行政部工作流程

　　一、辦公用品領(lǐng)用

　　1、領(lǐng)用人根據有關(guān)辦公用品清單及實(shí)際需要（見(jiàn)附表1），向本部門(mén)兼職內勤提出申請，由內勤統一向行政部簽字領(lǐng)取。

　　2、辦公用品采購原則上由各部門(mén)向行政部提出申請后統一采購，特殊物品采購由部門(mén)領(lǐng)導及主管副總簽字同意后另行購買(mǎi)。

　　3、辦公用品費用每月攤銷(xiāo)一次，如費用超出預算，由部通知行政部暫停向該部門(mén)發(fā)放辦公用品，并在下一期預算中扣除超出部分。

　　4、員工離職時(shí)，應認真清點(diǎn)辦公用品，到行政部填寫(xiě)交接清單并簽字。

　　5、公司辦公用品每月1日、15日發(fā)放2次，其余時(shí)間如急需領(lǐng)取辦公用品須部門(mén)經(jīng)理簽字確認。

　　二、印簽

　　1、公司印章刻制均須報總裁批準，由行政部憑公司介紹信統一到公安機關(guān)辦理刻制手續。

　　2、下屬企業(yè)和部門(mén)根據實(shí)際需要申請刻制內部或對外用章，但須經(jīng)總裁批準。

　　3、各部門(mén)印章由各部門(mén)指定專(zhuān)人負責保管；印章使用及保管須有記錄，不能委托他人代管。

　　4、用印人填寫(xiě)用印登記簿，注明用印事由、數量、申請人、批準人、用印日期。

　　5、經(jīng)分管副總裁在該表上簽批后方可蓋印。

　　三、復印

　　1、公司所有復印文檔工作原則上由行政部統一負責，未經(jīng)行政部確認，各部門(mén)不得私自拿到公司外復印。

　　2、復印操作人應自覺(jué)在行政部復印管理臺帳上登記。

　　3、復印用紙、用墨費用根據實(shí)際用量每月隨辦公用品攤銷(xiāo)，復印機維修費用根據比例每季度攤銷(xiāo)。

　　4、如行政部發(fā)現復印操作人未填寫(xiě)復印數量或數量不符，除責成其重新填寫(xiě)外，將限制該部門(mén)使用復印機，直至落實(shí)責任及相關(guān)處罰。

　　5、任何人不得利用公司機器復印與工作無(wú)關(guān)文件，行政部一經(jīng)發(fā)現，有權根據公司有關(guān)規章，通知部進(jìn)行處罰。

　　四、傳真收發(fā)

　　1、公司與外界聯(lián)系需對方發(fā)送傳真時(shí)，盡量要求對方注明本公司具體收件人，以便行政部及時(shí)分發(fā)。

　　2、行政部收到傳真后，在傳真接收臺帳上登記，并負責通知收件人及時(shí)領(lǐng)取及簽字確認。

　　3、行政部每月或每季度根據傳真使用比例攤銷(xiāo)費用至各部門(mén)。

　　五、信件收發(fā)

　　1、公司所有收發(fā)管理工作均由行政部統一負責。收發(fā)業(yè)務(wù)范圍包括：文件、郵件、報刊、掛號、電報的發(fā)送、登記，以及特殊文件資料的遞送。

　　2、收發(fā)人員須根據相關(guān)文件資料填寫(xiě)收件登記簿、發(fā)文登記。

　　3、收到信件資料由行政部負責通知收件人及時(shí)領(lǐng)取。

　　4、對貴重物品、匯款、郵包，要進(jìn)行專(zhuān)門(mén)登記，并及時(shí)通知個(gè)人簽字領(lǐng)取。

　　5、對投遞錯誤的郵件，應及時(shí)退回或設法轉移。

　　六、名片管理

　　1、公司名片格式統一化，由公司行政部依據企業(yè)形象規劃并聯(lián)系印刷業(yè)務(wù)。

　　2、印制名片申請者填寫(xiě)名片印刷申請單，經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導簽字后交由行政部負責印制。

　　3、名片印制前需確認名片職務(wù)、職稱(chēng)、部門(mén)是否相符，姓名、聯(lián)系等需確認無(wú)誤。

　　4、公務(wù)、名片須在公司內作為共享資源。

　　5、自確認名片內容起，一周內到行政部領(lǐng)取。

　　6、名片印制費用每季度攤銷(xiāo)一次。

　　七、公司設備申請流程

　　為加強我公司固定資產(chǎn)管理，規范管理工作程序，提高資產(chǎn)的使用效率，杜絕浪費；參照《行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理辦法》（國管財字【20xx】32號）規定，結合我公司實(shí)際情況，特制定我公司設備申請流程：

