行政前臺的工作內容
行政前臺的工作內容1
一、日常接待
1、接待來(lái)訪(fǎng)者：接待不明目的的來(lái)訪(fǎng)者，先問(wèn)清對方來(lái)訪(fǎng)原因，根據原因來(lái)看來(lái)者是否是無(wú)關(guān)人員，還是需要找公司相關(guān)人員再進(jìn)行接待。
2、接待咨詢(xún)者，若有咨詢(xún)者來(lái)訪(fǎng)，應及時(shí)請實(shí)驗室或辦公室相關(guān)工作人員來(lái)協(xié)助接待。
3、接聽(tīng)轉接電話(huà)：前臺是總機電話(huà)，一般電話(huà)撥入后都需轉接其他分機，根據通訊錄的分機號碼，準確的進(jìn)行電話(huà)轉接；接聽(tīng)咨詢(xún)電話(huà)，若在前臺接到咨詢(xún)電話(huà)，如對方不明確自己的咨詢(xún)顧問(wèn)是誰(shuí)，直接將電話(huà)轉接至相關(guān)部門(mén)助理處。
4、接待推銷(xiāo)人員：上班時(shí)間若有其他公司的推銷(xiāo)人員上門(mén)推銷(xiāo)，應婉轉拒絕，告知上班時(shí)間在公司推銷(xiāo)，會(huì )影響他人工作，若有員工需要他們的服務(wù)，告知相關(guān)部門(mén)員工直接與其對接。
5、面試人員：請面試人員在前臺處填寫(xiě)面試人員資料表，并帶領(lǐng)其前往會(huì )議室等待，通知辦公室主任或相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導進(jìn)行面試。
6。接待頻繁往來(lái)的相關(guān)人員：
a）快遞，公司內部不論發(fā)件或者寄件，均以電話(huà)通知相關(guān)員工至前臺處進(jìn)行處理，不能讓快遞員直接進(jìn)入公司實(shí)驗室內部。文章轉載自：百分網(wǎng)規章制度頻道原文地址：行政前臺工作職責
b）物業(yè)公司，公司內部的水電維修、物業(yè)規定的各項活動(dòng)的聯(lián)系工作；
c）送水公司，關(guān)注公司各處飲水機水量情況，及時(shí)聯(lián)系送水，每次接待時(shí)只需要在送水公司的卡片上寫(xiě)清送水“XX”桶，拿走空桶“XX”個(gè)即可。每月月底結賬，填寫(xiě)請款單提交辦公室主任，向財務(wù)申請費用支付。同時(shí)關(guān)注公司飲水機是否正常，如有異常及時(shí)通知飲水公司進(jìn)行維修。
二、辦公用品管理
1、盤(pán)庫：每月23—25日對庫存的辦公用品進(jìn)行全面盤(pán)點(diǎn)，制作“辦公用品庫存統計表”提交辦公室主任審查。若有用品數量不足或已領(lǐng)用完，即時(shí)上報，進(jìn)行補充；
2、購買(mǎi)：每月25—28日通知公司各部門(mén)提交下月所需的辦公用品清單，統計出“購買(mǎi)清單”后報辦公室主任審批。批準后，聯(lián)系辦公用品供應商送貨；
3、領(lǐng)用：?jiǎn)T工領(lǐng)用所需辦公用品時(shí)，讓其填寫(xiě)“辦公用品領(lǐng)用表”并簽字，然后給予發(fā)放；
4、結算：每月底聯(lián)系辦公用品供應商提供本月未結貨款清單及發(fā)票，確認無(wú)誤后，填寫(xiě)支出單，報財務(wù)人員審批后通知供應商前往領(lǐng)款。
三、日常事務(wù)
1、保證行政電子設備的正常使用，包括：掃描儀、傳真機、復印機等，若機器出現故障，及時(shí)聯(lián)系供應商解決問(wèn)題；
2、每月15日左右統計公司提供話(huà)費補助的員工名單，并將名單與話(huà)費總數報于辦公室主任審核。領(lǐng)款后，前往移動(dòng)和聯(lián)通營(yíng)業(yè)大廳購買(mǎi)充值卡，并開(kāi)具發(fā)票。將充值卡發(fā)放給相關(guān)員工，并要求其簽字確認；
3、每月定期統計公司所有人員通訊信息，更新員工通訊錄，公司若有新進(jìn)或離職員工，都應在2—3個(gè)工作日內制作新的通訊錄，發(fā)送至每位員工郵箱中；
