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知識管理融入協(xié)同辦公OA系統
在全球信息化時(shí)代，使用OA辦公系統實(shí)現科學(xué)化、規范化辦公已成為企事業(yè)單位現代化管理的必然趨勢。辦公自動(dòng)化領(lǐng)域一系列的變革令人矚目，其中之一便是OA的管理核心由正在由單純的事務(wù)處理轉向融合知識管理的協(xié)同辦公，換言之，知識管理是辦公自動(dòng)化的革命性進(jìn)展，是新一代OA的發(fā)展方向，而OA將為知識管理提供基礎環(huán)境，成為實(shí)現知識管理的協(xié)同工作平臺。
什么是知識管理
正如安德魯.卡內基所說(shuō)“在一個(gè)組織內，唯一不能被替代的資產(chǎn)是組織的知識和她的人員。”知識正在成為推進(jìn)企業(yè)持續性發(fā)展的源動(dòng)力。尤其當前社會(huì )已經(jīng)邁入知識經(jīng)濟時(shí)代，與工業(yè)經(jīng)濟時(shí)代不同，它的特征是社會(huì )生產(chǎn)能力和商品過(guò)剩，競爭異常激烈、客戶(hù)需求變化頻繁，對企業(yè)的應變能力、決策能力和創(chuàng )新能力都提出了更高的要求。因此推動(dòng)社會(huì )發(fā)展的主要力量不再是傳統的自然資源、資本和勞動(dòng)力，而是知識。
那么什么是知識管理呢?引用斯維拜(Karl E Sverby)從認識論角度對知識管理的定義，便是“利用組織的無(wú)形資產(chǎn)創(chuàng )造價(jià)值的藝術(shù)。”也就是說(shuō)，知識首先不同于傳統的資產(chǎn)，它更多的以“無(wú)形”的形式存在，例如人的經(jīng)驗、心得，人所掌握的技能等，而無(wú)形的知識卻是無(wú)價(jià)的，知識管理就是要用科學(xué)的方式獲取、組織、分享、更新、創(chuàng )新這些知識，從而在企業(yè)組織中成為管理運營(yíng)的智慧資本，給企業(yè)帶來(lái)價(jià)值。
因而我們說(shuō)，知識管理是一種全新的經(jīng)營(yíng)管理模式，它要求企業(yè)將知識視為企業(yè)最重要的戰略資源，把最大限度地掌握和利用知識作為提高企業(yè)競爭力的關(guān)鍵;從實(shí)踐的層面上來(lái)說(shuō)，知識管理一方面需要及時(shí)獲取存在于企業(yè)內外部的各種信息、數據、文檔等，另一方面還需要對與知識相關(guān)的活動(dòng)進(jìn)行充分的管理和支持，這就需要把知識本身、使用知識的人、傳播知識的活動(dòng)等各方面的資源協(xié)調統一起來(lái)。
OA對知識管理的支撐
了解了知識管理的基本概念后，OA又該如何提供對知識管理的支撐呢?首先，我們來(lái)看一下知識管理所包含的基本要素：
知識來(lái)源：從內容上來(lái)分類(lèi)，知識包括各種技能、專(zhuān)業(yè)、事實(shí)、能力、法則、規律等;從存在的形態(tài)來(lái)分類(lèi)，知識包括顯性知識(各種數據、文檔、材料等)和隱性知識(人頭腦中的思維方式、專(zhuān)業(yè)知識、掌握的技能技巧等)。
存儲知識：知識的存儲包括存儲的場(chǎng)所、存儲的形式、組織的方式等。
共享知識：知識的共享從另一個(gè)方面來(lái)說(shuō)就是知識的分發(fā)、傳播，讓知識的使用者可以最大限度的獲取知識，從而使知識通過(guò)共享實(shí)現自身價(jià)值。
利用知識：知識的利用就是要讓知識在獲取的同時(shí)，轉化為人員的技能、能力，以及組織的智慧資本。
因此，相對應的，OA應該為知識管理的這些要素提供管理工具：
知識的獲�。撼爽F成的文檔資料外，知識更多的存在于的日�；顒�(dòng)的過(guò)程中，并不斷的在產(chǎn)生和更新的過(guò)程中。因此OA應擴大其對企業(yè)管理的涵蓋面，深入企業(yè)的運營(yíng)，同時(shí)將知識管理貫穿于企業(yè)運作的各個(gè)環(huán)節，讓企業(yè)可以隨時(shí)隨地的關(guān)注、跟蹤和攫取業(yè)務(wù)過(guò)程中產(chǎn)生的知識，并進(jìn)行及時(shí)的記錄，而不必從頭撰寫(xiě)文檔或單純的以文檔的形式展現。例如對一個(gè)客戶(hù)從獲得信息到簽單的銷(xiāo)售過(guò)程可以很方便的隨時(shí)被記錄，簽單結束后便可自動(dòng)形成知識庫的一部分;另外就是OA也可以進(jìn)一步擴展成為搜索、整合和組織各種外部信息的平臺，并將其中的信息轉化為知識供訪(fǎng)問(wèn)者共享。
