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在辦公室收發(fā)即時(shí)消息的7個(gè)禮儀技巧
對很多員工來(lái)說(shuō)，那是日常通訊的一部分，并且能讓他們快速的從一個(gè)任務(wù)轉到另一個(gè)工作任務(wù)之中。以下是一些禮儀專(zhuān)家對這種流行的自動(dòng)彈出的交流方式的一些建議！
在辦公室收發(fā)即時(shí)消息的7個(gè)禮儀技巧
要注意通訊信息的選項設置
在你通過(guò)即時(shí)消息聯(lián)系某人之前問(wèn)問(wèn)人家喜歡什么樣的溝通方式--電話(huà)、電子郵件或是即時(shí)消息�！坝行┩驴赡軙�(huì )覺(jué)得即時(shí)消息非常實(shí)用，而有些人可能會(huì )覺(jué)得那會(huì )分散注意力而且很煩人，”禮儀專(zhuān)家托馬斯·法利說(shuō)。
要非常非常簡(jiǎn)潔
即時(shí)消息并不適合鋪開(kāi)敘述深刻的思想�！凹磿r(shí)消息的好處在于快速節省時(shí)間。而它的劣勢則是會(huì )讓我們的溝通方式變得松懈，”德克薩斯議會(huì )學(xué)校的所有人戴安娜·古茲曼說(shuō)。
告訴人們你是否有空
你完全可以通過(guò)設定自己的狀態(tài)避免因被打擾而生某人的氣，或者因為忽略了即時(shí)消息而疏遠了某人這些情況的發(fā)生�！案鶕惝斕斓墓ぷ靼才艁�(lái)設定你的即時(shí)消息狀態(tài)——‘沒(méi)在座位’或‘忙碌中’的自動(dòng)消息回復會(huì )讓發(fā)消息的人知道你不能馬上進(jìn)行回復，”法利說(shuō)。
不要使用笑臉
要用你在電子郵件中所使用的相同的語(yǔ)法和標點(diǎn)--這是非常重要的�！芭紶柺褂每s寫(xiě)是可以的，但請不要在工作中使用口語(yǔ)式的方式或傻乎乎的表情，”古茲曼說(shuō)。
永遠不要發(fā)送任何你不能大聲讀出來(lái)的東西
你不會(huì )通過(guò)工作電話(huà)說(shuō)一些你不希望讓同事或老板聽(tīng)到的事情。法利建議說(shuō)，在使用即時(shí)消息的時(shí)候也要完全遵照這個(gè)原則。其他人能很容易的從你身后看到你正在說(shuō)的話(huà)，而且也很有可能你會(huì )不經(jīng)意的把消息發(fā)錯人。
耐心等待回應
即時(shí)消息能馬上送達，但并不意味著(zhù)你就能馬上收到回復�！叭绻銢](méi)有收到即時(shí)消息的回復，不要發(fā)送挑釁性的消息，比如‘嘿?’，可能你在發(fā)送消息的時(shí)候是微笑著(zhù)的，但對方看不到你的表情，很有可能猜測你的語(yǔ)氣是消極的，”古茲曼說(shuō)。
不要使用憤怒的即時(shí)消息短語(yǔ)
通過(guò)即時(shí)消息或電子郵件吵架，會(huì )留下太多引起誤解的可能�！叭绻阍诠ぷ髦惺盏搅素撁娴幕貜突虼拄數募磿r(shí)消息，建議你馬上進(jìn)行面對面的溝通(通過(guò)skype)或打電話(huà)給對方。因為辨別肢體語(yǔ)言和語(yǔ)音語(yǔ)調比較容易，這最終能化解或解決沖突，”古茲曼說(shuō)。
在辦公室收發(fā)即時(shí)消息的禮儀技巧
語(yǔ)氣助詞要慎用
微信溝通時(shí)，大家經(jīng)常會(huì )帶一些語(yǔ)氣助詞，比如哈哈、嘿嘿、呵呵、HOHO、暈、倒、啊等，但是你有沒(méi)有想過(guò)，手機另一端的人看了這些詞匯后，會(huì )有什么感覺(jué)?
有專(zhuān)門(mén)機構針對QQ聊天做過(guò)兩次網(wǎng)絡(luò )調查，一次為單選調查，一次為多選調查，調查標題為“當你的網(wǎng)友說(shuō)下面哪個(gè)詞時(shí)，你最想抽他”。
結果在單選調查中有64%的人選擇了“呵呵”，在多選調查中有40%的人選擇了“呵呵”�！昂呛恰边@個(gè)詞高票當選，也就是說(shuō)當你和你的QQ好友不停的說(shuō)“呵呵”時(shí)，有大部分人會(huì )不高興的。
同樣微信也是通過(guò)一種IM工具，如果你頻繁的使用“呵呵”，對方也會(huì )不高興的。這個(gè)調查意味著(zhù)什么呢，意味著(zhù)如果你和客戶(hù)溝通時(shí)如果用錯了詞匯，讓對方有想抽你的沖動(dòng)，那你是絕對成交不了的。
熟悉的朋友之間使用這些詞匯還可以理解，如果作為商務(wù)溝通，招攬客戶(hù)則肯定不合適。
圖片表情要慎發(fā)
表情是大家在聊天中最喜歡用的元素之一，一個(gè)恰當的表情能夠起到調節關(guān)系，緩和氣氛的作用，但同語(yǔ)氣助詞一樣，不適當的使用表情，同樣會(huì )使別人產(chǎn)生不愉快的心理感受。所以大家在用表情時(shí)盡量不要用那些可能會(huì )引起別人抵觸情緒、讓人反感，或是降低自己形象的圖片。一些低俗的圖片更是不能用。
聊天速度要適當
在微信上溝通交流時(shí)，主要通過(guò)打字進(jìn)行，這就涉及聊天速度的問(wèn)題。在這個(gè)問(wèn)題上，應該本著(zhù)“就慢不就快”的原則。
比如對方一分鐘打20字，而我們一分鐘能打120字，這時(shí)候就要遷就一下對方，按著(zhù)對方的節奏交流。否則對方跟不上我們的思路，使溝通產(chǎn)生障礙。
而且從心理學(xué)的角度來(lái)說(shuō)，對方有話(huà)說(shuō)不出來(lái)，只能看著(zhù)我們滔滔不絕地打字，感覺(jué)會(huì )非常難受。除了聊天速度外，還要注意回復速度�；貜蛯Ψ降乃俣纫m中，不能過(guò)快，也不能過(guò)慢，比如對方問(wèn)了一個(gè)他認為很重要的問(wèn)題，那即使我們知道答案，也不要馬上回復。否則對方就有可能會(huì )感覺(jué)我們對這個(gè)問(wèn)題不夠重視，敷衍了事。
回復要及時(shí)
顧客不知道什么時(shí)候就發(fā)來(lái)一條信息，對于他此時(shí)來(lái)說(shuō)肯定是希望你最快的速度回復他，解決他的問(wèn)題。因此我們的工作人員一定要及時(shí)回復，這是對他最大的尊重。
如果人家等了很長(cháng)時(shí)間都沒(méi)有接到你的回復，那是什么感覺(jué)，肯定認為你對他不夠重視，甚至認為你們的公司也就一般，可能直接導致這個(gè)客戶(hù)就失去了。
還有些顧客可能會(huì )晚上發(fā)信息，如果有條件我們需要每天晚上有客服人員值班，如果沒(méi)有條件也得在關(guān)鍵詞回復中告訴顧客我們會(huì )及時(shí)回復的，讓客戶(hù)知道這是下班時(shí)間。
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