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辦公自動(dòng)化系統的設計
隨著(zhù)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，原有的辦公管理模式已經(jīng)漸漸表現出諸多不便和不利的因素，而辦公自動(dòng)化已經(jīng)成為一種必然的趨勢。下面是YJBYS小編為大家搜索整理的關(guān)于辦公自動(dòng)化系統的設計，歡迎參考閱讀，希望對大家有所幫助!想了解更多相關(guān)信息請持續關(guān)注我們應屆畢業(yè)生培訓網(wǎng)!
一、辦公自動(dòng)化系統概述
1、辦公自動(dòng)化
隨著(zhù)計算機技術(shù)的發(fā)展，數據庫技術(shù)的應用為人們提供了很多非常便利的辦公功能，從而使得工作更高效地進(jìn)行。辦公自動(dòng)化，英文全稱(chēng)Office Automation，簡(jiǎn)稱(chēng)OA，它是將現代化辦公和計算機網(wǎng)絡(luò )功能結合起來(lái)的一種新型的辦公方式，它利用先進(jìn)的技術(shù)，使人的各種辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)提高工作效率和工作質(zhì)量�；ヂ�(lián)網(wǎng)技術(shù)與數據庫技術(shù)的產(chǎn)業(yè)信息化，管理現代化，科學(xué)化已經(jīng)成為行業(yè)發(fā)展的重要課題。
2、系統開(kāi)發(fā)的意義
多年以來(lái)，人們對以紙質(zhì)文件為中心的傳統辦公方式的弊病日顯突出，傳統辦公方式的特點(diǎn)決定了部門(mén)內部及各部門(mén)之間彼此孤立，一旦該部門(mén)的工作出現錯誤，其下一部門(mén)就無(wú)法正常工作。另外，傳統辦公方式含有大量重復性勞動(dòng)行為。辦公自動(dòng)化不僅兼顧個(gè)人辦公效率的提高，更重要的是可以實(shí)現群體協(xié)同工作。因此，開(kāi)發(fā)和運用辦公自動(dòng)化有其獨特的優(yōu)勢。不僅如此，辦公自動(dòng)化可以和一個(gè)單位的業(yè)務(wù)結合的非常緊密，甚至是定制的，從而極大得方便了部門(mén)領(lǐng)導的管理和決策。
二、辦公自動(dòng)化的系統分析
系統分析的目的是將用戶(hù)的需求及其解決方法確定下來(lái)，系統分析所確定的內容是今后系統設計、系統實(shí)施的基礎。
1、系統組織機構分析
組織結構是在管理工作中進(jìn)行分工協(xié)作，在職務(wù)范圍、責任、權利方面所形成的結構體系。組織結構表明了組織各部分排列順序、聚散狀態(tài)、聯(lián)系方式、空間位置以及各要素之間相互關(guān)系的一種模式，是整個(gè)管理系統的“框架”。經(jīng)過(guò)長(cháng)時(shí)間對組織機構細致的調查研究，辦公自動(dòng)化的系統組織機構主要包括主控室、辦公室、分管處室、人事部、財務(wù)部等。
2、系統數據流程分析
數據流程分析主要包括對信息的流動(dòng)、傳遞、加工處理和存儲等的分析。數據流程分析是把數據流動(dòng)情況抽象地獨立出來(lái)，單從數據流動(dòng)過(guò)程來(lái)考察實(shí)際業(yè)務(wù)的數據處理模式。數據流程圖是管理信息系統開(kāi)發(fā)的主要工具，是管理信息系統邏輯模型的主要形式。數據流程圖中各個(gè)符號的含義如圖1所示：
三、辦公自動(dòng)化的系統設計
1、設計原則
第一、經(jīng)濟實(shí)用性原則;在不影響系統性能的基礎上，一切從用戶(hù)出發(fā)，達到經(jīng)濟與實(shí)用雙贏(yíng)的效果。整個(gè)系統的建立充分考慮到實(shí)際業(yè)務(wù)操作的實(shí)用性和響應速度。第二、實(shí)時(shí)性原則;辦公自動(dòng)化系統的開(kāi)發(fā)與運用要做到確保數據的及時(shí)性和有效性。第三、可擴展性原則;辦公自動(dòng)化系統的開(kāi)發(fā)要根據不同的需要要保證硬件的可擴展性與軟件的可擴展性。第四、安全性原則;辦公自動(dòng)化系統的開(kāi)發(fā)要加強操作權限的設置與管理，確保系統安全可靠。第五、先進(jìn)性原則;辦公自動(dòng)化系統的開(kāi)發(fā)要保證應用成熟的網(wǎng)絡(luò )技術(shù)、軟件開(kāi)發(fā)技術(shù)、計算機技術(shù)，為用戶(hù)提供高性能的系統。第六、要做到辦公自動(dòng)化系統的易用性原則與實(shí)用性原則相結合。
2、系統設計簡(jiǎn)述
1.登錄模塊
本系統中對于登錄模塊的設計是供企業(yè)內部員工使用，要經(jīng)過(guò)授予登錄的“姓名”和“密碼”后你才能安全登錄。用戶(hù)輸入自己的“用戶(hù)名”和相匹配的“密碼”后，對登錄的用戶(hù)的身份進(jìn)行驗證才能成功。
2. 收/發(fā)文管理模塊
該模塊總功能大體分為四部分：分為建立發(fā)文、瀏覽發(fā)文、刪除發(fā)文、查看詳細內容等模塊組成。
(1)建立發(fā)文子模塊。本模塊的設計是用戶(hù)單擊功能菜單欄中的“收/發(fā)文管理”便可選擇二級菜單了，在二級菜單中顯示“建立發(fā)文”和“瀏覽發(fā)文”，主頁(yè)中會(huì )顯示“新建發(fā)文”。通過(guò)對這一環(huán)節的設計用戶(hù)完成了公文撰寫(xiě)后，可以“提交”，要是對新建發(fā)文不滿(mǎn)意可“重置”。
(2)瀏覽發(fā)文子模塊。單擊“瀏覽發(fā)文”進(jìn)入三級菜單，用戶(hù)可選擇“發(fā)件箱”瀏覽“發(fā)文”，用戶(hù)可清楚的看到發(fā)送的所有“發(fā)文”，這有利于發(fā)件人了解是否有遺漏。通過(guò)對于這部分的設計要做到顯示：“ 狀態(tài)”、“發(fā)文主題”、“發(fā)送人” 、“接收時(shí)間”及“操作”。
(3)刪除發(fā)文子模塊。刪除發(fā)文子模塊有以下幾個(gè)功能;第一、發(fā)問(wèn)者對錯誤發(fā)文進(jìn)行刪除;第二、發(fā)文者對已發(fā)無(wú)用的文件進(jìn)行刪除;第三、收文者對已收文件進(jìn)行刪除等功能。
(4)查看詳細內容。這一步要做到發(fā)文者可以查看所發(fā)文件的詳細內容，同時(shí)也要做到收文者能夠詳細的查看文件。當然，第二部是中心環(huán)節。
總之，辦公自動(dòng)化系統的設計與開(kāi)發(fā)是一項龐大的工程，由于某些限制原因，作者在這里就不再進(jìn)行細化與全面的闡述;希望辦公自動(dòng)化相關(guān)使用單位根據相關(guān)需要進(jìn)行具體的設計與開(kāi)發(fā)。
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