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做好辦公室文秘綜合管理工作的幾點(diǎn)思考論文
從大學(xué)畢業(yè)以來(lái)，我們從一點(diǎn)一滴學(xué)起，在領(lǐng)導、同事的幫助下，不斷鉆研業(yè)務(wù)，不斷提升能力，從懵懂到熟悉，從熟悉到創(chuàng )新，一路走來(lái)，收獲頗多。結合這5年多的文秘綜合工作實(shí)踐，談幾點(diǎn)體會(huì )。
一、要做好建章立制，確保管理的規范化
不以規矩，難成方圓。建章立制是確保一個(gè)單位規范管理的前提，首先要建立科學(xué)有效的規章制度體系，為單位的發(fā)展保駕護航。在這個(gè)過(guò)程中，有三個(gè)環(huán)節要銜接好：一是制定規章制度要切合實(shí)際，實(shí)用、管用，發(fā)布制度前要充分征集各處室意見(jiàn)。二是規章制度的語(yǔ)言要簡(jiǎn)明扼要，淺顯易懂，避免出現詞不達意的現象。三是要加強規章制度的宣貫，真正做到入腦、入心，否則制度只能是一紙空文。
因此，要確保一個(gè)單位良好運行，必須要建立一套“夠用、管用、好用”的規章制度，學(xué)習各項規章制度，熟練掌握各項業(yè)務(wù)流程，這樣才能在管理工作中做到得心應手，有的放矢。
二、要練就好文筆，確保公文作用充分發(fā)揮
公文是一個(gè)單位的臉面。公文的主要作用是總結工作、布置工作、傳達會(huì )議精神和領(lǐng)導指示要求，公文水平的高低影響到一個(gè)單位的形象，也影響到信息傳遞的有效性。文秘工作的核心是文字工作，主要是通過(guò)公文體現。因此，做好辦公室文秘工作，確保公文的規范化，對于做好上情下達有著(zhù)至關(guān)重要的意義。
要充分發(fā)揮公文的作用，就必須要加強理論知識的學(xué)習，加強對上級文件、領(lǐng)導講話(huà)的學(xué)習、鉆研，與上級的要求保持步調一致。同時(shí)，要鍛煉過(guò)硬的寫(xiě)作能力、較強的理解能力，制定標準和精細的工作模板示例，實(shí)現文件辦理規范、順暢、安全，文件內容簡(jiǎn)明扼要，表達準確。
三、要做好細節管理，確保每項工作精益求精
細節決定成敗，天下事必做于細。文秘工作的核心是文字、文件和服務(wù)。文字工作要求精益求精，不能出現語(yǔ)法上的低級錯誤，不能出現政策上的錯誤，更不能出現思想上的錯誤，每一句話(huà)都要精雕細琢，才能以文傳意。文件傳閱也是一件細活，要做到閉環(huán)管理，從收到文件，到傳閱文件，到收回文件、銷(xiāo)毀文件或歸還文件，整個(gè)過(guò)程都要閉環(huán)，要做好文件的編號，進(jìn)度跟蹤等細節上的工作。
要牢固樹(shù)立精細服務(wù)的理念，注重服務(wù)細節，突出服務(wù)效率，事事細致、處處細密，將難事辦妥、急事辦穩、雜事理清、繁事化簡(jiǎn)，把各項工作做得細之又細、慎之又慎、精益求精。
四、要做好督察督辦，確保各級要求及時(shí)落實(shí)
