- 相關(guān)推薦
文秘的辦公室文件接收和管理工作
導語(yǔ)：辦公室文件接收和管理工作，是政府部門(mén)公文流轉比較重要的環(huán)節。其辦理效率和質(zhì)量影響著(zhù)公文的正規性、處理的速度，決定著(zhù)領(lǐng)導臨時(shí)想要某些文件能否及時(shí)找到，所以做好辦公室文件的接收和管理工作至關(guān)重要。那么如何更好地去完成此項工作呢?
1、從源頭上保證文件的規范性。
接文過(guò)程中，要嚴格審查文件是否加蓋公章、簽發(fā)時(shí)間是否及時(shí)、是否留存聯(lián)系人、文中內容是否規范得體、附件是否齊備等，防止因文件不規范，導致公文難以流轉或流轉困難。
2、給文件做好編號工作。
按照自定義的編號規則，依次對接收的文件進(jìn)行規范化管理。編號后的文件，好比就給其上完戶(hù)口，其具有唯一性。以后在找文件過(guò)程中不必再看文件的名稱(chēng)了(文件名稱(chēng)類(lèi)似的話(huà)，影響找文件的效率)，直接對應記錄找文件編號即可。
3、接收文件后及時(shí)傳閱。
對于接收的文件，要及時(shí)送達領(lǐng)導各級領(lǐng)導手中，切不可在自己手中耽擱，以免影響整體辦件效率或耽誤重要事情。
4、及時(shí)跟蹤文件辦理進(jìn)展情況。
文件流轉到哪個(gè)環(huán)節，要及時(shí)跟蹤，及時(shí)到領(lǐng)導辦公室取回閱處完的文件，若有批示則按照批示及時(shí)傳遞辦理，并對文件流轉的過(guò)程一一進(jìn)行記錄，防止文件無(wú)法跟蹤文件辦理情況。
5、及時(shí)記錄領(lǐng)導批示。
對于大領(lǐng)導的批示，可以記錄在辦公軟件中，這樣就可以宏觀(guān)地了解文件辦理進(jìn)程，對于查詢(xún)歷史文件辦理過(guò)程具有很重要的作用，防止因臨時(shí)無(wú)法找到文件而不知道文件曾經(jīng)的具體辦理情況。
6、及時(shí)將文件數字化。
文件數字化，即對辦理完成的文件進(jìn)行數字掃描。這樣能夠極大地便利我們對文件的管理和查閱。文件一般掃描為PDF格式的。
7、及時(shí)完成文件的歸檔。
文件及時(shí)歸檔，不僅可以節省辦公空間，而且能夠減少將正在辦理的文件錯誤混合在已辦理完成的文件中，防止文件丟失。
【文秘的辦公室文件接收和管理工作】相關(guān)文章：
iphone和電腦傳文件的方法03-21
辦公室文秘公文的布局03-01
辦公室文秘工作鑒定11-30
辦公室文秘工作職責01-01
文秘辦公室的語(yǔ)言規范原則03-21
HTML幫助文件添加目錄和索引03-30
秘書(shū)文秘如何在“辦公室”生存12-21
解讀高職院校的辦公室文秘工作01-24