4、名片的申請與制作：當公司部門(mén)有印制名片需求時(shí)，需要其填寫(xiě)“名片申請單”，并提供名片相關(guān)信息。確認名片信息后，將信息發(fā)送給供應商，通知其排版印刷，電子版確認無(wú)誤后印刷，后交于名片申請人；
5、每周一定時(shí)查看公司信箱，將信件發(fā)放至員工手中；
6、公司備用門(mén)卡的管理，前臺應妥善保管備用鑰匙以備公司同仁有緊急情況時(shí)使用；
7、公司有人員招聘時(shí)，協(xié)助人事部門(mén)電話(huà)通知應聘人員各項事宜；
8、收發(fā)傳真，協(xié)助各部門(mén)員工收發(fā)業(yè)務(wù)傳真；
9、協(xié)助辦公室主任組織協(xié)調公司內部活動(dòng)，如員工生日會(huì )、公司集體活動(dòng)、拓展等業(yè)務(wù)的聯(lián)系、通知、協(xié)調事宜。
10、新員工入職時(shí)，提供入職表格、歡迎信、辦公用品、公司通訊錄等，并收取新員工的個(gè)人身份證明（身份證、學(xué)歷學(xué)位證、戶(hù)口本、照片）的復印件，提交辦公室主任整理歸檔。
11、積極配合公司的市場(chǎng)宣傳活動(dòng)，做好后勤保障工作。
四、接待工作
1、接待前準備工作
a）來(lái)客人數確認：會(huì )議前向相關(guān)負責人確認來(lái)客人數，為布置會(huì )議室及訂餐做準備；
b）會(huì )議室桌椅布置：在開(kāi)會(huì )前將會(huì )議室的桌面收拾整潔，會(huì )議椅歸位；
c）茶水及點(diǎn)心：會(huì )議前準備好茶、熱水及杯子，等來(lái)客就位后逐個(gè)送茶；接待貴客時(shí)，應提前準備必要的水果及點(diǎn)心供開(kāi)會(huì )人員食用；
d）相機：準備公司相機，為來(lái)客拍照留念所用。
e）訂餐：向會(huì )議負責人確認是否需要訂餐，如需訂餐應確認就餐人數后，電話(huà)聯(lián)系餐廳預訂包房；
f）預訂酒店：如需為來(lái)客預訂酒店，確認主客姓名后，電話(huà)聯(lián)系錦江富園大酒店預訂房間，預訂成功后向辦公室主任匯報確認。
2、會(huì )議中服務(wù)工作
a）為開(kāi)會(huì )人員添加茶水；
b）按照領(lǐng)導要求提供會(huì )議支持；
c）安排專(zhuān)人負責會(huì )議中的攝像工作；
3、會(huì )議后完善工作
a）組織來(lái)客及公司領(lǐng)導合影留念，并將照片發(fā)至來(lái)訪(fǎng)者郵箱內或作為賀卡發(fā)送。
b）如遇重要客戶(hù)來(lái)訪(fǎng)，應及時(shí)將會(huì )議相片資料上傳至公司網(wǎng)站內。
c）會(huì )議后的清理工作：將剩余茶水及茶杯清理干凈，未食用的點(diǎn)心整理歸入茶點(diǎn)處，以備公司員工食用；
d）會(huì )議后器材的歸庫：會(huì )議后器材應及時(shí)歸庫，將相機及其他器材放回原處。
行政前臺的工作內容2
一、衛生清潔
會(huì )議室、會(huì )客室、副總、總經(jīng)理辦公室、茶水間、公共區域衛生
1、上班第一時(shí)間根據當天情況調整空調，整理會(huì )客室跟上級的辦公室。注意事項：煙灰缸需鋪上紙巾后滴水。
2、早上各個(gè)辦公室進(jìn)行開(kāi)門(mén)、開(kāi)窗通風(fēng)；如有臟污需及時(shí)清理。
需要提醒辦公室員工對自己的辦公區域進(jìn)行及時(shí)清潔；
3、查看各個(gè)辦公室飲水機是否有水，若已無(wú)或已不夠當日飲用，即刻聯(lián)系送水（客戶(hù)編號：XXX，訂水電話(huà)：XXXXXXX）；查看紙杯、抽紙等是否足夠，及時(shí)添置；4、總經(jīng)理、副總辦公室桌等清潔；會(huì )客室的茶具清洗；
5、下班前關(guān)掉會(huì )客室茶桌電磁爐的開(kāi)關(guān)，關(guān)好門(mén)窗。