要做好參謀助手。文秘工作的參謀作用主要體現在傳遞文件、做好會(huì )議紀要、督辦待辦事項方面。中心領(lǐng)導每天都會(huì )處理大量的文件，解決各類(lèi)問(wèn)題，作為辦公室文秘工作人員要把好第一道關(guān)，首先要把好文件的篩選關(guān)，中心的紙質(zhì)文件來(lái)源有三個(gè)途徑，一是通過(guò)傳真機接收的文件，二是通過(guò)院辦機要處轉來(lái)的上級或兄弟單位文件，三是本部各部門(mén)直接加蓋公章后由綜合秘書(shū)送到中心的文件。其中，通過(guò)傳真機接收的文件要經(jīng)過(guò)甄別，有相當多的文件是一些社會(huì )組織或團體發(fā)過(guò)來(lái)的會(huì )議邀請函、購買(mǎi)刊物的函件等，對于這類(lèi)文件應直接做銷(xiāo)毀處理。
其次，做好會(huì )議紀要也十分關(guān)鍵，尤其是每周一召開(kāi)的中心例會(huì )、各類(lèi)總結會(huì )等，必須要及時(shí)將領(lǐng)導的要求高度提煉后在會(huì )議紀要中體現出來(lái)，并及時(shí)將會(huì )議紀要，特別是會(huì )上布置的待辦事項，傳達到中心每一位員工。必須在會(huì )議紀要中明確好時(shí)間節點(diǎn)和完成標志，并及時(shí)跟蹤督辦落實(shí)，確保上級要求和領(lǐng)導指示精神得到迅速落實(shí)。
五、要做好謀劃溝通，確保各項工作和諧高效
凡事預則立，不預則廢。做任何一項工作都必須要提前策劃安排，合理布局，要根據任務(wù)的重要性、工作的輕重緩急、時(shí)間長(cháng)短，合理制定工作計劃，要牢固樹(shù)立超前理念，凡事超前準備、超前安排、超前謀劃，做到情況提前掌握，工作提前部署，提前介入，把控過(guò)程中的每一個(gè)節點(diǎn)，確保組織目標的實(shí)現。
每一項工作都要同人打交道，溝通就顯得至關(guān)重要，要有大局意識。做工作若溝通充分，肯定做得既正確又高效，反之，必然效果不佳。因此，要加大內外溝通力度，在“早”字上爭主動(dòng)，在“細”字上下功夫，妥善處理和解決好各種復雜事項，保證各項工作有序推進(jìn)和高效落實(shí)。
要當好“總調度員”和“總服務(wù)員”，充分發(fā)揮“橋梁紐帶”作用，在服務(wù)全局、協(xié)調各方上，做到總攬不包攬、協(xié)調不取代、放手不甩手。要善于集中群策、凝結群力、發(fā)揮群智，時(shí)刻保持任勞任怨的心態(tài)，在和諧融洽的氛圍中推動(dòng)各項工作。
六、要做好身心管理，確保具備良好身心素質(zhì)
身體是革命的本錢(qián)。這句話(huà)聽(tīng)起來(lái)俗套，但是非常切合實(shí)際。辦公室工作任務(wù)繁重，工作關(guān)系錯綜復雜，只有具備良好的身體素質(zhì)和心理素質(zhì)才能從容應對繁雜的腦力、體力勞動(dòng)和控制、調節個(gè)人的情緒。要做到急事求“快”，快而不亂，緩事求“穩”，穩而不拖，在任何工作中做到從容不迫，游刃有余。
在工作中要始終保持滿(mǎn)腔熱忱的敬業(yè)精神和堅忍不拔的意志，要有飽滿(mǎn)的工作熱情。始終保持樂(lè )觀(guān)向上的心態(tài)，能正視困難和挑戰，面對挫折絕不低頭，要經(jīng)得住批評，受得了委屈，要學(xué)會(huì )控制和調節自己的情緒。始終保持積極進(jìn)取的態(tài)度，待人要謙和尊敬。
最后，我以幾句話(huà)作為結語(yǔ)，同大家分享幾點(diǎn)我在日常工作中積累的心得：做文秘工作一定要有大局意識，補好臺；要有包容意識，不急功；要有戰略眼光，不計較；要有謀劃能力，打硬仗；要有大將風(fēng)范，促和諧。
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