OA系統在高校中的應用

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　　1 高校使用OA軟件辦公的必要性

　　辦公自動(dòng)化可以有效的提高工作效率和節約資源。首先，比如說(shuō)院領(lǐng)導平時(shí)比較繁忙，經(jīng)常開(kāi)會(huì )和外出考察，沒(méi)有用辦公自動(dòng)化軟件之前，各部門(mén)上的簽呈最后都要通過(guò)院領(lǐng)導的批復后才能生效，經(jīng)常有部門(mén)員工找領(lǐng)導領(lǐng)導正在開(kāi)會(huì )，領(lǐng)導開(kāi)會(huì )回辦公室后需要批復的員工又因為其他事不能及時(shí)找院領(lǐng)導批示，雙方時(shí)間都要遷就，這樣極大的影響了工作效率，有了辦公自動(dòng)化軟件以后，簽呈變?yōu)闊o(wú)紙化，可以直接發(fā)送給院領(lǐng)導私人賬號，院領(lǐng)導隨時(shí)到辦公室看到就可以及時(shí)的批復，而且OA同時(shí)都具有移動(dòng)版，院領(lǐng)導的手機上裝上移動(dòng)版后，就算外出考察期間也可以用手機進(jìn)行批復，實(shí)現了隨時(shí)隨地辦公，極大的提高了工作效率。

　　2 做好全院教職工的培訓工作

　　任何一個(gè)新生事物總要有一個(gè)適應期，OA也是如此，同事們平�；ハ鄠魉唾Y料和文字聊天等習慣了QQ軟件等，一下子轉變?yōu)檗k公自動(dòng)化軟件可能會(huì )有不習慣，而且習慣了聊天軟件的操作方法轉換為辦公自動(dòng)化軟件會(huì )有一點(diǎn)兒抵觸情緒，這就更要加強對全院教職工的辦公自動(dòng)化軟件培訓工作，通過(guò)培訓使得上到領(lǐng)導下到普通員工都可以流利使用該軟件從而達到提高工作效率的目的。對員工的培訓決定了OA軟件的使用程度，員工培訓是成功實(shí)施OA系統的重要因素。具體培訓為先對全院教職工進(jìn)行統一培訓，包括軟件的安裝，軟件的基本功能使用，軟件能實(shí)現的功能等等。然后針對不同的管理層級(高層領(lǐng)導、中層骨干和普通員工)，對每個(gè)層級針對該層級所使用的軟件的特定功能進(jìn)行特定的培訓，有針對性的提高軟件的使用水平從而提高工作效率。比如說(shuō)院級領(lǐng)導平時(shí)批復文件比較多，那么就針對批復文件的功能進(jìn)行詳細講解。

　　3 做好辦公自動(dòng)化軟件的推廣工作

　　OA系統涉及學(xué)院的各個(gè)部門(mén)，上到院長(cháng)，下至樓管員，涉及面非常廣，其引入的新功能和工作流概念，很大程度上改變了員工傳統的習慣，推廣過(guò)程中往往阻力重重，很多員工有抵觸情緒不愿意使用。因此要從制度上加以保證。首先，制定辦公自動(dòng)化系統的一整套規定及使用細則，明文規定平時(shí)發(fā)文件，文字內容等強制使用辦公自動(dòng)化軟件，尤其要切斷傳統的紙質(zhì)信息流轉形式。同時(shí)，各層領(lǐng)導要做好帶頭模范作用，上班期間要求各部門(mén)的員工登陸OA，保持OA在線(xiàn)。各部門(mén)之間也要充分協(xié)調配合，利用好OA的信息共享平臺，把行政管理和業(yè)務(wù)實(shí)施在OA平臺上開(kāi)展起來(lái)，以促進(jìn)系統快速切實(shí)的應用到平時(shí)的工作中來(lái)。

　　4 用好OA中人性化功能

　　工作流是辦公自動(dòng)化中新引入的重要的一個(gè)功能模塊，我們沒(méi)用辦公自動(dòng)化軟件之前，一個(gè)簽呈的流轉往往需要數個(gè)相關(guān)部門(mén)數個(gè)領(lǐng)導的審批才算完成，這樣主送單位就要一個(gè)部門(mén)一個(gè)部門(mén)的去找領(lǐng)導批示，這樣極大的降低了工作效率。有了辦公自動(dòng)化以后，各個(gè)部門(mén)根據各個(gè)部門(mén)的不通職能和需求，制定不同的工作流，然后通過(guò)辦公自動(dòng)化軟件，進(jìn)行傳遞。舉個(gè)簡(jiǎn)單的例子，比如說(shuō)教務(wù)處的教室申請，首先由申請教室的系部老師通過(guò)OA預先設定好的申請教室模板填好申請表，然后直接點(diǎn)申請教室工作流下一步既完成了他的工作，然后教務(wù)處具體負責教室申請的老師會(huì )通過(guò)OA收到電子申請表，然后他根據需要分配給申請系部一個(gè)教室然后點(diǎn)擊工作流下一步選擇該教師負責的樓管老師，相應的樓管老師會(huì )通過(guò)OA收到分配的教室表并做好登記工作，然后樓管老師選擇完成流程，申請教室的系部老師可以隨時(shí)查看工作流的完成情況。這一個(gè)完整的流程通過(guò)自動(dòng)化軟件代替了以前人工跑腿打電話(huà)的功能，既不容易出錯還高效。

　　5 重視OA軟件的負面效果

　　任何一個(gè)事物都是有兩面性，OA系統固然能提高工作效率，但是也有不利的一面就是員工平時(shí)的當面交流接觸減少會(huì )造成人際關(guān)系的疏遠和辦事的程序化影響創(chuàng )新工作的開(kāi)展。學(xué)院要針對針對這類(lèi)弊端多開(kāi)展些員工之間的聯(lián)誼活動(dòng)加強員工的溝通和交流，同時(shí)要加強員工的工作創(chuàng )新意識。

　　6 結束語(yǔ)

　　OA系統實(shí)施時(shí)需要重點(diǎn)關(guān)注的有制度的保證、數據的支持，并輔以一些人性化的設計與管理，實(shí)施全面的人員培訓，讓OA系統能真正融入企事業(yè)單位日常工作中，達到提高內部工作效率、節約運營(yíng)成本、規范企業(yè)管理、提高單位競爭力，加強員工凝聚力的作用。

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