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最新基層城建檔案管理問(wèn)題解析
大力開(kāi)展城建檔案的接收、收集和征集工作，進(jìn)一步豐富和優(yōu)化館藏，拓展館藏門(mén)類(lèi)，改善館藏結構。下面是小編為大家分享最新基層城建檔案管理問(wèn)題解析，歡迎大家閱讀瀏覽。
一、城市建設檔案工作的基本情況及存在的主要問(wèn)題
城建檔案館成立于上世紀九十年代，經(jīng)過(guò)多年的發(fā)展，現共有館藏資料59266卷，檔案館庫總面積約為300平方米。在上級行政主管部門(mén)的正確領(lǐng)導下，城建檔案工作在城市規劃、建設、管理乃至社會(huì )、經(jīng)濟建設中發(fā)揮了較好的作用。特別是近年來(lái)，區級城建檔案工作在區規劃局領(lǐng)導的高度重視和關(guān)心下，體制機制進(jìn)一步健全，經(jīng)費投入進(jìn)一步增加，配套設施進(jìn)一步完善，隊伍建設進(jìn)一步加強，工作力度進(jìn)一步加大，各項工作有序推進(jìn)成效明顯。
與此同時(shí)，我們也清醒地看到，城建檔案工作與城鄉建設事業(yè)及社會(huì )發(fā)展的要求相比仍然存在不小差距，還有不少困難和問(wèn)題亟待解決。目前城建檔案工作存在的主要問(wèn)題可歸納為以下幾點(diǎn)：
(一)重建設輕建檔的問(wèn)題較嚴重。
隨著(zhù)各項事業(yè)的迅速發(fā)展，中心城區和各鎮城區的城市面貌也發(fā)生了顯著(zhù)變化。尤其是中心城區的城市建設取得了令人注目的成就。但的城建檔案工作重建設輕建檔的問(wèn)題較為嚴重，與迅速發(fā)展的建設事業(yè)極不協(xié)調。主要表現在：一是各級領(lǐng)導對城建檔案工作重視還普遍不夠，只注重施工進(jìn)度，不關(guān)心竣工資料的收集歸檔，沒(méi)有把檔案的收集、整理工作納入正常工作中，造成重要的資料散失。二是社會(huì )公眾對城建檔案的意識也不強，甚至有工程建設各方業(yè)主也認為城建檔案沒(méi)必要抓得這么緊，不能主動(dòng)配合城建檔案工作機構做好相關(guān)工作，有的甚至鉆制度不健全或執行不利的漏洞，將工程文件材料把持不歸檔，嚴重損害工程檔案歸檔保管工作，對順利開(kāi)展城建檔案管理工作造成了一定影響。
(二)城市建設各類(lèi)檔案入檔率極低。
區檔案館現有館藏檔案不能全面準確反映多年來(lái)迅速發(fā)展的建設成果。部分鎮區的規劃建設部門(mén)沒(méi)有接收本轄區內建設工程的竣工檔案，致使各類(lèi)檔案入檔率極低，造成了難以彌補的損失。
(三)入庫檔案門(mén)類(lèi)不全。
現有的館藏檔案沒(méi)有嚴格按1984年城鄉建設環(huán)境保護部辦公廳印發(fā)《城市建設檔案分類(lèi)大綱》規定的18大類(lèi)、102個(gè)屬類(lèi)組織收集檔案入館庫，且基本為民用工程建筑類(lèi)。其他如市政公用基礎設施檔案、聲像檔案等基本空缺。特別是供水、供電、通訊等城市生命線(xiàn)工程檔案的缺失，將會(huì )對市政公用設施項目的建設、維修、養護以及搶險救災工作決策的經(jīng)濟、科學(xué)、合理的順利實(shí)施造成一定難度。
(四)檔案管理工作不規范進(jìn)館案卷質(zhì)量較差。
因長(cháng)期以來(lái)，檔案的收集傾向于關(guān)注建設工程檔案，忽略了對系統內本單位形成的業(yè)務(wù)審批等城建檔案的收集，無(wú)意中造成了部分珍貴檔案的遺失。城建檔案工作流程、操作程序、各種標準把握不準確，理解有偏差，具體工作中常出現各地做法不一的情況，聲像檔案工作仍然處在較低層次，信息化建設進(jìn)展緩慢，檔案管理大多還停留在手工操作，如最基本的檔案目錄管理也未完全實(shí)現計算機管理，地下管線(xiàn)檔案幾乎是空白。
