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OA辦公自動(dòng)化解決方案
OA ，人們往往會(huì )很自然的把它與 " 檔案管理 " 、 " 公文流轉 " 等聯(lián)系在一起，這也是脫胎于政府收發(fā)文的 OA 給人們留下的根深蒂固的印象。在二十多年的發(fā)展歷程中， OA 自身的局限性使得它所扮演的角色更像是一個(gè) " 文秘 " ――企業(yè)需要依靠它來(lái)進(jìn)行一些基本的行政事務(wù)處理，但同時(shí)卻很難從中獲得更多的價(jià)值，這就是辦公自動(dòng)化系統所處的現實(shí)和困境，也是企業(yè)用戶(hù)對傳統 OA 不滿(mǎn)意的焦點(diǎn)所在。
而今天，隨著(zhù)協(xié)同軟件理論和技術(shù)的日趨成熟，協(xié)同 OA 應運產(chǎn)生。它源自傳統 OA ，但又完全擺脫了原有的局限，并凸現出其不同與傳統 OA 的應用和更高層面的價(jià)值。
在闡述傳統 OA 和協(xié)同 OA 的區別之前，讓我們來(lái)回顧一下 OA 的發(fā)展歷程及其相應的特點(diǎn)。
回顧：辦公自動(dòng)化的發(fā)展過(guò)程
第一代 OA 起源于政府公文和檔案管理的需求，它實(shí)施了企業(yè)部分工作流程的自動(dòng)化和文檔的電子化管理。它的特點(diǎn)是以公文處理、檔案管理為核心，辦公其實(shí)就是辦文，并形成了以后 OA 的基本體系。此時(shí) OA 的架設也多在 C/S 下，無(wú)法很好的支持遠程辦公和移動(dòng)辦公。
第二代 OA 是從 90 年代中期開(kāi)始，隨著(zhù)互聯(lián)網(wǎng)( Internet )的興起與發(fā)展而產(chǎn)生的。以 Internet 為基礎，第二代 OA 實(shí)現了 B/S 架構，并很好的支持了移動(dòng)辦公的需求，企業(yè)資源不再受到通訊技術(shù)的限制。同時(shí)， OA 系統也加入了更多的功能，如 BBS 、新聞發(fā)布、日程安排、人事信息等，但從本質(zhì)上來(lái)說(shuō)第二代 OA 依然以公文和檔案管理為核心內容。
90 年代末期開(kāi)始，隨著(zhù)市場(chǎng)環(huán)境的變化和協(xié)同管理( Collaboration )的興起， OA 的指導思想開(kāi)始發(fā)生轉變，更多的強調跨地域、跨部門(mén)之間的協(xié)同， OA 中也加入了新的協(xié)作工具，如即時(shí)通訊、項目管理、網(wǎng)絡(luò )會(huì )議、文檔共享等等，第三代 OA 出現了。但此時(shí)的 OA 還是沒(méi)有完全突破傳統 OA 的局限，實(shí)現的協(xié)作也僅是局部的、淺層次的;更多的企業(yè)資源依然處于割裂和難以管理的狀態(tài)。
縱觀(guān) OA 的發(fā)展歷程，我們發(fā)現，辦公自動(dòng)化很多時(shí)候作的工作不過(guò)是將手工進(jìn)行的事務(wù)搬到計算機網(wǎng)絡(luò )上，并利用了計算機技術(shù)的一些先進(jìn)特點(diǎn)，而其本身卻沒(méi)有增加多少先進(jìn)的管理理念和方法。另外，起源于政府的公文和檔案管理的 OA 也一直很難擺脫最初的定義模式，除了將企業(yè)的一些文檔、信息進(jìn)行了電子化，并在工作流管理上有所增強外，并未給企業(yè)帶來(lái)更多的價(jià)值。同時(shí)，盡管第三代 OA 開(kāi)始加入新的理念如 " 協(xié)同 " ，但從根本上來(lái)說(shuō)，它只是利用了一些簡(jiǎn)單的協(xié)作工具，從企業(yè)管理的整體角度來(lái)看，它離真正的 " 協(xié)同 " 還有相當的距離。
現狀：用戶(hù)面對的 OA 系統
了解了 OA 的發(fā)展歷程和基本特性后，我們不禁要問(wèn)，那么現在用戶(hù)面對的辦公自動(dòng)化系統又是怎樣的一個(gè)情況呢?
