用感情色彩強烈的言辭來(lái)感染對方，以謀求特定的效果。公文語(yǔ)言的表達不僅影響工作的執行力度，也影響公務(wù)活動(dòng)的效果。寫(xiě)進(jìn)公文里的材料必須來(lái)自生活實(shí)踐，不允許虛構，在此基礎上運用富有感情的言辭來(lái)撰寫(xiě)公文，就能收到較好的效果。感情交流是向傳播對象傳達一些能讓人感到溫情的信息，消除對方對傳播者的疑慮、誤解，為公文的傳遞創(chuàng )造有利條件。要注意宣示說(shuō)理嚴密周全、簡(jiǎn)潔精練，切忌濫用修辭，于平淡之中見(jiàn)感情才顯功夫。要正確認識情感在公文寫(xiě)作中的作用，樹(shù)立正確的得失觀(guān)，合理表達自己的感情，確保寫(xiě)作的公文觀(guān)點(diǎn)正確、內容真實(shí)、表達合情合理。
《關(guān)于申請暴雨臺風(fēng)受損農村公路維修資金的請示》 （連區建（2012） 66號）一文中寫(xiě)道：“2012年7月初和8月初連云區先后遭受特大暴雨和強臺風(fēng)的猛烈襲擊，造成多處縣、鄉、村道路破壞嚴重，部分路基出現坍塌……據統計，全區縣、鄉、村道路因暴雨臺風(fēng)造成的道路路面損壞和路基塌方現象多達56處，路面損壞面積約8680平方米，部分道路簡(jiǎn)易修復后雖能維持通行，但仍存在著(zhù)很大的安全隱患，亟待進(jìn)行全面修復……懇請市局酌情考慮撥付部分農村公路維修資金……以保證搶修工程的快速推進(jìn)�！睆倪@篇公文中可以看到請示單位對災害的憂(yōu)心以及進(jìn)行災后重建的決心。該請示在擺出連云區災情嚴重的實(shí)際狀況時(shí)，運用“56處” “8680平方米”等有說(shuō)服力的數據，融入足以打動(dòng)人心的“懇請”等詞語(yǔ)，語(yǔ)言真摯感人，拉近了文件授受雙方的距離，建立了良好的雙向溝通交流關(guān)系，以期達到希望上級撥款維修的最終目的。要完成一篇高質(zhì)量的公文，關(guān)鍵是要對發(fā)文意圖有一個(gè)準確的把握，然后將這些轉化為充滿(mǎn)感情色彩的語(yǔ)句，以收到打動(dòng)人心的目的。這份請示無(wú)疑是一個(gè)成功的范例。
四、尊重事實(shí)法
公文的另一大語(yǔ)體特征是真實(shí)性�？鬃印墩撜Z(yǔ)，里仁》中云： “君子欲訥于言，而敏于行�！币馑际钦f(shuō)君子說(shuō)話(huà)要謹慎，行動(dòng)則要敏捷。在公文寫(xiě)作中也可解釋為執筆者用詞要謹慎小心，內容要遵從實(shí)際。公文中有些文種如情況報告、工作總結、調查報告等內容涉及面寬、傳播領(lǐng)域廣，不僅拓寬了人們的視野，提高了人們的思維境界，而且促使寫(xiě)作策略發(fā)生了變化。只有正確把握問(wèn)題的實(shí)質(zhì)，堅持實(shí)事求是，遵從事物間的邏輯關(guān)系，公文才能收到良好的傳播效果。在寫(xiě)作中應堅持客觀(guān)的態(tài)度，盡可能地將自己的傾向在文章中隱去。
如《福建省糧食局關(guān)于2012年第四季度糧油質(zhì)量抽檢情況的通報》 （閩糧行 24號）一文中寫(xiě)道： “福州市抽檢大米、小麥粉、食用植物油、原糧共484批次，合格484批次，批次合格率100% ……寧德市抽檢大米、小麥粉、食用植物油、糧食復制品共67批次，合格63批次，批次合格率94.0%；龍巖市抽檢大米、小麥粉、食用植物油、原糧共288批次，合格288批次，批次合格率100%�！痹谛畔鞑ミ^(guò)程中，經(jīng)常會(huì )遇到無(wú)法解決的沖突，這時(shí)需要借助于實(shí)例來(lái)增強說(shuō)服力。福建省糧食局把2012年第四季度糧食質(zhì)量抽檢結果作了通報，數據真實(shí)、敘述清楚，說(shuō)服力強。
五、重復結論法
傳播學(xué)指出，傳播者要想提高傳播效果，就必須設法減少選擇性因素對受傳者的干擾。古人對這一技巧的功效已有肯定。 《戰國策》中“三人成虎”“曾母投杼”就是明證。例如，腦白金是大眾耳熟能詳的保健品，腦白金在剛剛進(jìn)入市場(chǎng)時(shí)并未受到人們的關(guān)注。這時(shí)，一個(gè)雖然通俗卻能夠讓人記住的廣告出世了，電視、報紙等傳播媒介對這個(gè)產(chǎn)品反復宣傳，引起大眾對腦白金的好奇并相互交流，自此腦白金名聲大噪�？梢�(jiàn)，重復地敘述某個(gè)問(wèn)題或信息可以收到很好的傳播效果。
《工業(yè)和信息化部、發(fā)展改革委、環(huán)境保護部關(guān)于開(kāi)展工業(yè)產(chǎn)品生態(tài)設計的指導意見(jiàn)》 （工信部聯(lián)節 58號）一文中寫(xiě)道： “生態(tài)設計是實(shí)現污染預防的重要措施。污染預防是改變‘先污染后治理’發(fā)展方式的根本途徑。研究表明，800/0的資源消耗和環(huán)境影響取決于產(chǎn)品設計階段……生態(tài)設計是落實(shí)生產(chǎn)者責任延伸制度的要求……生態(tài)設計有利于綠色技術(shù)創(chuàng )新……”該意見(jiàn)的主旨是“開(kāi)展工業(yè)產(chǎn)品生態(tài)設計”，文中有四段都在重復生態(tài)設計的重要意義， “生態(tài)設計是實(shí)現污染預防的重要措施，生態(tài)設計是落實(shí)生產(chǎn)者責任延伸制度的要求，生態(tài)設計有利于綠色技術(shù)創(chuàng )新”，這些句子無(wú)一不是在強調生態(tài)設計是一件有價(jià)值的事情。運用反復強調主題的技巧，的確能快速有效地傳遞信息給收文對象，傳播效果顯著(zhù)。
綜上所述，在公文寫(xiě)作中適當運用傳播技巧，可以為公文增色添彩，增強表達效果。在寫(xiě)作中要注意把公文主旨表達與公文傳播技巧結合起來(lái)，重視公文寫(xiě)作策略的作用，從全局上實(shí)現公文傳遞策令、溝通情況、交流經(jīng)驗的社會(huì )價(jià)值。采取適宜接受對象、傳播主體、傳播內容的傳播方式，就能取得好的效果；否則，傳播者雖有好心也可能會(huì )辦壞事。恰當地使用明示態(tài)度法、恐懼訴求法、感情交流法等寫(xiě)作技巧，不僅能加快公文上情下達、溝通聯(lián)絡(luò )的速率，也能增強公文的生動(dòng)性和藝術(shù)感染力。
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