(五)檔案利用效益不明顯。
城建檔案的開(kāi)發(fā)與利用工作仍處在低層次、低水平。一是管理方法不夠科學(xué)利用不夠方便快捷存在報建地址與實(shí)際門(mén)牌地址不能相對應而導致查閱困難或查找不到的情況二是設施不齊全。各鎮街道城建檔案工作人員的辦公條件普遍較差。檔案工作所需的電腦、照相機、攝像機、復印機等基本設備缺乏檔案保護所必需的空調、吸濕機、消毒機等設備配備不全。設備、設施的缺少使有些工作只能以原始的手工方式來(lái)完成不僅效率低而且質(zhì)量難以保證工作開(kāi)展受到不少制約。
二、對區城建檔案工作存在問(wèn)題的原因分析
產(chǎn)生上述問(wèn)題的原因是多方面的有客觀(guān)的有主觀(guān)的，有內因也有外因。簡(jiǎn)單歸納主要有以下幾方面：
(一)城建檔案管理制度不健全。
有關(guān)檔案的收集、保管、保護、借閱、保密等制度不夠健全。有的雖建立了一些管理制度卻流于形式，執行不嚴。有的落實(shí)不到位，沒(méi)有必要的措施和辦法加以監督制約。如檔案管理人員責任心不強，文件資料堆積如山，整理不及時(shí)。檔案資料收集不全，丟失嚴重。借出的檔案不履行借閱手續，有借無(wú)還。時(shí)而有之。有的還存在私自在檔案上涂改文字或數據的現象，這樣嚴重損害了城建檔案的真實(shí)性和利用價(jià)值。
(二)對城建檔案隊伍建設不夠重視。
屬下各鎮街道規劃建設辦公室一般只有1名兼職的業(yè)務(wù)人員，而城建檔案員絕大多數為文書(shū)檔案員兼職。由于人手不夠造成城建檔案工作的不少內容無(wú)法開(kāi)展，或開(kāi)展得不順利。如城建檔案驗收作為一種行政執法行為必須有兩人以上才能實(shí)施業(yè)務(wù)指導、對外服務(wù)、檔案保管利用等業(yè)務(wù)都需要有足夠的人員才能開(kāi)展。
(三)社會(huì )宣傳力度不夠。
城建檔案是指在城市規劃、建設及其管理活動(dòng)中直接形成的對國家和社會(huì )具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。城建檔案工作離不開(kāi)全社會(huì )的了解、理解和支持，而這一切首先需要我們主動(dòng)、積極地對內、對外宣傳。就目前情況而言，城建檔案工作不僅系統內部許多人員不太了解、理解，社會(huì )人員更是知之甚少。相當多的人不知道城建檔案館這一機構的存在，不了解檔案工作的情況，不懂得利用檔案。
(四)城建檔案管理現代化進(jìn)程緩慢。
現代化管理檔案喊了許多年,但是大多數檔案館室的現代化管理只停留在案卷級、文件級條目的數據庫上。一方面的原因是沒(méi)有現代化的管理模式可以借鑒,另一方面也是由于城建檔案管理工作中軟件的缺失所造成的。
三、對加強城建檔案工作的幾點(diǎn)建議
做好城建檔案工作的關(guān)鍵是應把城建檔案工作看成是整個(gè)城市建設的一個(gè)重要組成部分。同樣一項工程建設也應把工程資料的歸檔看成是整個(gè)工程的一個(gè)重要環(huán)節,為日后的城市管理查閱利用做好準備。因此區城建檔案工作應該著(zhù)重抓以下幾點(diǎn)：
(一)充分認識城建檔案工作的重要意義，加強領(lǐng)導和管理。
要充分認識做好城建檔案工作對城市建設發(fā)展的重要意義，增強緊迫感和責任感。要切實(shí)加強管理，認真做好建設工程檔案的收集歸檔編研和利用工作。要加大財力人力，完善城建檔案機構建設，配備專(zhuān)、兼職檔案工作人員。要搞好宣傳協(xié)調，爭取各方面支持，保障城建檔案工作持續健康發(fā)展。
(二)建立健全城建檔案管理制度，依法加強城建檔案建設。
深入貫徹實(shí)施《中華人民共和國檔案法》、《建筑法》、《建設工程質(zhì)量管理條例》和《城市建設檔案管理辦法》等加強檔案法制建設，建立健全城建檔案各項規章制度，如登記、統計、考核、評估、獎勵制度。認真開(kāi)展檔案執法監督工作，嚴肅查處檔案違法案件，使檢查工作形成制度化。切實(shí)加強檔案工作的日常監督，促使檔案工作納入正常發(fā)展軌道。