第一類(lèi) OA ：沿襲傳統 OA ，簡(jiǎn)單和低價(jià)
開(kāi)發(fā)和銷(xiāo)售這種產(chǎn)品的企業(yè)很多，也有一定的客戶(hù)群。這類(lèi)產(chǎn)品價(jià)格和開(kāi)發(fā)成本都比較低，它的功能主要是以傳統的收發(fā)文管理，檔案管理為主。并加入了一些輔助功能如， BBS 、公告板、名片夾、日程安排、報告管理、圖書(shū)管理、車(chē)輛管理、公司大事記等小功能。這些功能比較簡(jiǎn)單且相對獨立，其中包含的各種信息依然以 " 孤立 " 和 " 靜態(tài) " 的形式存在�？傮w上來(lái)說(shuō)，這類(lèi) OA 只能幫助企業(yè)邁入 " 辦公自動(dòng)化 " 的初級階段，對希望利用 OA 提高管理水平的企業(yè)來(lái)說(shuō)并沒(méi)有多大實(shí)質(zhì)性的幫助。
第二類(lèi) OA ：實(shí)現了部分的協(xié)作，有一定靈活性
第二類(lèi) OA 相對來(lái)說(shuō)是比較先進(jìn)的 OA ，它開(kāi)始納入一定的協(xié)同管理思想，在功能上也進(jìn)行了相當的改進(jìn)，除了對工作流程的功能進(jìn)行了加強之外，還利用各種協(xié)作工具實(shí)現人與人之間、部門(mén)與部門(mén)之間的協(xié)同， OA 的架構也比較靈活，然而它各方面的功能還是相對獨立的，尤其是與企業(yè)的業(yè)務(wù)還是沒(méi)有實(shí)現更深層次的對接，其 " 辦公 " 涵義的廣度和深度也沒(méi)有達到一個(gè)更高的層面。
面對辦公自動(dòng)化的現狀，我們會(huì )問(wèn)：辦公自動(dòng)化到底應該為企業(yè)帶來(lái)什么應用價(jià)值?它將何去何從?實(shí)際上，這是兩個(gè)相關(guān)的問(wèn)題，解決方法的獲得必須要有更高的高度，更寬闊的視野來(lái)看待辦公自動(dòng)化的涵義。我們需要的是重新審視企業(yè)的管理和信息化需求，從而挖掘 OA 新的應用價(jià)值。
思考：尋求 OA 的價(jià)值
讓我們先來(lái)看一下現實(shí)情況中的企業(yè)辦公情況。辦公，這里也可以理解為 " 日常的工作 " 。這個(gè)日常工作的涵義是很廣泛的。從人員應用的角度來(lái)看，企業(yè)管理者希望隨時(shí)了解整個(gè)公司的運作情況，與各部門(mén)保持經(jīng)常性的溝通和交流，從人力資源、財務(wù)等方面監控企業(yè)的整體情況并支持決策，因此他關(guān)注 " 監控和決策 " ;部門(mén)領(lǐng)導希望方便的分配工作任務(wù)，查看下屬的工作進(jìn)展情況，對其做出相應的指導，對業(yè)績(jì)進(jìn)行評價(jià)，并與上下級和其他部門(mén)建立緊密的聯(lián)系，因此他關(guān) ?quot; 管理和協(xié)調 " ;普通員工希望可以查看自己的工作計劃和進(jìn)度，很方便的利用各種管理工具，例如文檔管理、知識庫、客戶(hù)管理、項目管理等完成自己的工作任務(wù)，因此他關(guān)注 " 高效和協(xié)作 " 。而從應用內容的角度來(lái)看，日常工作事實(shí)上涵蓋了對知識、文檔、人員、資產(chǎn)、財務(wù)、項目等方面的管理，并且每個(gè)管理的環(huán)節都關(guān)聯(lián)緊密，相互作用。因此在現實(shí)情況中辦公的涵義遠遠超出了我們既定的范圍，傳統 OA 只是從一個(gè)狹義和片面的角度去實(shí)現了 " 辦公自動(dòng)化 " 。因此 OA 應該從更廣闊的角度來(lái)考慮 " 辦公 " 的涵義，并與企業(yè)的需求進(jìn)行緊密的結合。
再來(lái)看一下企業(yè)當前的信息化現狀。我們發(fā)現，過(guò)去的很多應用系統都是相互割裂的，它們往往關(guān)注單個(gè)或局部資源的管理，相互之間很少能夠緊密協(xié)調起來(lái)， " 信息孤島 " 、 " 應用孤島 " 和 " 資源孤島 " 三大難題不可避免的存在。企業(yè)常常面臨溝通不暢，信息無(wú)法及時(shí)獲得，管理效率低下，資源和資源之間各自為政，難以統一管理和協(xié)調的現狀。尤其是當企業(yè)業(yè)務(wù)流程日益復雜，業(yè)務(wù)與業(yè)務(wù)之間關(guān)聯(lián)與交叉頻繁;人與人，部門(mén)與部門(mén)，企業(yè)與企業(yè)的溝通和協(xié)作愈發(fā)凸現重要性的時(shí)候，企業(yè)更需要打破各種溝通和管理的屏障，實(shí)現對管理和運營(yíng)各環(huán)節的掌控、調配和協(xié)作。而傳統 OA 由于其應用的局限性難以滿(mǎn)足企業(yè) " 協(xié)同管理 " 的需求。因此協(xié)同理念和協(xié)同應用應該更多的被納入 OA 中，使其可以對企業(yè)各種分散存在或被分隔的資源進(jìn)行整合，從而讓企業(yè)的管理真正提升到一個(gè)新的層面。