　�。ㄒ唬┰瓌t：

　　講究計劃性和成本效益，以物質(zhì)資源供給的有序性，保證公司職能的按計劃完成：

　　1、配發(fā)過(guò)程中，是否供應，供應多少，要以客觀(guān)需要為依據，而不是單純的級別；

　　2、要考慮實(shí)際可能的收益（對工作的推動(dòng)），而不是不計工本，不問(wèn)效果，一定要保證重點(diǎn)，分清緩急，把有限的資源用在"刀刃"上；

　　3、要使庫存保持合理的限度（基本上無(wú)閑置的資產(chǎn)），注意提高資金的有效利用率。

　�。ǘ�）、具體流程：

　　1、各部門(mén)根據各自工作的實(shí)際情況和預算計劃，提出切實(shí)可行的申請要求（內容具體翔實(shí)、理由充分），經(jīng)部門(mén)經(jīng)理和分管副總簽字同意后，抄送給行政部。

　　2、行政部根據各部門(mén)現有的設備資產(chǎn)情況對申請進(jìn)行核實(shí)，并對各部門(mén)要求從真正的客觀(guān)需求出發(fā)，遵循設備申請原則，提出解決建議和意見(jiàn)（調撥或購買(mǎi)）。

　　3、如果采取"調撥"程序，行政部將調撥計劃上報行政部主管副總簽字確認后實(shí)施；

　　4、如果采取"購買(mǎi)"程序，行政部將參照"江蘇×大×××軟件股份有限公司財務(wù)審批流程暫行規定"（蘇股財字〖02〗第003號）有關(guān)規定具體執行。

　　5、采購由行政部統一申請費用、組織購買(mǎi)、費用攤銷(xiāo)，過(guò)程遵循"價(jià)廉物美"的原則，在滿(mǎn)足各部門(mén)需求的基礎上，注意設備的性能價(jià)格比，多壓價(jià)比價(jià)、厲行節約。設備采購結束后統一由行政部和部組織驗收核查；固定資產(chǎn)登記后，由各部門(mén)登記領(lǐng)用，責任到人。

　　6、所有資產(chǎn)在使用者離開(kāi)公司或調離本部門(mén)時(shí)應收歸行政部倉庫，并在部門(mén)設備管理員處登記。

　　八、午餐飯票

　　1、員工到職，由本部門(mén)內勤根據其到職日期向行政部領(lǐng)取飯票。

　　2、每月30-31日，各部門(mén)內勤根據本部門(mén)正式員工實(shí)際人數領(lǐng)取下月飯票。

　　3、每月1-2日，由各部門(mén)內勤統計本部門(mén)上月飯票退票情況并向行政部提供詳細名單。如遇周末，順延兩天。行政部不接受個(gè)人零星領(lǐng)取及退票。

　　4、如出現帳款不齊或錯漏，由各部門(mén)內勤負責�？惋埐腿�的領(lǐng)用需填寫(xiě)客飯領(lǐng)用申請單，并由部門(mén)經(jīng)理簽字確認。

　　5、非正式員工（實(shí)習生等）領(lǐng)用飯票由本人全額付款，研究生按正式員工標準領(lǐng)用飯票。

　　九、訂餐、訂票、訂房申請流程

　　為方便公司全體員工，體現行政部的服務(wù)性�，F將有關(guān)訂餐、訂票、訂房的申請流程匯總如下：

　　1、各部門(mén)根據各部門(mén)的實(shí)際需要，提出訂餐、訂票、訂房申請，并填寫(xiě)相應的申請表（內容具體詳實(shí)），部門(mén)經(jīng)理簽字確認。