(三)改變工作方式，嚴格按城建檔案分類(lèi)大綱收集檔案。
一方面積極與建管部門(mén)配合，參與工程竣工備案審查，把好歸檔資料審查關(guān)。另一方面要主動(dòng)深入各建設、施工單位指導各類(lèi)檔案的整理，從源頭上把關(guān)。第三要嚴格按建設部頒布的《建設工程文件歸檔整理規范》及《建設工程分類(lèi)大綱》規定的綜合、勘測、規劃、建設管理、市政工程、公用設施、交通運輸、工業(yè)建筑、民用建筑、名勝古跡、園林綠化、環(huán)境保護、城市建設科學(xué)研究、縣村鎮建設、人防與軍事工程、水利、防災、工程設計、地下管線(xiàn)、聲像等十八個(gè)大類(lèi)、102個(gè)屬類(lèi)的要求，認真細致地健全本區城建檔案工作收集目錄與大綱，嚴格確保一切進(jìn)館資料符合規范要求。尤其要重視規劃、市政、公用、小城鎮、地下管線(xiàn)、聲像類(lèi)等城市建設管理的基礎性、生命線(xiàn)工程檔案、發(fā)展聲像檔案庫的建設。
(四)加強檔案資源建設。
大力開(kāi)展城建檔案的接收、收集和征集工作，進(jìn)一步豐富和優(yōu)化館藏，拓展館藏門(mén)類(lèi)，改善館藏結構。加大重點(diǎn)工程檔案、城市基礎設施檔案、城市地下管線(xiàn)工程檔案、建設系統各專(zhuān)業(yè)管理部門(mén)業(yè)務(wù)管理和業(yè)務(wù)技術(shù)檔案的收集力度，提高數字電子檔案、聲像檔案、模型等的比重。配合社會(huì )主義新農村建設，加強各鎮建設檔案的收集工作。
(五)加強城建檔案信息化建設。
一是加強檔案數字化建設。進(jìn)一步完善館藏檔案目錄數據庫建設，實(shí)現館藏檔案檢索計算機化，提高查閱利用的效率效益。二是加強檔案內部網(wǎng)絡(luò )管理。建立城建檔案基本信息數據庫和專(zhuān)業(yè)信息數據庫進(jìn)行全方位、多層次、技術(shù)先進(jìn)的城建檔案信息化管理，實(shí)現資源共享。并逐步建立城建、房產(chǎn)、公用事業(yè)等檔案目錄數據庫的網(wǎng)絡(luò )鏈接，在目錄查詢(xún)上，實(shí)現資源的互通和共享。三是加強檔案網(wǎng)頁(yè)建設，充分利用網(wǎng)絡(luò )工具，宣傳城建檔案工作，傳遞信息，公布資料，交流經(jīng)驗。四是加強電子檔案管理。及時(shí)接收、保存現行電子文件和電子檔案，實(shí)施文檔一體化管理。五是加強聲像檔案管理。加大經(jīng)費投入，購置聲像設備，對重點(diǎn)工程建設和城市重大活動(dòng)等進(jìn)行跟蹤拍攝，緊扣城市中心工作，編輯專(zhuān)題片、畫(huà)冊等。六是加強業(yè)務(wù)知識培訓和學(xué)習，提高工作人員的業(yè)務(wù)水平。采取靈活多樣的形式，不定期組織全區有關(guān)城建檔案工作的人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓，開(kāi)辦關(guān)于城建檔案基礎知識、實(shí)用技術(shù)、上崗技能、業(yè)務(wù)管理、開(kāi)發(fā)利用和新型知識等方面的專(zhuān)題培訓，以開(kāi)闊檔案業(yè)務(wù)人員的思想和視野，適應和跟上國家、省和市城建檔案發(fā)展和工作要求，提高城建檔案收集、整理、編制、開(kāi)發(fā)和利用的業(yè)務(wù)水平，促進(jìn)城建檔案事業(yè)的發(fā)展。提高城建檔案的查閱利用效益，為區的城市建設中提供基礎檔案信息。
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