企業(yè)辦公自動(dòng)化系統功能詳解

　　辦公自動(dòng)化(OA)系統的推廣，是規范企業(yè)辦公自動(dòng)化軟件，推動(dòng)企業(yè)走向規范化;使企業(yè)在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中不斷的增收節支;在提高企業(yè)的經(jīng)濟效益和社會(huì )效益，增強企業(yè)競爭能力等方面起到了不可估量的作用。

　　系統主要包括收文管理、發(fā)文管理、檔案管理、情況報告管理等四個(gè)主要功能模塊。其操作界面采取統一入口，分項設置的模式。

　　1、界面功能

　�、盼业墓ぷ�

　　用戶(hù)在每日開(kāi)機進(jìn)入辦公自動(dòng)化子系統時(shí)，系統自動(dòng)將與用戶(hù)有關(guān)的事務(wù)給予列出。對于需要辦理的具體事務(wù)，用戶(hù)可以在該模塊的待辦工作下簽收進(jìn)行辦理，也可以擊點(diǎn)啟動(dòng)新任務(wù)錄入相應的信息，如對文書(shū)可以進(jìn)行收文登錄，對普通用戶(hù)可以進(jìn)行發(fā)文擬稿或情況報告擬稿。用戶(hù)還可以通過(guò)查詢(xún)檢索用戶(hù)本人經(jīng)手處理的文件或權限范圍內的文件，包括：收發(fā)文、情況報告等。同時(shí)，對于檢索的結果可跟蹤文件的辦理過(guò)程，必要時(shí)可對相應步驟進(jìn)行催辦，對文件辦理人發(fā)送催辦信息。

　�、拼�辦工作

　　需要當前用戶(hù)辦理但未簽收的工作。

　�、窃谵k工作

　　指正在辦理但還未辦畢的工作。

　�、绒k畢工作

　　顯示當前用戶(hù)已經(jīng)辦畢，而下一下接收人還未簽收的工作信息。此信息主要用于文件的取退回。

　�、纱咿k信息

　　對當前用戶(hù)正在辦理的工作進(jìn)行催辦，以督促相關(guān)人員抓緊辦理。

　�、蕟�動(dòng)新工作

　　對新的工作任務(wù)的辦理，如：收文登錄、發(fā)文擬稿等。

　�、瞬樵�(xún)

　　可通過(guò)各種條件及其組合對經(jīng)手過(guò)的文件進(jìn)行查閱、辦理和打印。

　　2、模塊功能

　�、虐l(fā)文管理

　　該模塊根據機構的不同可以設置相應的發(fā)文流程，具有方便、靈活的特點(diǎn)。并且在各個(gè)辦理環(huán)節具有流程跟蹤、痕跡保留的功能。每一個(gè)辦理人員都可以對經(jīng)手文稿的辦理狀態(tài)進(jìn)行追蹤，有效利用word的修訂顯示功能對辦理過(guò)程中的修改審核信息進(jìn)行保留記錄。正式文件生成后將不能再被編輯，只能被查詢(xún)，打印。同時(shí)，系統還將該數據庫中的文件按照文件的相關(guān)屬性分類(lèi)列出。作為收發(fā)總文書(shū)可以通過(guò)發(fā)文管理的系統設置以及發(fā)文號管理、發(fā)文格式進(jìn)行發(fā)文相應的設置，并通過(guò)該數據庫的存取控制表給領(lǐng)導設置成可以查閱全部的公文。該功能實(shí)現是由以下角色：擬稿、審稿、會(huì )簽、核稿、簽發(fā)、封發(fā)、傳閱、歸檔通過(guò)組合定義完成的。

　�、剖瘴墓芾�

　　收文辦理的工作流程設置同樣靈活，不同機構可以任意設置本單位的流程。各個(gè)辦理環(huán)節都可以追蹤文件辦理情況，方便快捷查閱文件及其辦理意見(jiàn)。文件批轉具備多級機制。對于逾期未辦理的文件具有催辦功能。其功能實(shí)現是由以下角色：登錄、擬辦、運轉、閱辦、歸檔組合定義完成的。

　�、乔闆r報告管理

　　用戶(hù)可以通過(guò)該功能模塊草擬、審核、運轉、辦理內部的情況報告�？偽臅�(shū)可以通過(guò)情況報告的系統設置以及文號管理、模板管理、編號格式等功能進(jìn)行情況報告的相應設置，并通過(guò)該數據庫的存取控制表給領(lǐng)導設置成可以查閱相關(guān)范圍的簽報。

　�、葯n案管理

　　檔案管理是按省公司的要求重新開(kāi)發(fā)設計的功能模塊，該模塊采用了全新的系統設計新概念，淡化了檔案類(lèi)型的管理模式，強化了檔案的文件歸卷、檔案利用的管理形式，檔案管理員利用該功能模塊可以實(shí)現檔案的登錄、組卷、合卷、分卷、檢索、統計、借閱、專(zhuān)題管理、打印各種檢索工具、銷(xiāo)毀等管理。同時(shí)對于單個(gè)文件也可以迅速實(shí)現歸卷、查閱、屬性修改等文檔管理，最終實(shí)現檔案的電子化管理。同時(shí)，根據檔案類(lèi)型又分文書(shū)檔案、科技檔案、財會(huì )檔案、實(shí)物檔案、聲像檔案、照片檔案等模塊,并且可根據需要用戶(hù)可自行設計檔案類(lèi)型、錄入表單內容以及報表打印內容等。

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