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學(xué)會(huì )如何在職場(chǎng)會(huì )議上發(fā)言
學(xué)會(huì )如何在職場(chǎng)會(huì )議上發(fā)言
開(kāi)會(huì )，是每個(gè)職場(chǎng)人的必修課。會(huì )議室就像是跑馬場(chǎng)——在眾目睽睽之下，每個(gè)參與者都能在同一起跑線(xiàn)上，得到展示自己的公平機會(huì )。
讓領(lǐng)導和N多同事同時(shí)停下手中的工作聽(tīng)你說(shuō)話(huà)，這樣的事在職場(chǎng)里并不是隨時(shí)都會(huì )發(fā)生。因此，學(xué)習如何在會(huì )議上以正確的方式表達自己的觀(guān)點(diǎn)，不僅可以迅速提升你的職場(chǎng)形象，甚至還可能獲得意想不到的“額外獎勵”。
你代表的不是自己而是所在崗位
會(huì )議的類(lèi)型多種多樣，但其目的歸結起來(lái)無(wú)外乎兩個(gè)：傳遞信息和形成決策。
先說(shuō)第一種。以傳遞信息為目的的會(huì )議，是團隊合作中常見(jiàn)的一種形式，是不同分工的合作者之間通過(guò)交流達到信息共享的過(guò)程。比如，企業(yè)的生產(chǎn)部門(mén)需要通過(guò)會(huì )議，向市場(chǎng)部和銷(xiāo)售人員講解產(chǎn)品的性能和賣(mài)點(diǎn)；市場(chǎng)部需要通過(guò)會(huì )議，向銷(xiāo)售人員傳達產(chǎn)品推廣戰略，統一行動(dòng)步伐；而銷(xiāo)售部門(mén)也需要通過(guò)會(huì )議，向生產(chǎn)部門(mén)反饋來(lái)自市場(chǎng)的聲音。
這時(shí)候，無(wú)論愿意與否，只要身處這條信息鏈上的某一個(gè)環(huán)節，你就需要在會(huì )議上發(fā)言——你代表的不是自己，而是所在的崗位。
例子不勝枚舉。一年一度的校園宣講會(huì )，負責招聘的HR需要站在幾百人面前發(fā)布招聘信息；辦公室里專(zhuān)業(yè)電腦軟件升級之后，客服人員都會(huì )上門(mén)開(kāi)個(gè)培訓會(huì )，幫助每個(gè)員工盡快適應新系統；高考前，班主任老師通常要召集家長(cháng)們開(kāi)個(gè)會(huì )，囑咐一下備考的注意事項；或者僅僅是因為你工作成績(jì)卓著(zhù)，也有可能被單位領(lǐng)導拉進(jìn)會(huì )議室，讓你在同事們面前介紹介紹經(jīng)驗。
再來(lái)看第二種。在職場(chǎng)上，很多問(wèn)題在常規流程中無(wú)法解決、無(wú)法協(xié)調的時(shí)候，就需要通過(guò)會(huì )議的形式，借助團隊討論達成一致意見(jiàn)。在這種以形成決策為目的的會(huì )議中，每個(gè)人都有機會(huì )表達自己的意見(jiàn)，都希望通過(guò)溝通、交流甚至是交鋒，獲得一個(gè)盡可能對自己有利的決策結果。
無(wú)論是企業(yè)制定新規章新制度之前的意見(jiàn)征求會(huì )、某個(gè)產(chǎn)品發(fā)布之前的策劃會(huì )，還是廣告公司對設計方案進(jìn)行闡述的競標會(huì )，抑或評選先進(jìn)工作者的部門(mén)年終總結會(huì )，在這些場(chǎng)合，每一個(gè)與會(huì )者都有可能獲得發(fā)言的機會(huì )，闡述自己的想法，適度地自我展現。
當然，你也可以選擇躲在角落里保持沉默——如果你想在職場(chǎng)中一直這么“低調”下去的話(huà)。
言不及義空話(huà)套話(huà)都是忌
