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怎么讓OA系統融入企業(yè)日常工作中
OA系統實(shí)施時(shí)需要重點(diǎn)關(guān)注的有制度的保證、數據的支持，并輔以一些人性化的設計與管理，實(shí)施全面的人員培訓，讓OA系統能真正融入企事業(yè)單位日常工作中，達到提高內部工作效率、節約運營(yíng)成本、規范企業(yè)管理、提離單位競爭力，加強員工凝聚力的作用。
1、建立健全規章制度，單位領(lǐng)導牽頭推廣，各部門(mén)協(xié)調配合
OA系統往往涉及單位各個(gè)部門(mén)及人員，涉及面較廣，其引入的新的管理理念和模式，很大程度上改變了員工傳統的作業(yè)習慣。在推廣過(guò)程中，難免要遇到各種阻力，因此，要從制度上、人員上加以保證。首先，通過(guò)將OA系統的實(shí)施制度化，制定OA系統運行的規定及一整套實(shí)施細則，明文要求系統的使用，尤其要切斷非必要的傳統紙質(zhì)信息流轉形式;同時(shí)，在人員方面，單位領(lǐng)導要帶頭堅持使用，不使系統卡在某些關(guān)鍵的審批環(huán)節，而各部門(mén)之間也要充分協(xié)調配合，利用OA的信息共享平臺，把行政管理和業(yè)務(wù)實(shí)施在OA平臺上開(kāi)展起來(lái)，以促進(jìn)系統迅速、切實(shí)地應用起來(lái)。
2、重視數據遷移與數據共享
信息系統建設中有一句老話(huà)：“三分技術(shù)、七分管理、十二分數據”，如今的OA系統建設的核心就是要打破傳統的信息孤島現象，對數據資源進(jìn)行統一規劃，并制定統一的數據標準和建立整個(gè)OA系統共享的中心數據庫。在OA實(shí)施推進(jìn)的過(guò)程中，需要整合舊系統遺留的歷史數據，存在結構復雜或不規范、數據量浩大、數據不全或者有誤等多種情況，如果不能對這些已有數據進(jìn)行正確的整理和遷移，常常會(huì )讓新的OA系統成為空殼，無(wú)法支持業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展，而整理數據的工作往往耗時(shí)費力。為此，建議成立專(zhuān)門(mén)的數據項目組、單獨立項、專(zhuān)業(yè)實(shí)施。同時(shí)，針對企事業(yè)單位存在的一個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)要同時(shí)管理多套信息系統進(jìn)行信息上報的情況，OA系統作為日常辦公的基本業(yè)務(wù)平臺，允許用戶(hù)方便地自定義各種業(yè)務(wù)流程和表單，和其他系統進(jìn)行數據整合，生成各種統計報農，預留良好的接口，方便信息數據的導入導出，從而能量大限度地減少使用者的重復勞動(dòng)。
3、充分運用人性化的設計與管理
OA系統本身設計上要增加一些人性化的東西，比如領(lǐng)導工作繁忙，可將一些非關(guān)鍵的流程交由其他崗位掌握進(jìn)度。在審批的界面可以設定一些常用的審批語(yǔ)言，以供簡(jiǎn)單點(diǎn)擊選擇，從而可以盡量簡(jiǎn)化審批流程;比如對于有些使用者在電腦操作上不是很在行，可以配合使用手寫(xiě)板;在內部短信、郵件功能上可以設定自定義群組，實(shí)現短信、郵件有針對性的群發(fā)。而隨著(zhù)4G移動(dòng)網(wǎng)絡(luò )的部署，移動(dòng)OA系統可將原有OA系統上的公文、通訊錄、日程、文件管理、通知公告等功能遷移到手機，讓用戶(hù)可以隨時(shí)隨地進(jìn)行掌上辦公.這些人性化的設計能讓用戶(hù)體會(huì )到信息化帶來(lái)的便利。從而更樂(lè )于接受系統。
可以通過(guò)分布實(shí)施系統進(jìn)行人性化的管理，從易到難啟動(dòng)各個(gè)功能模塊，先選擇一些最為常用的、非常必要的、容易推廣的功能和設計相對簡(jiǎn)單的工作流程作為初期實(shí)施功能，如信息發(fā)布等，而一些復雜的流程及輔助辦公性質(zhì)的如車(chē)輛管理、會(huì )議管理、資產(chǎn)管理、圖書(shū)管理、辦公用品管理、表單管理等模塊，可以在系統應用良好的情況下再逐步地開(kāi)放給用戶(hù)。弱化用戶(hù)對新系統的抵觸情緒，以確保實(shí)旄和推廣的效率。
4、要進(jìn)行全面的用戶(hù)培訓
網(wǎng)絡(luò )化的OA系統使得幾乎人人都可能成為OA系統的用戶(hù)，對用戶(hù)的培訓決定了OA軟件的使用程度，用戶(hù)培訓是成功實(shí)施OA系統的重要因素。培訓可采用授課和現場(chǎng)培訓的方式進(jìn)行，針對不同的管理層級(高層管理人員、中層骨干管理者和普通用戶(hù))，不同的用戶(hù)權限(系統管理、業(yè)務(wù)管理、行政管理)制定相應的培訓方案。通過(guò)對OA理論、OA軟件系統功能、使用操作、數據采集等方面的內容進(jìn)行不同層次的培訓，使用戶(hù)明確OA原理、相關(guān)管理理論和具體的OA實(shí)施方法，從而提高人員的技術(shù)水平和寨質(zhì)。最重要的是，要通過(guò)培訓提高全員對實(shí)施OA項目根本意義的認識，提高積極性和主動(dòng)參與意識，提高和增強全員的信心和熱情，使所有員工都能盡快地進(jìn)入角色。
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