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職場(chǎng)中的接電話(huà)的技巧有哪些
禮儀，禮節和儀式。如禮儀周到、外交禮儀。以下是小編精心整理的職場(chǎng)中的接電話(huà)的技巧有哪些，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。
職場(chǎng)中的接電話(huà)的技巧有哪些
1、第二次鈴聲響完是最佳的接聽(tīng)時(shí)機。太快或太慢接聽(tīng)電話(huà)都是不合適的。如果第一聲響起后立刻拿起話(huà)筒，對方會(huì )沒(méi)有思想準備。就象你希望和某個(gè)人講話(huà)，如果他猛然沖到你的面前，你也會(huì )嚇一跳的;如果在第三聲響后接聽(tīng)，對方已經(jīng)有等待的感覺(jué)了。
所以我們在第二次鈴聲響過(guò)以后拿起話(huà)筒是最合適的。如果你在第四聲后才接聽(tīng)，應該有道歉的話(huà)語(yǔ)，如“您好!讓您久等了”。
2、接聽(tīng)電話(huà)的動(dòng)作。第一聲電話(huà)鈴聲響起，我們可以把左手放在電話(huà)上，準備用左手拿話(huà)筒，右手進(jìn)行電話(huà)記錄(左手寫(xiě)字傾向的人恰好相反，用右手準備拿起話(huà)筒)。
3、接聽(tīng)的第一句話(huà)。通常拿起話(huà)筒，我們習慣性的第一句話(huà)是“喂”。嚴格來(lái)講，“喂”是試話(huà)筒的聲音。當接聽(tīng)電話(huà)是工作的一部分時(shí)，應該體現精煉、從容的職業(yè)感覺(jué)，所以“喂”這句開(kāi)場(chǎng)白是必須去掉的。取而代之的應該是問(wèn)候語(yǔ)。
5、電話(huà)中的稱(chēng)謂。詢(xún)問(wèn)對方的姓名時(shí)應該說(shuō)：“請問(wèn)您貴姓?”，不能直接問(wèn)“你叫什么名字?”。如果對方告訴你他的姓名，應該對姓名中的每一個(gè)字進(jìn)行確認。
眾所周知，姓名就是一個(gè)人的代表符號，對姓名的重視可以暗示對他的尊重，同時(shí)可以避免產(chǎn)生“音同字不同”的錯誤。即便知道了對方的全名，在隨后的稱(chēng)謂中也不要直呼其名，盡量使用“姓+職務(wù)”的稱(chēng)呼方式，或者說(shuō)××先生、××女士。
6、措辭。電話(huà)交談應該語(yǔ)言簡(jiǎn)潔、措辭高雅，避免俚語(yǔ)或者不禮貌的語(yǔ)言。
7、聲音的把握。有研究顯示，當你與別人交流時(shí)，你說(shuō)話(huà)的內容對別人的影響占20%，而你的聲音對別人的感染力占到80%。因此，聲音的作用不可小覷。在電話(huà)里應該保持語(yǔ)調積極、明朗;合適的語(yǔ)速可以控制交流的節奏，如果對方語(yǔ)速過(guò)快，你可以比他稍慢一點(diǎn)，反之，如果對方說(shuō)話(huà)很慢，你可以比他稍快一點(diǎn)，兩種情況都保持差距不太大。
如果兩個(gè)人說(shuō)話(huà)節奏相差很大，雙方都會(huì )感覺(jué)到不和諧，會(huì )影響雙方的愉快溝通;總之，聲音的把握能夠經(jīng)營(yíng)電話(huà)交流的感覺(jué)，傳遞你積極、鎮定的工作風(fēng)格。
8、微笑的魅力。不要以為電話(huà)另一端的人看不見(jiàn)你，就不必在意自己的表情。其實(shí)人的情緒、態(tài)度、聲音、表情、動(dòng)作等外在與內在的狀態(tài)是整體統一的。不要試圖讓自己板著(zhù)臉孔卻說(shuō)出悅耳動(dòng)聽(tīng)的語(yǔ)言，即便那樣，你的聲音也是干澀的，毫無(wú)感染力可言。
微笑不只是表情，它是一種美好的感覺(jué)，在電話(huà)里看不到但是感覺(jué)的到!