冗長(cháng)的會(huì )議除了是對與會(huì )者的一種精神消耗之外，更會(huì )導致真金白銀的損失。
日本太陽(yáng)工業(yè)公司曾經(jīng)算過(guò)這么一筆賬：會(huì )議的機會(huì )成本=每小時(shí)平均工資的3倍×2×開(kāi)會(huì )人數×開(kāi)會(huì )時(shí)間（小時(shí)）。之所以平均工資要乘以3，是因為參會(huì )人員創(chuàng )造的勞動(dòng)產(chǎn)值通常是平均工資的3倍；而乘以2是因為參加會(huì )議要中斷日常工作，因此損失要以2倍來(lái)計算。
效率是衡量一個(gè)會(huì )議成功與否的重要指標之一。所以籠統來(lái)說(shuō)，一切圍繞效率二字的規則，比如簡(jiǎn)明扼要、開(kāi)門(mén)見(jiàn)山、主題清晰、言之有物等，都是對會(huì )議發(fā)言者的最基本要求。
如果你需要當眾進(jìn)行主題發(fā)言，或者作為消息源在某個(gè)以傳遞信息為目的的會(huì )議上講話(huà)，那么你首先需要做到的就是有備而來(lái)。具體來(lái)說(shuō)，有準備表現在：在進(jìn)入會(huì )場(chǎng)之前，弄清楚參加會(huì )議的都有誰(shuí)？自己為什么來(lái)開(kāi)這個(gè)會(huì )？會(huì )議內容大致是什么？會(huì )議要解決什么問(wèn)題？針對這些，提前查閱相關(guān)數據、材料、歷史記錄，并且事先思考一下會(huì )議中可能遇到的問(wèn)題。
在會(huì )議上發(fā)言，尤其是占用大塊時(shí)間進(jìn)行主題發(fā)言時(shí)，切忌套話(huà)、空話(huà)，要盡量做到提綱挈領(lǐng)，先講主張再說(shuō)理由，按照一定的邏輯把自己想說(shuō)的內容列成條目，每個(gè)條目都能用幾個(gè)詞或者一句話(huà)概括重點(diǎn)。如果時(shí)間充裕，則可以在相關(guān)條目下用事先準備好的數據、材料展開(kāi)論述。
別人剛剛談了對任務(wù)量考核方案的建議一二三四，其中三條與你不謀而合。這時(shí)候，即便你針對這三條建議做了充分的發(fā)言準備，論點(diǎn)論據也更為有力，但無(wú)論如何也沒(méi)必要展開(kāi)來(lái)再重復一遍——否則只能是浪費大家的時(shí)間，并且是對之前發(fā)言者的不尊重。
要知道在會(huì )議上，當你的身份從發(fā)言者轉變?yōu)槁?tīng)眾的時(shí)候，認真聆聽(tīng)別人的講話(huà)是必需的——尤其是在討論環(huán)節。因為只有了解別人說(shuō)了什么，才會(huì )讓你在隨后的發(fā)言中有的放矢。
認真地聽(tīng)別人在說(shuō)什么，適當地做些記錄，在會(huì )議過(guò)程中不斷調整、理清自己的思路，這些都會(huì )在很大程度上幫助你完成一個(gè)得體的發(fā)言。至于那些被別人搶先提到過(guò)的內容，其實(shí)也并非雷區——你再次提到它們的時(shí)候，盡可能地用三言?xún)烧Z(yǔ)概括核心觀(guān)點(diǎn)，并且加上一些“正如剛才××談到的那樣，我還想補充一點(diǎn)”，或者“在這個(gè)問(wèn)題上，我特別贊同××的意見(jiàn)”。這種對他人發(fā)言的承接，不僅能強化自己的觀(guān)點(diǎn)，更重要的是，這充分體現出你在會(huì )議上有準備、專(zhuān)注、尊重他人、思路清晰和富有創(chuàng )見(jiàn)的良好職場(chǎng)形象。
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