6、下班前整理好辦公桌椅，電腦與電腦的擺放需做到橫看豎看均為一條直線(xiàn)，電話(huà)需統一擺放，保持整潔度。
7、下班時(shí)檢查門(mén)窗、空調、電源等是否關(guān)閉。
二、會(huì )議
1、例會(huì )：每周星期二上午10：00，如有變動(dòng)另行通知。未經(jīng)過(guò)批準未出席者每次扣款50元。
得到準確會(huì )議通知時(shí)，在會(huì )議開(kāi)始5分鐘前通知參會(huì )者，準時(shí)到達；會(huì )議開(kāi)始前做好會(huì )議簽到，無(wú)法及時(shí)參會(huì )者，需得到領(lǐng)導批準。需要進(jìn)行會(huì )議記錄，按格式編排，需存檔紙質(zhì)版會(huì )議記錄。三文印、傳真、快遞、電話(huà)管理工作
1、行政助理負責對打印機進(jìn)行保管、檢查等工作，辦公室設備如若出現故障或耗材缺失，應第一時(shí)間進(jìn)行維修，確保不影響各部門(mén)正常使用。
三、傳真工作
傳真件必須按照公司已有的模板傳送。
1、快遞工作
收發(fā)快遞，按照已有版本登記。所收取的快遞在下班時(shí)間由收件人領(lǐng)�。奔猓�。
四、辦公用品采購與管理
1、各部門(mén)需求計劃收集
每月25日前收集各部門(mén)下月的物品需求計劃，進(jìn)行匯總，同時(shí)根據庫存情況編制采購申請表，交由副總審批；
2、其他公共物品采購計劃
公共物品包括：茶杯、紙巾、打印紙等非各部門(mén)需求計劃內的物品，以及其
他原公司沒(méi)有但經(jīng)過(guò)調查發(fā)現需要采購的物品，此項公共物品若臨時(shí)急用，可報經(jīng)副總，進(jìn)行臨時(shí)采購，如果非急用，可在每月25日前匯總需求計劃，進(jìn)行集中采購。
3、采購流程
一般日用品（非辦公家具、設備等大型物資）由行政助理進(jìn)行采購，流程如下：A、首先編制采購申請表，交由副總審批；
B、憑借審批的采購申請表到財務(wù)處辦理借支手續；
C、一般是到黃沙誼園（荔灣區黃沙大道28—32號）如有其它更好建議亦可。D、采購結束后，填寫(xiě)報銷(xiāo)單（含價(jià)格），整理好票據，交由財務(wù)審批； E、做好辦公用具入庫；
五、辦公用品發(fā)放
1、任何辦公用品的領(lǐng)用均需要登記；每月集中采購的`物資（按照各部門(mén)的需求計劃）在采購結束后，月初予以集中發(fā)放；
2、辦公室內物品領(lǐng)取均需登記。
3、每月定時(shí)對辦公用具進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)。
六、辦公用品使用管理，
1、對于借用的物品，需要歸還的，需要跟蹤歸還時(shí)間，到時(shí)間還未歸還的要與之溝通，超過(guò)三天的需說(shuō)明原因及歸還時(shí)間；
2、對于交還的物品的完好性，需要予以當場(chǎng)雙方檢查確認，如有問(wèn)題視情況需要借用人承擔的，由借用人原價(jià)賠償或重購；確認無(wú)誤后簽字；
七、來(lái)客接待
接待流程：1、客戶(hù)進(jìn)門(mén)起身迎接并詢(xún)問(wèn)來(lái)訪(fǎng)事由；
2、登記《客戶(hù)來(lái)訪(fǎng)登記薄》，弄清來(lái)訪(fǎng)者身份和意圖。若來(lái)訪(fǎng)者未預約或是初次拜訪(fǎng)，不得將公司領(lǐng)導的各種聯(lián)系方式隨意告訴素不相識的人，若有事宜，盡量選用轉告方式；
3、倒水
4、通知相關(guān)工作人員有人來(lái)訪(fǎng)；
5、來(lái)客告辭時(shí)起身道別；
6、客人離開(kāi)后清理水杯及煙灰缸，整理桌椅、保持會(huì )客室的整潔；
7、若來(lái)訪(fǎng)者要找的人不在，記錄下來(lái)訪(fǎng)者的聯(lián)系方式、需轉告事宜并在《客戶(hù)來(lái)訪(fǎng)登記簿》上登記，及時(shí)通知相關(guān)人員做回復；若來(lái)訪(fǎng)者表示下次再來(lái)，則需在《客戶(hù)來(lái)訪(fǎng)登記簿》上注明；