　　2、各部門(mén)在訂餐、訂票、訂房之前，先行申請好費用，交予行政部代辦，在行政部辦好后立即將現金或支票交與行政部結款。

　　3、各部門(mén)承擔在訂餐、訂票、訂房時(shí)過(guò)程中由于自身失誤帶來(lái)的風(fēng)險，例如承擔退票費、退房費等。

　　4、費用超過(guò)500元以上，申請需要其部門(mén)主管副總簽字確認。

　　5、訂餐、訂票、訂房工作需一定的提前量（訂票一般提前2~3天知會(huì )行政部，訂餐、訂房一般提前1~2天）。

　　6、各部門(mén)申請不得提高出實(shí)際需要的要求。

　　十、禮品

　　1、禮品由行政部負責根據不同檔次選擇訂購，選擇原則為高雅、大方、實(shí)用，能體現公司形象。

　　2、各部門(mén)根據禮品清單（見(jiàn)附表2）領(lǐng)用公司禮品，需向本部門(mén)經(jīng)理提出申請，填寫(xiě)禮品領(lǐng)用單，簽字確認費用來(lái)源。

　　3、各級部門(mén)經(jīng)理（必要時(shí)由總裁或分管行政副總）簽字后到行政部領(lǐng)取禮品。

　　4、禮品費用每季度攤銷(xiāo)一次，如費用超出預算，由財務(wù)部通知行政部暫停向該部門(mén)發(fā)放禮品，并在下一期預算中扣除超出部分。

　　十一、宣傳品

　　1、公司宣傳品包括手提袋（長(cháng)、短）、宣傳彩頁(yè)、公司簡(jiǎn)介和產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)等。

　　2、領(lǐng)用宣傳品在5份以下的，由領(lǐng)用人在行政部宣傳用品領(lǐng)用臺帳上登記。

　　3、領(lǐng)用宣傳品在5份以上的，需填寫(xiě)宣傳用品領(lǐng)用申請單，由部門(mén)經(jīng)理簽字確認后，在宣傳用品領(lǐng)用臺帳上登記后領(lǐng)用。

　　4、宣傳品費用初步擬訂每季度攤銷(xiāo)一次，如費用超出預算，由財務(wù)部通知行政部暫停向該部門(mén)發(fā)放宣傳品，并在下一期預算中扣除超出部分。

　　5、如行政部發(fā)現其未填寫(xiě)或領(lǐng)用數目超過(guò)填寫(xiě)數目，行政部除責成其重新填寫(xiě)外，并向其部門(mén)經(jīng)理投訴及進(jìn)行相關(guān)處罰。

　　十二、會(huì )議管理

　　1、公司行政部統一管理會(huì )議制度，所有會(huì )議均須及時(shí)通知行政部，便于安排和登記備案。如有必要由行政部發(fā)出會(huì )議通知確認。

　　2、會(huì )議承辦人需提交會(huì )議時(shí)間、會(huì )議地點(diǎn)、所需準備等（見(jiàn)附表3），便于行政部配合工作。會(huì )前由行政部派人做好會(huì )場(chǎng)布置及設備調試。

　　3、除其他部門(mén)主辦的會(huì )議資料各自存檔外，會(huì )議資料由行政部整理、立卷、存檔。

　　4、會(huì )議結束后由行政部派人清理會(huì )場(chǎng)，查收設備。

　　5、會(huì )議室使用費用按部門(mén)使用比例每季度攤銷(xiāo)一次。

　　十三、車(chē)輛管理

　　1、公司現有車(chē)輛主要供公司重要活動(dòng)及主要業(yè)務(wù)活動(dòng)使用，公司人員如要用車(chē)，請遵循以下管理條例：

　　2、公司車(chē)輛由行政部門(mén)負責管理，分別按車(chē)號設冊登記管理。

　　3、公司車(chē)輛的使用實(shí)行"派車(chē)單"制度。員工應認真填寫(xiě)"派車(chē)單",交由所在部門(mén)一級部門(mén)經(jīng)理簽字。若有預計用車(chē)需要，應提前2―3天向行政部門(mén)提交"派車(chē)單"申請。

