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職場(chǎng)郵件禮儀

時(shí)間:2020-12-09 12:54:49 職場(chǎng)禮儀 我要投稿

職場(chǎng)郵件禮儀

職場(chǎng)郵件禮儀

職場(chǎng)郵件禮儀

電子郵件在給人們帶來(lái)方便的同時(shí),也帶來(lái)了職場(chǎng)禮儀方面的新問(wèn)題。我們都應當講究有關(guān)電子郵件的禮節,別讓電子郵件出笑話(huà)。電子郵件是職業(yè)信件的一種,而職業(yè)信件中是沒(méi)有不嚴肅的內容的。尤其在商業(yè)界,我們崇尚信譽(yù)、掌握時(shí)機及合作分工,信奉顧客至上,著(zhù)重與顧客的溝通,以達成促銷(xiāo)、增產(chǎn)與營(yíng)利的目的。但我們常忽視了有關(guān)電子郵件的禮節,一些邋遢懶散的習慣,不僅會(huì )引起員工的竊笑,更容易在顧客面前鬧笑話(huà)。在今天的許多公司里,電子郵件充斥著(zhù)笑話(huà)、垃圾郵件和私人便條,與工作相關(guān)的內容反而不多。

  1) 標題要提綱挈領(lǐng),切忌使用含義不清、胡亂浪漫的標題,例如:“嘿!”或是“收著(zhù)!”

  添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處,在主題欄里用短短的幾個(gè)字概括出整個(gè)郵件的內容,便于收件人權衡郵件的輕重緩急,分別處理。尤其是回復的信件,要重新添加、更換郵件主題是要格外注意的環(huán)節,最好寫(xiě)上來(lái)自**公司的郵件,年、月、日以便對方一目了然又便于保留。

  2) 電子郵件的文體格式應該類(lèi)似于書(shū)面交談式的風(fēng)格,開(kāi)頭要有問(wèn)候語(yǔ),但問(wèn)候語(yǔ)的.選擇比較自由,像“你好”、“Hi”,或者僅僅是一個(gè)簡(jiǎn)單的稱(chēng)呼,結尾也可隨意一些,比如“以后再談”、“祝你愉快”等;也可什么都不寫(xiě),直接注上自己的名字。但是,如果你寫(xiě)的是一封較為正式的郵件,還是要用和正式的信箋一樣的文體。開(kāi)頭要用“尊敬的”或者是“先生/女士,您好!”結尾要有祝福語(yǔ),并使用“此致/敬禮!”這樣的格式。

  3) 內容簡(jiǎn)明扼要,針對需要回復及轉寄的電子郵件,要小心寫(xiě)在電子郵件里的每一個(gè)字,每一句話(huà)。因為現在法律規定電子郵件也可以作為法律證據,是合法的,所以發(fā)電子郵件時(shí)要小心,如果對公司不利的,千萬(wàn)不要寫(xiě)上,如報價(jià)等。發(fā)郵件時(shí)一定要慎重,還要定期重新審查你發(fā)過(guò)的電子郵件,評估其對商業(yè)往來(lái)所產(chǎn)生的影響。

  4) 一定要清理回復的內容。在美國加州有一位傳播學(xué)專(zhuān)家摩根女士曾舉例說(shuō):我最近收到一份電子郵件,其中包括了輾轉收送的十二個(gè)人之姓名,我實(shí)在沒(méi)有必要知道這些訊息。有一個(gè)妙方就是寄信時(shí)采匿名附件收信者(BC) 取代附件收信者(CC) 方式,或是在轉寄之前刪除一切無(wú)關(guān)緊要或重復的內容,例如:原件中摘要(memo to) 部分之主題、地址及日期等。

  注意回答問(wèn)題的技巧。當回件答復問(wèn)題的時(shí)候,最好只把相關(guān)的問(wèn)題抄到回件 ,然后附上答案。不要用自動(dòng)應答鍵,那樣會(huì )把來(lái)件所有內容都包括到回件中﹔但也不要僅以「是的」二字回復,那樣太生硬了,而且讓讀的人摸不著(zhù)頭腦。

  5) 合宜地稱(chēng)呼收件者,并且在信尾簽名。雖然電子郵件本身已標明了郵自哪方,寄與何人,但在郵件中注明收信者及寄件者大名乃是必須的禮節,包括在信件開(kāi)頭尊稱(chēng)收信者的姓名,在信尾也注明寄件者的姓名以及通訊地址、電話(huà),以方便收信者未來(lái)與你的聯(lián)系。越是在大型的公司,你越是要注意在自己的郵件地址中注上自己的姓名,同時(shí)在郵件的結尾添加個(gè)人簽名欄。人們通常會(huì )把郵件轉發(fā)給過(guò)多的人,打開(kāi)郵件箱你可能發(fā)現有一半的郵件是與你無(wú)關(guān)的,刪除它們費時(shí)費力,所以在轉發(fā)前要做一下整理,把郵件的數量控制在最小。條件允許的話(huà)要每天檢查自己的郵箱,及早回復郵件。重要郵件發(fā)出后要電話(huà)確認。另外,重要的機密和敏感的話(huà)題不要使用電子郵件,因為它不能保證嚴守機密。

  6) 切忌全文使用英文大寫(xiě)字母。這樣寫(xiě)成的郵件太強勢,甚至暗示寄件人懶得使用正確的文法。畢竟,這仍是種文字溝通方式,遵守標準的文書(shū)規范是一種職業(yè)禮貌。

 

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