8、及時(shí)轉告相關(guān)工作人員來(lái)訪(fǎng)者的聯(lián)系方式以及事由，并確保工作人員及時(shí)回復；
9、《客戶(hù)來(lái)訪(fǎng)登記薄》需做好歸檔。
八、檔案管理、公文制定、文件收發(fā)等工作
1、協(xié)助制定放假通知、會(huì )議通知等公文的書(shū)寫(xiě)、張貼工作；此類(lèi)文書(shū)在有效期后均需存檔。
2、放行條管理：依次為放行條編碼，對相關(guān)經(jīng)手人以及用途做好記錄。
3、公司證件：公司證件復印領(lǐng)取需對相關(guān)經(jīng)手人以及用途做好記錄。
九、通訊錄管理
1、熟悉公司人員的及通訊電話(huà)，及時(shí)更新公司內部員工的聯(lián)系方式，負責公司電話(huà)的接聽(tīng)與轉接。 2、需為新員工申請郵箱，同時(shí)更新公司內部員工聯(lián)系方式。
十、車(chē)輛管理
一）車(chē)輛申請使用管理
1、備有《車(chē)輛使用申請表》，由用車(chē)人在用車(chē)前填寫(xiě)此表，并交由相關(guān)負責人簽字，行政部留存；若使用人在使用前未能填寫(xiě)，則交車(chē)后補填。
2、使用人憑申請表到管理員處取車(chē)。
十一、網(wǎng)絡(luò )維護
1、辦公室網(wǎng)絡(luò )維護：若遇上IP地址重復情況，可按以下步驟更改
步驟：A、WINDOWS微標鍵+R鍵出現運行對話(huà)框，輸入cmd
B、輸入ipconfig（輸入法為英語(yǔ)即單擊，為中文即雙擊enter鍵）即出現windows ip適配器相關(guān)信息。
C、右擊網(wǎng)絡(luò )圖標（即任務(wù)欄上類(lèi)似電腦的圖標），打開(kāi)網(wǎng)絡(luò )和共享中心，點(diǎn)擊“更改適配器配置”，右擊本地連接，選擇屬性，雙擊tnternet協(xié)議版本4，選擇“適用下面的IP地址”進(jìn)行更改IP地址。
2、如仍無(wú)法解決問(wèn)題，可致電聯(lián)想公司（魯先生：15681322101，020—36472070）進(jìn)行溝通需如何去解決問(wèn)題。會(huì )員編號：NO。2011010006。
十二、公司鑰匙的管理：公司鑰匙的編號均按照辦公桌下的插座編碼編排，需對員工所領(lǐng)取的鑰匙進(jìn)行登記。其他鑰匙妥善保管。
十三、考勤
考勤記錄：下載考勤設備的記錄，根據外出單、請假單等進(jìn)行考勤的核對和整理。
1、人員外出登記
人員外出登記工作流程：A、外出前在《外出申請單》上登記出發(fā)時(shí)間、目的地、事由等，并由相關(guān)領(lǐng)導簽字批準方可外出；
B、回到公司在《外出申請單》上登記回來(lái)時(shí)間以及辦事情況；
C、特殊情況，外出前未登記，需回公司后及時(shí)補登；
D、前臺人員負責提醒并督促其他員工，并于每月將外出情況匯總，與考勤統計核對。
2、請假：如有員工請假，需到填寫(xiě)《假期申請單》并注明請假原因、時(shí)間及時(shí)數；交由相關(guān)領(lǐng)導簽字同意后作為考勤依據；若上級不同意，需注明理由再返回申請人。若特殊情況，未能提前提出假期申請，需及時(shí)致電相關(guān)領(lǐng)導說(shuō)明事由，征求領(lǐng)導的同意方視為正常請假，回公司要及時(shí)補登。
3、考勤統計工作流程：A、熟悉門(mén)禁考勤系統的管理，根據公司人員情況及時(shí)增加或更改考勤人員信息；
B、每月5日前將門(mén)禁考勤統計數據備份，并綜合外出登記以及人員請假情況統計考勤，交由財務(wù)部；
十四、招聘
十五、完成領(lǐng)導交代的其他臨時(shí)性工作。
附：日常工作所需要的聯(lián)系方式一份。
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