9、你的情緒和身體姿態(tài)。如果你趴在辦公桌上接電話(huà)，聲音會(huì )顯得悶而不暢，會(huì )給對方造成困惑;如果你一邊焦慮其他的事情一邊打電話(huà)，對方能夠聽(tīng)出你有些急切。
因此，掌握情緒、保持良好的身體姿態(tài)是很有必要的。
10、正確處理接電話(huà)過(guò)程中的各種情況。如果對方要找的人不在，應該說(shuō)“他(她)恰好不在”，或者說(shuō)“公務(wù)外出”，不要透露同事的去向。若有留言需轉告，應該記錄下來(lái)，以免忘記交給同事，或者因為事情太多而弄錯電話(huà)內容。
如果電話(huà)需要轉接，應該說(shuō)“好的，請稍等�！比舴謾C無(wú)人接聽(tīng)轉回總機，應該用第一次接電話(huà)的方式接聽(tīng)。如果電話(huà)中噪音比較大，聽(tīng)不清對方說(shuō)話(huà)，應該直截了當的告訴對方“對不起，我聽(tīng)不清您講話(huà)，請您再撥一遍�！�
有時(shí)辦公室內恰好有客人在，電話(huà)鈴聲響起時(shí)，應該對客人禮貌的說(shuō)明“對不起，我接個(gè)電話(huà)�！睂ψ约簺](méi)有及時(shí)接到的電話(huà)，應該在二十四小時(shí)以?xún)冉o予回復，如果有特殊的情況沒(méi)能及時(shí)回復，一定要向對方做一個(gè)簡(jiǎn)單的解釋。
11、接電話(huà)的時(shí)間與掛斷電話(huà)。商務(wù)電話(huà)不是“煲粥”，時(shí)間一般不應超過(guò)三分鐘。掛斷電話(huà)時(shí)，應該禮貌的說(shuō)“再見(jiàn)”，并由打出電話(huà)的一方先掛斷電話(huà)。
職場(chǎng)接電話(huà)禮儀技巧
1、隨時(shí)記錄
在手邊放有紙和鉛筆，隨時(shí)記下你所聽(tīng)到的信息。如果你沒(méi)做好準備，而不得不請求對方重復，這樣會(huì )使對方感到你心不在焉、沒(méi)有認真聽(tīng)他說(shuō)話(huà)。
2、自報家門(mén)
一拿起電話(huà)就應清晰說(shuō)出自己的全名，有時(shí)也有必要說(shuō)出自己所在單位的名稱(chēng)。同樣，一旦對方說(shuō)出其姓名，你可以在談話(huà)中不時(shí)地稱(chēng)呼對方的姓名。
3、轉入正題
當你接聽(tīng)電話(huà)時(shí)，不要“哼哼哈哈”地拖延時(shí)間，而應立即做出反應。一個(gè)好的開(kāi)場(chǎng)白可能是：“您需要我做什么?”當你覺(jué)出對方有意拖延時(shí)間，你應立即說(shuō)：“真不巧!我正要參加一個(gè)會(huì )議，不得不在5分鐘后趕到會(huì )場(chǎng)�！边@樣說(shuō)會(huì )防止你們談?wù)摬槐匾默嵤�，加速商�?wù)談話(huà)的進(jìn)展。
4、避免將電話(huà)轉給他人
自己接的電話(huà)盡量自己處理，只有在萬(wàn)不得已的情況下才能轉給他人。這時(shí)，你應該向對方解釋一下原因，并請求對方原諒。例如，你可以說(shuō)：“布朗先生會(huì )處理好這件事的，請他和您通話(huà)好嗎?”在你作出這種決定之前，應當確定地方愿意你將電話(huà)轉給他人。例如，你可以說(shuō)：“對于這件事，我們很快會(huì )派人跟您聯(lián)系的�！�
5、避免電話(huà)中止時(shí)間過(guò)長(cháng)
如果你在接電話(huà)時(shí)不得不中止電話(huà)而查閱一些資料，應當動(dòng)作迅速。你還可以有禮貌地向對方說(shuō)：“您是稍候片刻，還是過(guò)一會(huì )兒我再給您打過(guò)去?”
讓對方等候時(shí)，你可以按下等候鍵。如果你的電話(huà)沒(méi)有等候鍵，就把話(huà)筒輕輕地放在桌子上。如果查閱資料的時(shí)間超過(guò)你所預料的時(shí)間，你可以每隔一會(huì )兒拿起電話(huà)向對方說(shuō)明你的進(jìn)展。如，你可以說(shuō)：“約翰先生，我已經(jīng)快替您找完了，請您再稍候片刻�！碑斈悴檎彝戤�，重新拿起電話(huà)時(shí)，可以說(shuō)：“對不起，讓您久等了”，以引起對方的注意。
對于接電話(huà)的人來(lái)講，當需要查閱資料而有禮貌地請對方稍等片刻，這是可以令對方接受的。如果有人在你正在通話(huà)時(shí)打進(jìn)電話(huà)，你可以選擇合適的詞語(yǔ)讓你通話(huà)的人稍候。然后拿起另一部電話(huà)說(shuō)：“你能否稍等?我正在接聽(tīng)一個(gè)電話(huà)�！比绻騺�(lái)電話(huà)的人只是有一些小事，便可以當即回絕，然后迅即轉向第一個(gè)電話(huà)，而這個(gè)人也會(huì )意識到你很忙而加速你們的討論。
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