從以上可以看出，一方面我們應該延展和深化 OA 的應用，另一方面需要將協(xié)同的理念納入 OA 中，于是便催生了新一代的辦公自動(dòng)化系統――協(xié)同 OA 。
變革：協(xié)同 OA 實(shí)現的飛躍
協(xié)同 OA 基于全新的管理理念和功能體系而設計，因而它呈現出完全不同于傳統 OA 的特性，在泛微軟件的協(xié)同 OA 產(chǎn)品 e-cology 中，首先可以體現為如下三方面的基本設計思想：
信息網(wǎng)狀思想：將各種分散的、不規則存在的信息整合成一張 " 信息網(wǎng) " ;業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)思想：對各種業(yè)務(wù)環(huán)節進(jìn)行整合并實(shí)現在統一平臺上的統籌管理;隨需而應思想：企業(yè)的各種資源，可以被迅速找到并集合到一起，并實(shí)現它們之間通暢的溝通和協(xié)作。
基于這三大基本思想體系設計的協(xié)同 OA 一方面打造了高度 " 協(xié)同 " 的管理和辦公環(huán)境，另一方面大大深化了 OA 的應用，從而完全突破了傳統 OA 的局限，有效幫助企業(yè)整合各種資源，提升管理：
關(guān)聯(lián)：企業(yè)的分析和決策來(lái)源于準確、全面和及時(shí)的信息，而 " 孤島式 " 的信息一方面很難全面反應真實(shí)的情況，另一方面也容易造成數據混亂、更新不及時(shí)、難以統一管理和獲取等問(wèn)題。在傳統 OA 中，例如銷(xiāo)售經(jīng)理要審批一項費用報銷(xiāo)單，如果他對這筆費用的來(lái)龍去脈不清楚，就很難從這張報銷(xiāo)單上獲得更多的信息，因為他所獲得的僅僅是一些靜態(tài)的，表面的信息;這個(gè)時(shí)候他可能要通過(guò)不同的應用系統去查詢(xún)更多的信息，或者與相關(guān)人員進(jìn)行交流，這樣就大大降低了工作的效率和準確性。而在協(xié)同 OA 中，由于信息之間已經(jīng)建立了各種關(guān)聯(lián)，因而銷(xiāo)售經(jīng)理可以從這張報銷(xiāo)單開(kāi)始，迅速提取其他的相關(guān)信息，如報銷(xiāo)事件的來(lái)龍去脈、涉及到的客戶(hù)或項目、提交人的情況、原始單據或憑證的掃描等，同時(shí)又不必在不同的應用系統之間切換。通過(guò)這樣的關(guān)聯(lián)，為企業(yè)真實(shí)的還原了信息本來(lái) ?quot; 網(wǎng)狀結構 " ，從而為管理掃除了信息獲取不全面和不及時(shí)的障礙。
深化：企業(yè)管理涉及到的環(huán)節是眾多的�，F代化企業(yè)就象一臺不停運轉著(zhù)的精密機器，而各種管理和運營(yíng)環(huán)節就象是機器上的各個(gè)部件，相互之間有著(zhù)千絲萬(wàn)縷的關(guān)系，并且必須為企業(yè)的共同目標而實(shí)現一致性的運作。例如一個(gè)產(chǎn)品的銷(xiāo)售，涉及到產(chǎn)品的功能和質(zhì)量(產(chǎn)品研發(fā)、質(zhì)量監控及升級)、產(chǎn)品的市場(chǎng)宣傳(宣傳平臺、宣傳文件和方式)、具體銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的開(kāi)展(客戶(hù)管理、項目跟蹤、合同簽訂)、相關(guān)費用的報銷(xiāo)(單據填寫(xiě)、流程審批、數據更新)等，而這些業(yè)務(wù)是否能夠被很好的管理并實(shí)現統一性的協(xié)調將直接影響到產(chǎn)品的銷(xiāo)售成果。傳統 OA 由于其局限性，所涵蓋的管理深度及廣度都是十分有限的，因而很難對這樣的一些比較復雜的業(yè)務(wù)過(guò)程進(jìn)行管理，當然就更難以支持整個(gè)業(yè)務(wù)鏈的平滑運作了。而在協(xié)同 OA 中，對管理范疇進(jìn)行了深化和延伸，因而可以讓企業(yè)方便的對更多的環(huán)節進(jìn)行整合和統籌管理。