知識的整理：知識的原始形態(tài)是雜亂無(wú)章的，因此需要對各種結構化和非結構化知識的有序管理。這包括提供對各種形式(PPT、EXCEL、WORKD、圖片、掃描)文檔的存儲;對各種數據和信息的轉化;提供可高度定義的知識目錄;提供可細分的，多角度的共享權限安全設定;提供各種知識展現平臺;提供知識與知識之間的關(guān)聯(lián)等。
知識的分發(fā)：完成了知識的獲取和整理后，下一步就需要將這些有價(jià)值的知識通過(guò)各種手段進(jìn)行廣泛的傳播。因此一方面，知識可以以各種形式展現，例如內外網(wǎng)站、企業(yè)新聞、電子期刊、相關(guān)文檔等;另一方面還可以通過(guò)知識訂閱、交流社區、即時(shí)通訊、網(wǎng)絡(luò )學(xué)校、工作流程等進(jìn)行分發(fā);分發(fā)對象可以為某個(gè)部門(mén)的人員，也可以為整個(gè)企業(yè)或外部的合作伙伴等。
利用知識：完成了知識分發(fā)后，下一步的工作就是促進(jìn)人員有效的對知識進(jìn)行汲取，并對知識的轉化進(jìn)行評估和分析。這包括知識的查詢(xún)，如提供出色的信息檢索功能、知識關(guān)聯(lián)、知識地圖等使企業(yè)在業(yè)務(wù)過(guò)程中可以迅速地獲得需要查找的信息;學(xué)習評估和考核，提供各種學(xué)習和測驗工具;知識分析和統計，從各種角度分析知識的結構、內容以及被閱讀的情況，判別知識的價(jià)值和人員的趨向等。
創(chuàng )新知識：知識被汲取并加以利用后，又會(huì )在實(shí)踐中產(chǎn)生新的知識。因此知識管理還需要利用創(chuàng )建、溝通、交流等手段讓新的知識顯性化，補充到原有的知識體系中，并重新進(jìn)入知識獲取、存儲、共享、利用、創(chuàng )新的新一輪循環(huán)，以實(shí)現知識的不斷更新和積累。這包括在日常工作中隨時(shí)和便利的創(chuàng )建知識;新知識能夠迅速進(jìn)入原有的知識體系;與人力資源管理相結合，對知識積累的考核和激勵;突破組織界限，進(jìn)行動(dòng)態(tài)的靈活的溝通交流，聯(lián)合內外部的知識力量等。
總結而言，從知識管理的過(guò)程來(lái)看，它像是一個(gè)螺旋形，一方面，知識從獲得、整理、分享、更新、利用、創(chuàng )新，再到獲得，這是一個(gè)不斷循環(huán)往復的過(guò)程;另一方面，知識通過(guò)這樣的循環(huán)，知識本身得到不斷的積累，知識量不斷擴大，從而對組織產(chǎn)生越來(lái)越強的影響力。而從知識管理的平臺來(lái)看，新一代OA將拓展和深化其應用，圍繞整個(gè)的知識管理過(guò)程，提供內容管理、知識檢索、知識推送、知識創(chuàng )建、知識激勵、知識分析等一系列的工具，同時(shí)將知識管理從狹隘的文檔管理擴展到企業(yè)的整個(gè)業(yè)務(wù)管理和運作環(huán)節中，并與其緊密的融合在一起，從而以知識管理有效的提升個(gè)人和組織的能力!
業(yè)界領(lǐng)先的協(xié)同辦公OA解決方案供應商萬(wàn)戶(hù)，能為企業(yè)全面導入知識管理解決方案，實(shí)現企業(yè)內部“協(xié)同應用+知識管理”的新型管理模式，是企業(yè)在開(kāi)放的協(xié)同式環(huán)境里，實(shí)現信息與信息、人與人、業(yè)務(wù)節點(diǎn)與業(yè)務(wù)節點(diǎn)等都進(jìn)行了緊密的聯(lián)結和充分的整合，使得協(xié)同工作可以跨越地理邊界和組織邊界隨時(shí)隨地的進(jìn)行，知識管理工作可以更為有效的進(jìn)行。
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