　　4、 "派車(chē)單"經(jīng)行政部匯總后，由行政部經(jīng)理負責車(chē)輛統一調度。

　　5、車(chē)輛使用完畢，使用人員、駕駛人員須填寫(xiě)"車(chē)輛使用實(shí)際情況記錄單",交行政部備案。

　　6、行政部門(mén)每月將耗油量及行駛旅程記錄簽報分管副總查核一次，以防浪費，如超過(guò)耗油標準時(shí)（指不正常）應送請調整修理。

　　7、公司車(chē)輛內部使用費用如下：

　�、偈袃扔密�(chē)：普通轎車(chē)里程費1、5元/公里；面包車(chē)里程費2元/公里。

　　等候計費：等候時(shí)間在半小時(shí)內，免計費用，超過(guò)半小時(shí)部分，按0、5元/分鐘計費。

　�、陂L(cháng)途用車(chē)：普通轎車(chē)里程費1、0元/公里；面包車(chē)里程費2元/公里。

　　直接費用（如汽油費、過(guò)橋過(guò)路費、停車(chē)費等），由各用車(chē)部門(mén)自理。

　�、鄹鞑块T(mén)車(chē)輛使用費每季度結算，并由部門(mén)經(jīng)理簽字確認后交財務(wù)部。

　　十四、設備維修流程

　　1、報修人員先將報修信息反饋給各部門(mén)的設備管理員；

　　2、部門(mén)設備管理員初步檢查后，填寫(xiě)《設備報修單》（提供設備編號和故障現象），部門(mén)經(jīng)理批準后送交行政部；

　　3、行政部設備管理員根據編號，聯(lián)系廠(chǎng)商，組織及時(shí)維修；

　　4、通過(guò)暫借、調撥等方式，將暫時(shí)不用的.設備給報修者使用；

　　5、機器設備維修完畢，行政部登記備案，發(fā)還給報修者使用；

　　6、涉及到的維修費用，由各部門(mén)承擔。

　　十五、電子屏使用規范

　�。ㄒ唬┰瓌t

　　電子屏是公司對內對外的信息傳遞載體。為更好的使用電子屏，做到使用主體合格，信息確認有效，發(fā)布時(shí)間合理等，特制定本使用規范。

　　一、使用主體

　　1、行政事業(yè)部享有電子屏的操作及管理權。

　　2、行政事業(yè)部設專(zhuān)人負責電子屏的使用、維護、修理。

　　3、電子屏責任人的包括：及時(shí)實(shí)施公司信息發(fā)布，制定信息發(fā)布時(shí)間表，制定信息更新計劃，電子屏信息發(fā)布的匯總整理，電子屏日常維護，電子屏故障排除，電子屏修理配合等。

　　4、電子屏責任人對行政事業(yè)部經(jīng)理負責。

　　二、發(fā)布內容

　　1、電子屏的發(fā)布內容分為日常型信息和特別型信息。

　　2、日常型信息內容包含：公司宣傳介紹、公司新聞動(dòng)態(tài)、業(yè)內新聞動(dòng)態(tài)。

　　3、特別型信息內容包含：各類(lèi)通知、各類(lèi)公告、各類(lèi)賀詞及其他信息。

　　4、日常型信息的搜集整理由行政事業(yè)部完成。

　　5、特別型信息的搜集整理由行政事業(yè)部配合消息相關(guān)部門(mén)完成。

　　三、發(fā)布時(shí)間

　　1、電子屏的使用時(shí)間為每個(gè)工作日的上午8:30至下午6:30（有特殊情況的除外）。

　　2、日常型信息發(fā)布時(shí)效：公司宣傳介紹每日2小時(shí)，分4―6時(shí)段發(fā)布；公司新聞動(dòng)態(tài)每日2小時(shí)，分4―6時(shí)段發(fā)布；業(yè)內新聞動(dòng)態(tài)每日1小時(shí)，分2―4時(shí)段發(fā)布。

　　3、特別型信息發(fā)布時(shí)效由信息相關(guān)部門(mén)會(huì )同行政事業(yè)部核定：公告的發(fā)布時(shí)間一般為2個(gè)工作日，每日2小時(shí)，分4個(gè)時(shí)段；通知的發(fā)布時(shí)間一般為1個(gè)工作日，每日2小時(shí)，分2―4個(gè)時(shí)段；活動(dòng)賀詞的發(fā)布時(shí)間一般為活動(dòng)開(kāi)始前1小時(shí)至后2小時(shí)。

　　四、發(fā)布信息確認

　　1、電子屏發(fā)布的信息須經(jīng)有關(guān)人員的確認方可發(fā)布。

　　2、日常型信息由行政事業(yè)部經(jīng)理確認。

　　3、日常型信息的更新計劃由電子屏責任人擬定，報行政事業(yè)部經(jīng)理批準。

　　4、特別型信息由出處單位的分管副總確認。

　　5、特別型信息發(fā)布，須由出處單位填寫(xiě)電子屏信息發(fā)布申請表（見(jiàn)附件），經(jīng)分管副總確認后交由行政事業(yè)部組織發(fā)布。

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