職場(chǎng)郵件禮儀
職場(chǎng)郵件禮儀
電子郵件在給人們帶來(lái)方便的同時(shí)，也帶來(lái)了職場(chǎng)禮儀方面的新問(wèn)題。我們都應當講究有關(guān)電子郵件的禮節，別讓電子郵件出笑話(huà)。電子郵件是職業(yè)信件的一種，而職業(yè)信件中是沒(méi)有不嚴肅的內容的。尤其在商業(yè)界，我們崇尚信譽(yù)、掌握時(shí)機及合作分工，信奉顧客至上，著(zhù)重與顧客的溝通，以達成促銷(xiāo)、增產(chǎn)與營(yíng)利的目的。但我們常忽視了有關(guān)電子郵件的禮節，一些邋遢懶散的習慣，不僅會(huì )引起員工的竊笑，更容易在顧客面前鬧笑話(huà)。在今天的許多公司里，電子郵件充斥著(zhù)笑話(huà)、垃圾郵件和私人便條，與工作相關(guān)的內容反而不多。
1) 標題要提綱挈領(lǐng)，切忌使用含義不清、胡亂浪漫的標題，例如：“嘿！”或是“收著(zhù)！”
添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄里用短短的幾個(gè)字概括出整個(gè)郵件的內容，便于收件人權衡郵件的輕重緩急，分別處理。尤其是回復的信件，要重新添加、更換郵件主題是要格外注意的環(huán)節，最好寫(xiě)上來(lái)自**公司的郵件，年、月、日以便對方一目了然又便于保留。
2) 電子郵件的文體格式應該類(lèi)似于書(shū)面交談式的風(fēng)格，開(kāi)頭要有問(wèn)候語(yǔ)，但問(wèn)候語(yǔ)的.選擇比較自由，像“你好”、“Hi”，或者僅僅是一個(gè)簡(jiǎn)單的稱(chēng)呼，結尾也可隨意一些，比如“以后再談”、“祝你愉快”等；也可什么都不寫(xiě)，直接注上自己的名字。但是，如果你寫(xiě)的是一封較為正式的郵件，還是要用和正式的信箋一樣的文體。開(kāi)頭要用“尊敬的”或者是“先生/女士，您好!”結尾要有祝福語(yǔ)，并使用“此致/敬禮!”這樣的格式。
3) 內容簡(jiǎn)明扼要，針對需要回復及轉寄的電子郵件，要小心寫(xiě)在電子郵件里的每一個(gè)字，每一句話(huà)。因為現在法律規定電子郵件也可以作為法律證據，是合法的，所以發(fā)電子郵件時(shí)要小心，如果對公司不利的，千萬(wàn)不要寫(xiě)上，如報價(jià)等。發(fā)郵件時(shí)一定要慎重，還要定期重新審查你發(fā)過(guò)的電子郵件，評估其對商業(yè)往來(lái)所產(chǎn)生的影響。
4) 一定要清理回復的內容。在美國加州有一位傳播學(xué)專(zhuān)家摩根女士曾舉例說(shuō)：我最近收到一份電子郵件，其中包括了輾轉收送的十二個(gè)人之姓名，我實(shí)在沒(méi)有必要知道這些訊息。有一個(gè)妙方就是寄信時(shí)采匿名附件收信者(BC) 取代附件收信者(CC) 方式，或是在轉寄之前刪除一切無(wú)關(guān)緊要或重復的內容，例如：原件中摘要(memo to) 部分之主題、地址及日期等。
注意回答問(wèn)題的技巧。當回件答復問(wèn)題的時(shí)候，最好只把相關(guān)的問(wèn)題抄到回件 ，然后附上答案。不要用自動(dòng)應答鍵，那樣會(huì )把來(lái)件所有內容都包括到回件中﹔但也不要僅以「是的」二字回復，那樣太生硬了，而且讓讀的人摸不著(zhù)頭腦。
5) 合宜地稱(chēng)呼收件者，并且在信尾簽名。雖然電子郵件本身已標明了郵自哪方，寄與何人，但在郵件中注明收信者及寄件者大名乃是必須的禮節，包括在信件開(kāi)頭尊稱(chēng)收信者的姓名，在信尾也注明寄件者的姓名以及通訊地址、電話(huà)，以方便收信者未來(lái)與你的聯(lián)系。越是在大型的公司，你越是要注意在自己的郵件地址中注上自己的姓名，同時(shí)在郵件的結尾添加個(gè)人簽名欄。人們通常會(huì )把郵件轉發(fā)給過(guò)多的人，打開(kāi)郵件箱你可能發(fā)現有一半的郵件是與你無(wú)關(guān)的，刪除它們費時(shí)費力，所以在轉發(fā)前要做一下整理，把郵件的數量控制在最小。條件允許的話(huà)要每天檢查自己的郵箱，及早回復郵件。重要郵件發(fā)出后要電話(huà)確認。另外，重要的機密和敏感的話(huà)題不要使用電子郵件，因為它不能保證嚴守機密。
6) 切忌全文使用英文大寫(xiě)字母。這樣寫(xiě)成的郵件太強勢，甚至暗示寄件人懶得使用正確的文法。畢竟，這仍是種文字溝通方式，遵守標準的文書(shū)規范是一種職業(yè)禮貌。
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