協(xié)作：要實(shí)現良好的協(xié)作，首先需要突破物理邊界和組織邊界，讓處于不同的地理位置，不同組織的人員可以進(jìn)行無(wú)障礙的溝通;其次，需要對整個(gè)的協(xié)作進(jìn)行管理，讓協(xié)作的對象為共同目標而進(jìn)行一致性的、協(xié)調的動(dòng)作，對協(xié)作過(guò)程進(jìn)行監控、調整，對協(xié)作產(chǎn)生的信息進(jìn)行完整的保留，并以知識的方式進(jìn)行再利用;第三，由于協(xié)作發(fā)生在企業(yè)的各個(gè)運營(yíng)環(huán)節中，因此還需要一定的應用廣度來(lái)支持對其的管理。在傳統 OA 中，協(xié)作往往是淺層次的，郵件、 BBS 、即時(shí)聊天工具、工作流程等雖然可以實(shí)現一部分的協(xié)作，然而它們的涵蓋面十分有限，溝通的內容零散，之后也很難對其結果進(jìn)行進(jìn)一步的整理。而在協(xié)同 OA 中，由于各種資源之間的屏障被打破，因而這樣的協(xié)作可以貫穿于各個(gè)環(huán)節并容易得到集中的管理。如協(xié)作的內容可以是企業(yè)積累的各種知識文檔，項目進(jìn)展中的某個(gè)任務(wù)，或是企業(yè)的一個(gè)合同會(huì )簽流程，一種需要分配的物資;協(xié)作的對象可以是一人對一人，或多人對多人，可以發(fā)生在企業(yè)同一部門(mén)員工之間，也可以發(fā)生在跨部門(mén)員工之間，還可以是不同企業(yè)，企業(yè)與客戶(hù)或合作伙伴之間的協(xié)作;協(xié)作的方式可以是知識文檔、主題討論區、網(wǎng)上會(huì )議、即時(shí)聊天、任務(wù)分配等。同時(shí)，協(xié)作的過(guò)程和結果可以得到很好的記錄，并最終形成知識體系的一部分。
總結來(lái)說(shuō)，協(xié)同 OA 基于三大基本思想體系，在 " 關(guān)聯(lián) " 、 " 深化 " 和 " 協(xié)作 " 方面體現了其完全不同于傳統 OA 的應用，把 OA 與企業(yè)管理的需求真正的相結合，從而給 " 辦公自動(dòng)化 " 帶來(lái)了更高層面的價(jià)值。
展望：協(xié)同 OA 的發(fā)展方向
e-cology 現在已經(jīng)在全國范圍內積累了眾多的用戶(hù)，同時(shí)，其自身也在不斷的完善和提升。隨著(zhù)管理思想和信息技術(shù)的發(fā)展，我們相信協(xié)同 OA 將越來(lái)越體現出它的獨特優(yōu)勢，并在如下三方面進(jìn)一步提升其應用：
協(xié)同化：協(xié)同化不僅僅是企業(yè)管理理念發(fā)展的趨勢，也是信息技術(shù)發(fā)展的趨勢。協(xié)同 OA 一方面將加強自身 " 內含 " 的協(xié)同性，更多的突破資源之間的壁壘，提供一個(gè)暢通無(wú)阻的工作環(huán)境;另一方面，由于協(xié)同 OA 的定位并不在于取代其他專(zhuān)業(yè)管理軟件，而在于提供融合孤立資源的平臺，因此它也將加強其 " 外延 " 的協(xié)同性，以各種技術(shù)手段實(shí)現與其他專(zhuān)業(yè)軟件更多的互動(dòng)和對接。
智能化：協(xié)同 OA 不僅要能充當企業(yè)辦公的助手，更要能進(jìn)一步充當 " 參謀 " 的角色。這就意味著(zhù)協(xié)同 OA 不僅僅是信息的載體，更是信息的分析工具，能夠實(shí)現對數據的加工和轉換，提供從基本查詢(xún)、報表和智能分析的一系列工具，并以各種形象的方式展現，從而為企業(yè)考察運營(yíng)情況、分析當前問(wèn)題所在，制定未來(lái)發(fā)展計劃等方面提供更多的決策支持。
知識化：協(xié)同 OA 還應是企業(yè)知識管理的工具。尤其是在知識經(jīng)濟下，知識已經(jīng)成為企業(yè)能夠獲得發(fā)展的核動(dòng)力，而不再是辦公事務(wù)本身帶來(lái)的短期利益。協(xié)同 OA 將利用自身的優(yōu)勢，更多的關(guān)注知識的收集、積累與繼承，并提供相應的知識管理工具，以幫助提升企業(yè)及員工的內在能力，以實(shí)現其可持續性的發(fā)展。
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